常用公文寫作規(guī)范

常用公文寫作規(guī)范銀座商城和諧廣場店二O一四年三月目錄公文概述常用公文的寫作公文處理二三一目錄公文概述常用公文的寫作公文處理二三一一、公文概述

公文是公務(wù)文書的簡稱；是各種社會組織處理國家和集體公共事務(wù)的工具。它以實(shí)用為目的，以傳遞相關(guān)策令為內(nèi)容，是處理和記載公務(wù)活動的一種重要工具。是各單位工作的重要組成部分。無論是思想觀點(diǎn)的闡述還是語言文字的表達(dá)，均需做到準(zhǔn)確明了、恰如其分。（一）公文的特點(diǎn)公文有法定的作者公文有法定的權(quán)威公文有特定的效用公文有規(guī)范的體式公文有規(guī)定的處理程序一、公文概述領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用行為規(guī)范作用傳遞信息作用公務(wù)聯(lián)系作用憑據(jù)記載作用一、公文概述（二）公文的作用一、公文概述（三）公文的行文依據(jù)-舊的中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)〔1996〕14號）國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）省委辦公廳《山東省黨的機(jī)關(guān)公文處理暫行規(guī)定》（魯辦發(fā)〔2005〕19號）省政府辦公廳《山東省實(shí)施〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉細(xì)則》2004年7月，省國資委制定實(shí)施了《山東省國資委公文處理辦法（試行）》一、公文概述（三）公文的行文依據(jù)-新的中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）

主要特點(diǎn)：黨政公文制度統(tǒng)一公文共分為命令（令）、決議、決定、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要共15種。（四）公文的種類

—-《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）一、公文概述（四）公文的種類

—-《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）一、公文概述1、決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。2、決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3、命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4、公報。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。5、公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。6、通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（四）公文的種類

—-《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）一、公文概述7、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8、通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9、通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。10、報告。適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。11、請示。適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。（四）公文的種類

—-《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）一、公文概述12、批復(fù)。適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。13、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)。

14、函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。15、紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號).doc公文共分為：決議、決定、公報、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、紀(jì)要共11種。（四）公文的種類

——《山東省商業(yè)集團(tuán)有限公司公文處理工作辦法》一、公文概述《山東省商業(yè)集團(tuán)有限公司公文處理工作辦法》.doc1、行l(wèi)ine標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。2、公文用紙規(guī)定為A4型紙，紙張白度80％—90%。3、頁邊上白邊為37mm±1mm，左白邊為28mm±1mm。

4、字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。（五）公文的格式——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》

一、公文概述5、行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

6、文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。7、裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。8、標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。（五）公文的格式——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》

一、公文概述9、主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

10、正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。11、附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。（五）公文的格式——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》一、公文概述12、成文日期成文日期一般右空四字編排，成文日期中的數(shù)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）

13、附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（五）公文的格式——《黨政機(jī)關(guān)公文格式》一、公文概述《黨政機(jī)關(guān)公文格式》.doc一、公文概述（五）公文的格式按涉密程度和閱讀范圍一、公文概述（六）公文的分類按公文來源收文發(fā)文秘密文件普通文件公布文件內(nèi)容特點(diǎn)一、公文概述（六）公文的分類行文關(guān)系

上行文

平行文

下行文

指揮性

規(guī)范性

報請性

記錄性

知照性

下級

所屬上級請示報告

平行/不相隸屬機(jī)關(guān)通知函所屬下級上級命令決議批復(fù)通知命令指示指令決定決議計(jì)劃章程規(guī)定條例辦法細(xì)則報告請示公告通告通知通報會議紀(jì)要會議記錄總結(jié)目錄公文概述常用公文的寫作公文處理二三一二、常用公文的寫作（一）公文語言應(yīng)把握的幾點(diǎn)要素準(zhǔn)確平實(shí)簡潔莊重策見（主題）兩符合事實(shí)實(shí)事求是文法格式、標(biāo)點(diǎn)語言樸素淺顯易懂勿故作高深勿故弄玄虛語言簡潔簡短、以一當(dāng)十書卷用語忌：口語、方言、俗語例：積累資金——攢錢；妻子/配偶——老婆12345立意為什么要寫這篇公文，要達(dá)到什么效果？（對上對下、對內(nèi)對外）主題按照立意，結(jié)合材料和寫作背景確定主題。選材要精當(dāng)，要能表現(xiàn)主題。（最新、最有代表性、符合觀點(diǎn)）布局圍繞主題合理安排材料。要講邏輯，考慮結(jié)構(gòu)安排、詳略設(shè)置。（并列、總分、因果）辭章公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。（長短句的選擇、背景+措施+意義）（二）公文寫作應(yīng)把握好五個環(huán)節(jié)二、常用公文的寫作用途適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。二、常用公文的寫作種類1）請求指示的請示。2）請求批準(zhǔn)的請示。（三）幾種常見公文--1、請示寫作要點(diǎn)一文一事、事前行文；忌：越級請示、多頭請示、抄送下級單位、直接送領(lǐng)導(dǎo)個人、與報告混用。一般寫法標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種或主要內(nèi)容+文種

