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目標(biāo)與時(shí)間管理SMART—目標(biāo)管理SMART原則簡介目標(biāo)管理是使經(jīng)理的工作變被動(dòng)為主動(dòng)的一個(gè)很好的手段,實(shí)施目標(biāo)管理不但是有利于員工更加明確高效地工作,更是為未來的績效考核制定了目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn),使考核更加科學(xué)化、規(guī)范化、更能保證考核的公開、公平與公正。沒有目標(biāo)將無法考核員工。目標(biāo)管理由管理學(xué)大師PeterDrucker提出,首先出現(xiàn)于他的著作《管理實(shí)踐》(ThePracticeofManagement)一書中,該書于1954年出版。Drucker說:管理人員一定要避免“活動(dòng)陷阱”(ActivityTrap),不能只顧埋頭拉車,而不抬頭看路,最終忘了自己的主要目標(biāo)。MBO的一個(gè)重要概念是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃不能僅由幾個(gè)高管來執(zhí)行,所有管理人員都應(yīng)該參與其中,這將更有利于戰(zhàn)略的執(zhí)行。另一個(gè)相關(guān)概念是,企業(yè)要設(shè)計(jì)一個(gè)完整的績效系統(tǒng),它將幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作。由此,可以將目標(biāo)管理視為ValueBasedManagement(價(jià)值管理)的前身。制定目標(biāo)看似一件簡單的事情,每個(gè)人都有過制定目標(biāo)的經(jīng)歷,但是如果上升到技術(shù)的層面,經(jīng)理們必須學(xué)習(xí)并掌握SMART原則。SMART原則簡介所謂SMART原則,即是:
目標(biāo)必須是具體的(Specific)
目標(biāo)必須是可以衡量的(Measurable)
目標(biāo)必須是可以達(dá)到的(Attainable)
目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性(Relevant)目標(biāo)必須具有明確的截止期限(Time-based)
無論是制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)還是員工的績效目標(biāo)都必須符合上述原則,五個(gè)原則缺一不可。制定的過程也是自身能力不斷增長的過程,經(jīng)理必須和員工一起在不斷制定高績效目標(biāo)的過程中共同提高績效能力。SMART原則簡介SMART原則的又一種注解:S——代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標(biāo),不能籠統(tǒng);M——代表可度量(Measurable),指績效目標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的,驗(yàn)證這些績效目標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的;A——代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable),指績效目標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn),避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo);R——代表現(xiàn)實(shí)性(Realistic),指績效目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的,可以證明和觀察;T——代表有時(shí)限(Timebound),注重完成績效目標(biāo)的特定期限SMART原則詳解SMART原則一S(Specific)——明確性
所謂明確就是要用具體的語言清楚地說明要達(dá)成的行為標(biāo)準(zhǔn)。明確的目標(biāo)幾乎是所有成功團(tuán)隊(duì)的一致特點(diǎn)。很多團(tuán)隊(duì)不成功的重要原因之一就因?yàn)槟繕?biāo)定的模棱兩可,或沒有將目標(biāo)有效的傳達(dá)給相關(guān)成員。示例:目標(biāo)——“增強(qiáng)客戶意識(shí)”。這種對(duì)目標(biāo)的描述就很不明確,因?yàn)樵鰪?qiáng)客戶意識(shí)有許多具體做法,如:減少客戶投訴,過去客戶投訴率是3%,現(xiàn)在把它減低到1.5%或者1%。提升服務(wù)的速度,使用規(guī)范禮貌的用語,采用規(guī)范的服務(wù)流程,也是客戶意識(shí)的一個(gè)方面。有這么多增強(qiáng)客戶意識(shí)的做法,我們所說的“增強(qiáng)客戶意識(shí)”到底指哪一塊?不明確就沒有辦法評(píng)判、衡量。所以建議這樣修改,比方說,我們將在月底前把前臺(tái)收銀的速度提升至正常的標(biāo)準(zhǔn),這個(gè)正常的標(biāo)準(zhǔn)可能是兩分鐘,也可能是一分鐘,或分時(shí)段來確定標(biāo)準(zhǔn)。
