畫組織架構(gòu)圖流程圖別費(fèi)勁找高大上的工具了身邊的這個(gè)就夠了

畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費(fèi)勁找高大上的工具了，身邊的這個(gè)就夠了架構(gòu)圖流程圖在我們的學(xué)習(xí)工作中很常見，我們都知道，專業(yè)的事情最好交給專業(yè)的人或者用專業(yè)的工具來(lái)做，論這類作圖軟件，我恨不得一口氣能給你數(shù)出10多個(gè)來(lái)……組織架構(gòu)圖但是然并卵，經(jīng)過(guò)我們這么多年的實(shí)戰(zhàn)案例檢驗(yàn)，由于客戶的需求千奇百怪，基本上沒有軟件能夠兼顧各種需求的，即使勉強(qiáng)有，獲得成本和學(xué)習(xí)成本也不允許我們那樣做，即在靈活性上有欠缺。比如，客戶交來(lái)的東西，你三下五除二的做完了，但是可能后期還得改，還可能有調(diào)整不是么？拿某寶的這類客制化服務(wù)來(lái)講，客戶經(jīng)常會(huì)有這樣的需求，碰上學(xué)生黨或者辦公小白菜鳥，尤其是一些女性朋友（這里絕對(duì)沒有歧視的意思），在完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)的時(shí)候，不確定老板的后續(xù)要求，如果一會(huì)老板打回重做或者修訂完善，妹紙不會(huì)，那腫么辦？那得求你來(lái)幫忙不是么？你說(shuō)你是收錢還是不收錢？收錢吧，確實(shí)很簡(jiǎn)單的東西；不收吧，隔三差五就來(lái)幫忙，做完了還沒有成就感，很費(fèi)時(shí)間，妹紙自己都不好意思。何解？所以我們選擇office三件套來(lái)做，看到這里，有人可能又要開噴了，有專業(yè)軟件不用，你這是炫技么？還真不是。一是大家平常都接觸過(guò)，多多少少都用過(guò)，一說(shuō)大家都懂，比較好交流，即使不會(huì)的，自己摸索一下就可以了；二來(lái)很多需求本身就是基于office文檔，弄完了還是得以報(bào)告或者文案表格的方式公司內(nèi)部進(jìn)行傳遞，避免二次加工；再者，office操作很靈活，可以實(shí)現(xiàn)很多軟件可能本身沒有的功能，隨心所欲（比如一些分支備注等等，不是所有的軟件都能兼顧到，但是office總有辦法能夠?qū)崿F(xiàn)，即使是眼睛上看到的一致）可能耳畔又會(huì)響起鄙夷的聲音，你這樣不會(huì)顯得很low么？居然用office來(lái)畫？！很多時(shí)候這樣就夠了，老板要的是結(jié)果！老板要的是結(jié)果！老板要的是結(jié)果！重要的事情說(shuō)三遍！（一味追求一步到位卻不講求效率和性價(jià)比才是真的炫技）我先前的推文里面有提到過(guò)劉萬(wàn)祥老師的《圖表之道》，他老人家總結(jié)的做出專業(yè)商務(wù)圖表的三件法寶，其中有一條就是“利用一切元素”，其實(shí)說(shuō)的就是這個(gè)意思。你甭管用的什么方式，最后能做出來(lái)才是王道，甭管白貓黑貓，能抓老鼠的才是好貓。Office三件套——word/excel/ppt里面我用得最多的作圖工具還是首推PPT，相較于另外2個(gè)，優(yōu)勢(shì)如下：1.更好的對(duì)象選擇方式通常在PPT中只需要框選就可以選擇圖形對(duì)象了，而在word和excel中卻不一樣。畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費(fèi)勁找高大上的工具了，身邊的這個(gè)就夠了選擇對(duì)象其實(shí)這兩個(gè)軟件也有這樣的操作方式，只是要多一步（這點(diǎn)很多人都不知道），以excel為例，我們?cè)凇鹃_始】菜單，【編輯】工具欄找到【查找和選擇】下面，有個(gè)【選擇對(duì)象】，選中這個(gè)后，就能像PPT里面一樣自如框選了，否則你得按住shift或者ctrl鍵一個(gè)個(gè)的選中，雖說(shuō)只是多了一個(gè)步驟，但是這多出來(lái)一步在效率上還是讓人耿耿于懷。2.更多的快捷鍵比如我畫完了想組合成一個(gè)整體，PPT里面可以按住ctrlG就完了，但是在excel中這個(gè)卻是定位的快捷鍵3.更靈活的版式設(shè)置可以自由設(shè)置頁(yè)面為A4，橫版還是豎版，而excel中還得在打印模式下查看邊界4.更強(qiáng)大的對(duì)齊功能PPT中有參考線和網(wǎng)格線，可以靠他們對(duì)齊，而且在對(duì)齊的時(shí)候有智能提醒，這個(gè)在word里面就比較困難了其他方面其實(shí)大同小異，并沒有什么太大差別，因?yàn)槭窍嗤ǖ模阍谝粋€(gè)平臺(tái)作圖后，復(fù)制粘貼到其他平臺(tái)后都是可以編輯的?？