如何主持會(huì)議

如何主持會(huì)議1〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練有效的會(huì)議能把組織里每一個(gè)人的知識(shí)、技能及創(chuàng)意整合起來、發(fā)揮最大的效用。開會(huì)的技巧并非生而賦予，大多數(shù)人都是經(jīng)由觀察、練習(xí)及反饋而來。所以，本課程的設(shè)計(jì)，就是希望以簡明、實(shí)際的方式來達(dá)到以下目標(biāo)。前言2〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練說明何謂有效會(huì)議會(huì)規(guī)劃會(huì)議議程能運(yùn)用技巧，主持會(huì)議課程目標(biāo)3〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練概論開會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)議總結(jié)與記錄演練課程內(nèi)容4〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練你開會(huì)的目的您經(jīng)常開的會(huì)議有那些

請(qǐng)回答以下問題5〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練解決問題制定決策收集資訊提供和分享資訊與意見規(guī)劃或是啟動(dòng)新項(xiàng)目分配或統(tǒng)籌工作追蹤工作進(jìn)度建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)，提高士氣開會(huì)的目的6〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練會(huì)前計(jì)劃預(yù)備開會(huì)相關(guān)事項(xiàng)事先了解議題內(nèi)容雙向溝通開放式的引導(dǎo)出席者討論歸納會(huì)中的意見，造成全體的共識(shí)會(huì)議主持職責(zé)7〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練會(huì)議的目的很明確，會(huì)議的過程以目標(biāo)為導(dǎo)向適當(dāng)會(huì)議時(shí)間的分配參加人員積極參與統(tǒng)合綜效，集個(gè)人所長1+1＞2轉(zhuǎn)化成具體及積極的行動(dòng)何謂有效會(huì)議8〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果決定是否召開會(huì)議設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題指定與會(huì)者名單與角色分派會(huì)議的場地及時(shí)間通知開會(huì)前的準(zhǔn)備9〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練對(duì)議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人對(duì)議題有相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人對(duì)議題有興趣并關(guān)心的人選擇出席者10〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練會(huì)議主席：作裁決會(huì)議主持：會(huì)議程序管理、內(nèi)容管理記錄員：記錄會(huì)議的重點(diǎn)并將記錄下發(fā)時(shí)間控制員：提醒時(shí)間保證會(huì)議順利進(jìn)行與會(huì)者：參與議題的討論和資料收集會(huì)議人員的作用和分工11〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練下周將召開工作總結(jié)會(huì)議。公司最近業(yè)績下降，還發(fā)生了3件顧客投訴的事件。公司對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行了處罰，造成部分員工意見分歧情緒低落，這些都可能影響公司顧客服務(wù)的品質(zhì)。你要借此機(jī)會(huì)澄清投訴事件并尋找提高業(yè)績的方法

請(qǐng)寫出你召開會(huì)議的主題和預(yù)期的成果會(huì)議主題及預(yù)期成果的練習(xí)12〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練會(huì)議的主題：

預(yù)想成果：

1.各部門業(yè)績報(bào)告；

2.業(yè)績下降原因的分析；

3..顧客投訴事件真相的澄清。

1.總結(jié)原因并制定業(yè)績提升行動(dòng)計(jì)劃

2.澄清投訴事件并達(dá)成客訴處理原則共識(shí)

13〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練主題會(huì)議通知會(huì)議主題：討論上個(gè)月業(yè)績下降原因及改進(jìn)措施預(yù)想成果：擬定改善計(jì)劃并具體分工會(huì)議日期：3/28/2002地點(diǎn)：二樓會(huì)議室會(huì)議主席：陳總經(jīng)理記錄員：張秘書會(huì)議主持：張副總時(shí)間控制員：張秘書參加人員：鐘曉明張立正成龍梅延芳趙本山

14〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練例行會(huì)議通知會(huì)議日期：3/28/2002地點(diǎn)：二樓會(huì)議室會(huì)議主席：陳總經(jīng)理記錄員：張秘書會(huì)議主持：張副總時(shí)間控制員：張秘書會(huì)議內(nèi)容：總公司營運(yùn)會(huì)議傳達(dá)、各部門例行工作報(bào)告參加人員：鐘曉明張立正成龍梅延芳趙本山

15〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練案例練習(xí)：作為市場部經(jīng)理公司準(zhǔn)備推出一款新型的照相機(jī)產(chǎn)品，您想召開該產(chǎn)品的制定市場推廣計(jì)劃會(huì)議并通過會(huì)議制定推廣計(jì)劃和銷售政策。

