辦公室整理要領

辦公室整理要領依實際需求與擁有資源靈活運用問題：1.要作到甚么程度?

2.要怎么做?辦公室的基本要求一.效率化的觀念:為生產(chǎn)單位提供最快速有

效的服務(人員技能發(fā)揮,人員精簡）

1.最快速找到所需的資料(目錄，編碼)

2.辦事快速、有效(技能教育訓練)

3.整齊、清潔、舒適二.大地生輝、窗明幾凈、一塵不染

三.使用隱藏式標示作業(yè)順序a.行政單位運用提供的視頻與講義,對所屬人員進行培訓;各

辦公室依5s的清潔要求(大地生輝,一塵不染,窗明幾凈,還我

本色)—朝效率化、統(tǒng)一化、標準化原則布局,進行責任區(qū)

清掃擦拭與整頓作業(yè)(參照講義內(nèi)的照片)b.將各類辦公文具,文卷,器械依效率化,美觀原則妥善統(tǒng)一配

置,經(jīng)該公室的負責人,辦公室主負責人認同提交委員會審

查合格后申請高階診斷(自主診斷高階診斷)c.高階診斷合格后拍照,制成標準書-----標準化(公告張貼)

**.OO集團辦公室5S視頻**設計高階診斷審核表

.辦公室5S講義**合格標準照片(塑封張貼)

.辦公室參考照片管理職責分配1.主任委員指定行政最高主管為間接部門執(zhí)行總負責人,2.各部門最高主管為部門主要負責人,3.部門主要負責人指定各辦公室的負責人,4.各辦公室的負責人分配該辦公室的個人責任區(qū)(繪制區(qū)域責任圖----責任到人)---下達辦公室5s的達標完成時間5.下級沒有完成任務,上一級主管須負責任區(qū)域(單位)職

稱姓

名責任區(qū)域行政負責人部門負責人辦公室負責人區(qū)域責任人維持作業(yè)進行”制度化”----制定辦公室員工一日作業(yè)守則如:穿工裝進廠打卡班早會上班前3分鐘灰塵擦拭椅子離位歸位下班前3分鐘物品歸位打卡下班1.第一次作業(yè),將自己責任區(qū)內(nèi)的臟污,灰塵全面刷除干凈2.往后維持:上班前3分鐘擦除責任區(qū)內(nèi)灰塵,上班中離位需

將椅子歸位,長時間離開時物品需歸位---下班前3分鐘物

品歸位---最后一位離開需做安全檢查,

關門窗并關燈3.辦公室所有人員排表,輪流查核,各辦公室負責人及辦公

室總負責人需負起督察與成敗責任溝通(查核與回報)督導人員責任確定：

(監(jiān)督與檢察)

(監(jiān)督與檢察)

交辦交辦交辦行政責任人部門責任人辦公室責任人個人責任人

主動回報主動回報主動回報1.被交辦人看到交辦人時,應主動回報執(zhí)行進度2.被交辦人沒有回報時,交辦人應進行監(jiān)督與檢察3.貫徹日常走動管理,各主管可決定一日到現(xiàn)場巡查次數(shù),并將

巡查時間錯開。并對直屬部屬作業(yè)進行抽查驗證。

(可設計主管巡查紀錄簿)目標貫徹與工作安排會議類型主持人參加人員會議頻率行政部門會議行政最高主管部門會議部門最高主管辦公室會議辦公室管理主管1.辦公室作業(yè)由行政部門最高主管召集所屬部門主管,

對委員會下達的管理要項、管理指標進行規(guī)劃、執(zhí)行。2.部門主管召集所屬單位主管或人員,依部門特性規(guī)畫執(zhí)性事項與完成時間。3.辦公室負責人召集所屬人員,劃分區(qū)域責任圖,對作業(yè)目

標與內(nèi)容詳細教導后,依所需執(zhí)行事編制”執(zhí)行一覽表”。4.各級主管每日追蹤執(zhí)行成果,并進行矯正作業(yè)。行政區(qū)及辦公室查核體系一.由查核組組長主導編組所有行政人員(含主管)輪流查核。

(查核時間在上班中或下班后?查核內(nèi)容?由委員會討論決議)目的:1.藉由檢查對標準執(zhí)行充分教育訓練。

2.個人所花時間不多,較不影響工作。3.相互警惕與觀摩(好與壞的借鏡)。

4.制約主管(主管仍須列入備查檢的對象)。1.查核完畢后,將查核表與待改善照片繳交給查核組長進行處理

2.副本依次送交上二級主管簽核后存檔,主管可對部屬執(zhí)行

狀況進行抽查,若有鄉(xiāng)愿或虛偽造假,主管需負連帶責任。二.查核組依實際需求,自定義查核時間,并對日常查核結果進行

抽查與驗證。成果要求

A.自己的責任區(qū)一塵不染，物品依標準放置。B.所需文件可快速找到（整理、整頓后,運用編碼與目錄)。C.計算機文文件定時整理，需用文件可快速

找到。

(參考旺旺辦公室5S要求)1.整理:區(qū)分要與不要的物品,文件,不要的清除,騰出空間,防止誤用2.清掃:將作業(yè)空間,設備清掃得一塵不染,確保質量3.整頓:將要的東西做好三定家標示,(定品,定位,定量),節(jié)省時間整頓口訣:有物必見區(qū),有區(qū)必標示,無區(qū)部擺放現(xiàn)況作業(yè)1.墻面,墻角,天花板(屋頂）,地板灰塵,污跡清理干凈。2.桌椅,櫥柜,辦公設備

污漬、灰塵刷洗干凈。3.與辦公無關或過期資料清除。4.將日常辦公用品依序擺回辦公桌面（計算機、屏幕、鍵

盤、鼠標

、電話、茶杯、臺歷、文件架、文件盤）易操

作的位置,并做好隱藏式標示。

5.辦公桌抽屜、物品依類存放,標示。

6.文卷做好分類,編碼,目錄后,依類存入文件柜,柜外明確分

類標示(并有責任人,查核人)。

7.事務機器做好清潔保養(yǎng)后,貼上保潔責任卡列管。

8.其余物品與設施,依需求按5s規(guī)則處置。處置范例