删庉嬀蛶?lái)了很多的靈活性，為后期再處理提供了便利。那么我們這里以PPT為例，講述如何正確的畫出專業(yè)好看的架構(gòu)圖（組織結(jié)構(gòu)圖以及流程圖或者示意圖等等都屬于這個(gè)范疇）一、了解目的是要達(dá)到什么目的？方便管理還是企業(yè)宣傳？?jī)H僅作為檔案還是要上墻展示？是普通A4紙還是需要廣告展板放大？企業(yè)風(fēng)格是國(guó)企還是外企？學(xué)術(shù)型的還是攻關(guān)型的？人事用還是畢業(yè)論文用？等等，一系列的問題，都要事先心里有數(shù)二、整理內(nèi)容這一塊很重要，就像寫作文或者繪畫一樣，必須先規(guī)劃思路，搜集素材。1.對(duì)于流程圖：我們要確定主線，是以時(shí)間為主線？還是以事件為主線？或者以人物為主線亦或是以地名為主線？有的時(shí)候單條主線能夠把主題說(shuō)明清楚，但是有時(shí)候信息量是多維呈現(xiàn)的，這時(shí)候我們就要立體設(shè)計(jì)，比如縱軸是時(shí)間線，橫軸是部門，中間是事件處理順序。要設(shè)定節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)，比如yes和no，下一步的流向。要熟悉各個(gè)節(jié)點(diǎn)的符號(hào)，盡可能按照約定的圖形語(yǔ)言來(lái)設(shè)計(jì)，比如流程圖就有專門的圖形符號(hào)，大家可以把鼠標(biāo)定位到上面查看各符號(hào)代表的意思（實(shí)際應(yīng)用中，除非是相當(dāng)專業(yè)的，一般都沒有完全遵守這個(gè)約定）流程圖2.對(duì)于組織架構(gòu)圖：梳理各部門的隸屬層級(jí)關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)職位大小確保每一個(gè)層級(jí)圖上的人都能有對(duì)應(yīng)的職位或者名稱，如果沒有具體的名稱的話，可以以職位統(tǒng)稱，一個(gè)職位代表一類人流動(dòng)性大的不屬于正式編制的可以盡量不出現(xiàn)在正式的架構(gòu)圖里面，比如有個(gè)客戶公司業(yè)務(wù)部門有十幾個(gè)主管，每個(gè)主管管5~6個(gè)業(yè)務(wù)，每個(gè)業(yè)務(wù)名下都有10個(gè)促銷，她要求都放上去，可想而知，要放多少人上去。促銷流動(dòng)大，老在換人，名字也不固定，這樣就沒必要畫進(jìn)去了，或者旁邊加個(gè)備注“每個(gè)業(yè)務(wù)統(tǒng)管10個(gè)促銷”就夠了，大家都看得懂。一言以概之就是，“沒有名分的就別上族譜了”三、畫出草圖根據(jù)實(shí)際需要畫出草圖，草圖是很有必要的，我們可以預(yù)設(shè)自己最后想達(dá)到什么樣的效果，在草稿紙上畫出一些線框，方便進(jìn)行宏觀掌控和修改四、在PPT中呈現(xiàn)1.定版式，【設(shè)計(jì)】--【幻燈片大小】里面就有，根據(jù)草圖確定的大致效果來(lái)看是縱向還是橫向合適，多大的紙張?jiān)O(shè)置頁(yè)面大小2.通常我們比較正式的場(chǎng)合我們會(huì)選擇矩形框（文本框其實(shí)是一樣的）來(lái)做每一個(gè)節(jié)點(diǎn)，如果覺得這樣太過(guò)于嚴(yán)肅不活潑，中國(guó)人講求中庸之道的話，大家可以選擇圓角矩形會(huì)比較好一點(diǎn)矩形框3.我們最好先在一個(gè)矩形框里設(shè)置好邊框底紋以及字體大小，按照最多出現(xiàn)的字段長(zhǎng)度來(lái)衡量，以這個(gè)為基準(zhǔn)，我們?cè)賮?lái)飛快的擴(kuò)充，這里有個(gè)比較好的辦法就是ctrlD，我們可以狂按這個(gè)快捷方式，它不僅僅有復(fù)制的功效哦，還能等距配置，之前的頭條教程里《PPT技巧12｜玩文藝范兒，如何模擬制作信封封面》有提到過(guò)這個(gè)技法。4.插入直線或者折線或者箭頭，圖形都是有定位點(diǎn)的，我們可以用線連接定位點(diǎn)后，即使拉動(dòng)圖形，也是能夠保證線是連接的狀態(tài)，不至于每次調(diào)整，這個(gè)尤其在內(nèi)容很多的時(shí)候特別有效，我們可以隨意調(diào)整，而不至于找不到對(duì)應(yīng)的節(jié)點(diǎn)5.將所有的矩形框用線按照一定的邏輯連接起來(lái)五、調(diào)整優(yōu)化這步主要做幾個(gè)工作：1.