“關(guān)于召開公司十二月份業(yè)務(wù)會議的請示”正文：1）事由；2）請求解決事項(xiàng)；3）結(jié)語，“當(dāng)否（妥否），請批復(fù)”、“特此請示，請審批”、“以上請示妥否，請批復(fù)超鏈接\關(guān)于對東營銀座中心店進(jìn)行擴(kuò)建的請示.doc二、常用公文的寫作1）報告的用途適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。2）報告的種類①工作報告：工作情況、進(jìn)展、問題、經(jīng)驗(yàn)。②情況報告：正常工作秩序之外的突發(fā)情況。③建議報告：提出建議、設(shè)想，望上級采納。④答復(fù)報告：回答上級詢問。⑤報送報告：向上級報送文件、物品等。（三）幾種常見公文--3）報告的特點(diǎn)①單向性：不需要上級機(jī)關(guān)給予答復(fù)②事后性：事前請示，事后匯報，建議性報告應(yīng)超前，但也產(chǎn)生于先期工作基礎(chǔ)上。③陳述性：時間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、原因、結(jié)果等要素要敘述清楚，建議性報告也要在此基礎(chǔ)上提出建議。2、報告①堅(jiān)持實(shí)事求是。不能根據(jù)想象、任意撥高，以偏概全，也不能只報喜不報憂。②要突出中心。根據(jù)報告主旨選擇材料，切忌面面俱到，把報告寫成流水帳。③不得在報告中夾帶請示事項(xiàng)。上級單位對報告一般是只閱不答復(fù)。二、常用公文的寫作（三）幾種常見公文--4）報告的寫作要點(diǎn)2、報告二、常用公文的寫作標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+主要內(nèi)容+文種

如“××單位關(guān)于××工作實(shí)施情況的報告”

主要內(nèi)容+文種

如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市共用場所防火工作的報告”主送機(jī)關(guān)：只能有一個。報告結(jié)語：

特此報告、以上報告請審閱。5）報告的一般寫法（三）幾種常見公文--2、報告二、常用公文的寫作（三）幾種常見公文--2、報告6）與請示的相同處二、常用公文的寫作7）與請示的不同處（三）幾種常見公文--2、報告二、常用公文的寫作1）通知的概述俗稱“萬能文種”。通知是適用性最強(qiáng)、使用頻率最高、功能最多的文種。（三）幾種常見公文--2）通知的適用范圍適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3、通知二、常用公文的寫作①頒發(fā)規(guī)章的通知。如“關(guān)于下發(fā)《銀座集團(tuán)股份有限公司公務(wù)用車管理辦法》的通知”②曉喻性通知。只有告知性，而無指導(dǎo)性，用途較為廣泛，如人事調(diào)整、名稱變更、辦公地址遷移、放假安排等。③任免通知。寫明什么會議決定、何人擔(dān)任何職務(wù)、免去何人何職等，若任免在同一文，應(yīng)先寫免職，再寫任職。⑤批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。④會議通知。3）通知的分類（三）幾種常見公文--3、通知二、常用公文的寫作1）通報的適用范圍適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。（三）幾種常見公文--2）通報的類型表彰通報批評通報情況通報“××單位關(guān)于表彰2013年度優(yōu)秀共產(chǎn)黨員的通報”“關(guān)于近期幾項(xiàng)安全事故的通報”“關(guān)于××單位2013年××工作專項(xiàng)整治情況的通報”4、通報①題材的典型性。通報的題材既有普遍性、代表性，又有個性和新鮮感的事實(shí)。②思想的引導(dǎo)性。通報的價值并不僅僅在于對事件的處理結(jié)果，而是樹立榜樣或者提供借鑒。③制發(fā)的實(shí)效性。通報的寫作和傳播都必須迅速及時。二、常用公文的寫作3）通報的特點(diǎn)（三）幾種常見公文--4、通報函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時所使用的公文。二、常用公文的寫作（三）幾種常見公文--1）概述5、函函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。行文關(guān)系靈活。函是平行公文，還可以向上行文或向下行文。格式靈活，可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項(xiàng)。溝通性靈活性單一性2）特點(diǎn)請示的結(jié)構(gòu)分為公函和便函兩種。公函用于單位正式的公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公務(wù)事項(xiàng)所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報送材料函等。按性質(zhì)

