第2章數(shù)據(jù)庫和表

第2章數(shù)據(jù)庫和表

2第2章數(shù)據(jù)庫和表2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.2建立表2.3編輯表2.4使用表32.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

1.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫的實(shí)質(zhì)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的外殼，數(shù)據(jù)庫中沒有對(duì)象和數(shù)據(jù)創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫后，可以根據(jù)需要，添加表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊等對(duì)象方法：?jiǎn)螕簟拔募薄靶陆ā薄翱諗?shù)據(jù)庫”2.1.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫42.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

2.使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫樣本模板是最常用的模板樣本模板包括12個(gè)方法：?jiǎn)螕簟拔募薄靶陆ā薄皹颖灸０濉?.1.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫注意：（1）如果能夠找到并使用與設(shè)計(jì)要求接近的模板，可先利用這些模板創(chuàng)建基準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，再按要求對(duì)其進(jìn)行修改。（2）如果沒有滿足要求的模板，或要將其他應(yīng)用中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access，則最好不使用模板。52.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

1.打開數(shù)據(jù)庫方法1：?jiǎn)螕簟拔募薄按蜷_”執(zhí)行上述操作后選擇打開方式打開方式：共享（默認(rèn)）、只讀、獨(dú)占、獨(dú)占只讀未選擇打開方式時(shí)按“共享（默認(rèn)）”方式打開方法2：?jiǎn)螕簟拔募薄白罱梦募?.1.2打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫62.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

2.關(guān)閉數(shù)據(jù)庫方法1：?jiǎn)螕鬉ccess窗口右上角“關(guān)閉”按鈕

方法2：雙擊Access窗口左上角“控制”菜單圖標(biāo)方法3：?jiǎn)螕簟翱刂啤薄瓣P(guān)閉”方法4：?jiǎn)螕簟拔募薄瓣P(guān)閉數(shù)據(jù)庫”2.1.2打開和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫72.2建立表表是數(shù)據(jù)記錄的集合，是數(shù)據(jù)庫最基本的組成部分2.2.1表的組成表由表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成設(shè)計(jì)的是結(jié)構(gòu)使用的是數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)：表的框架，主要包括字段名稱、數(shù)據(jù)類型和字段屬性等字段名稱數(shù)據(jù)類型字段屬性82.2建立表表是數(shù)據(jù)記錄的集合，是數(shù)據(jù)庫最基本的組成部分2.2.1表的組成表由表結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)兩部分構(gòu)成設(shè)計(jì)的是結(jié)構(gòu)使用的是數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)：表的具體內(nèi)容92.2建立表1.字段名稱字段名稱：每個(gè)字段均具有唯一的名字命名規(guī)則：長(zhǎng)度為1～64個(gè)字符包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符,不能以空格開頭不能包含句號(hào)（.）、驚嘆號(hào)（!）、方括號(hào)（[]）和重音符號(hào)（’）不能使用ASCII為0～32的字符2.2.1表的組成102.2建立表2.數(shù)據(jù)類型文本可存儲(chǔ)字符或數(shù)字最多為255個(gè)字符備注可保存較長(zhǎng)的字符和數(shù)字最多可存儲(chǔ)65535個(gè)字符2.2.1表的組成112.2建立表2.數(shù)據(jù)類型數(shù)字用來存儲(chǔ)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)數(shù)字類型的種類及其取值范圍2.2.1表的組成122.2建立表2.數(shù)據(jù)類型日期/時(shí)間用于存儲(chǔ)日期、時(shí)間或日期時(shí)間組合字段長(zhǎng)度固定為8個(gè)字節(jié)貨幣等價(jià)于具有雙精度屬性的數(shù)字類型字段長(zhǎng)度為8個(gè)字節(jié)2.2.1表的組成132.2建立表2.數(shù)據(jù)類型自動(dòng)編號(hào)自動(dòng)編號(hào)字段中數(shù)值唯一字段長(zhǎng)度為4個(gè)字節(jié)是/否只有兩種不同取值字段長(zhǎng)度為1個(gè)字節(jié)2.2.1表的組成142.2建立表2.數(shù)據(jù)類型OLE對(duì)象用于存儲(chǔ)鏈接或嵌入的對(duì)象，這些對(duì)象以文件形式存在，其類型可以是Word文檔、Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進(jìn)制數(shù)據(jù)字段最大容量為1GB2.2.1表的組成152.2建立表2.數(shù)據(jù)類型超鏈接以文本形式保存超鏈接的地址，用來鏈接到文件、Web頁、電子郵件地址、本數(shù)據(jù)庫對(duì)象、書簽或該地址所指向的Excel單元格范圍附件用于存儲(chǔ)所有種類的文檔和二進(jìn)制文件字段最大容量為2G2.2.1表的組成162.2建立表2.數(shù)據(jù)類型計(jì)算用于顯示計(jì)算結(jié)果，計(jì)算時(shí)必須引用同一表中的其他字段字段長(zhǎng)度為8字節(jié)2.2.1表的組成172.2建立表3.字段屬性字段屬性即表的組織形式，包括表中字段的個(gè)數(shù)，各字段的大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等不同的數(shù)據(jù)類型字段屬性有所不同定義字段屬性可以對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行限制或驗(yàn)證，也可以控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式2.2.1表的組成182.2建立表設(shè)置內(nèi)容字段名稱數(shù)據(jù)類型和字段大小主鍵建立方法在數(shù)據(jù)表視圖中建立使用設(shè)計(jì)視圖建立2.2.2建立表結(jié)構(gòu)192.2建立表1.使用數(shù)據(jù)表視圖數(shù)據(jù)表視圖：按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進(jìn)行字段的添加、編輯和刪除，也可以完成記錄的添加、編輯和刪除，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查找和篩選等操作是/否方法：?jiǎn)螕簟皠?chuàng)建”“表”在數(shù)據(jù)表視圖中設(shè)置每個(gè)字段的字段名稱、字段大小和字段屬性2.2.2建立表結(jié)構(gòu)202.2建立表2.使用設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)視圖：分為上下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，2.2.2建立表結(jié)構(gòu)

