畫組織架構(gòu)圖流程圖別費勁找高大上的工具了身邊的這個就夠了

畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費勁找高大上的工具了，身邊的這個就夠了架構(gòu)圖流程圖在我們的學(xué)習(xí)工作中很常見，我們都知道，專業(yè)的事情最好交給專業(yè)的人或者用專業(yè)的工具來做，論這類作圖軟件，我恨不得一口氣能給你數(shù)出10多個來……組織架構(gòu)圖但是然并卵，經(jīng)過我們這么多年的實戰(zhàn)案例檢驗，由于客戶的需求千奇百怪，基本上沒有軟件能夠兼顧各種需求的，即使勉強有，獲得成本和學(xué)習(xí)成本也不允許我們那樣做，即在靈活性上有欠缺。比如，客戶交來的東西，你三下五除二的做完了，但是可能后期還得改，還可能有調(diào)整不是么？拿某寶的這類客制化服務(wù)來講，客戶經(jīng)常會有這樣的需求，碰上學(xué)生黨或者辦公小白菜鳥，尤其是一些女性朋友（這里絕對沒有歧視的意思），在完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)的時候，不確定老板的后續(xù)要求，如果一會老板打回重做或者修訂完善，妹紙不會，那腫么辦？那得求你來幫忙不是么？你說你是收錢還是不收錢？收錢吧，確實很簡單的東西；不收吧，隔三差五就來幫忙，做完了還沒有成就感，很費時間，妹紙自己都不好意思。何解？所以我們選擇office三件套來做，看到這里，有人可能又要開噴了，有專業(yè)軟件不用，你這是炫技么？還真不是。一是大家平常都接觸過，多多少少都用過，一說大家都懂，比較好交流，即使不會的，自己摸索一下就可以了；二來很多需求本身就是基于office文檔，弄完了還是得以報告或者文案表格的方式公司內(nèi)部進行傳遞，避免二次加工；再者，office操作很靈活，可以實現(xiàn)很多軟件可能本身沒有的功能，隨心所欲（比如一些分支備注等等，不是所有的軟件都能兼顧到，但是office總有辦法能夠?qū)崿F(xiàn)，即使是眼睛上看到的一致）可能耳畔又會響起鄙夷的聲音，你這樣不會顯得很low么？居然用office來畫？！很多時候這樣就夠了，老板要的是結(jié)果！老板要的是結(jié)果！老板要的是結(jié)果！重要的事情說三遍?。ㄒ晃蹲非笠徊降轿粎s不講求效率和性價比才是真的炫技）我先前的推文里面有提到過劉萬祥老師的《圖表之道》，他老人家總結(jié)的做出專業(yè)商務(wù)圖表的三件法寶，其中有一條就是“利用一切元素”，其實說的就是這個意思。你甭管用的什么方式，最后能做出來才是王道，甭管白貓黑貓，能抓老鼠的才是好貓。Office三件套——word/excel/ppt里面我用得最多的作圖工具還是首推PPT，相較于另外2個，優(yōu)勢如下：1.更好的對象選擇方式通常在PPT中只需要框選就可以選擇圖形對象了，而在word和excel中卻不一樣。畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費勁找高大上的工具了，身邊的這個就夠了選擇對象其實這兩個軟件也有這樣的操作方式，只是要多一步（這點很多人都不知道），以excel為例，我們在【開始】菜單，【編輯】工具欄找到【查找和選擇】下面，有個【選擇對象】，選中這個后，就能像PPT里面一樣自如框選了，否則你得按住shift或者ctrl鍵一個個的選中，雖說只是多了一個步驟，但是這多出來一步在效率上還是讓人耿耿于懷。2.更多的快捷鍵比如我畫完了想組合成一個整體，PPT里面可以按住ctrlG就完了，但是在excel中這個卻是定位的快捷鍵3.更靈活的版式設(shè)置可以自由設(shè)置頁面為A4，橫版還是豎版，而excel中還得在打印模式下查看邊界4.