公司資料室管理制度分析

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司資料室管理規(guī)定第一條（目的）資料室的資料管理，按本規(guī)定執(zhí)行。第二條（意義）本規(guī)定的目的在于通過有效管理資料室的資料，提高研究效率、促進技術(shù)、改善業(yè)務工作，以及增進對業(yè)務工作的理解。第三條（閱讀的責任）職工在利用資料室資料時，必須遵守規(guī)定，在本規(guī)定范圍內(nèi)承擔相應的責任。第四條（資料的分類）1．

圖書資料（即單行本、辭行）2．

定期刊物（報刊、雜志等）3．

文書資料（手冊、目錄、專利資料、報告等）4．

視聽像資料（照片、錄像、地圖、畫冊、錄音帶、膠片等）第五條（公司內(nèi)資料管理）公司內(nèi)資料原則上按文書管理條例進行管理，文書管理條例規(guī)定外的事項，按本規(guī)定執(zhí)行。第六條（資料的主管）資料室的資料一律由總務科統(tǒng)管。第七條（資料室）在總務科設資料室，并由資料室主任具體負責對資料的管理運作。第八條（主任的工作移交）資料室主任在移交工作時，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。第九條（購買資料）購買資料原則上按下列程序與要領(lǐng)進行：1．

在希望購買資料時，首先填寫購買申請書，經(jīng)主管審批后，提交資料室主任；由資料室主任決定、發(fā)出訂購單。2．

資料室主任在受理“資料購買申請書”之后，把受理要點填寫在“資料購買整理簿”中。

第十條（資料編號）資料室在購進資料后，對新進資料貼上標簽、進行編號。第十一條（通知）資料購進并編號后，由資料員發(fā)出通知，告知申請購買者。第十二條（保管期）編號后的新進資料，原則上必須在資料室中保管一個月。第十三條（中止購買）在資料購買的申請期中、希望中止購買時，必須立即經(jīng)所在部科主管，立即通知資料室主任。第十四條（把握購買開支）資料室的資料員必須經(jīng)常就資料購買的情況，尤其是開支金額狀況，作出統(tǒng)計；并且對計劃購買的資料、金額與數(shù)量作出調(diào)查，在月末和年末向資料室主任報告，以便使資料室長把握開支狀況。第十五條（購買費的分配）資料室主任在前條規(guī)定基礎上，在年度購買金額或開支范圍內(nèi)，按照經(jīng)業(yè)務的要求，分配購買各類資料的金額比例；如有超支，經(jīng)財務部長向總裁提出報告,按總載指示辦理。第十六條（資料的借出）1．

職工如果業(yè)務工作上需要，可以申請借走資料，但必須填寫“資料借出卡”；按借出卡的有關(guān)欄目要求填寫完畢后，交給資料保管員。2．

資料保管員必須在“借出資料登記簿”上作好登記，并且經(jīng)常檢查借還狀況。還借閱者本人。第十八條（閱讀）1．

資料原則上不外借，只允許在閱覽室中讀。2．

凡借閱資料、在閱覽室進行讀者,都必須登記，在“資料閱鑒表”上填寫清楚閱讀者所在部科，以及所閱鑒資料名稱。3．

上班時間閱讀，必須經(jīng)部科長同意。第十九條（借出期限）1．

一般資料借出期限為一周。期限一滿，立即歸還給資料室。2．

業(yè)務上常備資料，借出期限為三個月以內(nèi)。如果必要，還可經(jīng)按第十六條規(guī)定，辦理手續(xù)，予經(jīng)續(xù)借。3．