你會(huì)如何安排會(huì)議議程及制定會(huì)議通知單16〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練重述會(huì)議的主題及所預(yù)期的成果制定或整理會(huì)議議程建立或宣讀會(huì)議規(guī)則展開會(huì)議的序幕17〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練讓與會(huì)者成為內(nèi)容的主角仔細(xì)的傾聽（5W1H）先保留自己的觀點(diǎn)鼓勵(lì)多元化的討論腦力激蕩鼓勵(lì)不同的觀點(diǎn)，不批評(píng)原則。不斷提醒會(huì)議議程及預(yù)期成果、會(huì)議規(guī)則，引導(dǎo)會(huì)議朝目標(biāo)推進(jìn)。適時(shí)指明發(fā)言人或做全體意見調(diào)查。復(fù)述并加以說明所提出的意見。主動(dòng)探詢對(duì)議題較有經(jīng)驗(yàn)者處理干擾行為對(duì)成員精神及生理狀態(tài)高度警覺。如何引導(dǎo)討論18〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練導(dǎo)入議題引出意見導(dǎo)出結(jié)論歸納結(jié)論主持會(huì)議19〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練以親切的交談來松弛與會(huì)者的情緒明確地說明開會(huì)的目的與重要性引用個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和個(gè)案闡明議題提供與意見相關(guān)的背景資料表現(xiàn)出你對(duì)與會(huì)者的信賴說明你對(duì)與會(huì)者的期待導(dǎo)入議題的方法20〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練提供與議題有關(guān)的咨詢，以促進(jìn)與會(huì)者的思考方向以明確的發(fā)問引出與會(huì)者的相關(guān)意見觀察全體與會(huì)者的反應(yīng)和動(dòng)向，再依反應(yīng)提出問題串連大家對(duì)議題所發(fā)表的意見引導(dǎo)不發(fā)言者提出意見引出意見的方法21〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練記錄與議題核心相關(guān)的意見分析，比較各個(gè)意見的要點(diǎn)引導(dǎo)大家去評(píng)估彼此的意見和觀點(diǎn)以超然客觀的立場說明各意見之重點(diǎn)指出與會(huì)議目的相吻合的觀點(diǎn)和意見導(dǎo)出結(jié)論的方法22〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練歸納，澄清各意見的要點(diǎn)宣讀結(jié)論，務(wù)求大家有同樣的認(rèn)知重申結(jié)論要點(diǎn)喚起與會(huì)者實(shí)行的意愿，并分配工作與任務(wù)歸納結(jié)論的方法23〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練針對(duì)全體與會(huì)者的發(fā)問方式指名發(fā)問方式接力式發(fā)問方式反問式發(fā)問方式發(fā)問的方式24〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練發(fā)問方式的練習(xí)：李經(jīng)理，對(duì)于宏大集團(tuán)的方案a。反問式發(fā)問你有什么意見？經(jīng)理，如果聯(lián)中公司拒絕我們

b。針對(duì)全體的發(fā)問的條件，我們這么辦呢？大家認(rèn)為在這二種情形下，我c。指名式的發(fā)問們?cè)摬扇∈裁礃拥膶?duì)策呢？科長，為什么要先用這種臨時(shí)d。接力式的發(fā)問性的方法，而不一次完成它呢？李小姐，你認(rèn)為這種做法有什么優(yōu)缺點(diǎn)呢？CABDC25〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練1.保持冷靜輕松的方法

不明顯的處理方式，有時(shí)可化干擾于無形。把眼睛或身體轉(zhuǎn)開，或是給一個(gè)不滿意的表情，甚至走到他/她的身邊。干擾行為的處理26〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練2.引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮

通常，干擾者在自覺或不自覺狀態(tài)下，做出干擾行為來引起注意。您可以給予大量的注意并提示所希望的行為往往能有非常好的效果。干擾行為的處理27〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練3.提醒參會(huì)者會(huì)議的規(guī)則

例如：每人有五分鐘的發(fā)言時(shí)間，小蕭憑你

的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)表以下看法。干擾行為的處理28〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練4.盡量善用其他參會(huì)者來處理干擾行為

例如：“這個(gè)問題，讓我們聽聽他人的想法，再?zèng)Q定是否繼續(xù)討論”干擾行為的處理29〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練5.簡單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前

的議題，把大家的注意力重新集中。

例如：“聽起來我們好象偏離了主題，我想

回到小蕭剛才所提到的問題，大家

對(duì)他的建議，還有什么其他的想法”

干擾行為的處理30〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練6.當(dāng)其他方法都無效時(shí)，直接對(duì)干擾說明。

記住，要維護(hù)對(duì)方自尊，把方向引到事件和行為上例如：“小張，目前討論這些做法行不通，對(duì)大家并沒有幫助，我們目前應(yīng)盡量收集意見及可能的方法。”干擾行為的處理31〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練7.嘗試找出引起干擾行為的動(dòng)機(jī)

有時(shí)，干擾行為是因?yàn)槟承┣榫w而來，可能是怒氣，煩惱，壓力等。當(dāng)事人不自覺的籍著行為發(fā)泄出來而對(duì)會(huì)議造成干擾。

