企業(yè)檔案管理業(yè)務培訓

企業(yè)檔案管理業(yè)務培訓廣州市檔案局監(jiān)督指導處蘇桂鳳

二0一八年四月首先，大家務必要有這樣的觀念：

1.檔案工作絕對不是檔案室或者檔案員一個人的工作，而是全企業(yè)每個人都應該共同參與的工作。我們開展企業(yè)檔案工作規(guī)范測評，也是以一個企業(yè)為測評對象，而不是對檔案員自身的考核。2.檔案員是一個管理者，而不僅僅是一個整理者，檔案整理工作只是檔案員工作的其中一個環(huán)節(jié)。2主要內(nèi)容一、企業(yè)檔案管理的文件依據(jù)——為什么？二、企業(yè)檔案管理的基本要求——怎么做？三、制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表——從何入手？2023/2/532023/2/54一、企業(yè)檔案管理的文件依據(jù)（一）法律法規(guī)（二）工作規(guī)范（三）國際標準法律法規(guī)：1.《中華人民共和國檔案法》2.《檔案法實施辦法》3.《廣東省檔案條例》4.《廣州市檔案管理規(guī)定》5.《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》——處罰工作規(guī)范：6.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》7.《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》8.《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》9.《廣州市執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》2023/2/55這里列一些本課件中會提到的主要文件依據(jù)：（一）法律法規(guī)1.法律：是由國家最高權(quán)力機關——全國人民代表大會及其常務委員會制定和審議通過的，由國家強制力來保證履行的檔案工作的專門立法或法律規(guī)定。

《中華人民共和國檔案法》，1990年11月19日國家檔案局令第1號發(fā)布，1999年6月7日國家檔案局令第5號重新發(fā)布，2016年11月7日全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議《關于修改<中華人民共和國對外貿(mào)易法>等十二部法律的決定》修正。2.行政法規(guī)：行政法規(guī)是由國務院制定的以憲法和法律為依據(jù)，其效力高于地方性法規(guī)、規(guī)章和有普遍約束力的行政決定、命令。

《檔案法實施辦法》，1990.11.19發(fā)布實施，1999.5.5修訂，根據(jù)2017年3月1日國務院令第676號《國務院關于修改和廢止部分行政法規(guī)的決定》再次修正。63.地方性法規(guī)：省、自治區(qū)、直轄市和國務院批準的較大的市等地方權(quán)力機關制發(fā)的地方性檔案法規(guī)。

《廣東省檔案條例》，原《廣東省檔案管理規(guī)定》由廣東省第十屆人民大會常務委員會第三十三次會議于2007年7月27日修訂為《廣東省檔案條例》。2007年9月1日施行。共42條。4.地方政府規(guī)章：人民政府批準的地方檔案局制定的規(guī)范性文件。地方政府規(guī)章在本行政區(qū)域內(nèi)有效，其效力低于法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)。

《廣州市檔案管理規(guī)定》，2008年4月15日市政府第13屆第41次常務會議通過，自2008年7月1日起施行。2015年廣州市人民政府令又有細微修改。共25條。75.法律法規(guī)中的相關條款

一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。（《檔案法》第七條）

機關（含鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)（檔案室）或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。（《檔案法》第七條）對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。（《檔案法》第十條）

機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織必須按國家規(guī)定，定期向同級檔案館移交檔案。（《檔案法》第十一條）8

6.檔案管理違法違紀行為處分：2013年，中華人民共和國監(jiān)察部聯(lián)合人力資源和社會保障部、國家檔案局發(fā)布了第30號令，就叫《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》。

其中有關條款：第三條將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的，對有關責任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。第六條利用職務之便，將所保管的檔案據(jù)為己有的，對有關責任人員，給予記大過處分；情節(jié)較重的，給予降級或者撤職處分；情節(jié)嚴重的，給予開除處分。9第七條

因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失的，對有關責任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。

第八條

擅自銷毀檔案的，對有關責任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。10具體處罰：第二條有檔案管理違法違紀行為的單位,其負有責任的領導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法違紀行為的個人，應當承擔紀律責任。

第十九條有檔案管理違法違紀行為，應當給予黨紀處分的，移送黨的紀律檢查機關處理。涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。2023/2/512

（二）工作規(guī)范

1.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009，2010年1月1日開始實施）

2.《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，2013年2月1日起施行）3.《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》（粵檔發(fā)〔2011〕24號）

