汽車4S店配件庫存管理系統(tǒng)規(guī)章制度

文檔汽車4S店配件庫存管理制度一、總則：庫存是解決車輛維修保養(yǎng)時因配件時空矛盾所必須的。 它維持服務(wù)與銷售的穩(wěn)定，應(yīng)對市場的變化和用戶的需求。配件庫存管理的好壞體現(xiàn)出4S店的服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量和資金的運作水平，也關(guān)系著顧客滿意度的高低。二、計劃管控：1、配件計劃員應(yīng)對廠家每季度下發(fā)的“常用配件清單“進(jìn)行仔細(xì)研究，保證常用配件計劃符合率。2、計劃符合率=計劃內(nèi)訂購品種數(shù)量/（計劃外訂購品種數(shù)量+計劃品種數(shù)量）*100%。3、收集前6個月配件出庫數(shù)據(jù)、導(dǎo)出最近的庫存數(shù)據(jù)、客戶預(yù)約配件明細(xì)（含二級站需求明細(xì)），上一周期庫存量數(shù)據(jù)；對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，制定合理的配件計劃。4、配件訂購量=期間出庫量+基準(zhǔn)庫存量-在途庫存量-庫存可用量。5、配件計劃員已確定需訂購配件種類和數(shù)量，統(tǒng)計此次對應(yīng)車型采購品種、采購金額、合計采購金額等相關(guān)數(shù)據(jù)，分析此次采購金額是否合理，并將制作好的采購計劃提交配件經(jīng)理審核（無配件經(jīng)理交予站長審核），審核無誤后，在配件計劃表上簽字確認(rèn)，上傳系統(tǒng)。6、在規(guī)定時間內(nèi)向供貨商提報下月配件需求計劃，并按照計劃進(jìn)行訂購。三、入庫管理：1、備件到貨驗收A．核對備件的到貨種類和數(shù)量與到貨清單上的種類和數(shù)量是否一致，如果不一致必須認(rèn)真登記，及時與供貨商溝通，查明原因解決問題。B．核對計劃單、訂單與到貨清單、發(fā)票等計量單位、數(shù)量、金額是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題必須及時與供貨商溝通，查明原因并解決。C．檢驗是否有損壞的零件，如果有損壞的零件，及時與供貨商進(jìn)行溝通，待溝通同意后，對該批零件進(jìn)行索賠處理。記錄工作在備件外包裝上標(biāo)注入庫日期（方法不限），以便在出庫時做到“先進(jìn)先出”。對于安全件，認(rèn)真填寫“安全數(shù)據(jù)表”和“安全件清單”。辦理入庫手續(xù)A．入庫操作時一定要認(rèn)真核對供貨商名稱、配件編碼、配件名稱、計量單位、入庫數(shù)量和金額，確保與到貨清單、采購發(fā)票等完全一致。B．辦理備件入庫時，必須認(rèn)真核對備件對應(yīng)的貨位碼，對于沒有貨位碼的備件應(yīng)及時處理，按照備件擺放要求編制貨位碼。文檔C．將零件按貨位碼正確擺放在貨架上，在對應(yīng)的“進(jìn)銷存卡”上進(jìn)行登記，同時錄入售后系統(tǒng)，對新編貨位碼配件，必須及時將新編貨位碼錄入系統(tǒng)，及時完成系統(tǒng)到貨確認(rèn)。D． 打印“備件采購入庫單”后，再次核對實物、發(fā)票（或到貨清單）、存放貨位等是否一致。E．對每批到貨備件完成入庫操作后，必須妥善保存所有單據(jù)，在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一交予財務(wù)簽收。F．所有備件到貨必須立即辦理驗收入庫，未辦理入庫前一律不允許出庫。G．屬配件部管理的所有配件、材料、輔料等，均必須在售后系統(tǒng)中辦理入庫；倉庫不得出現(xiàn)任何系統(tǒng)之外的賬外物資。H． 零件辦理入庫后，配件部應(yīng)及時更新訂貨看板，將到貨信息有效通知到訂貨部門、訂貨人員，確保及時通知服務(wù)顧問或待料班組。四、庫存管理：1、配件庫房采用科學(xué)分區(qū)管理，對危險品如空調(diào)制冷劑要相對獨立存放，避免太陽直射，注意防止泄露。