更強大的對齊功能PPT中有參考線和網(wǎng)格線，可以靠他們對齊，而且在對齊的時候有智能提醒，這個在word里面就比較困難了其他方面其實大同小異，并沒有什么太大差別，因為是相通的，你在一個平臺作圖后，復(fù)制粘貼到其他平臺后都是可以編輯的。可編輯就帶來了很多的靈活性，為后期再處理提供了便利。那么我們這里以PPT為例，講述如何正確的畫出專業(yè)好看的架構(gòu)圖（組織結(jié)構(gòu)圖以及流程圖或者示意圖等等都屬于這個范疇）一、了解目的是要達到什么目的？方便管理還是企業(yè)宣傳？僅僅作為檔案還是要上墻展示？是普通A4紙還是需要廣告展板放大？企業(yè)風(fēng)格是國企還是外企？學(xué)術(shù)型的還是攻關(guān)型的？人事用還是畢業(yè)論文用？等等，一系列的問題，都要事先心里有數(shù)二、整理內(nèi)容這一塊很重要，就像寫作文或者繪畫一樣，必須先規(guī)劃思路，搜集素材。1.對于流程圖：我們要確定主線，是以時間為主線？還是以事件為主線？或者以人物為主線亦或是以地名為主線？有的時候單條主線能夠把主題說明清楚，但是有時候信息量是多維呈現(xiàn)的，這時候我們就要立體設(shè)計，比如縱軸是時間線，橫軸是部門，中間是事件處理順序。要設(shè)定節(jié)點流轉(zhuǎn)，比如yes和no，下一步的流向。要熟悉各個節(jié)點的符號，盡可能按照約定的圖形語言來設(shè)計，比如流程圖就有專門的圖形符號，大家可以把鼠標定位到上面查看各符號代表的意思（實際應(yīng)用中，除非是相當專業(yè)的，一般都沒有完全遵守這個約定）流程圖2.對于組織架構(gòu)圖：梳理各部門的隸屬層級關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)職位大小確保每一個層級圖上的人都能有對應(yīng)的職位或者名稱，如果沒有具體的名稱的話，可以以職位統(tǒng)稱，一個職位代表一類人流動性大的不屬于正式編制的可以盡量不出現(xiàn)在正式的架構(gòu)圖里面，比如有個客戶公司業(yè)務(wù)部門有十幾個主管，每個主管管5~6個業(yè)務(wù)，每個業(yè)務(wù)名下都有10個促銷，她要求都放上去，可想而知，要放多少人上去。促銷流動大，老在換人，名字也不固定，這樣就沒必要畫進去了，或者旁邊加個備注“每個業(yè)務(wù)統(tǒng)管10個促銷”就夠了，大家都看得懂。一言以概之就是，“沒有名分的就別上族譜了”三、畫出草圖根據(jù)實際需要畫出草圖，草圖是很有必要的，我們可以預(yù)設(shè)自己最后想達到什么樣的效果，在草稿紙上畫出一些線框，方便進行宏觀掌控和修改四、在PPT中呈現(xiàn)1.定版式，【設(shè)計】--【幻燈片大小】里面就有，根據(jù)草圖確定的大致效果來看是縱向還是橫向合適，多大的紙張設(shè)置頁面大小2.通常我們比較正式的場合我們會選擇矩形框（文本框其實是一樣的）來做每一個節(jié)點，如果覺得這樣太過于嚴肅不活潑，中國人講求中庸之道的話，大家可以選擇圓角矩形會比較好一點矩形框3.我們最好先在一個矩形框里設(shè)置好邊框底紋以及字體大小，按照最多出現(xiàn)的字段長度來衡量，以這個為基準，我們再來飛快的擴充，這里有個比較好的辦法就是ctrlD，我們可以狂按這個快捷方式，它不僅僅有復(fù)制的功效哦，還能等距配置，之前的頭條教程里《PPT技巧12｜玩文藝范兒，如何模擬制作信封封面》有提到過這個技法。4.插入直線或者折線或者箭頭，圖形都是有定位點的，我們可以用線連接定位點后，即使拉動圖形，也是能夠保證線是連接的狀態(tài)，不至于每次調(diào)整，這個尤其在內(nèi)容很多的時候特別有效，我們可以隨意調(diào)整，而不至于找不到對應(yīng)的節(jié)點5.