對(duì)齊，選中對(duì)象就會(huì)激活【格式】活動(dòng)選項(xiàng)卡，常用的如下，最好用的是橫向分布和縱向分布，在一系列圖形中，你只要確定了兩端的節(jié)點(diǎn)的位置，進(jìn)行橫向或者縱向分布的話，它就會(huì)根據(jù)這兩端的距離按照對(duì)象的個(gè)數(shù)進(jìn)行均等間距劃分對(duì)齊2.我們可以按住altF9調(diào)出參考線，參考線可以生成多個(gè)，進(jìn)行多個(gè)層面的對(duì)齊參考設(shè)定（如何使用，詳見我之前的頭條推文《PPT技巧21｜不懂設(shè)計(jì)配色？你好歹先學(xué)會(huì)排版對(duì)齊吧》）參考線3.折線的對(duì)齊我們知道分支多了的時(shí)候，我們?cè)谶B線的時(shí)候有兩種處理方式：1）是虛擬鏈接，即我們用平直的直線來(lái)橫平豎直的勾勒，大家操作的時(shí)候按住shift鍵即可，這樣操作，有一個(gè)不好的地方就是，當(dāng)我們需要調(diào)整的時(shí)候，很容易就脫節(jié)了，因?yàn)榫€并沒有連接在磁力點(diǎn)，只是我們欺騙眼睛，是他們看上去好像連接了，其實(shí)拆開來(lái)就是豎線和橫線的簡(jiǎn)單頭尾相連——虛焊。好處是，我們的線條不至于因?yàn)榉e累多條而變得腫大，跟其他地方的線條不大一致微調(diào)2）使用折線，進(jìn)行實(shí)焊，大家可以看到磁力點(diǎn)，還有黃色的調(diào)節(jié)點(diǎn)。PPT很聰明，已經(jīng)能夠自主判斷，將其相同位置的折線置于同一水平。大多數(shù)情況會(huì)是正常的，但是有時(shí)候也有可能不在一條線，那怎么辦？我們可以調(diào)節(jié)黃色點(diǎn)，使之在一條線上，這時(shí)候有人說(shuō)我手太笨，搞不好，那么你可以添加參考線，以剛好能遮住參考線為準(zhǔn)，這時(shí)候兩條下來(lái)保準(zhǔn)對(duì)齊了。當(dāng)出現(xiàn)很多條時(shí)，可能因?yàn)榀B加而是公共部位的線條變粗時(shí)，這個(gè)技巧尤為重要。畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費(fèi)勁找高大上的工具了，身邊的這個(gè)就夠了連線對(duì)齊六、檢查收工最后一項(xiàng)工作就是最后的檢查，項(xiàng)目包括：矩形框是否大小一致，能一致的盡量一致，這樣顯得美觀；布局是否合理，最好是對(duì)稱式的，按照中線左右布局，或者因?yàn)閮?nèi)容做不到對(duì)稱的時(shí)候，畫面是否是平衡的；文字是否合適，有時(shí)候文字大小和框架不一樣適配，打印預(yù)覽的時(shí)候看到文字顯示不完全，這時(shí)候就要調(diào)整，為了保證位置盡可能不變，大家可以按住ctrlshift再拉動(dòng)邊框調(diào)整，這個(gè)是確保中心點(diǎn)不動(dòng)，文字大小我們可以用快捷鍵ctrl[/]來(lái)或者直接點(diǎn)菜單上的大小A；疏密是否合適，需要微調(diào)間距的，大家可以用方向鍵上下左右做微調(diào)，他是基于網(wǎng)格線的最小尺寸為單位移動(dòng)的；如果要打印的話，確保內(nèi)容都在打印區(qū)域，內(nèi)容多而文字小的話，打印可能要選擇A3的紙或者更大的；查看圖表要素是否完整，是否需要加備注或者題注；顏色邊框是否有必要上色，研究學(xué)術(shù)型的建議黑白，而宣傳類的，建議可以使用顏色以便對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更好的區(qū)分七、遷移如果想將圖弄到別的平臺(tái)上，我們可以兩種方式：1）是作為圖片，大家可以用截圖軟件或者ctrlG組合成整體，然后另存為圖片的，導(dǎo)入進(jìn)word，插入圖片的形式，word會(huì)自動(dòng)將其調(diào)整為適合word版心大小的樣子，等比例縮小哦；2）很多人需要后期編輯，這時(shí)候只需要組合起來(lái)，然后直接復(fù)制粘貼即可。word和excel中可能需要進(jìn)行微調(diào)。好了，除了一些快捷操作方式，畫圖這個(gè)其實(shí)并沒有很高的技術(shù)含量，很多人本身不想畫，原因在于嫌繁瑣，不想費(fèi)那個(gè)勁，當(dāng)然你有錢任性還是歡迎的，可以接濟(jì)我們這類從業(yè)者。如果你自己又舍不得錢的話，那么你最好還是自己學(xué)會(huì)吧。不要眼高手低，這充其量就是個(gè)體力活，需要耐心細(xì)