表設(shè)計(jì)視圖是創(chuàng)建表結(jié)

構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方

便、最有效的工具方法：?jiǎn)螕簟皠?chuàng)建”“表設(shè)計(jì)”在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)置每個(gè)字段的字段名稱、字段大小和字段屬性212.2建立表3.定義主鍵主鍵：是唯一標(biāo)識(shí)表中每一條記錄的一個(gè)字段或多個(gè)字段的組合（主鍵不能為空，不能重復(fù)）主鍵類型：?jiǎn)巫侄沃麈I和多字段主鍵。單字段主鍵是以某一個(gè)字段作為主鍵來唯一標(biāo)識(shí)表中的記錄。多字段主鍵是由兩個(gè)或更多字段組合在一起來唯一標(biāo)識(shí)表中的記錄主鍵的作用：實(shí)施實(shí)體完整性控制、加快查詢速度、排序、用于建立表之間的關(guān)系2.2.2建立表結(jié)構(gòu)222.2建立表3.定義主鍵定義思路：在設(shè)計(jì)視圖中打開相應(yīng)表選擇要定義主鍵的字段單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“工具”組中的“主鍵”按鈕

2.2.2建立表結(jié)構(gòu)232.2建立表1.字段大小用于限制輸入到該字段的最大長(zhǎng)度，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時(shí)，系統(tǒng)將拒絕接收只適用于“文本”、“數(shù)字”或“自動(dòng)編號(hào)”類型的字段有些類型的字段大小屬性既可在數(shù)據(jù)表視圖中設(shè)置，也可在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)置，如文本類型。有些只能在設(shè)計(jì)視圖中設(shè)置，如數(shù)字類型2.2.3設(shè)置字段屬性242.2建立表2.格式可確定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式只影響數(shù)據(jù)的顯示格式在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型2.2.3設(shè)置字段屬性252.2建立表2.格式2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]

將“學(xué)生”表中“入校日期”字段的“格式”設(shè)置為“短日期”

[例]

將“學(xué)生”表中“入校日期”的輸入掩碼屬性設(shè)置為“短日期”262.2建立表3.輸入掩碼可將格式中相對(duì)固定的符號(hào)固定成格式的一部分,減化輸入控制數(shù)據(jù)的輸入格式文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣等類型字段可定義輸入掩碼在顯示數(shù)據(jù)時(shí),格式屬性優(yōu)先于輸入掩碼2.2.3設(shè)置字段屬性272.2建立表3.輸入掩碼2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]定義“教師”表中“電話號(hào)碼”字段的輸入掩碼，使其輸入格式為前5位是“(010)”，后8位是數(shù)字282.2建立表4.默認(rèn)值可減少數(shù)據(jù)輸入量在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的默認(rèn)值屬性中輸入默認(rèn)的的值2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“性別”字段的默認(rèn)值屬性設(shè)置為“男”292.2建立表5.有效性規(guī)則為防止數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤而設(shè)置在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則對(duì)文本類型字段，可設(shè)置輸入的字符個(gè)數(shù)不能超過某一個(gè)值;對(duì)數(shù)字類型字段，可使Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù);對(duì)日期/時(shí)間類型字段，可將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)

