第1章 現(xiàn)代辦公自動化基礎(chǔ)

第1章現(xiàn)代辦公自動化基礎(chǔ)內(nèi)容提要：本章介紹辦公自動化的基本概念、國內(nèi)外發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢、電子政務(wù)基本知識以及辦公自動化的安全與保密等?，F(xiàn)代辦公自動化實用教程主編：楊循杰第1章現(xiàn)代辦公自動化基礎(chǔ)1.1辦公自動化概述1.2辦公自動化的發(fā)展1.3電子政務(wù)簡介1.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密21.1辦公自動化概述1.1.1辦公自動化的概念辦公自動化(OfficeAutomation，OA)是20世紀(jì)70年代中期在發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。辦公自動化是現(xiàn)代信息社會的重要標(biāo)志之一，它涉及系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)、信息科學(xué)等，是一門交叉性的綜合學(xué)科，是一個系統(tǒng)工程。31.1辦公自動化概述辦公信息系統(tǒng)(OfficeInformationSystem，OIS)辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。41.1辦公自動化概述1.1.2辦公自動化系統(tǒng)的組成辦公自動化系統(tǒng)由以下7個要素組成:辦公人員組織機構(gòu)辦公制度辦公信息(數(shù)據(jù)、文字、語音和圖形圖像)辦公流程辦公設(shè)備辦公環(huán)境51.1辦公自動化概述1.1.3辦公自動化的主要內(nèi)容現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng)，是綜合運用信息技術(shù)、通信技術(shù)和管理科學(xué)的系統(tǒng)，是向集成化、智能化方向不斷發(fā)展的系統(tǒng)。包括以下內(nèi)容:公文電子處理技術(shù)電子表格和數(shù)據(jù)處理技術(shù)電子報表技術(shù)語音和圖形圖像處理技術(shù)電子郵件技術(shù)電子會議技術(shù)信息檢索與傳輸技術(shù)61.1辦公自動化概述1.1.4辦公自動化系統(tǒng)的功能一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功能:內(nèi)部通信平臺的建立信息發(fā)布平臺的建立工作流程的自動化文檔管理的自動化輔助辦公信息集成分布式辦公的實現(xiàn)71.1辦公自動化概述1.1.5辦公自動化系統(tǒng)的基本特征辦公自動化系統(tǒng)所具有的共同基本特征:信息提供電子文檔管理電子秘書電子郵政決策支持81.1辦公自動化概述1.1.6辦公自動化的3個層次事務(wù)處理型包括文字處理、日程安排、行文管理、電子郵件處理、人事管理、工資管理以及其他事務(wù)處理。管理控制型把事務(wù)處理型辦公系統(tǒng)和綜合信息(數(shù)據(jù)庫)緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。輔助決策型以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。91.1辦公自動化概述1.1.7現(xiàn)代辦公活動的基本特征辦公內(nèi)容包括各類口頭信息、書面信息和電子信息的生成和處理、收發(fā)和處理、傳遞和管理，以及各種辦公資源的使用和管理。辦公行為性質(zhì)確定型事務(wù)處理和非確定型事務(wù)處理。辦公行為辦公活動的協(xié)同性協(xié)同性即協(xié)作與協(xié)調(diào)，是現(xiàn)代辦公活動的主要特征101.2辦公自動化的發(fā)展1.2.1現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變單機設(shè)備階段局部網(wǎng)絡(luò)階段一體化階段全面實現(xiàn)辦公自動化階段111.2辦公自動化的發(fā)展1.2.2辦公自動化的發(fā)展趨勢辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公業(yè)務(wù)集成化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公系統(tǒng)智能化121.2辦公自動化的發(fā)展1.2.3我國辦公自動化的整體現(xiàn)狀及存在的問題整體現(xiàn)狀影響我國辦公自動化發(fā)展的問題基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善系統(tǒng)的安全難以令人滿意相關(guān)規(guī)章制度不健全辦公人員的思想、技術(shù)跟不上軟件應(yīng)用相對滯后于硬件平臺不能慎重選擇適合自身條件的設(shè)備、軟件和服務(wù)廠商131.2辦公自動化的發(fā)展1.2.4當(dāng)前我國辦公自動化的發(fā)展機遇計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與普及，使得許多單位建立了自己的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，并與Internet相聯(lián)，形成了完善的信息通道。以MicrosoftOffice為代表的辦公軟件的完善，使辦公過程中公文的流轉(zhuǎn)得以順利實現(xiàn)，同時多媒體、數(shù)字簽名等技術(shù)的應(yīng)用，又使電子公文能得到普遍認(rèn)可，為解決電子文檔的法律問題提供了技術(shù)保障。