實(shí)施要求:目標(biāo)設(shè)置要有項(xiàng)目、衡量標(biāo)準(zhǔn)、達(dá)成措施、完成期限以及資源要求,使考核人能夠很清晰的看到部門或科室月計(jì)劃要做哪些那些事情,計(jì)劃完成到什么樣的程度。SMART原則詳解SMART原則二M(Measurable)——衡量性衡量性就是指目標(biāo)應(yīng)該是明確的,而不是模糊的。應(yīng)該有一組明確的數(shù)據(jù),作為衡量是否達(dá)成目標(biāo)的依據(jù)。如果制定的目標(biāo)沒有辦法衡量,就無法判斷這個(gè)目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)。比如領(lǐng)導(dǎo)有一天問“這個(gè)目標(biāo)離實(shí)現(xiàn)大概有多遠(yuǎn)?”團(tuán)隊(duì)成員的回答是“我們?cè)鐚?shí)現(xiàn)了”。這就是領(lǐng)導(dǎo)和下屬對(duì)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)所產(chǎn)生的一種分歧。原因就在于沒有給他一個(gè)定量的可以衡量的分析數(shù)據(jù)。但并不是所有的目標(biāo)可以衡量,有時(shí)也會(huì)有例外,比如說大方向性質(zhì)的目標(biāo)就難以衡量。比方說,“為所有的老員工安排進(jìn)一步的管理培訓(xùn)”。進(jìn)一步是一個(gè)既不明確也不容易衡量的概念,到底指什么?是不是只要安排了這個(gè)培訓(xùn),不管誰講,也不管效果好壞都叫“進(jìn)一步”?改進(jìn)一下:準(zhǔn)確地說,在什么時(shí)間完成對(duì)所有老員工關(guān)于某個(gè)主題的培訓(xùn),并且在這個(gè)課程結(jié)束后,學(xué)員的評(píng)分在85分以上,低于85分就認(rèn)為效果不理想,高于85分就是所期待的結(jié)果。這樣目標(biāo)變得可以衡量。實(shí)施要求:目標(biāo)的衡量標(biāo)準(zhǔn)遵循“能量化的量化,不能量化的質(zhì)化”。使制定人與考核人有一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、清晰的可度量的標(biāo)尺,杜絕在目標(biāo)設(shè)置中使用形容詞等概念模糊、無法衡量的描述。對(duì)于目標(biāo)的可衡量性應(yīng)該首先從數(shù)量、質(zhì)量、成本、時(shí)間、上級(jí)或客戶的滿意程度五個(gè)方面來進(jìn)行,如果仍不能進(jìn)行衡量,其次可考慮將目標(biāo)細(xì)化,細(xì)化成分目標(biāo)后再從以上五個(gè)方面衡量,如果仍不能衡量,還可以將完成目標(biāo)的工作進(jìn)行流程化,通過流程化使目標(biāo)可衡量。SMART原則詳解SMART原則三A(Attainable)——可實(shí)現(xiàn)性目標(biāo)是要可以讓執(zhí)行人實(shí)現(xiàn)、達(dá)到的,如果上司利用一些行政手段,利用權(quán)利性的影響力一廂情愿地把自己所制定的目標(biāo)強(qiáng)壓給下屬,下屬典型的反映是一種心理和行為上的抗拒:我可以接受,但是否完成這個(gè)目標(biāo),有沒有最終的把握,這個(gè)可不好說。一旦有一天這個(gè)目標(biāo)真完成不了的時(shí)候,下屬有一百個(gè)理由可以推卸責(zé)任:你看我早就說了,這個(gè)目標(biāo)肯定完成不了,但你堅(jiān)持要壓給我?!翱刂剖健钡念I(lǐng)導(dǎo)喜歡自己定目標(biāo),然后交給下屬去完成,他們不在乎下屬的意見和反映,這種做法越來越?jīng)]有市場。今天員工的知識(shí)層次、學(xué)歷、自己本身的素質(zhì),以及他們主張的個(gè)性張揚(yáng)的程度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出從前。因此,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該更多的吸納下屬來參與目標(biāo)制定的過程,即便是團(tuán)隊(duì)整體的目標(biāo)。定目標(biāo)成長,就先不要想達(dá)成的困難,不然熱情還沒點(diǎn)燃就先被畏懼給打消念頭了。實(shí)施要求:目標(biāo)設(shè)置要堅(jiān)持員工參與、上下左右溝通,使擬定的工作目標(biāo)在組織及個(gè)人之間達(dá)成一致。既要使工作內(nèi)容飽滿,也要具有可達(dá)性??梢灾贫ǔ鎏饋怼罢摇钡哪繕?biāo),不能制定出跳起來“摘星星”的目標(biāo)。