2.2.3設(shè)置字段屬性302.2建立表5.有效性規(guī)則2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“年齡”字段的取值范圍設(shè)在14～70之間312.2建立表6.有效性文本當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí),系統(tǒng)顯示的文本2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]將“學(xué)生”表中“年齡”字段的有效性文本設(shè)置為“請(qǐng)輸入14～70之間的數(shù)據(jù)！”322.2建立表7.索引索引能根據(jù)鍵值加速在表中查找和排序的速度，能對(duì)表中記錄實(shí)施唯一性可建立單字段索引和多字段索引2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]為“學(xué)生”表創(chuàng)建索引，索引字段為“性別”332.2建立表7.索引2.2.3設(shè)置字段屬性

[例]為“教師”表創(chuàng)建多字段索引，索引字段包括“教師編號(hào)”、“性別”和“工作時(shí)間”342.2建立表2.2.4建立表間關(guān)系職工讀者1.表間關(guān)系的概念一對(duì)一關(guān)系：假設(shè)有表A和表B兩個(gè)表，如果表A中的1條記錄與表B中的1條記錄相匹配，反之亦然，則表A與表B是一對(duì)一關(guān)系352.2建立表1.表間關(guān)系的概念一對(duì)多關(guān)系：如果表A中的1條記錄與表B中的多條記錄相匹配，但表B中的1條記錄只與表A中的1條記錄相匹配，則表A與表B是一對(duì)多關(guān)系2.2.4建立表間關(guān)系班級(jí)學(xué)生362.2建立表1.表間關(guān)系的概念多對(duì)多關(guān)系：如果表A中的多條記錄與表B中的多條記錄相匹配，且表B中的多條記錄也與表A中的多條記錄相匹配，則表A與表B是多對(duì)多關(guān)系2.2.4建立表間關(guān)系在Access中只有前兩種，多對(duì)多被轉(zhuǎn)換成兩個(gè)一對(duì)多聯(lián)系學(xué)生課程372.2建立表2.參照完整性參照完整性：是在輸入或刪除記錄時(shí)，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則參照完整性規(guī)則要求通過定義的外關(guān)鍵字和主關(guān)鍵字之間的引用規(guī)則來約定兩個(gè)關(guān)系之間的聯(lián)系如果表中設(shè)置了參照完整性，那么主表中沒有相關(guān)記錄時(shí)，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配記錄時(shí)刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)記錄時(shí)，更改主表中的主鍵值2.2.4建立表間關(guān)系382.2建立表3.建立表間關(guān)系在定義表間關(guān)系之前，應(yīng)關(guān)閉所有需要定義關(guān)系的表定義方法：“數(shù)據(jù)庫工具”“關(guān)系”2.2.4建立表間關(guān)系

[例]定義“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中已存在表之間的關(guān)系392.2建立表4.編輯表間關(guān)系方法：在關(guān)系窗口中右擊關(guān)系連線“編輯關(guān)系”2.2.4建立表間關(guān)系聯(lián)接類型：內(nèi)部聯(lián)接、左邊外部聯(lián)結(jié)、右邊外部聯(lián)接

402.2建立表5.查看子數(shù)據(jù)表子數(shù)據(jù)表：是指在一個(gè)數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖方法：在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，單擊某記錄關(guān)聯(lián)標(biāo)記“+”號(hào)，可顯示該記錄對(duì)應(yīng)的子數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，單擊“-”號(hào)，就可以收起子數(shù)據(jù)表2.2.4建立表間關(guān)系412.2建立表5.查看子數(shù)據(jù)表2.2.4建立表間關(guān)系