141.3電子政務(wù)簡介1.3.1什么是電子政務(wù)電子政務(wù)是應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、達到國際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)。151.3電子政務(wù)簡介1.3.2電子政務(wù)與辦公自動化的關(guān)系電子政務(wù)和辦公自動化在以下幾個方面存在明顯的差異：應(yīng)用時間不同應(yīng)用定位不同應(yīng)用主體不同系統(tǒng)用戶不同161.3電子政務(wù)簡介1.3.3電子政務(wù)的主要內(nèi)容和特點電子政務(wù)的主要內(nèi)容：政務(wù)信息化政務(wù)公開電子政務(wù)政府采購電子化171.3電子政務(wù)簡介1.3.3電子政務(wù)的主要內(nèi)容和特點電子政務(wù)的特點：政府部門內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡(luò)化辦公，使得電子政務(wù)工作更有效、更精簡。政府部門之間通過計算機網(wǎng)絡(luò)而進行的信息共享和實時通信，使得電子政務(wù)將政府工作更公開、更透明。政府部門通過網(wǎng)絡(luò)與民眾之間進行的雙向信息交流，為企業(yè)和居民提供更好的服務(wù)。181.3電子政務(wù)簡介1.3.4電子政務(wù)的發(fā)展電子政務(wù)的發(fā)展階段允許雙向溝通階段允許價值交換階段數(shù)字化民主階段集合政府階段國外電子政務(wù)的發(fā)展概況我國電子政務(wù)的發(fā)展概況191.3電子政務(wù)簡介1.3.5電子政務(wù)系統(tǒng)電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)原則實用性先進性可靠性安全性擴展性經(jīng)濟性易用性規(guī)范性電子政務(wù)網(wǎng)基本結(jié)構(gòu)201.3電子政務(wù)簡介1.3.62008年中國電子政務(wù)發(fā)展的回顧在應(yīng)對各種突發(fā)性公共事件，包括政府在內(nèi)的各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都發(fā)揮了重要的作用。奧運會期間，大量的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，展示了“科技奧運”。官員利用網(wǎng)絡(luò)與民眾對話、交流成了了解民情的新舉措各級政府大力推進服務(wù)型的電子政務(wù)建設(shè)，應(yīng)用門戶網(wǎng)站開發(fā)網(wǎng)上辦事系統(tǒng)，給企業(yè)、社會公眾提供了很多方便。211.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密1.4.1辦公自動化系統(tǒng)的安全要求辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)能防止對信息的非法竊??；能預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；能在毀壞后及時更正以及恢復(fù)正常工作。要達到安全與保密的目的，必須同時從法規(guī)政策、管理、技術(shù)這3個層次采取有效措施。221.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密1.4.2辦公自動化系統(tǒng)信息的不安全因素辦公人員辦公人員是辦公自動化系統(tǒng)信息不安全的因素之一，主要表現(xiàn)在以下3方面：無知泄密違反規(guī)章制度泄密故意泄密231.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密1.4.2辦公自動化系統(tǒng)信息的不安全因素計算機技術(shù)因素完整的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須包含3種網(wǎng)絡(luò)體系：Intranet(內(nèi)部網(wǎng)絡(luò))、Internet(外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng))及虛擬專用網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)時應(yīng)注意以下3點技術(shù)因素。物理方面軟件方面數(shù)據(jù)方面241.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密1.4.3辦公自動化系統(tǒng)信息的安全防范措施內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息安全的防范措施內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在安全防范上注重文件在存儲和傳輸時的安全性和機密性。目前常用的是采用完整的先進密碼系統(tǒng)對信息進行加密處理，經(jīng)過加密變換后的信息，即使被竊取，竊取者由于沒有解密手段也無法理解其含義。加解密算法：對稱加密算法(秘密鑰匙加密)和非對稱加密算法(公開密鑰加密)密鑰管理251.4辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密1.4.3辦公自動化系統(tǒng)信息的安全防范措施Internet的安全防范措施