chapter 1建立商務(wù)關(guān)系

BusinessCorrespondences

外貿(mào)英文函電IntroductiontothecourseCoursedescriptionCourseobjectivesCoursecontents

LearningguideAssessmentandRequirements外貿(mào)函電IntroductionEnglishbusinesscorrespondence

orbusinessletterisawrittencommunicationbetweentwoparties.Itisameansthroughwhichviewsareexpressedandideasorinformationiscommunicatedinwritingintheprocessofbusinessactivities.Itistolearnboththelanguageandtheprofessionalknowledge(inotherwords,tolearnthelanguageyouaregoingtousewhenyouwork).外貿(mào)函電CoursedescriptionBusinessCorrespondenceisoneofthemostimportantcoursesforstudentswholearnInternationalBusinessTrade.ItisdesignedtohelpstudentstoaccomplishthetransitionfromgeneralEnglishlearningtospecializedEnglishlearning,aimingatpreparationforafuturebusinesscareer.外貿(mào)函電CourseobjectivesAfterthecompletionofthewholecourse,studentsaresupposedto:comprehendandmasterthebasicwritingskillsforvarioustypesofbusinesscorrespondence.befamiliarwiththegeneralconventionsaswellasmainproceduresininternationaltradepractice.conductbusiness,makequickandcorrectreactionstothebusinessinformationandmakebusinessconcludedinreallifesituations.

外貿(mào)函電CoursecontentsThecontentsofBusinesscorrespondenceinvolvemanyaspectsofinternationalbusinesstrade,mainlyinclude:Establishingbusinessrelations;Inquiry;Offer;Counteroffer;Order;Acceptance;Contract;Packing;Shipment;Payment;InsuranceandClaim.外貿(mào)函電Achievebalancebetweenlanguage-learningandbusiness-learning.Achievebalancebetweeninputandoutputofwhathavebeenlearned.Achievebalancebetweencourse-booklearningandsimulatedpractice.Focusonvariouswritingpatternsandwritingskillsofbusinesscorrespondences.Masterthecommonly-usedbusinessvocabulariesandmakegooduseofthem.外貿(mào)函電LearningguideThecoursewillbeassessedasfollows:Routineperformance:40%,including:routineattendance,in-classpractice,testsandoutside-classassignmentsFinalexam:60%外貿(mào)函電AssessmentandEvaluationCriteriaChapterOne

LayoutofaBusinessLetterContents

ObjectivesLeadingIn

SampleletterLanguagePointsSummaryAssignmentsCasestudy外貿(mào)函電Objectives

Uponcompletionofthischapter,youshould:

befamiliarwiththelayoutofbusinessletters.knowtheformatsofbusinessletters.knowhowtoaddresstheenvelope.外貿(mào)函電LeadingIn

NamethewaysofcommunicationyouknowWhatisthelayoutofanEnglishletter?外貿(mào)函電TelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelex外貿(mào)函電WaysofcommunicationWarmingup外貿(mào)函電日期Date封內(nèi)地址InsideAddress稱呼Salutation正文Body結(jié)尾敬語ComplimentaryClose簽名Signature外貿(mào)函電LayoutofBusinessLetter1.信頭letterHead2.日期Date3.封內(nèi)地址InsideAddress4.稱呼Salutation5.

正文Body6.結(jié)尾敬語ComplimentaryClose7.簽名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea參考號Ref.No.b經(jīng)辦人AttentionLinec抄送CarbonCopy

go

Letterhead

Generally,aletterheadwillincludethecompanylogo,company'sname,address,telephonenumber,faxnumberandemailaddress,andthewebaddressifavailable.

信頭的寫法：2種格式

信頭一般印在信紙上端的中間，但也可印在信箋的左上方1）平頭式RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700外貿(mào)函電2）縮行式SHANGHAIPHARMACEUTICALCO.,LTDP.O.BoxNo.1752,Shanghai20002,ChinaTel:63216260Fax:63302700E-mail:spcld@online.shcn2.發(fā)信人地址、日期的具體寫法：1）門牌號碼和街名（或郵箱號）

例如:151GowerStreet

但有些不寫門牌號與街名，而寫出信箱號，如P.O.Box1079,即PostOfficeBox1079的縮寫，第1079號信箱。2）城市、郵政編碼、國家名

例如：London,Swg250Y,England

美國地址在城市名稱后應(yīng)寫州名和郵區(qū)號，例如，Columbus,Ohio43210，U.S.A.

（二）編號和日期1.編號（ReferenceNo.)

