公文寫作輔導(dǎo)講座課件

公文寫作輔導(dǎo)講座主講人：XXX

魯迅先生在談自己的寫作體會(huì)時(shí)曾說：“文章應(yīng)該怎樣做，我說不出，因?yàn)樽约旱淖魑?，是由于多看和練?xí)，此外并無心得和方法的?！?/p>

本人從事文字工作已經(jīng)好多年了，期間，當(dāng)過戰(zhàn)士、文書、指導(dǎo)員、參謀、秘書、編輯、主任，回顧這些年來的經(jīng)歷，我感到，機(jī)關(guān)工作就是搞文字工作，無論上情下達(dá)，交流情況，推廣經(jīng)驗(yàn)，都離不開公文寫作。做機(jī)關(guān)工作必須要過文字關(guān)，過不了關(guān)，肯定不行。第一部分公文處理基本常識(shí)第二部分寫作材料的搜集和使用第三部分消息信息公文寫作輔導(dǎo)

第一部分公文處理基本常識(shí)一、公文概念和種類二、公文格式三、行文規(guī)則四、發(fā)文辦理和收文辦理2000年8月24日，國務(wù)院以國發(fā)﹝2000﹞23號(hào)文件發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，這是迄今為止法律效力和權(quán)威性最高的一個(gè)關(guān)于公文處理的辦法，具有行政法規(guī)性質(zhì)。2000年12月21日，公安部辦公廳印發(fā)了《公安部公文審核辦法》(公辦[2000]103號(hào))，對(duì)公安機(jī)關(guān)公文處理和公文審核，提出了明確要求。2001年12月28日，廳辦公室結(jié)合廳機(jī)關(guān)實(shí)際，修訂了《江蘇省公安廳公文處理辦法》（蘇公辦﹝2001﹞46號(hào)）。2003年6月4日，省廳印發(fā)了《江蘇省公安廳工作規(guī)則》（蘇公發(fā)﹝2003﹞52號(hào)），對(duì)公文審批作了具體要求。此外，1999年6月23日省廳下發(fā)的《江蘇省公安廳產(chǎn)生的國家秘密事項(xiàng)》（蘇公發(fā)﹝1999﹞249號(hào)），2001年6月12日《江蘇省公安廳關(guān)于認(rèn)真貫徹<公安機(jī)關(guān)警務(wù)工作秘密具體范圍的規(guī)定>的通知》（蘇公廳﹝2001﹞211號(hào)），分別對(duì)國家秘密和警務(wù)工作秘密作了具體規(guī)定。上述6個(gè)文件，都是做好省公安廳公文處理工作必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握的規(guī)范性文件。

第一節(jié)公文概念和種類行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。因此，機(jī)關(guān)中產(chǎn)生的大量簡報(bào)、信息類材料，不是嚴(yán)格意義上的公文。根據(jù)上述公文的定義，行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13個(gè)文種。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。“命令”和“令”是一個(gè)文種，“令”可視為“命令”的簡稱。什么時(shí)候用“命令”，什么時(shí)候使用“令”，要視情況。命令（令）是下行文，法定文種?！度嗣翊泶髸?huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》的規(guī)定，國務(wù)院、國務(wù)院各部委、地方各級(jí)人民政府（包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府）和地方各級(jí)政府所屬的工作部門可以發(fā)布命令。國務(wù)院的命令（令）主要用于頒布行政法規(guī)和宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施，如頒布《中華人民共和國國務(wù)院令》，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的《國務(wù)院關(guān)于在北京部分地區(qū)實(shí)行戒嚴(yán)的命令》。（一）命令（令）國務(wù)院直屬工作部門、省級(jí)政府、省級(jí)政府所在地的市政府、國務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府可以通過命令（令）的形式頒布行政規(guī)章。如《中華人民共和國公安部令》、《江蘇省人民政府令》、《南京市人民政府令》。各級(jí)行政機(jī)關(guān)嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員也可以用命令（令）的形式：如《關(guān)于給吳明忠同志記功的命令》、《關(guān)于給揚(yáng)州市公安局“10.11”專案組記功的命令》。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。下行文，法定文種。各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)均可使用。如《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》、《國務(wù)院關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定》、《公安部關(guān)于向任長霞同志學(xué)習(xí)的決定》、《關(guān)于表彰2003年度省公安廳直管領(lǐng)導(dǎo)保衛(wèi)部門先進(jìn)集體先進(jìn)個(gè)人的決定》、《江蘇省監(jiān)察廳關(guān)于對(duì)×××停職審查的決定》。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（四）通告（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。下行文，也可以是平行文。

如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)審計(jì)署關(guān)于審計(jì)民政事業(yè)費(fèi)報(bào)告的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<公安部關(guān)于大力推進(jìn)縣市公安機(jī)關(guān)110、119、122“三臺(tái)合一”工作的通知>的通知》一是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件要逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，省公安廳不得直接轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院文件。二是不提倡兩個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)，遇此情況，可翻印、提貫徹意見、改寫等。

三是轉(zhuǎn)發(fā)文件，如果沒有結(jié)合本單位、本系統(tǒng)實(shí)際，提出具體貫徹要求，可以直接翻印，不得以省廳名義三言兩語起草通知轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)公文。對(duì)公安部局級(jí)單位的公文，一律以各相應(yīng)處級(jí)單位名義轉(zhuǎn)發(fā)，不得以省廳名義轉(zhuǎn)發(fā)公安部局單位的公文。公安部督察委員會(huì)的公文，聯(lián)系本省實(shí)際如確需轉(zhuǎn)發(fā)，可提出具體貫徹要求以廳名義轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)部傳真電報(bào)和密碼電報(bào)，尤其是對(duì)公安部辦公廳以內(nèi)部傳真電報(bào)下發(fā)的電視電話會(huì)議通知，建議改寫，不提倡以電報(bào)轉(zhuǎn)發(fā)電報(bào)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省財(cái)政廳關(guān)于行政事業(yè)性收費(fèi)的有關(guān)要求的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于進(jìn)一步做好涉及外資企業(yè)群體性事件預(yù)防和處置工作的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于召開全省公安工作會(huì)議的通知》、《關(guān)于楊衛(wèi)平通知職務(wù)任免的通知》。（六）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者通報(bào)重要工作的情況。下行文，各級(jí)行政機(jī)關(guān)均可使用。如《公安部關(guān)于近期各地公安機(jī)關(guān)成功破獲一批重大刑事案件的情況通報(bào)》、《公安部關(guān)于河北省晉州市公安局發(fā)生刑訊逼供致人死亡案件情況的通報(bào)》、《外交部辦公廳關(guān)于朱镕基訪日情況的通報(bào)》、《關(guān)于全省公安機(jī)關(guān)開展服務(wù)“兩個(gè)率先”、建設(shè)“平安江蘇”活動(dòng)的情況通報(bào)》。（七）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。在廳機(jī)關(guān)工作涉及不到。（八）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。上行文。如《江蘇省公安廳關(guān)于全省公安機(jī)關(guān)開展嚴(yán)打整治斗爭的總結(jié)報(bào)告》、《關(guān)于全省經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)公安經(jīng)費(fèi)情況的調(diào)查報(bào)告》、《江蘇省公安廳關(guān)于查處丹陽市公安局呂城派出所不履行職責(zé)問題的情況報(bào)告》。“報(bào)告”的適用范圍刪去了“提出意見或者建議”，“報(bào)告”中不得再提意見和建議，向上級(jí)機(jī)關(guān)提出意見和建議，可使用“意見”這個(gè)新文種。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請示指示、批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。上行文。

