商業(yè)寫作7章-文書處理

文書處理文書處理本章學(xué)習(xí)內(nèi)容—————————————————————————————熟悉文書處理的含義了解文書行文制度熟悉文書處理的基本程序熟悉日常文書的管理方法1.文書處理的概念文書處理也稱為辦文或是公文辦理，專指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，為了充分發(fā)揮公務(wù)文書的重要作用，圍繞著公文的撰寫、印制、手法、辦理與立案、歸檔的一系列管理所進(jìn)行的具體文書處理工作。收文處理發(fā)文處理文書管理文書的處理通常由文書處理部門進(jìn)行，一般為秘書部門負(fù)責(zé)。2.文書處理的基本原則及時(shí)準(zhǔn)確安全統(tǒng)一規(guī)范3.文書行文制度行文關(guān)系、行文方式和行文規(guī)則合稱為行文制度。行文關(guān)系上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文平行文：不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)制發(fā)的公文行文方式發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)工作的需要所決定的文書的行文方法和形式。按照發(fā)文機(jī)關(guān)的范圍分1.逐級(jí)行文2.多級(jí)行文3.越級(jí)行文4.普發(fā)行文5.通行行文按照發(fā)文機(jī)關(guān)的數(shù)量劃分1.單獨(dú)行文2.聯(lián)合行文按照受發(fā)文機(jī)關(guān)的主次來(lái)分1.主送機(jī)關(guān)2.抄送機(jī)關(guān)行文規(guī)則機(jī)關(guān)單位之間行文所要遵循的原則的總稱。各級(jí)機(jī)關(guān)、單位應(yīng)根據(jù)其隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍行文。一般情況下不得越級(jí)行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)或系統(tǒng)內(nèi)的行文需抄報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)并抄送同級(jí)相應(yīng)平行機(jī)關(guān)。需各級(jí)機(jī)關(guān)、單位協(xié)調(diào)一致的事項(xiàng)，未經(jīng)協(xié)調(diào)一致不能單獨(dú)發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文須經(jīng)會(huì)簽。5.必須正確使用文書種類，確保行文質(zhì)量。經(jīng)公開發(fā)布的黨和國(guó)家公文，如公告、通告等應(yīng)視為正式

公文，遵照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。4.文書處理程序文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個(gè)環(huán)節(jié)。

收文處理工作流程圖郵局專人投送簽收拆封登記分辦批辦承辦歸卷催辦傳閱注辦收文處理工作流程一、簽收是指收文機(jī)關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過(guò)程。一般由文秘人員辦理。簽收步驟：（1）核對(duì)（文件與發(fā)文通知內(nèi)容、數(shù)量是否相符）。（2）檢查（收文單位與本單位是否相符，包裝是否完整）。（3）簽字（在發(fā)文通知或登記簿上簽字或簽章，急件注明日期）二、拆封及登記拆封，即文稿啟封。要求：（1）拆封不能損壞封內(nèi)文件，最好用剪刀裁開封口。（2）對(duì)注明“親啟”的文件應(yīng)交收件人自行開啟。（3）啟封后應(yīng)將文件與目錄核對(duì)，如有錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)與對(duì)方查詢。確定無(wú)誤后，在發(fā)文通知上簽字并將發(fā)文通知寄回原發(fā)文單位。發(fā)文回執(zhí)樣本二、拆封及登記登記要求：（1）對(duì)于收到的文件根據(jù)急緩程度、密機(jī)及時(shí)登記，以防止積壓，利于催辦。（2）登記方法：總登記或分類登記。聯(lián)單式收文登記簿收文日期：年月日

三.審核四.分辦和傳閱分辦：根據(jù)來(lái)文的性質(zhì)，確定具體承辦及批閱對(duì)象并及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)。（1）重要指示性公文由文書部門負(fù)責(zé)人決定送達(dá)對(duì)象。（2）日常公務(wù)性工作，可直接送達(dá)有關(guān)部門或直接負(fù)責(zé)人承辦。（3）對(duì)閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。需辦件傳閱件四.分辦和傳閱傳閱：（1）根據(jù)公文內(nèi)容，由秘書部門負(fù)責(zé)人決定閱讀范圍或根據(jù)公文閱讀范圍組織傳閱工作。（2）傳閱者做出批示或?qū)懨饕庖?，秘書人員根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。文件傳閱單樣本擬辦、批辦擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系

