辦公檔案及文件編寫管理辦法

檔案及文件編寫管理辦法Designby行政人事部目錄一、職責(zé)1二、文件管理辦法2三、文件格式規(guī)定3四、PPT編寫要求4五.

文件收發(fā)規(guī)定3六.

文件批閱規(guī)定4七.

文件管理規(guī)定4八.

行文管理規(guī)定4九.文件檔案管理規(guī)定4十.

管理流程文件的編制、批準(zhǔn)和更改42一、職責(zé)

公司各職能部門負(fù)責(zé)各自部門有關(guān)文件的管理，辦公室檔案員負(fù)責(zé)公司所有資料的存檔和管理。(1)

公司各部門協(xié)同行政人事部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的全面擬制和執(zhí)行。(2)部門文件由各相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門助理擬定，部門負(fù)責(zé)人審核修改。(3)公司各有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)文件在本部門使用過程中的管理。(4)負(fù)責(zé)行政副總監(jiān)行使審核、批準(zhǔn)更改公司的行政文件。(5)常務(wù)副總裁負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布和更改公司的管理體系及各部門重要文件。3二、文件管理辦法(一)凡公司性的命令、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件由辦公室統(tǒng)一辦理。(二)部門編寫的公司性管理文件須經(jīng)編寫部門領(lǐng)導(dǎo)、行政主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核，公司常務(wù)副總裁審批，交辦公室發(fā)放。(三)公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱；機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機(jī)密等級(jí)，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。4二、文件管理辦法(四)

編寫公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)

1．內(nèi)容要符合國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。

2．反映情況要客觀，實(shí)事求是；人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。

3．文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)

范；禁止在公文中使用口語(yǔ)化的文字。(五)公司性文件統(tǒng)一采用文號(hào)為：廣東云星X字[年份]××號(hào)。(六)紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的公司性制度、規(guī)定、決定、決議、任

命等，其他文件一律用公司信箋印發(fā)。(七)文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容并標(biāo)明文件種類，如有附

件應(yīng)注明附件順序和名稱。(八)如無特別說明，成文日期及生效日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。5三、文件格式規(guī)定標(biāo)題：線下空兩行，主標(biāo)題小二號(hào)（黑體或方正大標(biāo)宋簡(jiǎn)體）居中，以下分別用三號(hào)黑體或三號(hào)仿宋加粗以版面整潔美觀、字體清晰、適合閱讀為原則紙張：A4（210×297mm）標(biāo)準(zhǔn)大小白紙正文：四號(hào)（宋體）注釋等用小四號(hào)字體全文：1.5倍行距英文字體和數(shù)字：TimesNewRoman字體每一頁(yè)的左右分別留邊20mm，上下15mm，頁(yè)眉：使用公司統(tǒng)一表頭水?。阂怨久x對(duì)外的文件可采用水印信紙6文件標(biāo)準(zhǔn)代碼分類公司管理流程文件代號(hào)

GDYX-PE（ProcessEngineering）行政管理文件代號(hào)

GDYX-AD（AdministrativeManagement）人事管理文件代號(hào)為

GDYX-HR（HumanResource）工程管理文件代號(hào)為

GDYX-EM（EngineeringManagement）財(cái)務(wù)管理文件代號(hào)為

GDYX-FM（FinancialManagement）物業(yè)管理文件代號(hào)為

GDYX-PM（PropertyManagement）營(yíng)銷策劃文件代號(hào)為

GDYX-MM（MarketingManagement）投資開發(fā)文件代號(hào)為

GDYX-ID（InvestmentandDevelopment）商業(yè)地產(chǎn)文件代號(hào)為GDYX-CR(Commercialrealestate)

文件以三位阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號(hào)，并注明年份和版本號(hào)。7表頭落款、日期1.5倍行距宋體小四20mm15mm8四、PPT編寫要求公司LOGO：每一頁(yè)右上角/右下角條理清晰，須進(jìn)行編號(hào)，編目錄主題不明顏色不清布局太亂字體太小文字太多忌9五.