如：《關(guān)于將臺(tái)灣居民吳銘仁列入不準(zhǔn)入境人員名單的請示》（主送：公安部）。（九）請示（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。下行文。

如：《關(guān)于同意徐州市公安局銷毀槍支的批復(fù)》、《關(guān)于同意鎮(zhèn)江市公安局京口分局丹徒派出所更名的批復(fù)》。（十一）意見

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟保梢允巧闲形?，也可以是下行文，還可以是平行文。如：《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)公安信訪工作的意見》、《關(guān)于對(duì)蘇州市公安局建立繞城高速公路交巡警大隊(duì)的意見》、《關(guān)于對(duì)邳州陸夫年信訪案件有關(guān)情況的意見》。（十二）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。平行文。如：《關(guān)于商請解決機(jī)場高速公路監(jiān)控系統(tǒng)信息共享的函》、《省政府法制辦關(guān)于征求對(duì)<森林法（修改草案）>修改意見的函》、《江蘇省公安廳關(guān)于報(bào)送<森林法（修改草案）>修改意見的復(fù)函》、《關(guān)于申請免交固體廢棄物費(fèi)用的函》、《關(guān)于對(duì)南通港公安局車輛服裝進(jìn)行管理的復(fù)函》。（十三）會(huì)議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。下行文。如：《江蘇省公安廳廳務(wù)會(huì)議紀(jì)要》、《江蘇省公安廳廳長辦公會(huì)議紀(jì)要》等。

以上是我國行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行的13種公文，黨內(nèi)公文種類另有規(guī)定（詳見《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》）。行政機(jī)關(guān)公文已成為我國專用公文外的通用公文，群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位都在使用。此外，外交、軍事（《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》）、司法等方面均有各自的專用公文。公文的分類按照公文的行文方向，上述公文可分為上行文、平行文、下行文三類。

上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如報(bào)告、請示、意見；

平行文是平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的往來公文，如函、意見；

下行文市上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)所發(fā)的公文，如命令、決定、意見、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。按公文作者的性質(zhì)分，有黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文。按公文辦理時(shí)間的要求分，有特急公文、急辦公文、常規(guī)公文，簡稱為特急件、急件、平件。按公文涉密程度分，有絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文，簡稱為絕密件、機(jī)密件、秘密件和平件。按公文的收發(fā)分，有收件和發(fā)文。一是將“總結(jié)”、“綜述”作為文種

如相當(dāng)一部分處室以處室名義印發(fā)《2003年全省××工作總結(jié)》、《2004年上半年××工作綜述》，均為錯(cuò)誤，遇此情況，如主送單位為上級(jí)機(jī)關(guān)，可用“報(bào)告”這個(gè)文種；如主送單位為下級(jí)機(jī)關(guān)，可用“通報(bào)”這個(gè)文種。二是向省財(cái)政廳、省發(fā)改委、省人事廳等申請資金、項(xiàng)目、人員時(shí)，出于尊重，用“請示”文種，遇此情況，應(yīng)當(dāng)用“函”。三是“請示”與“報(bào)告”混淆使用，該用“請示”的，卻用“報(bào)告”。省廳各處級(jí)單位在使用文種時(shí)，易出錯(cuò)的：第二節(jié)公文格式

公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等十六個(gè)部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)表明密級(jí)和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文按要求都應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。密級(jí)分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，與“保密期限”一起標(biāo)注在公文首頁右上角。份數(shù)序號(hào)標(biāo)注在公文首頁左上角?！懊芗?jí)”和“保密期限”之間用五星隔開。密級(jí)公文如不標(biāo)注保密期限，視為按照《國家秘密保密期限的規(guī)定》（國家保密局1990年第2號(hào)令）第九條執(zhí)行，即“凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項(xiàng)，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定”。警務(wù)工作秘密是指公安機(jī)關(guān)在警務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉，泄露會(huì)給警務(wù)工作造成被動(dòng)或者損害的事項(xiàng)。凡屬警務(wù)工作秘密的公文、資料，須在首頁右上角標(biāo)注“內(nèi)部文件”、“內(nèi)部資料”或“內(nèi)部”字樣。絕密級(jí)公文不得轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)其他涉密公文和涉及警務(wù)工作秘密的公文，應(yīng)在轉(zhuǎn)發(fā)首頁標(biāo)明相應(yīng)的密級(jí)。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。電報(bào)的緊急程度增加了“特提”，即“特急提前”。公文的緊急程度標(biāo)注在右上角。如果遇到“密級(jí)”和“緊急程度”需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，先標(biāo)“密級(jí)”，再在下一行標(biāo)“緊急程度”。

（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)是“發(fā)文字號(hào)”的三要素。機(jī)關(guān)代字，即發(fā)文機(jī)關(guān)的代字，機(jī)關(guān)代字應(yīng)準(zhǔn)確，盡量減少字?jǐn)?shù)。年份應(yīng)寫全稱，例如“2001”，不得寫成“01”，用方括號(hào)括起來，不可用圓括號(hào)。序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)，序號(hào)不編虛位（如“1”不編為“001”），不加“第”字標(biāo)注在“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”下方紅色橫線以上居中位置。如蘇公發(fā)﹝2004﹞1號(hào)。（四）發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)?！昂灠l(fā)人姓名”標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)，“簽發(fā)人”后標(biāo)冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)簽發(fā)人的姓名。凡標(biāo)注簽發(fā)人的公文，發(fā)文字號(hào)不再居中了，與簽發(fā)人在同一行，移至左側(cè)。“聯(lián)系人”應(yīng)當(dāng)是熟悉文稿的具體負(fù)責(zé)人。以省公安廳向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送“請示”為例，聯(lián)系人應(yīng)是負(fù)責(zé)審核該“請示”的業(yè)務(wù)處室的負(fù)責(zé)人。（五）上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“主要內(nèi)容”、“文種”稱為公文標(biāo)題的三要素，下行文的標(biāo)題，三要素缺一不可，上行文的標(biāo)題，有時(shí)可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)，數(shù)字、年份不能回行。從廳機(jī)關(guān)情況看，“蘇公發(fā)”文號(hào)的公文，標(biāo)題需加發(fā)文機(jī)關(guān)“江蘇省公安廳”，如《江蘇省公安廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<公安部關(guān)于向任長霞通知學(xué)習(xí)的決定>的通知》，“蘇公廳”文號(hào)及各處級(jí)單位文號(hào)的公文則不需加，如《關(guān)于改革公安車輛購置等手續(xù)及登記程序的通知》。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