“需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理?！?/p>

——《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》

擬辦：就是秘書部門或秘書人員對(duì)需要辦理的來(lái)文提出辦理的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

批辦：則是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見，對(duì)文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據(jù)。批辦屬于文書處理中的決策活動(dòng)，一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)；有些文件的批辦也可由秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)。

（討論：擬辦也是文書處理中的決策活動(dòng)嗎？擬辦對(duì)批辦起什么作用？）

擬辦件的種類擬辦件本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要落實(shí)的文件平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件擬辦意見簽署形式待擬辦文件閱知件閱示件閱辦件建議件分3種情況領(lǐng)導(dǎo)閱批后傳達(dá)辦理；部分領(lǐng)導(dǎo)研究處理；領(lǐng)導(dǎo)集體研究分3種情況不需辦理；內(nèi)容重要；領(lǐng)導(dǎo)閱知后交有關(guān)部門辦理即可分3種情況提出辦理意見；轉(zhuǎn)部門辦理；事情重要待匯報(bào)分2種情況下級(jí)報(bào)告未要求批轉(zhuǎn)但似應(yīng)批轉(zhuǎn)；下級(jí)報(bào)告要求批轉(zhuǎn)但似不必批轉(zhuǎn)擬辦意見范例：例1：請(qǐng)×××閱示，擬請(qǐng)×××部門會(huì)同××部門辦理。

××××年×月×日例3：請(qǐng)×××閱示，擬請(qǐng)××部門主辦，××部門協(xié)辦。

××××年×月×日例2：呈：×××（領(lǐng)導(dǎo)）閱示。

××××年×月×日批辦意見的內(nèi)容：該文由何單位（部門）、何人負(fù)責(zé)辦理；如何辦理、辦到何程度；對(duì)下級(jí)請(qǐng)示予以答復(fù)的原則性意見；重要文件和急件的辦理時(shí)限；需兩個(gè)以上單位（部門）或人員辦理時(shí)，應(yīng)批明主辦單位或主辦人。承辦

承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關(guān)事項(xiàng)。這是辦文過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示的關(guān)鍵一環(huán)。

秘書承辦公文的范圍主要有5類：

1.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的承辦。3種方法：

——傳達(dá)；

——轉(zhuǎn)發(fā)；

——翻印。

2.對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，并按照本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應(yīng)提出辦理時(shí)限，并將辦理結(jié)果報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

3.對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人批件的承辦——秘書應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達(dá)給有關(guān)單位。批示的辦理落實(shí)情況，要及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。做到件件有著落、有回音。

4.對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示件的承辦——根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示：或擬文批復(fù)請(qǐng)示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）或電話回復(fù)請(qǐng)示單位和部門（準(zhǔn)確傳達(dá)和解釋領(lǐng)導(dǎo)的批示意見并做好電話記錄）或口頭答復(fù)請(qǐng)示單位和部門（在請(qǐng)示件或呈批簽中將口頭答復(fù)情況詳加注明）

對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)的秘書部門和秘書人員務(wù)必快辦、快復(fù)，不得延誤！

5.對(duì)其他需要回復(fù)的來(lái)文的承辦。包括：

——上級(jí)機(jī)關(guān)布置、詢問(wèn)和要求辦理的事項(xiàng)

——平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間需作出答復(fù)的公文等等秘書部門應(yīng)交由業(yè)務(wù)部門研究提出意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后作出安排和回復(fù)。

承辦單位應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。

若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應(yīng)迅速退回交辦的文秘部門并說(shuō)明理由。文件處理單樣式(外來(lái)文）文件呈批單樣式（本單位來(lái)文）四、催辦和注辦

催辦——秘書對(duì)有關(guān)單位和部門公文承辦情況進(jìn)行檢查和督促，使公文及時(shí)得到辦理的活動(dòng)。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。

“送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的公文，應(yīng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況?！?/p>

——《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》

對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦

秘書部門應(yīng)重點(diǎn)抓好對(duì)內(nèi)催辦。對(duì)外催辦一般由機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。有3類文件需要進(jìn)行催辦