文件收發(fā)規(guī)定(一)發(fā)文程序?yàn)椋簲M稿→審核(部門領(lǐng)導(dǎo))→簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))→打印→發(fā)文→催辦→立卷→歸檔→銷毀，等。(二)

收文程序?yàn)椋菏瘴摹怯洝鷤鏖啞咿k→立卷→歸檔。(三)公司所有發(fā)文，辦公室應(yīng)有存檔，各部門在形成文件后一天內(nèi)存檔于辦公室。即文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的原件)審核稿件及文件正本一份交辦公室存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的還應(yīng)附批復(fù)件，如有電子版須存電子文檔。(四)

辦公室資料員在收文后，根據(jù)發(fā)文文件的保密和須公布程度，如需公布，即刻將所收文的摘要和題目發(fā)布于公司QQ群眾，各部門需要的同事前往辦公室調(diào)檔。辦公室每周匯總一次本周收文情況。并上報(bào)總經(jīng)辦常務(wù)副總裁和行政副總監(jiān)各一份。10五.

文件收發(fā)規(guī)定(五)

收文：各部門收到的外部文件一律交由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室收文后，做好歸類、登記、傳閱、分類、歸檔。(六)辦公室資料員按規(guī)定負(fù)責(zé)所有文件的發(fā)放，嚴(yán)格遵守登記、簽收各項(xiàng)程序。(七)各部門要建立文件管理員對(duì)收到的各類文件進(jìn)行收文登記，呈部門領(lǐng)導(dǎo)閱后，需要分發(fā)的文件，可由各部門文員復(fù)印下發(fā)，但要統(tǒng)一做好登記，屬受控文件須編號(hào)分發(fā)。11六.

文件批閱規(guī)定(一)辦公室簽收到上級(jí)部門發(fā)來的文件后，資料員應(yīng)及時(shí)登記呈公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示送有關(guān)部門辦理。(二)需要有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件，先送承辦部門提出意見，然后呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。辦公室做好督促檢查工作。(三)

凡廣東云星房地產(chǎn)開發(fā)有限公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱批完成必須簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要細(xì)致具體，簡(jiǎn)明扼要。(四)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件當(dāng)天批復(fù)，一般文件三天內(nèi)批復(fù)。如無正當(dāng)理由導(dǎo)致超時(shí)限批復(fù)，辦公室將根據(jù)情況計(jì)入責(zé)任人績(jī)效考核或年終評(píng)定內(nèi)。(五)查閱文件一律在辦公室內(nèi)，并應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)指示的范圍辦理，無關(guān)人員不得交叉閱知。12七.

文件管理規(guī)定(一)各級(jí)責(zé)任人必須堅(jiān)持每天清點(diǎn)文件，發(fā)現(xiàn)丟失，及時(shí)報(bào)告。(二)各歸口管理部門編制(列出)部門所用的法律、法規(guī)清單和技術(shù)上執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)清單交辦公室，由辦公室列出公司使用的總清單存檔。(三)

每半年對(duì)文件進(jìn)行清查，對(duì)承辦后的文件及時(shí)進(jìn)行分類、歸檔。年底對(duì)文件進(jìn)行全面清查。本項(xiàng)工作由辦公室指派工作人員監(jiān)督執(zhí)行。(四)

公司文件管理網(wǎng)絡(luò)圖：每個(gè)部門應(yīng)設(shè)立一個(gè)專職(兼職)文件管理員，一般為部門助理，管理員由各部門指定，報(bào)辦公室備案。發(fā)各部門的文件均交各部門文件管理員登記，送部門領(lǐng)導(dǎo)傳閱，文件傳閱要附上文件傳閱單。文件傳閱單可參照辦公室統(tǒng)一編制的樣式，也可根據(jù)需要自行編制。自行編制的各類文件應(yīng)在風(fēng)格上與公司，辦公室批準(zhǔn)的格式相適。13七. 文件管理規(guī)定(五)