主送機(jī)關(guān)名稱的簡稱、統(tǒng)稱要規(guī)范。以省公安廳名義普發(fā)下行文的主送機(jī)關(guān)的規(guī)范化統(tǒng)稱為：各市公安局或各市、縣公安局，城市公安局。

（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱?！案郊f明”標(biāo)注在正文之后，成文日期之前，有兩個(gè)以上附件的，不僅應(yīng)注明附件名稱，而且應(yīng)注明附件順序號(hào)。附件一般應(yīng)與正文裝訂在一起，附件首頁左上角應(yīng)注明附件順序號(hào)，如“附件1”，“附件2”等等；如果附件與正文不能一起裝訂，附件首頁左上角應(yīng)注明正文的發(fā)文字號(hào)和附件的順序號(hào)，如“蘇公廳﹝2004﹞18號(hào)附件1”。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。印章包括公章和領(lǐng)導(dǎo)人名章。公章位置上不壓正文，下壓成文日期，并盡量使年月日露出，只蓋一個(gè)公章的，不再落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。領(lǐng)導(dǎo)人名章，一般蓋在職務(wù)之后，成文日期上方（如：公安廳長黃明）。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)公章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，兩個(gè)公章平行排列，上不壓正文，下壓成文日期，主辦機(jī)關(guān)印章在左側(cè)。只蓋兩個(gè)公章的，也不再落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。當(dāng)聯(lián)合行文需蓋三個(gè)以上公章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱），主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，公章對(duì)應(yīng)蓋在機(jī)關(guān)名稱之上。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。

（九）公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合印發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)使用漢字寫明年月日。附件是在正文中不宜說明的事項(xiàng)，如“此件可見報(bào)”、“此件不得翻印”、“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”等等?！罢埵尽睒?biāo)注聯(lián)系人的姓名和電話也標(biāo)于此?！案郊蔽恢茫幼罂諆勺?、成文日期下一行。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。因此，文件均應(yīng)標(biāo)注主題詞。省公安廳文件使用公安部辦公廳編制的《公安主題詞表》。一份文件標(biāo)注的主題詞詞目，除類別詞外最多不超過5個(gè)主題詞?！爸黝}詞”三個(gè)字居左頂格用黑體字在“抄送機(jī)關(guān)”之上，每個(gè)主題詞空一字。先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。一份文件如果有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如：《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“勞動(dòng)”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”；最后標(biāo)“通知”。（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。“抄送機(jī)關(guān)”標(biāo)注在主題詞下一行，在抄送機(jī)關(guān)上下各畫一條相互平行的橫線。“抄送”兩個(gè)字居左空一個(gè)字，“抄送”后標(biāo)冒號(hào)，再排印抄送機(jī)關(guān)名稱；抄送機(jī)關(guān)名稱回行時(shí)與上一行抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊，右側(cè)空一個(gè)字；各抄送機(jī)關(guān)名稱之間用逗號(hào)隔開，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱之后用句號(hào)。根據(jù)各行政機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，有的抄送機(jī)關(guān)之間也用頓號(hào)，如省委辦公廳、省政府辦公廳之間用頓號(hào)，省政府辦公廳與公安部辦公廳之間用逗號(hào)。命令和會(huì)議紀(jì)要用分送。抄送機(jī)關(guān)排列一般按黨委、人大、政府、政協(xié)、政府部門、群眾團(tuán)體、本機(jī)關(guān)的排列順序。“蘇公廳”文號(hào)的下行文公文一般抄送范圍是：省委辦公廳、省政府辦公廳，公安部辦公廳，省委政法委。本廳黨委成員，巡視員、助理巡視員，各處級(jí)單位。“蘇公發(fā)”文號(hào)的下行文一般抄送范圍是：省委辦公廳、省人大常委會(huì)辦公廳、省政府辦公廳、省政協(xié)辦公廳，公安部辦公廳，省委政法委。本廳黨委成員，巡視員、助理巡視員，各處級(jí)單位，南京、徐州鐵路公安處，南京海關(guān)緝私局、省維穩(wěn)辦，江蘇警官學(xué)院。上述抄送范圍要視公文內(nèi)容而定，并不是每一份公文都要抄送這些單位。（十四）有關(guān)公文字體、字號(hào)和排行的規(guī)定根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，密級(jí)、緊急程序和“主題詞”用3號(hào)黑體字，簽發(fā)人的姓名用3號(hào)楷體字，公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，主題詞的詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號(hào)仿宋體字。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。一是公文組成部分不完整。相當(dāng)一部分單位送來審核的公文該標(biāo)注密級(jí)的沒有標(biāo)注密級(jí)、該標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的沒有標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)、該標(biāo)注主題詞的沒有標(biāo)注主題詞，有的甚至連頁碼都沒有，有的單位在擬稿紙上填寫抄送機(jī)關(guān)，正文卻沒有，不利于修改。二是把附件說明標(biāo)注在日期下面、抄送機(jī)關(guān)上面，位置搞錯(cuò)。三是將密級(jí)標(biāo)注在印發(fā)的斗爭方案或行動(dòng)方案上，首頁卻不標(biāo)注。四是少數(shù)處室的公文沒有主送單位，只有抄送單位。五是印章位置不正確，有的蓋的過高，成為空白章；有的直接蓋在年月日上；有的只蓋一個(gè)公章的，同時(shí)落款發(fā)文單位名稱。在公文格式方面，省廳公文易出錯(cuò)的地方第三節(jié)行文規(guī)則

所謂行文規(guī)則，是各行政機(jī)關(guān)之間行文時(shí)所應(yīng)遵循的原則。主要是指行文原則、行文方向和行文要求等三個(gè)方面。（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請示和報(bào)告。

