企業(yè)檔案管理辦法

檔案治理方法編制日期:20231編制編制審核批準(zhǔn)生效日期保證檔案治理有效性、標(biāo)準(zhǔn)性，更好地為各項(xiàng)工作效勞，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施方法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司的實(shí)際狀況，制定本方法。適用范圍檔案是指:物管公司總部及所屬治理處、各職能部門在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直司的貴重資源。定義整理和移交。檔案治理機(jī)構(gòu)和職責(zé)檔案治理機(jī)構(gòu)3.1.1公司前臺(tái)文員兼任檔案治理員；各治理處相應(yīng)設(shè)立治理處檔案分室，并指定專人為檔案治理員；治理處各職能部門設(shè)兼職檔案治理員。對(duì)各種門類和不同載體的檔案，實(shí)行檔案實(shí)體，由本部檔案室和各治理處檔案分室保管。公司本部檔案治理員職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策、規(guī)定和方法。現(xiàn)檔案治理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。的檔案治理進(jìn)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)視、檢查。并切實(shí)做好檔案庫室的保密、安全防患治理。準(zhǔn)時(shí)為公司各項(xiàng)工作供給檔案效勞，為領(lǐng)導(dǎo)決策供給牢靠的數(shù)據(jù)。數(shù)字匯編和專題文件匯編等編研材料。對(duì)檔案定期進(jìn)展統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和移交工作。辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。治理處檔案治理員職責(zé)負(fù)責(zé)治理處各類檔案的歸檔治理、編目、電腦著錄工作；負(fù)責(zé)治理處檔案室日常各項(xiàng)治理事務(wù)，包括各類檔案的接收、排列、標(biāo)識(shí)、〔防盜、防火、防潮、防蟲、防塵和防有害微生物〕等工作；負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)和監(jiān)視各職能部門兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)；匯編和專題文件匯編等編研材料；按時(shí)完成治理處布置的工作任務(wù)和檔案治理工作任務(wù)。職能部門兼職檔案員職責(zé)〔會(huì)計(jì)檔案除外〕的收集、歸檔整理、編目、保管、移交工作〕做好所在職能部門檔案的借閱登記工作。檔案分類方法類目設(shè)置:類目名稱二級(jí)屬類代號(hào)目代號(hào)三級(jí)屬類代號(hào)四級(jí)屬類代號(hào)五級(jí)屬類代號(hào)類目名稱二級(jí)屬類代號(hào)目代號(hào)三級(jí)屬類代號(hào)四級(jí)屬類代號(hào)五級(jí)屬類代號(hào)業(yè)務(wù)類0物管公司G80本部RML行政人事部XZRS內(nèi)部工作聯(lián)系單W工程類1時(shí)代RMA〔行政資料〕XZ備忘錄M文書類2嶺南RMS〔人事資料〕RS會(huì)議紀(jì)要MU聲像類3逸彩RMY財(cái)務(wù)部CW電子郵件E會(huì)計(jì)類4工程部GCF榮譽(yù)實(shí)物類5客服部KF物治理公司0保安部BA工程治理中心1合作公司2往來公司3一級(jí)類目名稱解釋：〔小區(qū)〕的配套設(shè)施的文件和圖紙、業(yè)主〔客戶〕之間的往來文書等。工程類檔案是指：各種辦公、動(dòng)力、汽車等設(shè)備儀器的使用說明書、安裝說明書、系統(tǒng)圖、線路圖、裝箱單、合格證、保修卡等資料；文書檔案是指：公司及各部門、治理處在各項(xiàng)行政事務(wù)、經(jīng)營(yíng)治理、黨群〔正底片、錄音、錄象帶、光〔磁〕實(shí)歷史記錄?！补矩?cái)務(wù)部指定一名專人進(jìn)展會(huì)計(jì)檔案歸類〕榮譽(yù)〔實(shí)物〕檔案是指國(guó)家、省、市各級(jí)政府頒發(fā)給本公司或?qū)υ诠芪飿I(yè)錄和反映公司榮譽(yù)和業(yè)績(jī)的實(shí)物見證。檔案的分類編號(hào)方法間用斜線隔開。業(yè)務(wù)類：0/G80/RMS/KF/**——001 案卷挨次號(hào)部)

五級(jí)屬類(檔案類別代號(hào)/兩個(gè)中文簡(jiǎn)稱或四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/客戶效勞/嶺南治理處〕二級(jí)屬類(物治理公司代號(hào))一級(jí)類目〔產(chǎn)品業(yè)務(wù)類〕書等。工程類：1/G80/RMS/GC/**——001 案卷挨次號(hào)