例如：“小萬，我可以理解這陣子你有些煩

惱，或許我們可以在會(huì)后聊聊。”

干擾行為的處理32〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練8.試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下。中間的休息，可把氣氛稍微轉(zhuǎn)變，同時(shí)利用此時(shí)與表現(xiàn)干擾行為者私下交談。

干擾行為的處理33〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練最后：

如果被提出的問題有價(jià)值，但與會(huì)議預(yù)期的成果沒有聯(lián)系。先將問題放在一旁，等會(huì)議議題討論完后，再評(píng)估如何解決。干擾行為的處理34〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練行為一

天馬行空---除了重點(diǎn)什么都談，忘記會(huì)議的重點(diǎn)；偷走會(huì)議寶貴時(shí)間，并使與會(huì)者感到無聊干擾行為及正面反應(yīng)提示正面反應(yīng)

--請(qǐng)發(fā)言人說明他的發(fā)言內(nèi)容與議題之間的關(guān)系--建議立即停止討論，并取得發(fā)言人的諒解--提供與議題相關(guān)的新話題--扼要地整理已討論的內(nèi)容，重新掌握發(fā)言權(quán)，再請(qǐng)其他人發(fā)言

35〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練干擾行為及正面反應(yīng)提示行為二挑戰(zhàn)者號(hào)----好戰(zhàn)的個(gè)性，喜歡的挑戰(zhàn)別人的想法產(chǎn)生糾紛?；蛘弑慌c會(huì)議無關(guān)的事情困惑，而將不良情緒帶入會(huì)議中。正面反應(yīng)--以起身動(dòng)作做吸引/分散與會(huì)者的注意力--可視實(shí)際狀況宣布休會(huì)若干分鐘--整理說明討論過的重點(diǎn)

36〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練正面反應(yīng)--直接請(qǐng)被打斷人繼續(xù)發(fā)言，等被打斷人發(fā)表完畢，才請(qǐng)他發(fā)表意見。行為三

有門關(guān)門---經(jīng)常打斷別人，使別人無法發(fā)表意見。也許，對(duì)議題非常興奮，充滿idea但不是一個(gè)好聽眾。沒有意識(shí)到自己影響到別人發(fā)表的機(jī)會(huì)。干擾行為及正面反應(yīng)提示37〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練干擾行為及正面反應(yīng)提示行為四

耳語悄悄---他們感到無聊，沒有興趣；他們突然靈光一閃，急于與人分享；他對(duì)某一個(gè)論點(diǎn)感興趣，但無法獲得發(fā)表的機(jī)會(huì)；他曾經(jīng)不只一次的被打斷發(fā)言。正面反應(yīng)--問談話者問題；--直接說“看起來，我們同時(shí)有許多小組討論，讓我們共同遵守會(huì)議規(guī)則，一次一個(gè)發(fā)言。38〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練干擾行為及正面反應(yīng)提示行為五

沉默一族---發(fā)言不踴躍，也許感到無聊或漠不關(guān)心、害羞或有不安全感；這是阻礙會(huì)議進(jìn)步，很可能有些好的建議無法發(fā)表。正面反應(yīng)--鼓勵(lì)他，請(qǐng)他說說自己的看法--先以是否的方式，再以為什么的方式發(fā)問--引用實(shí)例或比喻來提起與會(huì)者的興趣和關(guān)心39〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練指示：請(qǐng)?jiān)谀阏J(rèn)為是程序管理的行為前寫“P”，內(nèi)容管理的行為前寫“C”。1.我想，我們可以花10分鐘時(shí)間來做做“腦力激蕩”活動(dòng)2.我目前的理解是，我們會(huì)在下周收到所以的新產(chǎn)品。3.小勝，是不是可以請(qǐng)你字我們討論下個(gè)項(xiàng)目時(shí)在發(fā)表意見。4.看起來，我們的會(huì)議進(jìn)度慢了些。5.我相當(dāng)欣賞小張所提出的新的推廣計(jì)劃。6.小張，你可以在周四以前和財(cái)務(wù)部核實(shí)一下這些數(shù)據(jù)嗎？7.我們目前是在收集點(diǎn)子還是再評(píng)估的點(diǎn)子吧？8.小王，就小成提出的建議你還有什么意見。9.小王，請(qǐng)你負(fù)責(zé)進(jìn)貨單的核實(shí)。會(huì)議程序管理和內(nèi)容管理40〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練會(huì)議規(guī)則1.建立會(huì)議規(guī)則的目的2.建立基本規(guī)則3.總結(jié)與記錄41〈如何主持會(huì)議〉---行政管理技能訓(xùn)練1.使議題進(jìn)行順利。2.提供開放且可控制的溝通討論方式。3.把握意義重大的想法。4.運(yùn)用工具及方法來了解與會(huì)者思考過程及激發(fā)創(chuàng)新的想法。建