需要補綴的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。第二十條（禁止轉(zhuǎn)借）資料室借入的資料，禁止轉(zhuǎn)借。第二十一條（借閱時間）資料借閱時間為上午九點至下午四點----摘自《現(xiàn)代管理制度、程序、方法范例全集》精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔二十三、公司銷售人員管理制度推銷用語第一條自我介紹與打招呼與客戶會面時，應主動與客戶問好打招呼，然后作自我介紹。1、問好時，態(tài)度要真誠，面帶微笑，動作要規(guī)范，聲音要適中，努力給對方留下良好的第一印象。2、對其他人也要點頭致意。3、作自我介紹時應雙手遞上名片。4、隨身攜帶物品，在征求對方后，再放置。5、打招呼時，不妨問寒問暖。6、若對方負責人不在，應與其上級或下級洽談，千萬不能隨便離去。7、若對方很忙，要等對方忙完后再洽談。若自己能幫上忙，應盡力趨前幫忙，邊干邊談，與對方盡快親近，是打開局面的良策。8、注意察言觀色，相機行事，千萬不能妨礙對方工作。9、準確地稱呼對方職務，過高過低都會引起對方不快。第二條話題由閑聊開始推銷過程，是一個相互交流、相互信任的過程，所以不能開門見山，一見面就讓對方拿出訂單。所以，通過閑聊，了解對方，也讓對方了解自己，是尋找洽談契機的不可省略的過程。1、閑聊的話題是多種多樣的，但原則有一個：使對方感興趣，如天氣、人文地理、趣聞軼事、體育、社會時尚、企業(yè)界動態(tài)等。2、注意不要老生常談，人云亦云，盡量少談政治、宗教問題，以免因觀點不同引起分歧，破壞談話氣氛。3、注意不能自己一個人滔滔不絕。耐心地聽對方高談闊論，更能取得好感。4、見好就收，一旦發(fā)現(xiàn)對方對某一話題不感興趣，應立刻打住，再找其他話題。5、切勿忘掉與客戶閑談的本意是為了切入正題，因而應將話題向企業(yè)經(jīng)營、市場競爭、消費時尚等方面引導。6、在閑聊中注意了解對方的故鄉(xiāng)、母校、家庭、個人經(jīng)歷、價值觀念、興趣愛好、業(yè)務專長等。7、在交談過程中，注意了解客戶經(jīng)營情況、未來發(fā)展計劃、已取得的成就和面臨的困難。8、在交談過程中，善于征求對方對市場走勢、暢銷產(chǎn)品、經(jīng)營對策、產(chǎn)品價格、需求動向的意見。不論對方意見如何，都要虛心聽取，不能反駁。9、在交談過程中，要注意自始至終給予對方優(yōu)越感。10、在交談過程中，應不斷地向?qū)Ψ教峁┡c其業(yè)務相關(guān)的實用信息。第三條業(yè)務洽談的技巧在閑聊過程中，由雙方共同感興趣的話題直接轉(zhuǎn)入業(yè)務洽談，往往是順理成章的。一旦時機成熟，推銷員就可以與對方直接洽談業(yè)務。1、洽談過程中，不能強硬推銷，首先講明本企業(yè)產(chǎn)品的優(yōu)勢、企業(yè)的信譽和良好的交易條件。2、洽談過程中，不要首先讓對方確定訂貨數(shù)量，依對方的決定行事，尊重對方。3、向客戶確定出少量訂貨試銷、中批量訂貨、大批量訂貨幾種方案，供對方選擇。4、列舉出具體數(shù)字，說明客戶在不同批量訂貨情況下的經(jīng)濟效益指標，如營業(yè)收入、純收益、資金周轉(zhuǎn)率等。5、首先推銷重點產(chǎn)品，由重點產(chǎn)品連帶出其他產(chǎn)品，不要四面出擊。6、適時地拿出樣品，輔助推銷。7、不能因小失大，以哀求的口吻要求對方訂貨。8、注意戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)，進退適宜，攻防結(jié)合，勿追窮寇。9、在洽談商品價格時，一方面申明本企業(yè)無利可圖（舉成本、利潤等數(shù)字），一方面列舉其他企業(yè)產(chǎn)品價格高不可攀。10、在涉及其他企業(yè)及產(chǎn)品時，注意不能使用攻擊性語言，不能出口傷人。11、在推銷新產(chǎn)品時，要明示或暗示本企業(yè)屬獨此一家，別無分店。12、更多地列舉實例，說明某商品因經(jīng)營本企業(yè)產(chǎn)品取得了多大的經(jīng)濟效益。