五級(jí)屬類(檔案類別代號(hào)/一個(gè)中文簡(jiǎn)稱或四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/工程部)/嶺南治理處〕二級(jí)屬類(物治理公司代號(hào))一級(jí)類目〔工程類〕使用說明書、安裝說明書、系統(tǒng)圖、線路圖、裝箱單、合格證、保修卡等；文書類2/G80/RMS/XZRS/XZ/M0——001 案卷挨次號(hào)錄)/行政資料)

/物管公司備忘四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/行政人事部/嶺南治理處〕二級(jí)屬類(物治理公司代號(hào))一級(jí)類目〔文書類〕3/G80/RMS/XZRS/**——001 案卷挨次號(hào)部)

五級(jí)屬類(檔案類別代號(hào)/一個(gè)中文簡(jiǎn)稱或四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/行政人事/嶺南治理處〕二級(jí)屬類(物治理公司代號(hào))一級(jí)類目〔聲像類〕照片〔正底片、錄音、錄象帶、光〔磁〕盤、電影拷貝、文字說明等；會(huì)計(jì)類：4/G80/RMS/CW/**——001 案卷挨次號(hào)*事物形式及代號(hào)為：榮譽(yù)〔實(shí)物〕類：

五級(jí)屬類(檔案類別代號(hào)/一個(gè)中文簡(jiǎn)稱或四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/財(cái)務(wù)部)/嶺南治理處〕二級(jí)屬類(物治理公司代號(hào))一級(jí)類目〔會(huì)計(jì)類〕5/G80/RMS/XZRS/JQ——001 案卷挨次號(hào)五級(jí)屬類(檔案類別代號(hào)/獎(jiǎng)旗)四級(jí)屬類(所屬職能部門代號(hào)/行政人事部)三級(jí)屬類(所屬治理處代號(hào)/嶺南治理處〕*事物形式及代號(hào)為：