SMART原則詳解SMART原則四R(Relevant)——相關(guān)性目標(biāo)的相關(guān)性是指實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)與其他目標(biāo)的關(guān)聯(lián)情況。如果實(shí)現(xiàn)了這個(gè)目標(biāo),但對(duì)其他的目標(biāo)完全不相關(guān),或者相關(guān)度很低,那這個(gè)目標(biāo)即使被達(dá)到了,意義也不是很大。因?yàn)楫吘构ぷ髂繕?biāo)的設(shè)定,是要和崗位職責(zé)相關(guān)聯(lián)的,不能跑題。比如一個(gè)前臺(tái),你讓她學(xué)點(diǎn)英語以便接電話的時(shí)候用得上,這時(shí)候提升英語水平和前臺(tái)接電話的服務(wù)質(zhì)量有關(guān)聯(lián),即學(xué)英語這一目標(biāo)與提高前臺(tái)工作水準(zhǔn)這一目標(biāo)直接相關(guān)。若你讓她去學(xué)習(xí)6sigma,就比較跑題了,因?yàn)榍芭_(tái)學(xué)習(xí)6sigma這一目標(biāo)與提高前臺(tái)工作水準(zhǔn)這一目標(biāo)相關(guān)度很低。SMART原則詳解SMART原則五T(Time-based)——時(shí)限性目標(biāo)特性的時(shí)限性就是指目標(biāo)是有時(shí)間限制的。例如,我將在2010年10月30日之前完成某事。10月30日就是一個(gè)確定的時(shí)間限制。沒有時(shí)間限制的目標(biāo)沒有辦法考核,或帶來考核的不公。上下級(jí)之間對(duì)目標(biāo)輕重緩急的認(rèn)識(shí)程度不同,上司著急,但下面不知道。到頭來上司可以暴跳如雷,而下屬覺得委屈。這種沒有明確的時(shí)間限定的方式也會(huì)帶來考核的不公正,傷害工作關(guān)系,傷害下屬的工作熱情。實(shí)施要求:目標(biāo)設(shè)置要具有時(shí)間限制,根據(jù)工作任務(wù)的權(quán)重、事情的輕重緩急,擬定出完成目標(biāo)項(xiàng)目的時(shí)間要求,定期檢查項(xiàng)目的完成進(jìn)度,及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的變化情況,以方便對(duì)下屬進(jìn)行及時(shí)的工作指導(dǎo),以及根據(jù)工作計(jì)劃的異常情況變化及時(shí)地調(diào)整工作計(jì)劃。SMART原則詳解—總結(jié)總之,無論是制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo),還是員工的績效目標(biāo),都必須符合上述原則,五個(gè)原則缺一不可。制定的過程也是對(duì)部門或科室先期的工作掌控能力提升的過程,完成計(jì)劃的過程也就是對(duì)自己現(xiàn)代化管理能力歷練和實(shí)踐的過程。SMART原則舉例說明關(guān)于“量化”
有的工作崗位,其任務(wù)很好量化,典型的就是銷售人員的銷售指標(biāo),做到了就是做到了,沒有做到就是沒有做到。而有的崗位,工作任務(wù)會(huì)不太好量化,比如R&D(研發(fā)部門),但是,還是要盡量量化,可以有很多量化的方式。行政的工作很多都是很瑣碎的,很難量化。比如對(duì)前臺(tái)的要求:要接聽好電話——這可怎么量化、怎么具體呢?那么解決方法是:接聽速度是有要求的,通常理解為“三聲起接”。就是一個(gè)電話打進(jìn)來,想到第三下的時(shí)候,就要接起來。不可以讓他再響下去,以免打電話的人等的太久。前臺(tái)的一條考核指標(biāo)是“禮貌專業(yè)的接待來訪”,做到怎么樣才算禮貌專業(yè)呢?有些員工反映,前臺(tái)接待不夠禮貌,有時(shí)候來訪者在前臺(tái)站了好幾分鐘也沒有人招呼——但是前臺(tái)又覺得盡力了,這個(gè)怎么考核呢?前臺(tái)有時(shí)候非常忙,她可能正在接一個(gè)三言兩語打發(fā)不了的電話,送快件的又來讓她簽收,這時(shí)候旁邊站著的來訪者可能就會(huì)出現(xiàn)等了幾分鐘還未被搭理的現(xiàn)象。那么前臺(tái)應(yīng)該先抽空請(qǐng)來訪者在旁邊的沙發(fā)坐下稍等,然后繼續(xù)處理手中的電話,而不是做完手上的事才處理下一件。這才叫專業(yè)。又比如什么叫禮貌?應(yīng)該規(guī)定使用規(guī)范的接聽用語,不可以在前臺(tái)用“喂”來接聽,早上要報(bào):早上好,某某公司;下午要報(bào)下午好,某某公司;說話速度要不快不慢。所以,沒有量化,是很難衡量前臺(tái)到底怎么樣算接聽好電話了,到底接待來訪了沒有。SMART原則舉例說明關(guān)于“具體”
告訴前臺(tái)的電話系統(tǒng)維護(hù)商——電話系統(tǒng)必須保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)。什么是優(yōu)質(zhì)服務(wù)?就很模糊。要具體點(diǎn),比如保證對(duì)緊急情況,正常工作時(shí)間內(nèi)4小時(shí)響應(yīng)。那么什么算緊急情況,又要具體定義:比如四分之一的內(nèi)線分機(jī)癱瘓等。如果不規(guī)定清楚這些,到時(shí)候大家就會(huì)吵架了。SMART原則舉例說明關(guān)于“可達(dá)成”