2、貨架的每個貨位必須全部帶有貨位碼，并且與系統(tǒng)貨位碼為一一準(zhǔn)確對應(yīng)，貨位要正，貨位的編制可參考以下要求：按周轉(zhuǎn)率的快慢來排列：將周轉(zhuǎn)快的靠近出入口，周轉(zhuǎn)慢的遠(yuǎn)離出入口。按相關(guān)性和同一性原則來分配，經(jīng)常被同時取走的物品放置在一起以縮短揀選時間。C.按重量來劃分儲位，將重的物品保管在地面上或貨架的下層，重量輕的物品保在貨架上層。D.按物品特性來劃分儲位，將危險物品放在一起，易污染物品放在一起，小件放在一起等。3、貨架上的每種配件實物與系統(tǒng)貨位碼顯示配件信息必須相符，且數(shù)量一致。4、實施6S管理，清理與倉儲無關(guān)的物資，為分配庫段、貨位的物資留出有效的空間，房間內(nèi)不得堆放非配件物資。5、體積大的配件如不能上架，可在倉庫內(nèi)臨時編制貨位落地存放，但必須使用托盤或貨架等設(shè)備，保證配件不與地面直接接觸。五、出庫管理：1、備件領(lǐng)料分為客戶付費維修領(lǐng)料、廠家索賠維修領(lǐng)料、保險理賠維修領(lǐng)料三種情況。備件出庫前必須確認(rèn)領(lǐng)料單據(jù)的有效性。、在備件對外銷售時，備件出庫員打印“配件銷售單”顧客憑“配件銷售單”到前臺結(jié)算付款，備件出庫應(yīng)按經(jīng)結(jié)算員確認(rèn)收到款項的“配件銷售單”打印領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)料。文檔、打印領(lǐng)料單前，必須認(rèn)真核對，確認(rèn)貨位碼、配件編碼、名稱、數(shù)量、適用車型等信息是否與需求完全一致，杜絕出庫備件名實不符。、對于應(yīng)該交舊領(lǐng)新的備件，庫管員在確認(rèn)舊件已回收后，根據(jù)領(lǐng)料單上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)貨。、發(fā)貨時必須先通過系統(tǒng)打印領(lǐng)料單，再由發(fā)貨人和領(lǐng)料單共同驗貨、清點，確認(rèn)名實相符、數(shù)量正確、質(zhì)量合格后在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。不允許先發(fā)出配件，事后補辦領(lǐng)料手續(xù)。、庫管員發(fā)貨時，應(yīng)根據(jù)入庫日期按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行操作。、備件出庫后因誤領(lǐng)、誤發(fā)等原因需要退回倉庫的，經(jīng)驗收確認(rèn)沒有損壞的，可辦理領(lǐng)用退庫，并應(yīng)及時錄入系統(tǒng)，打印退庫單，由領(lǐng)料退庫人、收貨員簽字確認(rèn)后，單證交結(jié)算員做結(jié)算相關(guān)處理。、庫管員每收發(fā)一項備件都必須及時準(zhǔn)確的更改售后系統(tǒng)信息，及時在進(jìn)銷存卡上準(zhǔn)確記錄收發(fā)時間和數(shù)量。、因外出救援或判斷疑難故障而借用零件時，借件人應(yīng)填寫“零件借用申請表”，經(jīng)配件經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可借用，并確保及時、整潔、完好地歸還。、庫管員應(yīng)主動跟進(jìn)、及時收回借出的配件，配件經(jīng)理必須在每天下班前，檢查所借出的配件是否收回，未按時歸還的配件應(yīng)查明原因。、借件當(dāng)天丟失的，由接件人全額賠償；借件次日或以后發(fā)現(xiàn)丟失的由配件經(jīng)理和庫管員共同全額賠償。、借出配件必須嚴(yán)格履行報批手續(xù)，規(guī)范裝訂、妥善保管憑證，設(shè)置備查賬，及時有效跟進(jìn)并督促歸還；因未按要求執(zhí)行造成的損失，由配件經(jīng)理、庫管員共同全額賠償。