13、提醒對方要保證銷售，必須有充足的存貨。若能列舉出對方存貨情況更佳。第四條推銷受阻應急技巧推銷受阻是經(jīng)常遇到的，對推銷員講，最重要的是樂觀地對待失敗，有堅定的取勝信心。而且，推銷受阻并不意味著失敗，所以不必垂頭喪氣，更不能自尋臺階，順勢而下。這時須保持冷靜的頭腦，化被動為主動，沖破障礙，方能柳暗花明，絕處逢生。1、當對方拒絕訂貨時，首先應問清原因，以對癥下藥。2、若對方提出資金周轉(zhuǎn)困難時，應強調(diào)經(jīng)銷本企業(yè)產(chǎn)品風險小，周轉(zhuǎn)快，利益回報大（列舉具體數(shù)字說明）。3、若對方回答負責人不在，應問明負責人什么時間回來，是否可以等候，或什么時間可再來聯(lián)系。也可請對方提出大致意向。4、若對方提出現(xiàn)在很忙，無暇洽談時，要判斷這是對方有意推辭，還是確實沒有時間。不論為何，都要對在百忙之中打擾對方，提出歉意。并提出與對方僅談×分鐘（可視情況遞減）。注意洽談一定要按約定時間結(jié)束。5、若對方嫌價格太高時，應首先申明本企業(yè)奉行低價優(yōu)質(zhì)政策，然后舉實例，與同類產(chǎn)品比較。強調(diào)本企業(yè)向客戶低價提供商品，強調(diào)一分錢一分貨的道理，強調(diào)本企業(yè)有優(yōu)質(zhì)的售后服務系統(tǒng)。6、若對方提出由其他廠家進貨時，首先要問清原因。然后以數(shù)字進行比較。說明從本企業(yè)進貨的優(yōu)越性。7、若對方猶豫不決時，應集中力量，打消其顧慮，反復懇請訂貨。8、若對方對自己的推銷工作提出譏諷時，如“你的嘴可真厲害”、“你可真難對付”之類。推銷員首先應向?qū)Ψ奖硎厩敢猓v明為了工作，屬不得已而為之，全無惡意，旨在與對方建立良好的業(yè)務關(guān)系，基于對對方的充分信任等。9、若對方提出已有存貨時，應轉(zhuǎn)問是否需要其他商品，或者告知由于本產(chǎn)品暢銷，應有充足的存貨。10、若對方提出退貨，應首先問明退貨的理由。若理由成立，應勸導對方改購其他商品。11、若對方偏好其他企業(yè)產(chǎn)品，則應用具體數(shù)字說明本企業(yè)產(chǎn)品絕不遜于其他產(chǎn)品，且有其他產(chǎn)品不可替代的特性。12、若對方對本企業(yè)抱有成見，或以往發(fā)生過不愉快的事，或?qū)ν其N員本人抱有偏見時，首先要向?qū)Ψ劫r禮道歉，然后問明原由，做出解釋。最后，誠懇地希望對方對本企業(yè)和本人工作提出建設性意見。并利用這一時機，進一步與客戶洽談業(yè)務。13、若對方提出本企業(yè)供貨不及時，推銷員應首先表示歉意，然后講明事出有因。最后保證改進工作，決不再發(fā)生類似問題。14、若對方提出采用易貨交易方式時，首先向?qū)Ψ浇ㄗh表示贊同，然后提出易貨交易的種種弊端，促使對方放棄原來的建議。15、若對方默不作聲，有問無答時，應直接明了地提出自己的看法：這樣不利于雙方交流，如對本人有什么看法，請明示。然后可采取以下對策：①反復講明來意。②尋找新話題。③詢問對方最關(guān)心的問題。④提供信息。⑤稱贊對方穩(wěn)健。⑥采用激將法，迫使對方開口。第五條不但善始還要善終當洽談結(jié)束時，并不意味著大功告成。推銷員應從未來著眼，為下一次上門推銷打下基礎。1、向?qū)Ψ皆诜泵χ杏枰越哟硎局x意。2、表明以后雙方加強合作的意向。3、詢問對方下一次洽談的具體時間。自己可以提出幾個時間，讓對方選擇。4、詢問對方是否有個人私事，需要自己幫忙。5、向?qū)Ψ郊捌渌趫鋈藛T致謝、辭行。銷售訪問客戶的要點第六條銷售經(jīng)理對客戶進行訪問，不同于推銷員上門推銷，但在意義與后者同樣重要。通過對客戶的訪問，可以：1、了解市場動態(tài)，聽取客戶反映，收集市場信息。2、開拓新市場，爭取到更多的新客戶。3、把握客戶的信用狀況。4、為調(diào)整促銷重點、促銷方法、交易方法提供依據(jù)。第七條客戶訪問的主要目的是1、與客戶打招呼、問候、聯(lián)絡感情。2、實地考察客戶是否進一步擴大訂貨的余地。