4.《

廣州市執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》（穗檔[2002]4號）2023/2/5135.工作規(guī)范中的部分條款2023/2/5142023/2/515《檔案綜合管理分類方案》和《文件歸檔范圍和保管期限表》是檔案管理的兩個核心和基礎文件，各單位必須作為基礎性的工作認真做好！三納入，四參加，四同時的真正含義，不是做制度?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》附件：附錄A（資料性附錄）企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表----注意是資料性，而非規(guī)范性附錄附錄B（資料性附錄）表格樣式----補充規(guī)范性引用文件中沒有的表格（如：檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表）6.對《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》的一些說明：

《測評辦法》對評價結(jié)果分級定等，適當區(qū)分評價企業(yè)對檔案工作的重視力度和保障條件，以及企業(yè)檔案工作總體業(yè)務水平。這一創(chuàng)新設計，在省內(nèi)外有關檔案工作評價方式上屬于首次。

廣東省檔案局認為，在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的全面指引下，特別是總結(jié)本省多年來的檔案監(jiān)督和指導經(jīng)驗，企業(yè)檔案工作是時候要在理念認知和業(yè)務實踐上實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。這個轉(zhuǎn)型升級突出有兩點，一是要理清企業(yè)檔案工作的體制與機制關系，二是要平衡組織管理與業(yè)務工作的關系。檔案行政管理部門、企業(yè)領導、企業(yè)業(yè)務部門、企業(yè)檔案部門等各方，都要充分認識到檔案作為企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理中發(fā)揮的作用日益突出。企業(yè)應當通過加強對檔案工作的組織領導和系統(tǒng)管理，從而帶動和提升檔案工作業(yè)務水平。

廣東省檔案局認為：一種評價方式，必須有良好的覆蓋性，能適應大多數(shù)評價對象，能讓企業(yè)感覺“有奔頭”；同時也要有一定的高度指引性，使得企業(yè)必須通過適當?shù)呐?，才能獲得相應的高標準評價。

《廣東省檔案工作規(guī)范測評辦法》及《測評標準》，全面貫徹落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，系統(tǒng)地對企業(yè)檔案工作如何有序開展進行了規(guī)定和布置。

在《測評辦法》的組織實施中，關于檔案人員崗位核查、面向業(yè)務部門人員的現(xiàn)場問答等環(huán)節(jié)的具體考察方法是：如關于檔案人員的配備，要查看企業(yè)人力資源部門確定的崗位分類說明或職位表，核實崗位設置及其定員情況；如檔案工作機構(gòu)的設立，要進而查看職能部門設置安排，而不僅僅憑著“一紙公文”的通知；再如面向業(yè)務部門人員的現(xiàn)場問答，則是直接檢查了解企業(yè)員工對檔案工作與業(yè)務活動的認知和實踐情況。（三）

國際標準

1.ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》作為市場經(jīng)濟和國際貿(mào)易的產(chǎn)物，ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》是國際標準化組織在世界范圍內(nèi)推行最成功的標準之一。該標準1987年國際標準化組織發(fā)布第一版9000系列標準；2008年國際標準化組織發(fā)布第四版ISO9001。較為突出一點是，在此過程中，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。說明在質(zhì)量管理體系中檔案記錄的重要作用日益被重視。

國際標準化組織的管理專家指出，企業(yè)實施ISO有如下優(yōu)勢（Advantage）：

1）保持企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量；2）規(guī)范企業(yè)供應商；3）有助企業(yè)市場競爭；4）降低企業(yè)風險；5）提高客戶忠誠度；6）降低企業(yè)風險；7）領先對手18-24個月。2023/2/521

2.國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》

2001年，國際標準化組織頒布了國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》。規(guī)定了檔案管理的頂層架構(gòu)，提出了實現(xiàn)有效檔案管理所能產(chǎn)生的作用，并明確規(guī)定了檔案管理的法規(guī)環(huán)境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)以及檔案管理過程與控制等方面的要求

ISO15489.1《檔案管理通則》第4章中特別明確指出了檔案管理的收益：

1）以有序、高效、負責的方式開展業(yè)務活動；

2）以連貫的和公平的方式提供服務；

3）支持并記錄方針的制定和管理的決策；

4）保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；

5）方便業(yè)務活動在整個機構(gòu)內(nèi)的有效開展；

6）預防突發(fā)事變及災害的發(fā)生，提供持續(xù)運作的可能；

7）滿足法律和規(guī)章在檔案化、審計和監(jiān)督活動方面的要求；

8）為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構(gòu)活動證據(jù)存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持；

