2023年辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。本題重要考核本課程的第一章第２點的“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企)１文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容２文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格3文書解決在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。４檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。６調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。７信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。9接待工作接待來訪來賓;10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。1１督查工作督導(dǎo)一般職工或速記員。１2日程安排替上司定約會并做好記錄;13平常事務(wù)"閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理保管辦公室設(shè)備及用品15其他臨時交辦的事項-以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項１6替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事,如銀行、郵局等。18同學(xué)們在做本題時,要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的,要放在一起。大多數(shù)同學(xué)由于沒有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時,有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如:記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容,也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況,可以將兩欄都填上這一項。尚有些內(nèi)容要分開來寫。比如:通訊事務(wù)、電話、信函和郵件解決一項,前兩項是平常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書解決的內(nèi)容。二、辦公用易耗品重要涉及哪些？辦公用易耗品重要有:1.信封、紙張；2.軟盤、光盤等；3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6．修正液或修正帶;７．印盒；8．各種小型機(jī)器,如訂書機(jī)（涉及訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀;10．日歷等;1１.其他,如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū),提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。本題在書上有明確答案，得分率很高。重要認(rèn)真閱讀教材，就能答對三、簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何？本題重要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識點。文員工作分為三個環(huán)節(jié)：計劃、實行和檢查。1．計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。2．實行的環(huán)節(jié)，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要對的地實行;配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的環(huán)節(jié)，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃,付諸實行,然后檢查結(jié)果,圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果,使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學(xué)們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅規(guī)定你闡述三個環(huán)節(jié)是什么，并且還要說明三者之間的關(guān)系如何。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù)）計劃書。本題重要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’解決工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時,要按以下三個環(huán)節(jié)進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為:A.是否應(yīng)當(dāng)做的事?B．是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做,對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進(jìn)行分類，分為:重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）;雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請別人代勞）。3.與上司形成默契,可以直接找上司商議、請示。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書,不要抄襲。五、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y(jié)識。1．請示方法和報告方法;2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法;４．傳達(dá)方法;5．進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法;7．分工方法與合作方法。本題重要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學(xué)們按照這個思緒作答即可:受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)略上司在會議發(fā)言、文獻(xiàn)批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和見解等）。受意方法要注意：(1）善于領(lǐng)略上司意圖,不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本,記錄下指示要點；（３）注意傾聽,專心判斷指示的用意（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；(5）如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;6)接受指示后,要不失時機(jī)地貫徹實行。２.結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情,使我充足結(jié)識到,在受意時，充足做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天,總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要涉及四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗,沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點;事后,又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結(jié)果寫出來的簡介主線就不行。后來,我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中,我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思緒作答；并且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點,又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的因素大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。?同:１．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息;?2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；

3.通話結(jié)束,應(yīng)讓對方感受到自己快樂的心情;4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。

異：?1.打電話應(yīng)一方面查清楚對方的電話號碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。

2.打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同,談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。?1.基本用途:“電視會議”重要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談,共享文獻(xiàn)、圖表、錄象帶等資料。?“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清楚宛如一室。5z8Ｙ4Ｙ９Q#G+ｋ

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２.兩者與一般會議的不同:可以消除時空上的局限性。3.各自的優(yōu)劣：“電視會議”——

優(yōu):通達(dá)范圍廣,消除時空上的局限性，生動形象；劣:技術(shù)上的規(guī)定較高。

“交互式電話會議”——

優(yōu)：方便、省時、高效,消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣:費用高,技術(shù)含量高。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1)按照收件人的姓名分揀;?（2)按照郵件的重要性分揀;?（3）按照收件部門的名稱分揀。

?四、如何解決上司不在時的郵件？本題重要考核本課程的第四章第５點的“上司不在時郵件的解決”這一知識點。本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案,在此不再具體說明。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：1.上司正在開會時；２．上司繁忙時；3．上司即將外出時;4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。一、日程安排計劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。本題重要考核本課程的第八章第４點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案:1.日程安排計劃表的種類:(1)年預(yù)定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)建紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再告知各部門。?（2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更具體。?日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，具體地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P．１66—Ｐ．170上的例子，編寫。?本題考察同學(xué)們對知識點的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后,再結(jié)合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？?本題重要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司重要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思緒如下：1.提神醒腦的服務(wù)。?上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事:

1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。%T／Ａ#T(jh

(2）純私人性請求時——碰到這種情形，就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。３.財物管理。涉及：(１）薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候,由文秘人員保管單據(jù),以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。(2)支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。)本題在教材上的答案非常明確,只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。

另：第三題重要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最佳可以根據(jù)這個范本,結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應(yīng)用的一般場合。?本題重要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特性”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特性：

(１）語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了，也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚,盡也許說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白,并留下印象。?(2）有重音?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分,都是通過重音表達(dá)的。(3）有歧義。由于漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時間,口語可生動些，語調(diào)也可輕松、快樂些。?2.敬語使用的一般場合：

(1）對于自己尊敬的人,當(dāng)然會使用敬語。

（2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。?(3）敬語一般針對：?年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者;給(給過）自己恩惠者；有求于對方,或希望得到對方幫助,或好感者。

同學(xué)們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特性；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個問題事實上就是考察“敬語的用法”這個知識點。?二、簡要闡述社交話題的選擇。?本題重要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思緒如下：

１.合適的話題涉及：?(1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時事新聞、體育報道等;

(3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；?(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等;?（5）積極、健康的生活體驗的話題;

（6）風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事,無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

2.不合適的話題涉及：?（１）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。?（3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

(４)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。

(5)夸耀自己的話題。

(6）庸俗的、色情的話題。

（7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。?本題在教材上有明確的答案,得分率很高。

三、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？?本題重要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。?1.印章的使用的重要形式為:?（1）落款章;（２)更正章；(3)證見章;(4）騎縫章;（5)騎邊章;(6)密封章；(7）封存章。?2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:?（１)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。;?(２）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。?(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。?本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進(jìn)行說明和闡述,不能只回答要點，否則會失分。四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。本題重要考核本課程的第十四章第３點中的“收文解決”這一知識點。

1．收文解決的程序：?簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。）j)［%｜＄N）b

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2．分送的基本原則：

(1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文獻(xiàn)或重大問題的請示、報告之類的文獻(xiàn),均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或解決；?（２）屬于機(jī)關(guān)平常事務(wù)性的已有明確分工的文獻(xiàn)，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦;)?（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文獻(xiàn)，要先填好“公文解決單”，連同文獻(xiàn)一并送批;

（４）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；?(5）在文獻(xiàn)份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。?本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文解決的程序中的每一個要點進(jìn)行一定的說明。五、按照文書立卷特性立卷,重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的基本含義。本題重要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點。?1．類型:

(１)按問題特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3）按文種特性立卷；(４）準(zhǔn)時間特性立卷;（5)按地區(qū)特性立卷;(６)按通訊者特性立卷。

2．按問題特性立卷的含義:

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的互相聯(lián)系和解決情況,運(yùn)用最