[例]將“課程”表的子數(shù)據(jù)表修改為“選課成績(jī)”表422.2建立表1.使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù)2.使用查閱列表輸入數(shù)據(jù)設(shè)置字段類型為“查閱向?qū)А陛斎霑r(shí)用組合框選擇數(shù)據(jù)，提高輸入效率數(shù)據(jù)來源：值列表、另一數(shù)據(jù)表（或查詢）2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]使用向?qū)椤敖處煛北碇小奥毞Q”字段創(chuàng)建查閱列表，列表中顯示“助教”、“講師”、“副教授”和“教授”等4個(gè)值432.2建立表2.使用查閱列表輸入數(shù)據(jù)設(shè)置字段類型為“查閱向?qū)А敝苯釉凇安殚啞边x項(xiàng)卡中設(shè)置2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]使用向?qū)椤敖處煛北碇小奥毞Q”字段創(chuàng)建查閱列表，列表中顯示“助教”、“講師”、“副教授”和“教授”等4個(gè)值442.2建立表3.使用計(jì)算類型字段存儲(chǔ)數(shù)據(jù)2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中已有“選課成績(jī)”表，表中包括“學(xué)生編號(hào)”、“課程編號(hào)”、“平時(shí)成績(jī)”和“考試成績(jī)”等4個(gè)字段。在“選課成績(jī)”表中增加一個(gè)計(jì)算字段，字段名為“總評(píng)成績(jī)”，計(jì)算公式為：總評(píng)成績(jī)=平時(shí)成績(jī)*0.3+考試成績(jī)*0.7452.2建立表4.使用附件類型字段存儲(chǔ)數(shù)據(jù)2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

在“教師”表中增加一個(gè)“個(gè)人信息”字段，數(shù)據(jù)類型為“附件”，將存儲(chǔ)在Word文檔中的教師個(gè)人信息及照片添加到“個(gè)人信息”字段中462.2建立表5.獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)：是指從外部獲取數(shù)據(jù)后形成數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表對(duì)象，并與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)類型：Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、以及其他類型文件2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)

[例]

將已建立的Excel文件“授課.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中472.2建立表5.獲取外部數(shù)據(jù)鏈接數(shù)據(jù)：是指在自己的數(shù)據(jù)庫中形成一個(gè)鏈接表對(duì)象，每次在Access數(shù)據(jù)庫中操作數(shù)據(jù)時(shí)，都是即時(shí)從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)鏈接的數(shù)據(jù)未與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接，而將隨著外部數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的變動(dòng)而變動(dòng)2.2.5向表中輸入數(shù)據(jù)482.2建立表導(dǎo)入數(shù)據(jù)：是指從外部獲取數(shù)據(jù)后形成數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表對(duì)象，并與外部數(shù)據(jù)源斷絕聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)類型：Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access數(shù)據(jù)庫、以及其他類型文件2.2.6獲取外部數(shù)據(jù)

[例]

將已建立的Excel文件“授課.xls”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中注意：導(dǎo)入數(shù)據(jù)與鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)別。492.3編輯表在表的設(shè)計(jì)視圖中修改可對(duì)字段實(shí)施的修改操作1.添加字段2.修改字段3.刪除字段4.重新定義主鍵2.3.1修改表結(jié)構(gòu)502.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施修改操作1.定位記錄2.選擇記錄3.添加記錄4.刪除記錄5.修改數(shù)據(jù)6.復(fù)制數(shù)據(jù)2.3.2編輯表內(nèi)容512.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]

查找“學(xué)生”表中“性別”為“男”的學(xué)生記錄522.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕

使用通配符2.3.2編輯表內(nèi)容532.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施修改操作7.查找數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中使用“查找”按鈕

使用通配符

通過記錄導(dǎo)航條直接定位2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]

在“學(xué)生”表中查找“李海亮”學(xué)生記錄542.3編輯表在數(shù)據(jù)表視圖中修改可對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施修改操作7.查找數(shù)據(jù)8.替換數(shù)據(jù)

2.3.2編輯表內(nèi)容

[例]查找“教師”表中“政治面目”為“團(tuán)員”的所有記錄，并將其值改為“黨員”552.3編輯表1.改變字段顯示次序2.調(diào)整行高使用鼠標(biāo)調(diào)整使用命令調(diào)整3.調(diào)整列寬使用鼠標(biāo)調(diào)整使用命令調(diào)整2.3.3調(diào)整表外觀562.3編輯表4.隱藏列5.顯示隱藏的列6.凍結(jié)列7.設(shè)置數(shù)據(jù)表格式8.