9）保護機構(gòu)的利益，保護員工、客戶和當前及未來受益人的權(quán)利；

10）支持并記錄當前與未來的研發(fā)活動、進展狀況、取得的成績以及歷史研究活動；

11）提供事務活動、個人活動和文化活動的證據(jù)；

12）建立事務標識、個人標識和文化的標識；13）維護機構(gòu)記憶、個人記憶或社會記憶。（一）公文辦理要規(guī)范

（二）檔案管理制度要健全

（三）檔案的收集與歸檔渠道要順暢

（四）檔案整理要規(guī)范

（五）檔案保管要保證安全

（六）檔案利用要積極主動

（七）檔案移交要手續(xù)完備

（八）檔案鑒定與銷毀要按規(guī)定程序定期開展2023/2/524二、企業(yè)檔案管理的基本要求（一）公文辦理要規(guī)范公文辦理一般包括：收文：登記－分辦－批辦－承辦－催辦－辦結(jié)－歸檔發(fā)文：擬稿－審核－簽發(fā)－登記發(fā)文字號－用?。瓊鬟f－歸檔

源頭控制：歸檔工作應該由收文、發(fā)文的經(jīng)辦人員主動完成，方能確保歸檔的齊全完成。25（二）檔案管理制度要健全2023/2/526制度一定要切合本企業(yè)的實際情況。（三）檔案收集與歸檔渠道要順暢1.明確收集歸檔范圍凡在本企業(yè)各項活動中直接形成的對企業(yè)和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料要收集齊全。檔案部門應該聯(lián)合其他各部門共同制定《文件歸檔范圍和檔案保管期限表》，讓企業(yè)每一個人明白自己在工作過程中產(chǎn)生的哪些屬于歸檔范圍。（包括非紅頭文件，包括涉密文件，等等，各部門不得設立檔案私庫）

2.明確歸檔職責企業(yè)應該建設良好的檔案工作組織架構(gòu)，明確各業(yè)務部門和檔案部門的各自職責。2023/2/528監(jiān)督指導職責

3.嚴把歸檔質(zhì)量要求歸檔材料應是原件，能準確反映本單位黨務活動、行政管理和其他各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔材料必須要素齊全完整，正文（簽字、蓋章）、附件、呈批表及相關的文件鈞應作為一份文件歸檔；請示和批復也要一起歸檔，對于確實沒有批復的請示件，應該移交檔案室時做出相應的說明；業(yè)務檔案必須應經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交歸檔。聲像檔案和實物檔案必須由形成者按要求寫好說明后移交檔案室歸檔。紙質(zhì)歸檔要注意打印質(zhì)量和裝訂材料，電子歸檔要注意像素和歸檔格式，等等。294.了解涉密文件歸檔管理要求嚴把入口。收文單位對普發(fā)性不需辦理的涉密文件不歸檔。

統(tǒng)一整理。在同一年度里，涉密文件和非涉密文件一起整理，統(tǒng)一編號。

實體管理。同一保管期限中，涉密文件集中排列在期限的最前或者最后邊，單獨裝盒，并在檔案盒背脊最下方標注“密件”字樣。如檔案庫房不完全符合保密要求，應單獨采用保密柜保管。305.疏通歸檔渠道2023/2/531（四）檔案整理要規(guī)范各企業(yè)應該參照《廣州市企業(yè)檔案管理分類方案》（穗檔[2010]22號）的格式，結(jié)合本單位的實際情況，制定適合本企業(yè)的《檔案綜合管理分類方案》，特別注意產(chǎn)品檔案、業(yè)務檔案的細分類要科學合理。

在檔案的整理過程中，除了檔號的編制方法和業(yè)務檔案、產(chǎn)品檔案的組卷原則是由每個企業(yè)自己制定的《檔案綜合管理分類方案》來個性化設置之外，其它各門類檔案的整理中各個環(huán)節(jié)，包括拆釘、修整、裝訂、排列、編目、目錄夾、裝盒、檔案盒的標識、排架等，國家和廣州市檔案行政管理部門都有標準和規(guī)范，各企業(yè)應該按照規(guī)范來執(zhí)行。特別是屬于國家檔案館進館范圍的單位，必須按照進館標準進行整理。

身兼數(shù)職的檔案員可以把檔案整理工作外包。（五）檔案保管要保證安全

1.檔案用房檔案用房的布局應遵循功能區(qū)分原則。標準布局：有條件的企業(yè)，辦公室、閱覽室和庫房三分開。

2.檔案設備與安全控制配備鐵制裝具及計算機、空調(diào)機、抽濕機、溫濕度記錄儀等設備，采取措施，滿足溫濕度控制和防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等“八防”檔案保管技術(shù)要求。

3.檔案工作人員應定期對檔案保管的狀況進行檢查和清點，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領導匯報，同時采取措施進行搶救。