一個(gè)機(jī)關(guān)的行文關(guān)系是根據(jù)該機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。行文關(guān)系是各級(jí)行政機(jī)關(guān)相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。每個(gè)機(jī)關(guān)各自都有一定的職權(quán)范圍，各處于一個(gè)組織系統(tǒng)之中，從而構(gòu)成相互之間的不同的組織關(guān)系，例如：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的上下級(jí)關(guān)系；指導(dǎo)與被指導(dǎo)的上下級(jí)關(guān)系；同等級(jí)別的平行關(guān)系；有業(yè)務(wù)往來而不相隸屬的關(guān)系。這種組織關(guān)系及各機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍決定各機(jī)關(guān)的行文關(guān)系。而行文規(guī)則，是根據(jù)行文關(guān)系確定的，也是規(guī)范行文關(guān)系的。請示和報(bào)告只能向有隸屬上下級(jí)關(guān)系的上一級(jí)機(jī)關(guān)行文，不得越過自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)請示和報(bào)告工作。不得越級(jí)上報(bào)公文原則，也是行文規(guī)則中的一個(gè)重要原則。（三）省公安廳與省級(jí)機(jī)關(guān)各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。如有重要文件，可抄送各直轄市政府。省公安廳內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文。省公安廳內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以相互行文。

省公安廳如果確需向下一級(jí)政府以“文件形式”行文，應(yīng)經(jīng)省政府批準(zhǔn)，行文時(shí)應(yīng)注明經(jīng)省政府同意。（四）省公安廳與各直轄市政府可以聯(lián)合行文，與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文，與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。這一條主要說明經(jīng)常聯(lián)合行文的幾種情況。行政機(jī)關(guān)不得對(duì)黨組織作指示、發(fā)號(hào)令。（五）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)?！罢埵尽币晃囊皇?，就是在一個(gè)請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事。請示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即主管機(jī)關(guān)，不得多頭主送，協(xié)管機(jī)關(guān)可以抄送，但不可抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。如以省辦公廳名義的請示不得抄送本廳各處級(jí)單位，不得抄送各市公安局。（六）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。第四節(jié)發(fā)文辦理和收文辦理

發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等八個(gè)程序。（一）草擬公文的基本要求

闡述草擬公文的基本要求，提出了九項(xiàng)規(guī)范。

草擬公文必須做到不違法、不違規(guī)、不違反政策、不違反上級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)定。省公安廳請示省政府批轉(zhuǎn)的公文和代擬的省政府發(fā)文稿，如提出新的政策、規(guī)定，應(yīng)在向省政府的請示中加以說明。

（1）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。（2）文風(fēng)要求：情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。情況確實(shí)：就是反映、引述的情況真實(shí)可靠，實(shí)事求是，不夸大，不縮小，實(shí)話實(shí)說。觀點(diǎn)明確：觀點(diǎn)，包括公文的總觀點(diǎn)和分觀點(diǎn)。公文的總觀點(diǎn)即公文的主旨或主題，也就是公文內(nèi)容所表達(dá)的基本觀點(diǎn)和中心思想。公文的分觀點(diǎn)就是說明公文總觀點(diǎn)的各個(gè)觀點(diǎn)。明確，就是正確、清晰、集中。一篇公文，不論是上行文，還是下行文，不能讓人看后不知所云。表述準(zhǔn)確：正確使用語言文字，語句符合文法，敘述頭緒清楚，交代明白，詳略得當(dāng)，人稱得體，概念明確，判斷推理正確。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：結(jié)構(gòu)，即公文的正文內(nèi)部構(gòu)造，也叫公文的“骨架”，是對(duì)材料具體恰當(dāng)?shù)慕M織和安排。結(jié)構(gòu)的內(nèi)容包括段落和層次、開頭和結(jié)尾、過渡和照應(yīng)。嚴(yán)謹(jǐn)：結(jié)構(gòu)能夠正確地反映公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，結(jié)構(gòu)能夠?yàn)楸磉_(dá)主題服務(wù)，結(jié)構(gòu)符合各種公文的不同體式?？傊?，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)當(dāng)做到眉目清晰，合乎邏輯。條理清楚：進(jìn)一步講結(jié)構(gòu)。是指公文各層內(nèi)容表達(dá)的次序要有條理。安排層次結(jié)構(gòu)必須注意各層次之間內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。如：并列關(guān)系層次，應(yīng)是同類事物并列，不可將不同類或彼此矛盾的事物并列在一起；進(jìn)層關(guān)系層次，應(yīng)確實(shí)有逐步深入的層次關(guān)系，不能有混雜交錯(cuò)關(guān)系或其他關(guān)系；時(shí)間先后順序關(guān)系層次，應(yīng)完全符合各層次間的時(shí)序，不能搞亂時(shí)序。每一層還應(yīng)做到：層意相對(duì)獨(dú)立完整，每一層意思表達(dá)不能欠缺；層意相對(duì)集中、突出，不能層意分散、重復(fù)。直述不曲：即開門見山，平鋪直敘地表述事情發(fā)展始末。多用直筆，忌用曲筆，不組織波瀾、懸念和曲折。多用直言義，不用婉言義，更不用雙關(guān)語。在句式方式，多用平實(shí)得體的語句，少用或不用具有描繪性的語言形式。如某省報(bào)國務(wù)院的公文“請國務(wù)院體察民情”，暗含批評(píng)國務(wù)院有官僚主義作風(fēng)。公文不能有言外之意、弦外之音。字詞規(guī)范：不寫錯(cuò)別字，不生造詞語，不濫用不規(guī)范簡稱。標(biāo)點(diǎn)正確：正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。省廳公文中常見的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤是用錯(cuò)分號(hào)，句內(nèi)括號(hào)和句外括號(hào)不分。篇幅力求簡短：篇幅簡短，是公文的特點(diǎn)。做到公文篇幅簡短，一是要堅(jiān)持一文一事；二是凡是與公文主題無關(guān)的內(nèi)容不寫；三是去掉一切官話、套話、空話、廢話。雖然正確但沒有用的話也應(yīng)去掉，達(dá)到“削盡冗繁留清瘦”；四是精煉文字，做到言簡意賅，文約事豐，去一字不可，多一字冗余。草擬公文要準(zhǔn)確地使用文種。文種是根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)行文關(guān)系確定的。如：同是請求批準(zhǔn)，報(bào)直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，用“請示”；報(bào)不相隸屬機(jī)關(guān)，用“函”。