凡秘密以上的文件不得私自復(fù)印，確需復(fù)印的應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)辦公室登記發(fā)放，并由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)。(六)

秘密文件資料的打印(復(fù)印)必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能進(jìn)行，打印(復(fù)印)的文件要嚴(yán)格控制份數(shù)并核對(duì)；廢頁(yè)及時(shí)徹底銷毀。(七)

公司的受控文件，要編制分發(fā)號(hào)。嚴(yán)格使用范圍，保證文件及相關(guān)經(jīng)辦人員的可追溯性。(八)文件的增發(fā)。公司文件須增發(fā)時(shí)，由使用部門填寫增發(fā)申請(qǐng)表，說明增發(fā)理由，交辦公室批準(zhǔn)，按文件管理的程序增發(fā)。14七. 文件管理規(guī)定(九)要更改的文件:由原編制部門提出申請(qǐng)，填寫更改申請(qǐng)表，報(bào)辦公室批準(zhǔn)，按原文的程序?qū)徟驮牡姆职l(fā)號(hào)發(fā)出更改通知書，由辦公室做好文件登記的發(fā)放。(十)文件復(fù)印：內(nèi)部文件復(fù)印按需求進(jìn)行，須受控并辦理相關(guān)手續(xù)。各部門、項(xiàng)目部需要復(fù)印的文件，由各部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，文件管理員辦理，做好發(fā)放登記手續(xù)，并負(fù)責(zé)收回。外聯(lián)文件復(fù)印下發(fā)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各職能部門負(fù)責(zé)發(fā)放。(十一)當(dāng)文件破損嚴(yán)重而影響使用時(shí)，由需要部門辦理申請(qǐng)更換手續(xù)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，由辦公室文件管理員登記補(bǔ)發(fā)，同時(shí)將破損文件收回銷毀。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原有分發(fā)號(hào)。15七. 文件管理規(guī)定(十二)

發(fā)現(xiàn)文件不慎丟失后，由丟失文件部門出具書面文字形式，說明遺失原因報(bào)辦公室備案，辦理申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，補(bǔ)發(fā)的文件采用新的分發(fā)號(hào)，并注明原分發(fā)號(hào)作廢。(十三)

文件作廢、回收、銷毀。每年各部門對(duì)無保存價(jià)值的文件，于次年第一季度列出清單交辦公室，由文件管理員匯總后交行政主責(zé)副總監(jiān)審核，并請(qǐng)示公司或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后交由辦公室統(tǒng)一銷毀。對(duì)有保留價(jià)值且無須銷毀的廢止文件，由各部門列出清單，交辦公室審核后，在文件上加蓋“作廢”章，再交所需部門保存使用。(十四)辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批示送各單位承辦的文件，在承辦過程中，按要求將文件存放于文件柜內(nèi)，文件內(nèi)容承辦完后及時(shí)退交辦公室。(十五)確因必要借文件外出的，必須填寫借閱登記表，經(jīng)公司行政副總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)辦公室備案登記予以外借。16八.

行文管理規(guī)定(一)各部門向公司提交的“請(qǐng)示”必須一文一事；提交的“報(bào)告”內(nèi)容中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公司與部門之間，部門與部門之間的行文，除“會(huì)議紀(jì)要”外，均需部門主管簽字。(二)

各部門在與其他單位的往來函件(含報(bào)告、申請(qǐng))中涉及圖紙變更、預(yù)(決)算數(shù)據(jù)，產(chǎn)值、成本計(jì)算、合同內(nèi)容等，要抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門(三)其他以部門名義涉及對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的函件(含合約、意向書等)要報(bào)請(qǐng)公司職能部門主管和公司常務(wù)副總裁審批。17九.文件檔案管理規(guī)定(一)

