第八章會(huì)展場館檔案資料與信息的管理

第八章會(huì)展場館檔案資料

與信息的管理1.會(huì)展場館檔案和技術(shù)資料管理2.會(huì)展資料與合同的管理3.會(huì)展信息的搜集與場館信息發(fā)布的管理4.會(huì)展場館網(wǎng)站的管理5.會(huì)展場館相關(guān)活動(dòng)的管理第一節(jié)會(huì)展場館檔案

和技術(shù)資料管理一、會(huì)展場館檔案資料室的建筑和設(shè)備檔案放哪兒容易分類易于保密保護(hù)性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案2．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般3．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取長期保存保護(hù)性好4．檔案盒靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾隔水防污拿取方便保密性低暫時(shí)保存6．透明資料袋拿取方便臨時(shí)存取保密性差7．多層資料盒一般與場館辦公部分結(jié)合一起，也可獨(dú)立建筑。中小型場館中：保存會(huì)議展覽資料和業(yè)務(wù)檔案；建筑和設(shè)備較簡單，一般有直接對(duì)外的入口。大中型場館中：除保管借閱外，還有資料的修復(fù)、復(fù)制、編輯、發(fā)行等；應(yīng)與展廳、會(huì)議廳有一定的距離。檔案庫房應(yīng)注意：密閉；通風(fēng)檔案庫房溫、濕度的控制●防火●防水●防潮●防霉●防蟲●防光●防塵●防盜檔案庫房庫房的“八防”:二、檔案管理1.搜集2.整理分類——立卷——案卷排列——編制目錄——編制檔號(hào)3.鑒定重要文件或一般性文件4.保存5.檢索利用6.剔除和銷毀具體流程圖（一）檔案管理流程：（二）檔案查閱紀(jì)律1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任查閱檔案無范圍限制；2.各部門只限查閱本部門送交或與本部門有關(guān)文件，查閱其他文件要由部門經(jīng)理簽字同意或辦公室核準(zhǔn)；3.各部經(jīng)理可查閱檔案室一般文件，涉密及機(jī)要、重要文件的查閱要事先征得辦公室主任同意；4.查閱文件必須登記，副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可由秘書代表查閱并簽字；5.文件查閱原則上在檔案室進(jìn)行，必要時(shí)可復(fù)制；確需解除的要登記，涉密及機(jī)要、重要文件解除須經(jīng)辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；6.原則上不允許將文件帶出場館，確須帶出的，需填寫事由單，提交辦公室主任簽字批準(zhǔn)；7.不準(zhǔn)攜帶私人物品進(jìn)入檔案室8.借閱文件要注意保護(hù)，不得損壞。（三）文書檔案的管理（1）各類文書和場館處理完畢且有歸檔要求的其他文件和音像資料；（2）公文正本原價(jià)和附件（如條例、會(huì)議紀(jì)要、圖表、計(jì)劃、總結(jié)等）；（3）經(jīng)過辦公室登記的文件和未經(jīng)收發(fā)文登記的各種文字材料（如會(huì)議文件、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄、合同契約等）；（4）場館會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要文件的修正稿及具有保持價(jià)值的圖片、音像資料等。1.管理范圍2.管理程序1.搜集

移交文件；清點(diǎn)核收文件；檢查手續(xù)是否完整。2.整理3.分類

場館收文按發(fā)文單位；場館發(fā)文按收文單位；場館文件按文種；各部門文件按部門類別。4.查閱內(nèi)部查閱、外部查閱（見表1，表2）。表1文件/檔案借閱審批表表2檔案借閱審批表3.清理與保存

檔案員應(yīng)經(jīng)常拂拭檔案架，保持檔案的清潔，防止蟲蛀腐朽。年度更換時(shí)，依照檔案保管期限表剔除注銷，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。永久保存中心章程；組織及規(guī)章制度；重大決定、決議；批文、重要會(huì)議紀(jì)要；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；上級(jí)文件等5年保存期滿或解除之合約、場館一般性文件（文字、函字）等1年保存結(jié)束后無長期保存必要文件、中心各部門文件等表3文書檔案保管期限表（四）財(cái)務(wù)檔案的管理1.管理范圍

會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料檔案、工資表、其他有歸檔要求的等。(1)分類(2)歸檔

財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按歸檔要求整理、立卷并裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)部保管期滿后，編制清冊(cè)連同檔案一并移交場館檔案室保管。檔案室接受、保存的財(cái)務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，要會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。(3)查閱(4)保管和保密