（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

要求實(shí)事求是地確定緊急程度，不可濫用“特急”，尤其不可濫用“特提”。（4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程序。（5）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確：人名、地名、數(shù)字、引文，最易出錯(cuò)，要認(rèn)真核對(duì)，切忌憑印象、憑想當(dāng)然。公文中的數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)：引用公文要規(guī)范。第一次引用，不可只引標(biāo)題，或只引發(fā)文字號(hào)；應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)在標(biāo)題后用圓括號(hào)括起來。法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱，如《中華人民共和國行政許可法》（以下簡稱《行政許可法》）。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日：一是盡量少用“今年”、“明年”、特別是在年末年初，不要用“今年”、“明年”；二是年份要寫完整，如：“2001年”，不可寫成“01年”。

因?yàn)楣牡钠η蠛喍?，四個(gè)層次夠用了。（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

嚴(yán)格執(zhí)行《國務(wù)院關(guān)于在我國統(tǒng)一實(shí)行法定計(jì)量單位的命令》。常見的錯(cuò)誤是仍然使用市斤作為重量的計(jì)量單位。（7）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。

規(guī)范化簡稱不必注，因?yàn)橐呀?jīng)約定俗稱。國際組織外文名稱或其縮寫形式，必須注明中文譯名，如“WTO（世界貿(mào)易組織）”。（8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。（9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文日期用漢字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)中的第一層“一、”第二層“（二）”用漢字。在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字，也就是說數(shù)字在上述情況下作詞素的，必須用漢字。詞素是語言中最小的有意義的單位。在詞中作詞素的如“三九”、“三伏”（冬練三九，夏練三伏）“三通”、“四至”這類詞中的數(shù)字必須使用漢字；在詞組中作詞素的如“三心二意”、“四平八穩(wěn)”、“九牛一毛”這些詞組中的數(shù)字必須使用漢字；在慣用語中作詞素的如“十八般武藝”、“三八式”、“三朝元老”、“三寸不爛之舌”這些慣用語中的數(shù)字必須用漢字；在縮略語中作詞素的如“五講四美三熱愛”、“三講”、“三個(gè)代表”這些縮略語中的數(shù)字必須用漢字；在具有修辭色彩的語句中作為詞素的如“人們?nèi)齼蓛傻卦诤舆吷⒉健边@個(gè)具有修辭的語句中的數(shù)字必須用漢字。整數(shù)一到十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致，如“一個(gè)人”、“兩本書”，其中“兩”不得寫成“二”。除上述情況外，公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）公文審核公文審核是指：廳發(fā)公文除廳領(lǐng)導(dǎo)有專門交代的以外，擬文單位應(yīng)當(dāng)將文稿經(jīng)本單位文秘部門初審，交單位領(lǐng)導(dǎo)審簽，然后送廳辦公室審核。由廳辦公室送廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其中涉及法律、政策問題的，應(yīng)先送法制處審核；涉及公安隊(duì)伍建設(shè)和人事工作的政策性問題，邊防、消防、警衛(wèi)部隊(duì)警務(wù)管理工作，表揚(yáng)或批評(píng)下級(jí)公安機(jī)關(guān)和公安民警內(nèi)容的，應(yīng)先送政治部審核，其中涉及領(lǐng)導(dǎo)人姓名和職務(wù)的，如《關(guān)于調(diào)整全省派出所等級(jí)評(píng)定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知》，須先送政治部人事處審核；涉及公安經(jīng)費(fèi)、裝備的政策性內(nèi)容的，先應(yīng)送后勤管理處審核，然后送廳辦公室審核。文稿改動(dòng)較大，應(yīng)由擬稿部門清稿。廳辦公室審核后應(yīng)當(dāng)在發(fā)文稿紙上加蓋“辦核”章并注明日期。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合公文處理規(guī)定等。一是審核確定是否需要行文（例如各處級(jí)單位代擬的以省公安廳名義行文的文稿，不論是上報(bào)公安部的請示、報(bào)告，還是下發(fā)的決定、通知，都應(yīng)問清楚以省公安廳文件行文的依據(jù)，應(yīng)當(dāng)向誰行文，以什么形式行文，如對(duì)省信訪局轉(zhuǎn)來的人民來信的核查情況，應(yīng)用“復(fù)函”而不用“通報(bào)”）。二是審核是否符合行文規(guī)則，即前面所講的效用原則，不越級(jí)報(bào)文原則，部門不得對(duì)下一級(jí)政府正式行文原則，部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對(duì)外正式行文原則，聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)排列在前原則，發(fā)文不升級(jí)原則，主送機(jī)關(guān)不升級(jí)原則，協(xié)商會(huì)簽原則，一文一事原則，請示與報(bào)告分開原則，不直送原則，等等。三是審核是否符合擬制公文的基本要求，即草擬公文的九項(xiàng)規(guī)范，把住內(nèi)容關(guān)、政策法規(guī)關(guān)、文字關(guān)、會(huì)簽關(guān)。四是審核公文格式，把住公文體例格式關(guān)，即是否符合公文格式及《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求，檢查公文的組成部分有無遺漏，標(biāo)識(shí)是否規(guī)范。

一是審批簽發(fā)手續(xù)是否完備；二是檢查文稿是否齊全，有無落項(xiàng)、丟頁等等；三是審核格式，按《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定審核，特別要檢查涉密公文是否標(biāo)注密級(jí)，上行文是否標(biāo)注簽發(fā)人姓名，公文附件有無遺漏、附件標(biāo)識(shí)是否規(guī)范，公文主題詞標(biāo)注是否正確，等等。復(fù)核公文，不得對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改，因?yàn)閺?fù)核的文稿是已經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批過的。確有錯(cuò)誤，需進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按發(fā)文辦理程序征得審核部門同意后報(bào)廳領(lǐng)導(dǎo)審定。（三）公文正式印制前，各單位文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。（四）收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等七個(gè)程序。收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文（主要是指請示、意見和報(bào)告），文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則（如是否越級(jí)請示或請示性公文一文數(shù)事）；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范（如需要批復(fù)的用“報(bào)告”這個(gè)文種或“請示”沒有簽發(fā)人姓名）。收到涉密公文，首先要清點(diǎn)頁數(shù)是否正確，有無漏頁、重頁。對(duì)不符合公文辦理辦法的公文，經(jīng)辦公室或本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說明理由。（五）收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

辦理上級(jí)機(jī)關(guān)來文必須送給領(lǐng)導(dǎo)先作批示，然后再承辦，不能先承辦后報(bào)告。擬辦意見的內(nèi)容：一是明確牽頭承辦的部門。二是來文中如有要求制定實(shí)施方案、向省委、省政府、公安部、省委政法委報(bào)告貫徹落實(shí)情況等內(nèi)容的，要在擬辦意見中列出，明確由主辦部門牽頭辦理。三是提出辦理時(shí)限。第二部分寫作材料的搜集和使用一、從事寫作的人必須重視材料的積累二、材料的分類三、材料的使用