3、直接向客戶說明本企業(yè)產(chǎn)品的特性、優(yōu)點及價格偏高的原因（如：①使用優(yōu)質(zhì)材料。②高質(zhì)量。③與其他企業(yè)產(chǎn)品的性能價格比等）。4、向客戶提出擴大訂貨量的要求。5、希望客戶與本企業(yè)建立長期穩(wěn)固的合作聯(lián)系。6、在時機成熟時，向客戶提出按期支付貨款要求。7、從多個側(cè)面了解客戶信用狀況。8、與客戶交流經(jīng)營管理經(jīng)驗，互為參考。9、把客戶訪問作為開拓新市場的一種手段。第八條訪問客戶時，應正確確定拜訪的人及拜訪順序。1、客戶若是小公司，拜訪人員級別與順序是：（1）店長（或經(jīng)理，或主任）。（2）采購負責人。（3）銷售負責人。2、客戶是大公司，拜訪人員級別與順序是：（1）采購部長（重點訪問對象）。（2）總經(jīng)理（禮節(jié)性拜訪）。（3）銷售部長。第九條會面時禮節(jié)性問候與被訪者會面時，不論是否已經(jīng)相識，都要致以禮貌性問候。言詞應懇切、熱情。主要話題包括：1、祝賀高升。2、問候身體情況。3、祝賀事業(yè)發(fā)達。4、貿(mào)然打擾之歉意。第十條進入正題時話題要點1、向?qū)Ψ浇o予本企業(yè)在業(yè)務上的厚愛和照顧表示謝意，向?qū)Ψ浇o予本企業(yè)推銷員的照顧表示感謝。2、向?qū)Ψ秸埥瘫酒髽I(yè)產(chǎn)品在哪些客戶或地區(qū)暢銷，在哪些客戶或地區(qū)中滯銷，原因何在。3、請對方介紹其經(jīng)營情況。4、與對方的交談過程中，有意識地進行市場調(diào)查。5、請對方介紹其經(jīng)營方針、管理方法、銷售制度等，并提出自己的見解或建議。6、聽取對方陳述面臨的問題或?qū)Ρ酒髽I(yè)意見或建議，共商解決辦法。7、聽取對方對雙方進一步合作時的希望，對本企業(yè)銷售制度、銷售方法、結(jié)算方法等的忠告。8、在適宜場合，介紹本企業(yè)的新產(chǎn)品。訪問結(jié)束時，銷售部長應逐一與被訪者辭行、致謝。辭行順序是先高后低（即職務或級別高低。）外銷員業(yè)務技巧要點第十一條外銷員的素質(zhì)要求特殊的工作性質(zhì)，要求外銷員不斷提高自身素質(zhì)，陶冶情操，加強修養(yǎng)。1、注意個人身體，有健康的體魄。以勝任繁重的工作。2、工作要有計劃性，條理性，適應性。3、要有堅韌不拔的毅力，克服困難的決心，不達目的決不罷休的信念。4、在業(yè)務上要有進取心，虛心好學，不恥下問，不僅有寬闊的知識面，而且對本專業(yè)還要做到精通。5、有高超的語言技巧、公關(guān)能力和靈敏的反應能力。6、面對客戶，不管出于怎樣的目的，都應以誠待人，以信為本，以義行事。取得客戶的信賴，保持責任感，保持良好的人格與節(jié)操。7、具有較強的統(tǒng)計分析能力，時刻注意搜集信息，判斷信息，抓住機會，迎接挑戰(zhàn)。第十二條勤務要求規(guī)范1、遵守作息時間，不遲到，不早退，休息時間不得擅自外出。2、外出聯(lián)系業(yè)務時，要按規(guī)定手續(xù)提出申請，講明外出單位、外出目的，外出時間及聯(lián)系方法。3、外出時沒有他人監(jiān)督，必須嚴格要求自己，自覺遵守企業(yè)的規(guī)章制度。4、外出時，不能公私兼顧，公款私用。5、外出使用本企業(yè)的商品或物品時，必須說明使用目的和使用理由，并辦理借用或使用手續(xù)。6、本企業(yè)與客戶達成的意向或協(xié)議，外銷員無權(quán)擅自更改，特殊情況下，必須征得有關(guān)部門的同意。7、在處理契約合同、收付款時，必須恪守法律和業(yè)務上的各項規(guī)定，避免出現(xiàn)失誤。8、外出時，應節(jié)約交通、通信和住宿費用。外銷員外出時，應及時向上級匯報業(yè)務進展情況，聽取上級指示，遇到特殊情況時，不能自作主張。外出歸來后，要將業(yè)務情況詳細向上級報告，并請上級對下一步工作做出指示。第十三條非外出時間的工作1、日常業(yè)務外銷員因沒有外出業(yè)務而在公司坐班時，主要負責訂貨單據(jù)的整理、送貨的準備、貨款的核