保管期限分為永久和定期，原則上按《企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表》執(zhí)行；嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.管理程序企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)

檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證記帳憑證匯總憑證15年

其中：涉外會(huì)計(jì)憑證永久

2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年

二、會(huì)計(jì)帳簿類1日記賬15年

其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年2明細(xì)賬15年3總賬15年包括日記賬4固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年5輔助帳簿15年6涉外會(huì)計(jì)賬簿永久

序號(hào)

檔案名稱保管期限備注序號(hào)

檔案名稱保管期限備注三、財(cái)務(wù)報(bào)表類（包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表）1財(cái)務(wù)報(bào)表永久2會(huì)計(jì)報(bào)表永久3稅務(wù)報(bào)表永久四、工資表永久

（五）工程檔案的管理1.工程建設(shè)檔案管理范圍（1）歸檔內(nèi)容（前期工作資料、基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件）；（2）歸檔要求2.工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍以下各項(xiàng)設(shè)計(jì)、施工的圖紙、文字和圖片資料等：土建、裝修工程，電力系統(tǒng)，配電系統(tǒng)，照明系統(tǒng)，水管系統(tǒng)，風(fēng)管系統(tǒng)，通風(fēng)系統(tǒng)，給排水系統(tǒng)，消防系統(tǒng)，電梯系統(tǒng)，樓宇自控系統(tǒng)，綜合布線系統(tǒng)，電視監(jiān)控系統(tǒng)，廣播系統(tǒng)，通信系統(tǒng)等。3.管理程序（1）整理（2）分類（3）歸檔

工程部門驗(yàn)收資料后編制目錄表，移交資料時(shí)派人協(xié)助。工程檔案原則上以原封裝保存，出現(xiàn)問題檔案員協(xié)同工程部人員共同解決。（4）查閱（5）保管永久性保管資料；分類謹(jǐn)慎保管，嚴(yán)禁毀損和丟失（六）人事檔案的管理1.管理范圍

場館員工人事檔案、員工花名冊(cè)、員工履歷表、員工進(jìn)出手續(xù)、勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案、干部任免文件等。2.管理程序(1)歸檔(2)鑒別(3)整理(4)查閱a.事由（查閱本人檔案、履歷，或出具證明）；b.審批；c.紀(jì)律（檔案轉(zhuǎn)遞需留檔案轉(zhuǎn)遞通知存根、發(fā)出通知單并接受回執(zhí)單）。(5)保密和保管(6)剔除和銷毀第二節(jié)會(huì)展資料與合同的管理一、會(huì)展場館的資料管理（一）會(huì)展場館資料管理的含義：

1.廣義：包括會(huì)展場館資料管理和圖書、報(bào)刊資料管理。

2.狹義：會(huì)議展覽資料的管理。（二）會(huì)展資料范圍：1.籌備會(huì)議、展覽所搜集的原始資料。2.辦會(huì)展中行程的籌備計(jì)劃、實(shí)施方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、陳列大綱、平面圖、效果圖；有關(guān)照片、前沿、簡介、解說詞、版面詞、重要展品及其說明書；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)展覽的指示與題字；開幕剪彩錄像、錄音以及展覽有關(guān)的印刷物、出版物；報(bào)刊所刊登的展覽廣告、消息報(bào)道、對(duì)展覽的評(píng)價(jià)、觀眾反映、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬、參觀券、會(huì)刊、學(xué)術(shù)報(bào)告等。3.展會(huì)閉幕后的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料等。（三）展會(huì)資料搜集將分散的無系統(tǒng)的各類資料加以搜集整理。資料管理的基礎(chǔ)，專業(yè)性、針對(duì)性強(qiáng)。方法：征集、收購、接受捐贈(zèng)、預(yù)訂、交換、復(fù)制、購買等。渠道：1.個(gè)別搜集；

2.社會(huì)搜集；

3.相關(guān)部門、單位提供全套資料。（四）展會(huì)資料管理任務(wù)：完整地、系統(tǒng)地搜集和存儲(chǔ)文獻(xiàn)資料，提供依據(jù)和參考，開發(fā)資源，傳播知識(shí)。程序：搜集、鑒選、查重、蓋館藏章、登記、分類、著錄編目、入庫上架、宣傳報(bào)道和提供利用。（五）展會(huì)資料登記1.總括登記：以一批或一套資料為登記對(duì)象按入館先后進(jìn)行登記。2.按類登記：以一種資料為登記對(duì)象，將同類資料登記在一起。（六）展會(huì)資料分類原則：歸類正確，反映充分，前后一致，便于檢索。（七）著錄編目書本式目錄或卡片式目錄二、策劃部門文件存放管理規(guī)定每份文件夾存放同一類文件，扉頁要注明目錄和標(biāo)號(hào)以便于查閱，同一項(xiàng)目的文件須存放在一檔內(nèi)，以利綜合使用。（一）會(huì)展策劃部經(jīng)理