收集、積累材料是從事寫作的人的一項(xiàng)基本功。它就像工廠里儲(chǔ)備原料，原料豐富，生產(chǎn)才會(huì)有比較雄厚的基礎(chǔ)。從事寫作的人一定要像蜜蜂那樣，善采百花，釀出佳蜜。第一節(jié)從事寫作的人必須重視材料的積累1、再好的媳婦也要找米下鍋2、材料對(duì)文章起著不可或缺的支撐作用3、材料的搜集方法4、材料的收集要求（1）再好的媳婦也要找米下鍋

作為文秘人員、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部，以及其他從事寫作的人員，無論進(jìn)行機(jī)關(guān)公文、日常應(yīng)用文、新聞報(bào)道還是各種論文的撰寫，都離不開對(duì)寫作材料的搜集和儲(chǔ)備。要完成好一篇文章的寫作，我們必須通過引述多種有關(guān)材料，說明事實(shí)和道理，以表達(dá)自己的見解。我們寫文章，特別是寫一些高質(zhì)量、有分量的文章，不可能什么都從零開始，總是要在繼承前人成果或知識(shí)的基礎(chǔ)上加以借鑒、吸收、創(chuàng)新和發(fā)展。因此，搜集、積累寫作材料，建立起自己的材料庫，是我們寫作的前提和寫好文章的保證。否則，“巧婦難為無米之炊”，是不可能搞好寫作、寫出好文章來的。沒有寫作材料，寫作無法進(jìn)行，硬寫出來的文章，也是干的。（2）材料對(duì)文章起著不可或缺的支撐作用（a）材料是文章的“血肉”。寫作材料是為寫文章而預(yù)先搜集和準(zhǔn)備的材料。材料對(duì)文章的支撐作用可以這樣概括：動(dòng)筆之前，材料是形成觀點(diǎn)或靈感的“支柱”?？梢姏]有材料就寫不出文章來。如果寫一篇文章的主題是“靈魂”，那么，材料就是這個(gè)靈魂賴以生存的“血肉”。沒有材料，主題就沒有形成的確立的基礎(chǔ)，更無從表現(xiàn)；相反，沒有主題，材料再多、再豐富也形不成一篇好的文章，二者相互依存，不可或缺。所以，材料就是文章的根基，沒有材料就生產(chǎn)不了觀點(diǎn)，也表現(xiàn)不了觀點(diǎn)；沒有材料，構(gòu)思就缺乏依據(jù)；沒有材料，立論就站不住腳，作者頭腦里空空如也，拿起筆來“硬寫”，再怎么搜腸刮肚，也會(huì)限于終難成篇的困境。（b）材料是文章主題形成的基礎(chǔ)。任何文章都是要提出一個(gè)科學(xué)的，富有新意的主題。材料是支撐、形成主題的基礎(chǔ)和依據(jù)。搜集、提煉材料的過程，也正是主題逐步形成和確定后，同時(shí)，又起著統(tǒng)帥材料的作用。主題形成和確定后，就有一個(gè)選取最有力的材料把主題表現(xiàn)出來的問題。作者只有積累了豐富的材料，再認(rèn)真的分析材料、認(rèn)識(shí)材料，才能從中形成思想觀點(diǎn)，確立寫作意圖。（c）材料是表現(xiàn)主題的物質(zhì)依托。沒有材料這一物質(zhì)依托，主題就無法確立。形象地說，材料與主題有關(guān)系，就如同《莊子·逍遙游》所說的水與舟的關(guān)系：“水之積也不厚，則其負(fù)大舟也無力?！币黄恼碌闹黝}，只有用大量準(zhǔn)確的材料作為依據(jù)，才能鮮明突出，令人信服。(3)材料的搜集方法（1）卡片式。一旦從書籍、雜志、報(bào)紙等書刊上發(fā)現(xiàn)某一觀點(diǎn)、某一實(shí)例、某項(xiàng)數(shù)據(jù)，或古今中外名人名言有“可用性”，即可采用做“卡片”的方式將這些材料摘錄在卡片上。摘錄的觀點(diǎn)、實(shí)例、數(shù)據(jù)、名言等要忠于原文，保證內(nèi)容準(zhǔn)確。此外，還要將原文的題目、作者、書刊名稱、出版社、出版日期、原文所占頁碼（版面）等項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確地寫清楚，以便日后查找。（2）索引式。有時(shí)所需要搜集材料原文過長，可以采用“索引”方式搜索。具體做法是：先用自己的語言寫清這份材料的特點(diǎn)、用途，然后清楚地記下原文所占頁碼（版面）等項(xiàng)內(nèi)容，以便日后用時(shí)在去翻看原文。（3）剪貼式。有些書刊上的有用材料可以用“剪貼”的方式來搜集儲(chǔ)備。剪貼時(shí)要注意三點(diǎn)：第一，同一專題的材料剪貼在一起；第二，要在被剪貼材料的適當(dāng)位置上寫清報(bào)刊名稱、日期、頁碼（版面）；第三，粘貼用紙要選擇質(zhì)地較好、規(guī)格同一的白紙，裝訂時(shí)要加封面和目錄頁，可按標(biāo)題立目。（4）備忘錄式。在平時(shí)工作中發(fā)現(xiàn)一個(gè)新的信息材料，就隨手記在備忘錄上。出差或外出工作時(shí)也應(yīng)該隨聽隨看，記下新的信息材料，然后再歸列到上述三種儲(chǔ)備材料的材料庫中。（5）做讀書筆記。為了獲取寫作材料，讀書要做讀書筆記。讀書，要眼到、心到、手到，隨時(shí)做讀書筆記或札記。讀書筆記最好用大小一式的本子。積累的材料多了，可以編號(hào)，按類分置，便于查找使用，也可以在自己的藏書中夾上紙簽，簽端注明題目或主題詞。（4）材料的收集要求（1）要全面詳盡。寫作要求作者占有大量豐富的材料，搜集材料的多少?zèng)Q定著寫作的成敗。因此，搜集材料一個(gè)主要的要求就是“多”，要博采廣積，多多益善。唐代大文學(xué)家韓愈提出：“貪多務(wù)得，細(xì)大不捐”，“俱收并蓄，待用無遺”?，F(xiàn)代大文學(xué)家矛盾也說：“采集之時(shí)，貪多務(wù)得……不厭其多。”人民作家老舍說：“先搜集材料，越多越好?！敝骷抑芰⒉ㄒ舱f：“材料是不怕多的，材料少了不好辦?！睆?qiáng)調(diào)占有大量豐富的材料，是古今作家共同的經(jīng)驗(yàn)。這看起來是一個(gè)數(shù)量要求，實(shí)際上也是一個(gè)質(zhì)量要求。因?yàn)椋瑳]有一定的數(shù)量積累，就沒有一定的質(zhì)量可言。有一個(gè)日本的新聞?dòng)浾哒f，要寫一百行的報(bào)道，就要積累兩千行的素材墊底。兩千行與一百行，就是“二十比一”，這樣，文章的“底”就墊得非常厚實(shí)了。在論文寫作中，有人估計(jì)說，初學(xué)寫作者寫一篇一二萬字的論文，大體上要用60個(gè)工作日閱讀材料。每天研究記錄卡片、筆記二至三千字，大約會(huì)有十幾萬字的材料積累。搜集特別要善于抓住關(guān)鍵性的材料。在搜集材料的過程中，有些可能無法一下子辨別清楚某一材料的用處和價(jià)值，開始覺得沒有用的可能有用的，最后用不上的，在形成觀點(diǎn)、主題時(shí)也可能起作用。像這類材料也應(yīng)先搜集起來。搜集材料時(shí)雖也有選擇，但總的原則是“兼收并蓄”，盡量全面詳盡。“材料”的不足，勢必導(dǎo)致整個(gè)寫作活動(dòng)的阻滯或解體，勢必限制作者的思路和視眼。許多時(shí)候，寫作的失敗往往并不是在動(dòng)筆之時(shí)，而恰恰是在動(dòng)筆之前！對(duì)每個(gè)作者來說，根據(jù)自己的寫作需要，建立自己的“材料庫”尤其必要。用心去記，用手勤寫，經(jīng)常剪輯報(bào)刊材料，日積月累，材料庫自然會(huì)豐富起來，這樣作者便會(huì)感覺到寫作并非難事。（2）要有一定的方向范圍。搜集材料要在充分占有的前提下突出重點(diǎn)，也就是要處理好“多與廣”和“少而精”的關(guān)系。搜集材料必須要有一定的方向范圍。常用的有兩種方法，一是按工作單位、部門、系統(tǒng)搜集，結(jié)合所從事的工作。此外，還有一種是按課題或?qū)ｎ}搜集。（3）要經(jīng)常分類整理、分析研究。材料光記在本子上、卡片上，包括搜集的各種剪報(bào)，都是死材料，要變?yōu)榛畈牧?，就得?jīng)常分類整理，才能便于使用，也可以在一個(gè)較長時(shí)期后，淘汰掉一些確實(shí)不再用得上或陳舊過時(shí)的材料。（4）要對(duì)材料進(jìn)行鑒別。搜集材料以后，必須鑒別、整理。鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r(jià)值，可以從來源地可靠性、作者的情況、學(xué)術(shù)界對(duì)有關(guān)文獻(xiàn)的評(píng)價(jià)以及材料本身的科學(xué)性等幾方面入手。第二節(jié)材料的分類