每年第一季度，各部門應(yīng)將上年度涉及反映單位活動(dòng)、辦理完畢的、具有參考保存價(jià)值的事件、文件資料等，均按要求收集、整理歸檔立卷，定期向辦公室移交（除營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部等特殊部門外），集中管理，便于今后利用。辦公室資料員有權(quán)對(duì)所收的不符合要求的部門檔案提出整改意見。(二)人事檔案由人事部根據(jù)《人事檔案管理辦法》保存管理。(三)

會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求保存管理。(四)工程檔案由工程部按《工程檔案管理辦法》的要求保存管理。18九.文件檔案管理規(guī)定(五)

房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目要做到一個(gè)項(xiàng)目一套檔案，開發(fā)項(xiàng)目檔案及工程技術(shù)類檔案分別由開發(fā)部和工程部設(shè)庫(kù)保存和管理。(六)因工作需要查閱檔案資料，必須負(fù)安全、保密責(zé)任，禁止在歸檔文件上涂改、圈點(diǎn)、劃杠，不得拆散、抽取、調(diào)換或擅自復(fù)印。(七)文件管理人員因工作變動(dòng)或離職時(shí)，必須進(jìn)行工作移交，不得私自帶走或擅自影印、銷毀任何檔案資料，違者依照公司有關(guān)條例進(jìn)行處罰。并保留依法追究當(dāng)事人民事及刑事責(zé)任的權(quán)力。(八)

各部門電子版文件的文件名須在題名、文號(hào)前標(biāo)注日期如【05.12考勤管理制度GDYX-AD-032】19九.文件檔案管理規(guī)定(九)保存期限1）永久保存：(1)公司章程、規(guī)章制度；(2)組織架構(gòu)及任免職通知；(3)股東會(huì)會(huì)議紀(jì)錄；(4)公司內(nèi)部形成的通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等各類文件（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2）10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3）5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4）1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要的所有文件。20十. 管理流程文件的編制、批準(zhǔn)和更改(一)管理流程文件由總經(jīng)辦進(jìn)行編制。(二)批準(zhǔn)：管理流程文件由各主管領(lǐng)導(dǎo)審核并由常務(wù)副總裁負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行最后審定，(三)更改：如管理流程文件需要更改，由公司職能部門提出書面修改建議送辦公室，由辦公室與其他有關(guān)部門協(xié)商后提出修改意見，再由行政總監(jiān)審核，常務(wù)副總裁審批。若常務(wù)副總裁認(rèn)為應(yīng)該修改，可責(zé)成辦公室直接提出修改意見，并交常務(wù)副總裁重新行使批準(zhǔn)流程及權(quán)限。(四)各部門實(shí)施修改時(shí)可采用“劃改”、“換版”的辦法進(jìn)行。管理流程文件經(jīng)多次或大幅度更改的,應(yīng)報(bào)請(qǐng)辦公室和主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行換版處理。21發(fā)票的管理制度一、總則

1、

財(cái)務(wù)部是公司發(fā)票管理的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)擬定和設(shè)計(jì)發(fā)票的管理制度及工作規(guī)范。財(cái)務(wù)部專設(shè)稅務(wù)會(huì)計(jì)崗位對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行具體組織和指導(dǎo)。

2、

財(cái)務(wù)部歸口辦理公司各類發(fā)票的申購(gòu)、使用、繳銷及納稅申報(bào)等事務(wù)，負(fù)責(zé)稅務(wù)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)銜接和關(guān)系協(xié)調(diào)，保證發(fā)票運(yùn)用的合法性。

3、

本辦法所指的發(fā)票包括增值稅發(fā)票、普通發(fā)票和機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票。企業(yè)的財(cái)務(wù)收據(jù)管理適用本辦法。

22二、

管理規(guī)定

1

、凡購(gòu)入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報(bào)銷憑證后。

2、對(duì)于真