4.運用先進的檔案管理系統(tǒng)管理檔案，實現(xiàn)文檔一體化管理。檔案信息化要與企業(yè)信息化同時規(guī)劃、部署并推進。

5.定期完善檔案管理全宗卷和統(tǒng)計臺賬。（六）檔案利用要積極主動

檔案室工作人員應熟悉室藏檔案，為單位提供及時、有效的服務。首先，積極做好檔案的提供利用工作（隨著檔案信息化建設的不斷推進，逐步開展存量與增量檔案的數(shù)字化工作，從而可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)全文檢索，提高利用效率）。其次，做好檔案編研服務工作（全宗指南、組織沿革、大事記、基礎數(shù)字匯集、利用事例、專題介紹等）。（七）檔案移交要手續(xù)完備

1.企業(yè)內(nèi)部各部門應定期向檔案部門或檔案工作人員移交檔案或目錄，并辦理移交手續(xù)。移交清冊一式兩份，一份由檔案部門保存，一份檔案形成部門自查。

2.配合檔案館的進館計劃定期向同級檔案館移交。

3.企業(yè)檔案工作人員調(diào)動工作，必須辦理檔案交接手續(xù)，才能調(diào)離。（八）檔案鑒定與銷毀要按規(guī)定程序定期開展鑒定分為兩個內(nèi)容：歸檔鑒定和銷毀鑒定。鑒定是為了平衡“保證檔案齊全完整”和“緩解檔案庫房壓力”的利器，責任重大。企業(yè)應成立檔案鑒定小組，按規(guī)定對保管期滿的檔案進行鑒定。檔案銷毀時，鑒定小組應指定兩人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名，銷毀清冊永久保存。（一）文件材料的歸檔范圍的確定（二）期限表中文件材料的排列和組織（三）期限表中保管期限的處理（四）編制期限表時幾個需要注意的問題2023/2/538三、制定文件歸檔范圍和檔案保管期

限表2023/2/539《文件歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱《期限表》）是以條款或表格形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。參考：1.《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》附件：“企業(yè)管理類檔案保管期限表”（10號令）

2.

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附錄A“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”

（一）文件材料的歸檔范圍的確定歸檔范圍的確定就是要明確哪些文件材料必須歸檔（永久保管的），哪些應該歸檔（定期保管的），哪些可不歸檔。企業(yè)文件材料的主要歸檔范圍包括：行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、黨群管理。2023/2/5402023/2/5411、行政管理：

一是企業(yè)組織機構(gòu)設置材料，

二是總經(jīng)理辦公會、黨政聯(lián)席議文件材料（會議記錄、記要、決議、決定等）及博覽會、論壇、學術(shù)會議材料,

三是文秘、勞資、人力資源、法律、外事公關、審計、機要、檔案、保衛(wèi)、社會保障、教育培訓等工作形成的文件材料。2023/2/5422、經(jīng)營管理：

一是董事會、監(jiān)事會、股東會形成的文件（會議記錄、紀要、報告、決議等），企業(yè)年度計劃及中長期規(guī)劃、經(jīng)營決策、企業(yè)改革、公司上市等文件材料；

二是企業(yè)資金、稅務等財務管理文件材料。

三是企業(yè)房產(chǎn)土地、投資、產(chǎn)權(quán)等資產(chǎn)管理文件材料；

四是企業(yè)資本變動、融資（股票）、物資管理、市場開發(fā)和營銷、售后服務管理、合同管理、信譽管理（企業(yè)認證、達標的資格證書及商標等）、知識產(chǎn)權(quán)管理等文件材料。2023/2/5433、生產(chǎn)管理：

包括生產(chǎn)組織，質(zhì)量管理，設備管理，能源管理，科技管理，計量、環(huán)保、標準和信息化管理，安全生產(chǎn)和消防等形成的文件材料。4、黨群管理：

包括黨、團組織，工會，女工，民主黨派，民間團體，計生，紀檢監(jiān)察，宣傳統(tǒng)戰(zhàn)等工作形成的文件材料。

熟悉應歸檔文件材料的來源2023/2/5442023/2/545

熟悉不歸檔的文件材料：（1）上級普發(fā)性、不需辦理的文件材料。（2）未定稿文件；（3）重份文件及機關內(nèi)部門往來文件；（4）未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；（5）沒有查考利用價值的事務性、臨時性文件；（6）公司以外單位交換來的材料（為參考目的從各方面收集的文件）容易遺漏的內(nèi)容：（1）無相應紙質(zhì)或確實無法輸出紙質(zhì)的電子文件（2）資本經(jīng)營工作文件材料（3）客戶管理工作文件材料（4）保密管理文件材料（密件）（5）風險和內(nèi)控管理工作文件材料……2023/2/546（二）《期限表》中文件材料的排列和組織