有的信頭下有編號。編號是供參考用的，作用是能使復信與先前發(fā)出的信函聯(lián)系起來。

a.卷宗號碼(afilenumber)、b.部門代號（departmentalcode)，c.辨認代號（initialsofthesigner)：口述人和打字人的名字縮寫。

編號又分：

你方編號（YourReferenceNo.),

我方編號（OurReferenceNo.),例如：YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LPInsideAddressAlwaysincludetherecipient'sname,addressandpostalcode.Addjobtitleifappropriate.距日期兩到四行，打在左邊。1.寫上封內(nèi)地址的益處：1）發(fā)信時可與信封上地址相互對照，以免發(fā)信時發(fā)生錯誤2）收信人讀信時可以相互對照3）便于查閱Date外貿(mào)函電02/01/032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日ChinesewayAmericanwayBritishwayToavoidconfusion,itisacommonpracticetowritemonthsinwords.

Returnsalutation1.Ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter,youshouldusethefollowingsalutations:

DearSirorMadam,

2.Ifyouknowthenamebutarenotfamiliarwiththeotherperson,youshouldusethefollowingsalutation:

DearMr./Mrs.XXX,外貿(mào)函電3.Ifyouarequitefamiliarwiththeotherperson,youmayusethefollowingsalutation:

HiXXX,HelloXXX,XXX,外貿(mào)函電Informal

salutation其位置比封內(nèi)地址和經(jīng)辦人行低兩行，并與之平頭1.商業(yè)函件1)用“DearSirs,”不能單獨用“Sirs,”2)美國人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用單數(shù)）,單數(shù)時稱“DearSir”3)如果是女性公司，則用“DearMesdames,”2.公事函件：“DearSir，”對一般機關(guān)團體負責人適用此外公事函件還可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”外貿(mào)函電

外貿(mào)函電（六）事由（主題）TheSubjectLine或Caption：

事由（標題）的作用是讓收信人對信的主旨一目了然，寫在稱呼語下面的兩行，一般是在信箋中上部的位置，可在前冠以Subject：或Re：的字樣。

事由要簡單扼要，說明商品名稱、數(shù)量、信用證或合同號碼等即可。eg.Subject:AnnualStockholdersMeetingRe:YourOrderNo.111BodyofaletterThebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs:·

1.introductoryparagraph·

2.oneormorebodyparagraphs3.concludingparagraph外貿(mào)函電Bodyofaletter注意事項：1）段與段之間一般空兩行

想一想：如果信的正文很長，一頁紙不夠用而需兩張或數(shù)張聯(lián)頁，該怎么辦？外貿(mào)函電Bodyofaletter如果信的正文很長，一頁紙不夠用而需兩張或數(shù)張聯(lián)頁，應(yīng)在第一頁的右下端打“待續(xù)”（tobecontinued),并在聯(lián)頁上端注明收信人的名稱、日期、頁數(shù)，再繼續(xù)打正文。這是為了避免第一頁和第二頁，第三頁在發(fā)信時誤置。外貿(mào)函電FormalTruly/sincerely/Faithfullyyours,InformalBestregards,外貿(mào)函電ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.注意：1）結(jié)束禮詞寫在結(jié)尾語下隔一行，正中或略向右邊寫起2）只有第一個字母大寫，后面加逗號3）歐洲信函把Yours放前，美國則把副詞放前4）用Yours而不用Your，與Yours連用的一定是帶-ly的副詞。外貿(mào)函電ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.Signature

Company’snameYoursignaturetypedsignature(jobtitle)ELECTRONICSLTD.

HaroldJones

HaroldJonesManagerReturn

外貿(mào)函電想一想：如果有資格簽署的人不在公司，想請他人簽署，該怎么辦？外貿(mào)函電注意：1)p.p.有時候有資格簽署的人不在公司，常以授權(quán)（powerofattorney)授權(quán)一負責的雇員簽署，在這

情況下，則應(yīng)在公司行號前寫上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。

格式一般如下：Yoursfaithfully

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，T.M.WhiteT.M.WhiteManager外貿(mào)函電（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件時，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫），如果附件不止一件，應(yīng)注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices3Encls.:1B/L1Photo1Certificate

外貿(mào)函電2.副本抄送（CarbonCopyNotation)：如果寫信人希望信件內(nèi)容為更多人的知曉，那么在Enclosure的下方必須注明c.c.的字樣，然后打上抄送單位的名稱。c.c.可以大寫，也可以小寫，其后跟冒號c.c.:Mr.BrucePatC.C.:PublicRelationDepartment外貿(mào)函電3.主辦人代號，又叫辨認代號Indentification

以便日后查對這封信是由何人主稿，由何人速記打字。一般的寫法是把主稿人、速記員的姓名的第一個字母連續(xù)打出，兩者之間加一斜劃,或加冒號。

例如一個名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘書口授一封信，他們可以縮寫成WLR/MDWLR:MDmlr/md

外貿(mào)函電4.附筆（再啟）(Postscripts)

信寫完后，如果想起還有要緊的話要說，可以在信末加P.S.,然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名（本人姓名的每一個字母，如ParkDavis,只簽P.D.)。鄭重的函件一般不用P.S.，說明寫信人辦事不夠周密。eg.P.S.Thesampleswillbemailedtoyoutomorrow.外貿(mào)函電（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件時，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.(縮寫），如果附件不止一件，應(yīng)注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.