你讓一個(gè)沒有什么英語程度的初中畢業(yè)生,在一年內(nèi)達(dá)到英語四級(jí)水平,這個(gè)就不太現(xiàn)實(shí)了,這樣的目標(biāo)是沒有意義的;但是你讓他在一年內(nèi)把新概念一冊(cè)拿下,就有達(dá)成的可能性,他努力地跳起來后能夠到的果子,才是意義所在。SMART原則舉例說明關(guān)于“相關(guān)性”
畢竟是工作目標(biāo)的設(shè)定,要和崗位職責(zé)相關(guān)聯(lián),不要跑題。比如一個(gè)前臺(tái),你讓她學(xué)點(diǎn)英語以便接電話的時(shí)候用得上,就很好,你讓她去學(xué)習(xí)6sigma,就比較跑題了。SMART原則舉例說明關(guān)于時(shí)間限制
比如你和你的下屬都同意,他應(yīng)該讓自己的英語達(dá)到四級(jí)。你平時(shí)問他,有沒有在學(xué)呀?他說一直在學(xué)。然后到年底,發(fā)現(xiàn)他還在二級(jí)三級(jí)上徘徊,就沒有意思了。一定要規(guī)定好,比如他必須在今年的第三季度通過四級(jí)考試。要給目標(biāo)設(shè)定一個(gè)大家都同意的合理的完成期限。好的目標(biāo)是這樣寫的!誰在什么時(shí)間內(nèi)完成什么工作并以什么標(biāo)準(zhǔn)為衡量5W2H說明
What:何事,瞭解目的,弄清目標(biāo)、方向。Who:何人,確認(rèn)唯一主辦者,選與協(xié)辦者,考慮相關(guān)者。When:何時(shí),包括開始時(shí)間、中間進(jìn)度及完成期限。Where:何地,空間環(huán)境分析,包括產(chǎn)地、銷地及通路。Why:為何,不論何種狀況皆有代替案,狀況變化亦能調(diào)適為最佳案。How:如何,選擇可行及可成的方式及方不地。Howmuch:幾何,要花多少錢,能賺多少錢,以有限資源作最大利益的投資.
目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃如果說目標(biāo)說明我們想做的事情,那么實(shí)施計(jì)劃說明我們?cè)鯓尤?shí)現(xiàn)目標(biāo)。也就是說,每個(gè)目標(biāo)都要有一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。
目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃行動(dòng)計(jì)劃寫在你制定目標(biāo)以后。行動(dòng)計(jì)劃要寫清楚你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的每一步。目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃
實(shí)現(xiàn)目標(biāo),單槍匹馬是不行的,行動(dòng)計(jì)劃通常會(huì)幫你決定怎樣分派任務(wù)。行動(dòng)計(jì)劃還會(huì)幫你確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的資源(人、時(shí)間、資金、設(shè)備、信息等)。時(shí)間管理時(shí)間就像海綿里的水!……時(shí)間管理的原因1、時(shí)間是企業(yè)最稀缺的資源之一;2、有效的時(shí)間管理能夠以最高的效率完成重要的事情;3、有效的時(shí)間管理可以減少加班時(shí)間,提高個(gè)人生活品質(zhì)。一年有365天;其中雙休日共_____天;法定假日_____天;公司帶薪休假_____天;帶薪病假_____天;實(shí)際工作_______天,共______小時(shí);假定有效工作時(shí)間為___%;全年有效工作時(shí)間為________小時(shí)時(shí)間計(jì)算練習(xí)價(jià)值管理習(xí)慣管理團(tuán)隊(duì)管理時(shí)間管理的核心M2高度重要低度緊迫M1高度重要高度緊迫M4低度重要低度緊迫M3高度緊迫低度重要重要性高緊迫性高工作價(jià)值矩陣M2防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)規(guī)劃、休閑M1危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃M4繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)M3不速之客某些電話某些信件與報(bào)告某些會(huì)議必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)重要性高緊迫性高工作價(jià)值矩陣事務(wù)分類表
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