將所有的矩形框用線按照一定的邏輯連接起來五、調(diào)整優(yōu)化這步主要做幾個工作：1.對齊，選中對象就會激活【格式】活動選項卡，常用的如下，最好用的是橫向分布和縱向分布，在一系列圖形中，你只要確定了兩端的節(jié)點的位置，進行橫向或者縱向分布的話，它就會根據(jù)這兩端的距離按照對象的個數(shù)進行均等間距劃分對齊2.我們可以按住altF9調(diào)出參考線，參考線可以生成多個，進行多個層面的對齊參考設(shè)定（如何使用，詳見我之前的頭條推文《PPT技巧21｜不懂設(shè)計配色？你好歹先學(xué)會排版對齊吧》）參考線3.折線的對齊我們知道分支多了的時候，我們在連線的時候有兩種處理方式：1）是虛擬鏈接，即我們用平直的直線來橫平豎直的勾勒，大家操作的時候按住shift鍵即可，這樣操作，有一個不好的地方就是，當我們需要調(diào)整的時候，很容易就脫節(jié)了，因為線并沒有連接在磁力點，只是我們欺騙眼睛，是他們看上去好像連接了，其實拆開來就是豎線和橫線的簡單頭尾相連——虛焊。好處是，我們的線條不至于因為積累多條而變得腫大，跟其他地方的線條不大一致微調(diào)2）使用折線，進行實焊，大家可以看到磁力點，還有黃色的調(diào)節(jié)點。PPT很聰明，已經(jīng)能夠自主判斷，將其相同位置的折線置于同一水平。大多數(shù)情況會是正常的，但是有時候也有可能不在一條線，那怎么辦？我們可以調(diào)節(jié)黃色點，使之在一條線上，這時候有人說我手太笨，搞不好，那么你可以添加參考線，以剛好能遮住參考線為準，這時候兩條下來保準對齊了。當出現(xiàn)很多條時，可能因為疊加而是公共部位的線條變粗時，這個技巧尤為重要。畫組織架構(gòu)圖流程圖？別費勁找高大上的工具了，身邊的這個就夠了連線對齊六、檢查收工最后一項工作就是最后的檢查，項目包括：矩形框是否大小一致，能一致的盡量一致，這樣顯得美觀；布局是否合理，最好是對稱式的，按照中線左右布局，或者因為內(nèi)容做不到對稱的時候，畫面是否是平衡的；文字是否合適，有時候文字大小和框架不一樣適配，打印預(yù)覽的時候看到文字顯示不完全，這時候就要調(diào)整，為了保證位置盡可能不變，大家可以按住ctrlshift再拉動邊框調(diào)整，這個是確保中心點不動，文字大小我們可以用快捷鍵ctrl[/]來或者直接點菜單上的大小A；疏密是否合適，需要微調(diào)間距的，大家可以用方向鍵上下左右做微調(diào)，他是基于網(wǎng)格線的最小尺寸為單位移動的；如果要打印的話，確保內(nèi)容都在打印區(qū)域，內(nèi)容多而文字小的話，打印可能要選擇A3的紙或者更大的；查看圖表要素是否完整，是否需要加備注或者題注；顏色邊框是否有必要上色，研究學(xué)術(shù)型的建議黑白，而宣傳類的，建議可以使用顏色以便對內(nèi)容進行更好的區(qū)分七、遷移如果想將圖弄到別的平臺上，我們可以兩種方式：1）是作為圖片，大家可以用截圖軟件或者ctrlG組合成整體，然后另存為圖片的，導(dǎo)入進word，插入圖片的形式，word會自動將其調(diào)整為適合word版心大小的樣子，等比例縮小哦；2）很多人需要后期編輯，這時候只需要組合起來，然后直接復(fù)制粘貼即可。word和excel中可能需要進行微調(diào)。好了，除了一些快捷操作方式，畫圖這個其實并沒有很高的技術(shù)含量，很多人本身不想畫，原因在于嫌繁瑣，不想費那個勁，當然你有錢任性還是歡迎的，可以接濟我們這類從業(yè)者。如果你自己又舍不得錢的話，那么你最好還是自己學(xué)會吧。不要眼高手低，這充其量就是個體力活，需要耐心細