一級(jí)類目〔會(huì)計(jì)類〕JQZSJBJPBTCZHTF。檔案的歸檔整理歸檔整理是指對(duì)檔案材料進(jìn)展分類、排列、裝訂、編號(hào)、編目、裝盒〔袋有序化的過程；理應(yīng)以公司制定的《各類檔案的歸檔范圍和保管期限表》為依據(jù)；歸檔文件材料必需齊全、完整，凡有原件的，不能以復(fù)印件歸檔；寫要求字跡清楚；修改文稿時(shí)，盡量不要在紙的頂邊寫字。各類檔案歸檔整理要求業(yè)務(wù)類檔案按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的方法組成案卷；編寫卷內(nèi)名目，并排列于卷首，與案卷一起裝訂；封面統(tǒng)一使用檔案局標(biāo)準(zhǔn)科技檔案封面，承受三孔一線方法裝訂成卷；用阿拉伯?dāng)?shù)字挨次編頁碼，統(tǒng)一裝訂字體；將案卷放入統(tǒng)一的檔案盒內(nèi)〔每盒裝的案卷數(shù)量視容量而定檔案盒面的內(nèi)容；編制卷內(nèi)名目和案卷名目。工程類檔案區(qū)分設(shè)備種類、型號(hào)，按機(jī)構(gòu)種類、型號(hào)的方法排列；〔歸檔章樣式與文書檔案歸檔章同；編制檔案名目；裝入專用檔案袋〔A4，逐項(xiàng)填寫袋面內(nèi)容。文書檔案以件為單位整理，每份文件材料為一件，即正本與定稿為一件，正文與冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)〔本〕為一件，來文與復(fù)文為一件；區(qū)分文件材料的不同年度、不同機(jī)構(gòu)〔問題〕和不同保管期限；以件裝訂，屬永久和長(zhǎng)期保管的檔案必需使用檔案專用不銹鋼書訂；材料編件號(hào)，以確定文件的排列挨次；每件文書首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容：歸檔章示圖存檔日期存檔編號(hào)存檔日期存檔編號(hào)存放地點(diǎn)存檔期存放地點(diǎn)存檔期編制歸檔文件名目；考表工程。聲像檔案分照片、錄音帶、錄象帶、光〔磁〕盤等四種類型：照片檔案由底片、照片和說明三局部組成。01——36，按底片號(hào)挨次將底片插入底片冊(cè)；200示時(shí)間。說明的格式為：〔寫成照片名稱30時(shí)注明照片底片的編號(hào)。；e、大張照片應(yīng)單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)名目的備考欄內(nèi)注明“大張”〔磁〕盤：應(yīng)分別有文字說明和題名〔參見照片的文字說明和題名的要求，分別進(jìn)展編號(hào)和編制名目會(huì)計(jì)檔案分憑證類，帳簿類，財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他等四種方式整理立卷；會(huì)計(jì)檔案案卷的質(zhì)量要求參照會(huì)計(jì)法規(guī)和本公司財(cái)務(wù)治理的規(guī)定；會(huì)計(jì)檔案名目由財(cái)務(wù)部兼職會(huì)計(jì)檔案員負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一按年度編制。榮譽(yù)〔實(shí)物〕類分別按時(shí)間挨次編號(hào)；每一實(shí)物檔案均要貼歸檔標(biāo)簽；編制名目：標(biāo)簽的示圖為：治理處治理處實(shí)物形式編號(hào)產(chǎn)生時(shí)間檔案的保管各治理處的各類檔案〔會(huì)計(jì)檔案除外，由各治理處檔案室保管，檔案名目司各類檔案總名目。治理處撤并時(shí)，全部檔案必需移交公司本部檔案室。管一年后，移交公司本部檔案室集中保管。保管的檔案應(yīng)以全宗進(jìn)展分類排列，并應(yīng)有明晰的標(biāo)引。檔案室必需門窗結(jié)實(shí)、安全，窗戶要有遮陽光設(shè)施，保持通風(fēng)，室溫保持在以內(nèi)，要經(jīng)常清潔，無雜物堆放；要有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防蟲等設(shè)施。問題準(zhǔn)時(shí)實(shí)行措施。全宗歷史狀況的各種文件材料，組成特地案卷。檔案員調(diào)開工作時(shí)，應(yīng)在離崗前辦好交接手續(xù)。庫藏檔案因移交、銷毀等注銷帳戶時(shí)，要保存依據(jù)。制。架。檔案的保密三級(jí)，即機(jī)密、隱秘、一般。策、財(cái)務(wù)檔案等?！布o(jì)要、公司文件、工程圖紙、工作打算、總結(jié)等。一般檔案包括：公司的通知、通告、公司對(duì)業(yè)主公開的文件等。檔案保密制度職守，自覺維護(hù)公司的隱秘。材料到公共場(chǎng)所。以上的檔案材料，應(yīng)通過機(jī)要部門傳送。堅(jiān)持做到六不：對(duì)檔案內(nèi)容不該說確實(shí)定不說；不該借閱確實(shí)定不借；不該復(fù)印、復(fù)制確實(shí)定不復(fù)印、復(fù)制；記錄，傳達(dá)屬于國(guó)家的機(jī)密檔案；不在不利于保密的地方存放和攜帶屬于國(guó)家機(jī)密的檔案；非檔案工作人員，不得任憑進(jìn)入檔案庫房；查閱利用公司員工依據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。查閱/借閱/復(fù)印：均應(yīng)在檔案室的《文件查閱/借閱/復(fù)印登記表》中登記。查閱/借閱/案查閱/借閱/辦公室主任或公司領(lǐng)導(dǎo)同意。一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。散、翻印、轉(zhuǎn)借或破損檔案。檔案銷毀然后在相應(yīng)的《檔案名目》上注明“銷毀”字樣。歸檔范圍和保管期限表5016~50年，短期分為：251015治理處檔案室保管的檔案范圍和保管期限1治理處檔案室保管的檔案范圍和保管期限1治理制度本公司制發(fā)的治理制度、治理規(guī)定、治理方法、操作流程等書等永久2崗位職責(zé)永久類目文書類部門序號(hào)檔案分類行政人事部歸檔材料名稱保管期限33合同、協(xié)議物業(yè)治理效勞合同、工程維保合同、特約效勞合同、購(gòu)合同期滿10年內(nèi)5外聯(lián)收發(fā)文7大事記居委會(huì)、派出所等政府部門的各項(xiàng)打算、制度、規(guī)定、方案等，清潔、綠化的業(yè)務(wù)聯(lián)系單〔〔包括與工程中心、進(jìn)展商的全部?jī)?nèi)部往來文件〕突發(fā)大事報(bào)告等56內(nèi)部收發(fā)文10長(zhǎng)期8資產(chǎn)公司財(cái)產(chǎn)、物資清單、庫存、資產(chǎn)盤點(diǎn)表、資產(chǎn)處分表、長(zhǎng)期固定資產(chǎn)報(bào)價(jià)分析表15保險(xiǎn)保險(xiǎn)合同、條款，理賠資料〔長(zhǎng)期〔理賠資料保險(xiǎn)增減員表〕在案件完結(jié)后5銷合同、協(xié)議書等4員工檔案2等文件