大型活動組織工作流程細案：明確6大方面150個環(huán)節(jié)

-11-大型活動組織工作流程細案：明確6大方面150個環(huán)節(jié)為優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提高會議的質(zhì)量和水平，根據(jù)實際情況，特制訂會議組織工作預(yù)案，明確六大方面150個環(huán)節(jié)具體任務(wù)。一、會場布置流程(一)外場A、橫幅1、落實標語；2、刻字，制作條幅；3、懸掛橫幅。B、氣球4、落實氣球的數(shù)量，明確大小，購買氣球；5、刻字，制作條幅；6、懸掛氣球。C、花籃7、落實數(shù)量，明確大小，購買花籃；.8、擬定標語；9、擺放花籃。D、地毯10、購買地毯11、擺放到位12、效果維護。(二)內(nèi)場A、會標13、擬定文字，落實標語；14、刻字，制作條幅；15、懸掛橫幅。B、鮮花16、聯(lián)系租花17、擺放到位。C、音像18、調(diào)試話筒效果；19、會前播放效果音樂；20、頒獎時間播放音樂。二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程(一)成立機構(gòu)、明確職責(zé)21、建立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、明確職責(zé)22、建立工作機構(gòu)、明…為優(yōu)化工作流程，提高工作效率，提高會議的質(zhì)量和水平，根據(jù)實際情況，特制訂會議組織工作預(yù)案，明確六大方面150個環(huán)節(jié)具體任務(wù)。一、會場布置流程(一)外場A、橫幅1、落實標語；2、刻字，制作條幅；3、懸掛橫幅。B、氣球4、落實氣球的數(shù)量，明確大小，購買氣球；5、刻字，制作條幅；6、懸掛氣球。C、花籃7、落實數(shù)量，明確大小，購買花籃；.8、擬定標語；9、擺放花籃。D、地毯10、購買地毯11、擺放到位12、效果維護。(二)內(nèi)場A、會標13、擬定文字，落實標語；14、刻字，制作條幅；15、懸掛橫幅。B、鮮花16、聯(lián)系租花17、擺放到位。C、音像18、調(diào)試話筒效果；19、會前播放效果音樂；20、頒獎時間播放音樂。二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程(一)成立機構(gòu)、明確職責(zé)21、建立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、明確職責(zé)22、建立工作機構(gòu)、明確職責(zé)分工(二)邀請領(lǐng)導(dǎo)22、確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜23、確定邀請領(lǐng)導(dǎo)名單24、購置紙張、請柬25、印制請柬、車證26、繪制路線圖27、擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿28、裝袋：請柬、議程、車證、路線圖、擬請領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿29、發(fā)放邀請領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人、以備查詢30、確定參會領(lǐng)導(dǎo)名單31、分類、分頁打印到會領(lǐng)導(dǎo)名單(三)聘請禮儀服務(wù)人員32、明確對禮儀生的要求、數(shù)量33、電話、實地聯(lián)系，確定聯(lián)系人34、會議/活動前實地演習(xí)，明確崗位分工(門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺服務(wù)、發(fā)獎引導(dǎo)、迎送服務(wù))35、聯(lián)系、確定禮儀服裝36、確定禮儀酬勞(四)實地勘察會議/活動現(xiàn)場37、確定貴賓室及賓客行走路線38、安排接待崗位及人員39、落實貴賓室飲水用具40、落實簽到用具41、貴賓室內(nèi)碼放會議材料(五)座簽42、購置座簽43、打印人名44、按順序碼放(單中心、雙中心)45、收存留用(六)簽到簿、筆46、購置簽到簿、簽到筆47、專人現(xiàn)場負責(zé)指引簽到48、收存(七)現(xiàn)場接待49、會議現(xiàn)場迎接領(lǐng)導(dǎo)入貴賓室50、在貴賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會(八)選送禮品51、購置禮品52、將禮品碼放適宜位置53、發(fā)送禮品(直接在門口分發(fā)、在貴賓室分發(fā)、在進餐時分發(fā))(九)引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場54、確定會議開始聽主辦方主要負責(zé)人安排55、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進入會場坐席，觀看演出/會前錄像56、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺就座57、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎?wù)?獎杯/獎狀/獎牌/證書58、陪同/引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進餐59、再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進入會場60、引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影(十)送別領(lǐng)導(dǎo)61、安排車輛提前到崗62、直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車上，交待行使路線63、活動后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實事宜三、材料準備流程(一)確定會議文件材料內(nèi)容64、擬定會議議程65、確定發(fā)放的文件(二)協(xié)作會議文件材料66、明確寫作人員67、召開專題會議，明確寫作指導(dǎo)思想，思路，確定框架68、集中寫作69、召開專題會議，修改稿件70、修改、定稿(三)印制會議文件材料71、印刷、裝訂會議文件材料72、材料裝袋73、運送文件材料到會議/活動指定地點(四)分放文件材料74、貴賓室擺放75、擺放主席臺76、發(fā)放參會人員77、收集、運送剩余文件材料78、收存剩余文件材料四、新聞宣傳流程(一)新聞宣傳79、策劃：拿出宣傳意向，請領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向80、形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件81、邀請媒體：聯(lián)系、落實人員、制簽到表82、落實宣傳效果(二)信息報送83、撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話，會議內(nèi)容、效果編寫信息84、信息報送：向主管部門報送(三)攝影照相留資料A、攝影85、邀請專人或通知新聞中心86、落實設(shè)備、準備磁帶87、落實攝影機位88、編輯整理歸檔B、照相89、聯(lián)系專人或通知新聞中心90、備好設(shè)備、相機、膠卷、電池91、整理歸檔C、錄音92、落實專人負責(zé)93、準備空白磁帶等設(shè)備94、整理文字、歸檔五、后勤保障流程(一)落實場地95、聯(lián)系、落實會議場地96、落實聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式97、明確會議始、終時間98、明確參會人數(shù)，合理擺放桌椅99、明確貴賓級別、人數(shù)、確定貴賓室(二)用水A、參會人員用水100、落實參會人數(shù)101、確定擺放地點、擺放形式102、購買杯墊、毛巾等103、購買、落實礦泉水104、購買茶水B、貴賓室領(lǐng)導(dǎo)用水105、落實人數(shù)106、確定擺放人員、擺放地點、擺放形式107、保證開水數(shù)量、質(zhì)量108、購買、落實礦泉水109、購買、擺放茶葉110、購買、擺放茶杯111、面巾紙112、會后清點(三)用餐A、食堂用餐或自助餐113、統(tǒng)計用餐人數(shù)114、印制餐票115、確定發(fā)放形式116、指派發(fā)放人117、發(fā)放餐票B、飯店用餐118、確定餐標119、根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜120、請示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜121、根據(jù)最終結(jié)果落實餐標122、落實用餐時間123、安排用餐座次124、安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌125、安排回民餐桌(四)住宿126、定人數(shù)，分配房間127、安排車輛、去往住宿地點128、確定并公布工作人員房間129、發(fā)放鑰匙130、回收鑰匙(五)娛樂活動131、確定活動形式、活動內(nèi)容、內(nèi)容時間132、指派具體負責(zé)人133、明確各項活動參加人數(shù)134、落實活動場所、地點135、發(fā)放活動門票(六)落實會議用車136、落實用車數(shù)量137、明確發(fā)車時間138、明確發(fā)車地點139、指派每輛車負責(zé)人140、安排人員乘車六、安全保衛(wèi)流程(一)安全警衛(wèi)141、設(shè)置路障和警戒帶142、準備對講機、喊話筒等143、進行安全檢查、消除隱患