六、盤點管控：、盤點內(nèi)容、查明實際庫存的數(shù)量與賬、卡是否相符；、查明實際庫存的種類與賬是否相符；、查明有無超儲積壓備件。、盤點形式A、永續(xù)盤點——庫管員每天對有收發(fā)動態(tài)的配件盤點一次， 以便及時發(fā)現(xiàn)收發(fā)錯誤。B、循環(huán)盤點——庫管員對自己所管物品分別輕重緩急， 做出每月重點盤點計劃，并按照計劃日進(jìn)行盤點。C、定期盤點——在月、季、年度組織清倉盤點小組，全面進(jìn)行盤存清查，并制作庫存清冊。文檔D、重點盤點——根據(jù)季節(jié)變化或工作需要，或因為某種特定目的而對倉庫物資進(jìn)行的盤點和檢查。、盤點要求、盤點完成必須有配件經(jīng)理、財務(wù)、服務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)，杜絕有自盤自審的現(xiàn)象。、對盤點中出現(xiàn)盈虧、損壞、串混、丟失等情況，應(yīng)組織復(fù)查，分析產(chǎn)生原因，并及時解決。七、呆滯件控制及處理：1、呆滯件是指自入庫開始一年及以上沒有發(fā)生流量的配件。2、通常呆滯件庫存占總庫存的 5%以下屬良性值，超過則表示異常庫存。3、呆滯件的預(yù)防A、從計劃抓起，對每次所采購的備件要進(jìn)行甄別，結(jié)合上季度或年度流量設(shè)定相應(yīng)的安全庫存。B、對訂單配件應(yīng)向客戶適當(dāng)收取定金。C、單一配件的增加、單一配件庫存的增加、單一配件安全周期的增加需報備配件經(jīng)理。D、非常用備件，需由配件經(jīng)理以報價單形式， 通知車間主任或技術(shù)主管簽名確認(rèn)，并要求服務(wù)經(jīng)理或服務(wù)顧問簽字。4、呆滯件處理A、查清呆滯件的型號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、市場價格、適用車型等信息，整理成呆滯件明細(xì)。B、在既定的時間內(nèi)將呆滯件明細(xì)以書面形式交給車間主任和技術(shù)主管，在事故車報料時，盡可能添加進(jìn)去；在普通小修時，也可適時關(guān)注客戶車輛。C、將呆滯件交給服務(wù)總監(jiān)，建議對積壓件適當(dāng)削價處理， 針對可以打包或促銷的配件，予以打包或降價促銷。D、與自己同品牌商溝通，建立積壓件互助消化機(jī)制。E、與供貨商協(xié)商，協(xié)助自己消化，或以貨換貨。八、安全管控：1、防火安全，人人有責(zé)，認(rèn)真執(zhí)行“預(yù)防為主，防治結(jié)合，綜合治理”的消防工作方針。2、按規(guī)定配備滅火器、應(yīng)急照明燈和疏散和指示標(biāo)志等消防設(shè)施，確定專人負(fù)責(zé)，加強維護(hù)保養(yǎng)，確保正常使用。3、嚴(yán)格用火用電管理，嚴(yán)禁超負(fù)荷使用電器、私拉亂接電線、電氣設(shè)備，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)使用明火。4、嚴(yán)禁違規(guī)使用電器設(shè)備等引發(fā)安全隱患。文檔5、嚴(yán)禁存放過量易燃易爆化學(xué)物品和其他危險物品，易燃易爆物品需存放通風(fēng)位置。6、嚴(yán)禁在庫房內(nèi)及附近抽煙。7、每天嚴(yán)格執(zhí)行安全巡檢，如實填寫安全檢查記錄。8、對檢查、巡查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患，應(yīng)及時落實整改措施，對一時不能整改的火災(zāi)隱患，要及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)處理。9、遇有火險、必須及時報警119，聽從指揮，奮力撲救，按照人員安全第一，財產(chǎn)安全第二進(jìn)行搶救與躲避。10、定期開展安全教