集團公司合同管理制度

集團公司合同管理制度1目的加強對合同全方位、全過程的管理，明確各環(huán)節(jié)職責和權(quán)限。2范圍1適用于集團公司所屬企業(yè)、部門對外合同的簽訂。2適用于對涉外合同及非控股企業(yè)合同的管理（向銀行借款合同除外）。3程序活動1合同簽訂1簽訂合同之前，必須掌握對方當事人的基本情況。包括:對方單位是否具有法人資格、是否有履約能力、對方簽約人是否具有簽約權(quán)限等，以防范合同詐騙或履行不能；對于無資質(zhì)、信譽差的單位，不得與之簽訂合同。3.L2對外簽訂合同，除即時結(jié)清或另有規(guī)定外，必須采用書面合同，電子郵件、傳真等方式訂立的合同，也視為書面合同；合同的發(fā)票、出庫單據(jù)、財務往來對帳單、簽收回執(zhí)等也視為合同的有效組成部分，必須與合同文本一樣予以妥善保管。3.1.3合同雙方當事人權(quán)利義務關(guān)系必須明確、具體，文字意思表達清晰準確。1）質(zhì)量要求部分應當明確檢驗標準和驗收期限；合同結(jié)算方式應當明確貨款給付方式和付款期限，在國內(nèi)的銷售合同中應當標明“本合同項下貨款，必須按合同供方指定帳號付給，非經(jīng)供方書面正式委托變更付款帳號或付款方向的，供方不予認可”；產(chǎn)品價格變動較快的合同應當寫明有效期限；合同管轄部分應當盡量在龍口法院起訴，如對方確實不同意的，也可選擇在原告方所在地人民法院起訴。2）對于標的額較小、對方當事人住所地或主要營業(yè)地在煙臺市行政區(qū)域內(nèi)的，可以約定“因履行本協(xié)議產(chǎn)生糾紛，先行友好協(xié)商,協(xié)商不成，提交煙臺仲裁委員會仲裁解決”。3.1.4合同中對方企業(yè)的名稱要準確無誤，必須與印章相符，不能用其分支機構(gòu)或其項目部的印章代替。合同文本形成后，原則上不得直接在原條款上進行增刪、修改，以保持文本的整潔和統(tǒng)一，避免不必要的歧義和糾紛。特殊情況須對部分條款進行增刪的，合同雙方應在修改處加蓋合同章予以確認。.6設備采購合同中涉及的安裝調(diào)試條款，應在合同中約定明確的安裝調(diào)試期間，對逾期未能安裝調(diào)試完畢的，收取適當?shù)倪`約金并承擔遲延履行而導致的經(jīng)濟損失；當我方為合同賣方時，應盡量標注：如買方對產(chǎn)品質(zhì)量有異議可在貨到后10日內(nèi)以書面形式向賣方提出，逾期則視為對產(chǎn)品質(zhì)量無異議。合同審核監(jiān)督3.2.1各單位合同必須由合同管理員通過0A系統(tǒng)審批。審批合同時，按要求選擇正確的審批流程，填寫《合同評審記錄》，流程結(jié)束后合同管理員統(tǒng)一到總裁辦辦理文本的蓋章手續(xù)。3.2.2.合同分為銷售（A類，即收款類）及采購（B類，即付款類）。合同須通過0A系統(tǒng)由審批后辦理，審批流程如下：1）A類收款合同銷售類合同：經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務力分管副總裁銷售合同特殊條款（有其它具體要求）：經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務辦一一分管副總裁一一執(zhí)行總裁2）B類付款合同生產(chǎn)類采購合同（生產(chǎn)用大宗原、燃材料；設備備品備件；維修合同等）：經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務力分管副總裁一一執(zhí)行總裁大型設備類合同（包括新建項目、技改項目等）：經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務辦一一分管副總裁一一執(zhí)行總裁3）非生產(chǎn)類合同經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務辦一一分管副總裁一一執(zhí)行總裁總裁4）運輸類合同經(jīng)辦人一一單位領(lǐng)導一一法務力分管運輸副總裁原、燃材料的采購合同由XX供銷統(tǒng)一辦理；外購外協(xié)設備及備件的采購合同，由技術(shù)中心統(tǒng)一辦理，其它B類合同由集團公司職能部門統(tǒng)一辦理。3.2.4轉(zhuǎn)帳、頂帳、抹帳等協(xié)議審批流程申請單位一一單位領(lǐng)導一一分管副總裁一一執(zhí)行總裁一一總裁辦主任一一辦理相應蓋章手續(xù)3.2.5嚴禁在空白合同文本上蓋章，原則上先由對方簽字蓋章后我方予以簽字蓋早。