根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)材料進(jìn)行分類，可以分出不同種類。了解這些種類，可以開闊搜集材料的視野和思路，有利于從更廣闊的范圍和更深遠(yuǎn)的層次上搜集材料、把握材料。根據(jù)材料的特點(diǎn)劃分，可分為思想材料和事實(shí)材料；根據(jù)材料的來源情況劃分，可分為第一手材料、第二手材料及發(fā)展材料；根據(jù)材料的性質(zhì)劃分，可分為正面材料和反面材料；根據(jù)材料的時(shí)間劃分，可分為歷史材料和現(xiàn)實(shí)材料；根據(jù)材料的表達(dá)方式劃分，可分為個(gè)別材料的綜合材料等。（1）思想材料和事實(shí)材料。思想材料，又稱：理論材料，指那些經(jīng)過歷史和現(xiàn)實(shí)檢驗(yàn)并具有一定影響和權(quán)威且被實(shí)現(xiàn)證明的正確觀點(diǎn)的思想成果，也就是道理和觀點(diǎn)。它具體包括名人名言、定理公式、諺語格言、法規(guī)政策等。占有這些材料，即客觀存在的具體事物，或文刊、史籍中提供的事實(shí)材料。它包括人、事、物三個(gè)方面。事實(shí)勝于雄辯，事實(shí)材料是最有說服力的。（2）第一手材料、第二手材料及發(fā)展材料。①第一手材料，又稱直接材料，是作者通過自身的觀察和實(shí)踐直接得到的原始材料。它們都是直接來源于生活事實(shí)的，是新聞寫作、紀(jì)實(shí)文章的主要材料，是作者通過閱讀書籍、報(bào)刊文獻(xiàn)等文字記載而且得到的材料。②第二手材料，又稱書面材料或間接材料，是作者通過閱讀書籍、報(bào)刊、文獻(xiàn)等文字記載而得到的材料。它的來源是書面文字。搜集別人的有關(guān)論述，也是很重要的。我們可以從這些論述中得到啟發(fā)，可以借鑒他人研究問題的方法，還可以引用某些經(jīng)過考證的事實(shí)材料作為旁證。但是在參考他人的文章時(shí)應(yīng)該以己為主，堅(jiān)持獨(dú)立研究，不要被人家的框框束縛。在搜集他人的有關(guān)論述時(shí)，充分利用圖書材料是十分重要的。這就要求我們了解和掌握檢索各種文獻(xiàn)報(bào)刊、書目的多種途徑及方法，還要求我們了解各種大型工具書，如《辭海》、《大百科全書》等的主要特點(diǎn)及使用方法。③發(fā)展材料是作者在搜集直接材料、間接材料的基礎(chǔ)上，通過思維想象創(chuàng)造出來的材料。虛構(gòu)的作品中大多使用發(fā)展材料。理論文章中有時(shí)也用虛擬、假設(shè)的材料，借以預(yù)測與展望。（3）正面材料和反面材料。①正面材料，是指能夠支持作者觀點(diǎn)的新人新事、成功經(jīng)驗(yàn)等材料，它往往是作者樹立觀點(diǎn)、形成思想基石的依據(jù)。②反面材料，是指存在問題、失敗教訓(xùn)等，是作者所要揭露、批評(píng)、貶斥的觀點(diǎn)材料。它往往是作者駁斥反面或不贊成的觀點(diǎn)的基礎(chǔ)。（4）歷史材料和現(xiàn)實(shí)材料。①歷史材料，是指距文章寫作時(shí)間較為久遠(yuǎn)的，能夠反映歷史面貌、基本情況、事物發(fā)展過程的材料。②現(xiàn)實(shí)材料，是指反映現(xiàn)狀的材料。（5）個(gè)別材料和綜合材料。①個(gè)別材料，又稱點(diǎn)上的材料，它指的是重點(diǎn)、具體的情況，也可以是單獨(dú)存在和使用的材料。它有助于了解事物的具體情況，便于表現(xiàn)主題的深度。②綜合材料，又稱面上的材料，指的是對(duì)若干個(gè)別材料進(jìn)行綜合、歸納而形成的材料，能夠幫助人們了解事物全貌，便于表現(xiàn)文章主題的廣度。材料的這些種類存在著重疊或交叉，一個(gè)具體的材料，可以同時(shí)屬于直接材料、事實(shí)材料、正面材料等。第三節(jié)材料的使用1、“精”用材料2、學(xué)用材料3、活用材料4、升華材料