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人指定必須催辦的文件；有明確的時(shí)限要求、需按期辦復(fù)的文件；長(zhǎng)時(shí)間無(wú)意見反饋或處理結(jié)果回報(bào)的文件催辦四法電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會(huì)議催辦

催辦工作注意事項(xiàng)：

——機(jī)關(guān)應(yīng)建立必要的定期催辦制度，明確工作職責(zé)，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化。

——秘書人員在催辦過(guò)程中要講究說(shuō)話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。

——加強(qiáng)情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。

——及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)催辦情況。催辦文件通知單樣式注辦：即辦結(jié)，是指對(duì)文件審辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為辦理完畢的標(biāo)志。立卷、歸檔立卷——是指將辦理完畢的文書按照一定的方式分類組合，進(jìn)行保管的過(guò)程。

“公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一起立卷。”

——《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》基本要求

——立卷要按照機(jī)關(guān)活動(dòng)的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系；

——立卷要以本機(jī)關(guān)工作中形成的文件為主；

——立卷的文書要齊全、完整，能夠真實(shí)地反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌；

——立卷要便于保管、查找和利用。公文立卷方法

按什么來(lái)立卷？“特征、聯(lián)系、保存價(jià)值”。

——按作者特征立卷；

——按問(wèn)題特征立卷；

——按時(shí)間特征立卷；

——按文種特征立卷；

——按通訊者特征立卷；

——按地區(qū)特征立卷。

實(shí)際工作中常采用幾個(gè)特征結(jié)合運(yùn)用的立卷方法。發(fā)文處理工作流程

發(fā)文處理工作流程圖擬稿核稿簽發(fā)復(fù)核繕印校對(duì)用印封發(fā)郵局專人投遞會(huì)簽歸檔發(fā)文處理工作流程一、擬稿文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交辦或批辦的意見草擬文稿的過(guò)程。（1）擬稿人必須明確4方面內(nèi)容，即擬文的背景、依據(jù)、意圖、要求。擬稿稿紙樣式

密級(jí)：發(fā)文編號(hào)：

二、審核

擬稿人員的直接負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。審核要求：（1）審查行文的必要性；（2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾，文件的措施、要求是否明確和具有可行性和可操作性；（3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過(guò)協(xié)商一致和會(huì)簽。（4）審查擬辦的公文用語(yǔ)是否符合相關(guān)要求。三、簽發(fā)簽發(fā)，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)已審核的文稿進(jìn)行審批，表示核準(zhǔn)發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質(zhì)量的最后關(guān)口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。（1）關(guān)于公文簽發(fā)的權(quán)限（2）簽發(fā)文書3項(xiàng)要求（認(rèn)真；明確；規(guī)范）四、編號(hào)編寫發(fā)文字號(hào)，也包括文件的份數(shù)序號(hào)等。五、復(fù)核1.文稿是否按照規(guī)定的程序送審簽發(fā)2.文稿人名、地名等具體要素是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，使用是否符合規(guī)定等3.編排發(fā)文字號(hào)時(shí)，聯(lián)合行文的文件要使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)4.對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度的文件要注明標(biāo)注5.確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)的范圍、印制份數(shù)等六、繕印是指對(duì)已簽發(fā)的文件定稿卷請(qǐng)進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印刷。要求：內(nèi)容準(zhǔn)確；格式規(guī)范；頁(yè)面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。七、校對(duì)是指對(duì)文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)、校正。要求校對(duì)非常重要，也最容易出差錯(cuò)，要求校對(duì)人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍。方法：校對(duì)4種方法——

a.對(duì)校法。

b.折校法。

c.讀校法（兩人合作）。

d.看校法。八、用印是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。要求：發(fā)文用印注意4點(diǎn)：確認(rèn)有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數(shù)必須與原稿上標(biāo)明的相同；印章應(yīng)蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。九、發(fā)文登記凡發(fā)出的文件均應(yīng)進(jìn)行登記，包括時(shí)間、發(fā)文對(duì)象、發(fā)文方式等。要求：對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對(duì)公文進(jìn)行清點(diǎn)、控制、查找和回收。一般應(yīng)使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁(yè)登記表，其項(xiàng)目有：發(fā)文日期、