按發(fā)文目的

按內(nèi)容和用途二、常用公文的寫作3）分類（三）幾種常見公文--5、函二、常用公文的寫作4）格式（三）幾種常見公文--5、函12345開頭說明發(fā)函的原因；如屬復(fù)函要引敘來函日期、標(biāo)題和文號等，作為復(fù)函的依據(jù)。中間說明聯(lián)系、商洽的問題和意見；復(fù)函要針對來函提出的問題給予答復(fù)。結(jié)尾以特定用語作結(jié)。“請復(fù)函、特此函告、特此函復(fù)”等，并注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式。公函在單位之間一般不具有指揮和指示作用，但上級單位下發(fā)的公函在業(yè)務(wù)上有指導(dǎo)作用。要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行或不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮。二、常用公文的寫作函件.doc（三）幾種常見公文--5）寫作要點(diǎn)5、函

工作總結(jié)，是在工作實(shí)踐中，通過對客觀事物規(guī)律性認(rèn)識而形成的文字材料，是對前一段工作或某項(xiàng)工作完成后的總的、全面的檢查和回顧，也是對整個工作進(jìn)行分析、評定和綜合，揭示出事物和工作的本質(zhì)，以便指導(dǎo)今后的工作，是實(shí)踐的本質(zhì)概括。二、常用公文的寫作（三）幾種常見公文--6、工作總結(jié)請示的結(jié)構(gòu)1）概述

二、常用公文的寫作①找出規(guī)律、突出重點(diǎn)。總結(jié)的目的在于立足當(dāng)前、面向未來，要重點(diǎn)突出，要體現(xiàn)事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，切忌“眉毛胡子一把抓”或“流水賬”。②要詳略得當(dāng)。要抓住總結(jié)的核心部分，包括基本做法、成績與經(jīng)驗(yàn)、問題與教訓(xùn)、今后的打算和努力的方向等方面的內(nèi)容。③功夫下在平時。平時多積累、多留心，而不是臨時抱“佛腳”，臨時拼湊的工作“總結(jié)”。請示的結(jié)構(gòu)1）寫作要點(diǎn)（三）幾種常見公文--6、工作總結(jié)

工作計(jì)劃，是對未來一段時期內(nèi)的全面工作或某項(xiàng)工作提出指標(biāo)、要求、措施、步驟、期限的規(guī)劃和安排。一般由“做什么”、“怎么做”構(gòu)成計(jì)劃正文的主體，所謂“做什么”，即計(jì)劃的指導(dǎo)思想、總的要求和主要指標(biāo)；所謂“怎么做”即實(shí)現(xiàn)主要目標(biāo)或目的而采取的措施、辦法，包括人力、財(cái)力、物力、技術(shù)、設(shè)備、手段等。多數(shù)計(jì)劃，都要有一個“號召性”的結(jié)尾。二、常用公文的寫作（三）幾種常見公文--7、工作計(jì)劃請示的結(jié)構(gòu)1）概述二、常用公文的寫作①要有嚴(yán)格的科學(xué)態(tài)度。計(jì)劃要建立在研究調(diào)查和科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，注意綜合平衡，不能脫離實(shí)際。計(jì)劃一旦制定，必須積極爭取，努力完成。實(shí)事求是，調(diào)查研究。②要吃透“兩頭”。要明確和了解上級意圖的指導(dǎo)思想，同時要了解下情，分析有利因素和不利因素，確保工作計(jì)劃有的放矢，具有可操作性、針對性和可靠性。積極穩(wěn)妥，切實(shí)可行。③要突出重點(diǎn)，加強(qiáng)預(yù)見性。要突出工作重點(diǎn)，明確工作的中心，否則必然是既抱不住西瓜，又撿不到芝麻。全面兼顧，突出中心.④要切實(shí)把握計(jì)劃主體的內(nèi)在邏輯要求。要明確和體現(xiàn)“做什么”和“怎么做”的邏輯關(guān)系，要詳盡、具體。明確要求，便于落實(shí)。請示的結(jié)構(gòu)2）寫作要點(diǎn)（三）幾種常見公文--7、工作計(jì)劃一是文種使用不對。二是內(nèi)容質(zhì)量不高。三是格式不夠規(guī)范。二、常用公文的寫作（四）公文的常見問題——制發(fā)方面二、常用公文的寫作①報告和請示混用。如：“以上報告當(dāng)否，請批示/請指示”。②報告和請示連在一起。如“關(guān)于××問題的請示報告”。③請示中夾雜過多與請示無關(guān)的報告事項(xiàng)；報告中夾帶請示事項(xiàng)。（四）公文的常見問題——制發(fā)方面二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作二、常用公文的寫作（四）公文的常見問題——報送方面一是違反程序報文。二是預(yù)留時間過短。三是材料報送不全。四是收文不夠及時。五是未加蓋印章，或單位負(fù)責(zé)人未簽字。六是報送日期與成文日期