展會(huì)項(xiàng)目文件夾、客戶檔案夾、項(xiàng)目計(jì)劃夾、合同夾（二）項(xiàng)目經(jīng)理

展會(huì)項(xiàng)目文件夾、參展商回執(zhí)函夾、貿(mào)易商登錄類、傳真文件夾、工作手冊(cè)文件夾（三）信息員

展會(huì)信息資料夾、市場信息資料夾、收傳真夾、發(fā)傳真夾、商務(wù)接待夾、重要文件夾三、合同的管理合同檔案包括合同正本、往來函電（信函、電話記錄、傳真、電傳電報(bào)、電子郵件等）、批文、授權(quán)書、圖紙、技術(shù)資料、合同對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等有關(guān)資料。法律室負(fù)責(zé)公司合同的分類、編號(hào)、登記工作。檔案室負(fù)責(zé)保管合同檔案。合同是場館的機(jī)密文件，屬于永久保存資料。堅(jiān)持保密原則。第三節(jié)會(huì)展信息的搜集

與場館信息發(fā)布的管理一、信息

（一）信息的含義

“信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,日文中為“情報(bào)”，我國臺(tái)灣稱之為“資訊”，我國古代用的是“消息”。作為科學(xué)術(shù)語最早出現(xiàn)在哈特萊（R.V.Hartley）于1928年撰寫的《信息傳輸》一文中。20世紀(jì)40年代，信息的奠基人香農(nóng)（C.E.Shannon）給出了信息的明確定義。此后許多研究者從各自的研究領(lǐng)域出發(fā)，給出了不同的定義。具有代表意義的表述如下：

信息奠基人香農(nóng)認(rèn)為“信息是用來消除不確定性的東西”。（經(jīng)典性定義）控制論創(chuàng)始人維納（NorbertWiener）認(rèn)為“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進(jìn)行互相交換的內(nèi)容和名稱”（經(jīng)典性定義）經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家認(rèn)為“信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)”物理學(xué)家提出“信息熵”，用信息熵描述系統(tǒng)與環(huán)境交流信息的程度。電子學(xué)家、計(jì)算機(jī)科學(xué)家認(rèn)為“信息是電子線路中傳輸?shù)男盘?hào)”。我國著名的信息學(xué)專家鐘義信教授認(rèn)為“信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，以這種方式或狀態(tài)直接或間接的表述”。

美國信息管理專家霍頓（F.W.Horton）指出：“信息是為了滿足用戶決策的需要而經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)?！焙唵蔚卣f，信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，或者說信息是數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。根據(jù)近年來人們對(duì)信息的研究成果，科學(xué)的信息概念可以概括如下：

信息是對(duì)客觀世界中各種事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和變化的反映，是客觀事物之間相互聯(lián)系和相互作用的表征，表現(xiàn)的是客觀事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和變化的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

（二）信息的種類1.按照信息的來源：1）一級(jí)信息。信息源可能是能得到第一手信息的人或某個(gè)政府部門。自己觀察到的信息，照片，未加剪接的錄像帶，政府資料等。。。2）二級(jí)信息。變動(dòng)過的信息。報(bào)紙，雜志，電視，電臺(tái)提供的信息等。。。2.按照信息收集：1）基本信息。搜集時(shí)可以比較直接地得到的信息。2）創(chuàng)造性信息。需要通過一些間接的方法或非常規(guī)的方法才能得到的信息。二、信息的收集

（一）公開信息的收集1.政府公開的信息。2.媒體信息。3.科研機(jī)構(gòu)的信息。4.圖書館信息。5.行業(yè)協(xié)會(huì)信息。6.證券交易所資料。7.利用剪報(bào)服務(wù)。8.商品展銷會(huì)信息。（二）人際關(guān)系信息收集：