（1）“精”用材料

古人云，寫文章“貴乎精要”。搜集材料要“廣”，選用材料要“嚴(yán)”，搜集材料“以十當(dāng)以”，選用材料則應(yīng)“以一當(dāng)十”。選用材料，貴在一個(gè)“嚴(yán)”字，貴在一個(gè)“少”而“精”。要索道內(nèi)容精要，在動(dòng)筆之前就要善于分析和研究材料，對(duì)收集的全部材料和數(shù)據(jù)加以科學(xué)的分析、比較歸納和綜合，進(jìn)行去粗取精、去偽存真的工作，以便從中篩選出最精當(dāng)?shù)牟牧?。凡是?yōu)秀的文章，即內(nèi)容豐富、內(nèi)涵深刻、有功底的文章，都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，即在寫出的文字后面常常還有大量材料沒有用上，別看這些材料沒有用上，但它卻是強(qiáng)大的“后盾”，“后盾”越豐富，“篩選”出來的東西就越有力。正如魯迅先生所說：“舊形式的采取，必有所刪除，既有刪除，必有所增益?！薄斑@些采取，并非斷片的古董的雜陳，必須溶于新作品中，那是不必贅說的事，恰如吃用牛羊，棄去蹄毛，留其精華，以滋養(yǎng)及發(fā)展新的生體，決不因此就會(huì)‘類乎'牛羊的?！币虼?，在寫作時(shí)，一定要注意“避免一切多余的東西”。一切多余的、一般化的材料都要舍得“割愛”，要沙里淘金。（2）學(xué)用材料

對(duì)于搜集到的材料，要經(jīng)常熟悉，仔細(xì)翻閱。這樣做的目的是消化材料內(nèi)容，做到溫故而知新。通過消化吸收，一方面可以將材料整理變成一種有用的信息，記憶在頭腦中的一定位置，需要的時(shí)候就信手拈來，為我所用；一方面可以學(xué)習(xí)其中的思想觀點(diǎn)，掌握其中的寫作技巧，體會(huì)其中的思想境界，從中汲取營養(yǎng)。這樣，既加深了對(duì)材料內(nèi)容的理解和記憶，又會(huì)學(xué)到許多知識(shí)和本領(lǐng)。（3）活用材料

積累材料的目的是為了利用材料，如何用活這些材料，其中大有學(xué)問。對(duì)于理論性較強(qiáng)的材料，雖然作者頭腦中也有零星的儲(chǔ)備，但沒有這些文章講得深、講得透，就借鑒過來；對(duì)于知識(shí)性較強(qiáng)的材料，在寫某些材料時(shí)，可以拿過來活用，以擴(kuò)大讀者或聽眾的知識(shí)面；對(duì)于紀(jì)實(shí)性較強(qiáng)的材料，可以在文章的某個(gè)觀點(diǎn)的下面恰當(dāng)應(yīng)用，起到理論聯(lián)系實(shí)際的作用；對(duì)于數(shù)據(jù)性較強(qiáng)的材料，則用以增強(qiáng)事實(shí)的說服力；對(duì)于趣味性較強(qiáng)的材料，主要用于增強(qiáng)幽默感，以活躍氣氛；對(duì)于富有哲理性的各種警句，可以恰到好處的運(yùn)用，以增強(qiáng)文章的感染力。例如，起草一份關(guān)于安全管理方面的講話稿時(shí)，就可以通過引用一些案例和數(shù)據(jù)，來說明安全管理方面存在的問題和面臨的形勢，從而提醒各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清形勢，保持清醒的頭腦，扎扎實(shí)實(shí)地做好本單位的安全管理工作。這樣的講話稿既講道理，又講事實(shí)，講起來有理有據(jù)，聽起來不那么枯燥，也容易讓人信服。（4）升華材料

積累材料的過程不僅是一個(gè)學(xué)習(xí)前人和他人知識(shí)的過程，而且也是一個(gè)發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造的過程。要把對(duì)材料的運(yùn)用過程，當(dāng)作再思考、再拓展、再創(chuàng)造的過程，不去死用材料，而是從搜集的相關(guān)材料中啟發(fā)思路，豐富內(nèi)容，升華自己的思想，最終形成自己的見解。有一位部領(lǐng)導(dǎo)讓張秘書修改一份機(jī)關(guān)大院管理工作總結(jié)表彰大會(huì)的講話稿，其中第三部分的要求需要重寫。寫些什么呢？張秘書一時(shí)心里沒譜。在翻閱管理教育方面的材料時(shí)，張秘書看到一位總部領(lǐng)導(dǎo)在全軍管理教育工作座談會(huì)上，強(qiáng)調(diào)對(duì)部隊(duì)要實(shí)行嚴(yán)格管理、群眾管理、經(jīng)常管理、系統(tǒng)管理?？吹竭@里，張秘書一下子激發(fā)了靈感，這“四個(gè)管理”不僅適用于部隊(duì)，同樣也適用于機(jī)關(guān)大院管理，把這“四個(gè)管理”作為機(jī)關(guān)大院管理的四條要求來寫完全可以。于是，張秘書結(jié)合機(jī)關(guān)大院管理工作的實(shí)際，給這“四個(gè)管理”賦予了新的內(nèi)容，重新作了如下概括和提煉：重新作了如下概括和提煉：一是要嚴(yán)格管，就是機(jī)關(guān)大院的管理工作要體現(xiàn)在“嚴(yán)”字上，在嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度上下功夫，在嚴(yán)格遵紀(jì)守法上下功夫，在嚴(yán)格賞罰上下功夫；二是要群