3.2.6集團公司所屬企業(yè)應當建立規(guī)范的合同存檔管理制度，并安排專人負責合同的傳遞與歸檔。合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責的憑證，應當妥善保管，與合同有關(guān)的文書、圖表、傳真件、發(fā)貨單據(jù)等，也應由相關(guān)人員予以保存，不得隨意放置、銷毀或遺失。3.3合同履行.1合同依法成立，即具有法律上的約束力。任何部門必須依據(jù)手續(xù)齊全的合同作為排產(chǎn)、發(fā)貨、開票、付款等相關(guān)工作的依據(jù),任何不依據(jù)合同擅自作主的個人行為都要嚴格追究責任。.2原則上沒有合同不發(fā)貨。對于用量小、現(xiàn)款提貨的用戶，由企業(yè)負責人簽字批準同意后發(fā)貨，對于用量大、信譽好的特殊用戶按下列情況辦理：1）發(fā)貨人員必須于發(fā)貨前落實企業(yè)負責人，批準同意后發(fā)貨;2）無合同發(fā)貨的用戶由企業(yè)提交具體名單，經(jīng)分管副總裁簽批后報總裁力、，由總裁辦公會議批復，批復后報法務辦備查。3.3先發(fā)貨后補合同用戶:1）發(fā)貨人員必須于發(fā)貨前落實分管副總裁，批準同意后發(fā)貨,原則上經(jīng)辦人在發(fā)貨后一個月內(nèi)補辦完合同；2）先發(fā)貨后補合同用戶由企業(yè)提交具體名單和停止發(fā)貨限額標準，經(jīng)分管副總裁簽批后報總裁辦，由總裁辦公會議批復，批復后報法務辦備查。3.4簽訂長年合同用戶：1）依據(jù)客戶提供的傳真訂單發(fā)貨；2）采用一月一清（自銷貨發(fā)票開具之日起一個月內(nèi)結(jié)清貨款）、限額結(jié)算的水泥用戶，司機提貨時必須提供加蓋公章的提貨證明，要注明車號；3）合同價格為固定價的，價格需要調(diào)整時必須重新簽訂合同，發(fā)貨人員必須依據(jù)合同的有效期和時效性發(fā)貨；4）簽訂長年合同用戶由企業(yè)提交具體名單，經(jīng)分管副總裁批準后報法務辦備查。3.5根據(jù)前期合同增補發(fā)貨用戶：1）前期合同執(zhí)行完畢，用戶臨時要求供貨，由用戶提交增補發(fā)貨傳真，必須注明前期合同號；2）銷售部門要對增補發(fā)貨傳真復印留存，并報法務辦備查。3.3.6貨物發(fā)到合同指定地點后，對方應在發(fā)貨單結(jié)算貨款聯(lián)簽收，注明簽收人與簽收時間；發(fā)貨單超過兩頁的，銷售部門可以將產(chǎn)品規(guī)格列在一張總表上，附發(fā)貨結(jié)算聯(lián)交付對方簽收；總表隨發(fā)貨結(jié)算聯(lián)存檔。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清，無遺留問題為準。3.3.8各企業(yè)領(lǐng)導及簽約人應即時了解、掌握合同履行情況，銷售合同超過規(guī)定付款日期，應向法務辦告知該合同執(zhí)行的近況，法務辦認為必要的，可對該合同現(xiàn)狀進行現(xiàn)場考察，并提出建議。3.4合同的變更、解除3.4.1變更、解除合同，一律必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。審批與歸檔管理等同于原件合同。3.4.3解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效,仍應履行。3.4.4變更或解除合同的通知，應符合公文收發(fā)的要求，應由對方簽收，作為合同的一部分由合同管理員保存。3.5合同執(zhí)行監(jiān)督3.5.1合同的簽批程序為合同的第一級監(jiān)督審核程序，對簽批合同的合理、準確及其時效負責。3.5.2合同的執(zhí)行情況按以下程序進行審核：1）各單位合同管理員將每月對本單位合同簽訂及執(zhí)行情況檢查監(jiān)督，報本單位領(lǐng)導審核；2）法務辦根據(jù)財務部門的應收賬款對各單位合同執(zhí)行情況進行落實。對未按所訂條款執(zhí)行的合同查明原因后，形成書面報告，于次月25日前報相關(guān)副總裁以上領(lǐng)導監(jiān)督審核，并轉(zhuǎn)各有關(guān)單位。3.5.3法務辦監(jiān)督合同的法律時效，對12個月內(nèi)合同進行提示，以避免超過法