1.詢問關(guān)鍵客戶。

2.讓客戶替你詢問。

3.詢問供應(yīng)商。

4.詢問調(diào)查對(duì)象。

5.利用招聘會(huì)詢問調(diào)查對(duì)象的前雇員。

6.詢問設(shè)計(jì)顧問。

7.參加學(xué)術(shù)交流會(huì)。

8.朋友之間交流。

9.通過招聘調(diào)查對(duì)象的骨干獲取信息。（三）信息的收集方法

1.觀察法：信息收集員親自到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)現(xiàn)場或借助一定的儀器對(duì)信息收集對(duì)象的言行進(jìn)行觀察和如實(shí)記錄的收集方法。1）觀察法的應(yīng)用。了解管理中存在的問題和作為懲罰獎(jiǎng)勵(lì)員工的依據(jù)。了解消費(fèi)者需求和購買習(xí)慣。商品的使用情況。觀察消費(fèi)環(huán)境。2）觀察法的優(yōu)點(diǎn)：

A.客觀性。

B.直觀性。

C.廣泛性。3）觀察法的缺點(diǎn)：

A.難以揭示深層次的原因。

C.難以量化。2.調(diào)查法：通過與信息收集對(duì)象進(jìn)行直接交流來獲得信息的方法。

A.訪談?wù){(diào)查B.問卷調(diào)查訪談?wù){(diào)查的優(yōu)點(diǎn)：

1）可以確定被調(diào)查者的身份。

2）有利于得到更多信息。

3）所得信息便于處理。

4）被拒絕的可能性小。

5）反饋及時(shí)。訪談?wù){(diào)查的缺點(diǎn)：1）調(diào)查費(fèi)用高，范圍窄。2）調(diào)查敏感問題比較困難。3）調(diào)查人員的主觀因素影響大。問卷調(diào)查的優(yōu)點(diǎn)：1）成本低。2）調(diào)查范圍廣。3）可以方便處理。問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：1）回答的真實(shí)性相對(duì)較差。2）拒答率較高。訪談?wù){(diào)查和問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：1）難以確定事物的真正因果關(guān)系。2）難以復(fù)查和檢驗(yàn)。3.實(shí)驗(yàn)法：將所選主題的刺激因素引入被控制的環(huán)境中，通過系統(tǒng)改變刺激程度來測定實(shí)驗(yàn)對(duì)象的行為反應(yīng)，從而確定所選主題與刺激因素的因果關(guān)系。主要優(yōu)點(diǎn)：控制。主要缺點(diǎn)：設(shè)計(jì)難度大。(四)信息收集的原則：（1）準(zhǔn)確性原則該原則要求所收集到的信息要真實(shí)，可靠。當(dāng)然，這個(gè)原則是信息收集工作的最基本的要求。（2）全面性原則該原則要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動(dòng)和決策對(duì)象發(fā)展的全貌，為決策的科學(xué)性提供保障。（3）時(shí)效性原則信息的利用價(jià)值取決于該信息是否能及時(shí)地提供，即它的時(shí)效性。（五）信息的收集過程信息收集的過程一般包括以下步驟：（1）制定收集計(jì)劃只有制定出周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，才能指導(dǎo)整個(gè)信息收集工作正常地開展。（2）設(shè)計(jì)收集提綱和表格為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進(jìn)行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱和表格。（3）明確信息收集的方式和方法（4）提供信息收集的成果要以調(diào)查報(bào)告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信息整理出來，并要將這些信息資料與收集計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。三、信息的整理（一）信息整理的常見方式

1.歸類——把收集到的信息按性質(zhì)和內(nèi)容分類歸納整理。

2.去偽存真——把收集到的信息進(jìn)行鑒別處理,

區(qū)分信息的真?zhèn)魏涂煽啃浴?/p>

3.抓住重點(diǎn)，突出主要因素——把收集到的信息進(jìn)行篩選處理，按重要性排隊(duì)。網(wǎng)上資料的可信度觀察網(wǎng)站的類型.edu：教育類網(wǎng)站，可能是嚴(yán)肅學(xué)術(shù)研究，也可能是學(xué)生的隨意制作；.gov：政府網(wǎng)站，一般比較可靠；.com：商業(yè)網(wǎng)站，最常見，理智地接受；.net：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司，為商業(yè)或個(gè)人用戶提供服務(wù)；.org：非贏利組織，其觀點(diǎn)帶有傾向性。觀察作者的姓名、組織機(jī)構(gòu)明或公司名稱如果是個(gè)人頁面，那么是否有作者的簡介，受教育程度、所屬單位等如果是機(jī)構(gòu)或公司，是否有詳細(xì)的介紹頁面、歷史、目的、信譽(yù)等。（二）信息整理的常用方法比較法——對(duì)同類信息進(jìn)行對(duì)比分析。核對(duì)法——對(duì)可能有用的信息進(jìn)行審核查對(duì)。佐證法——對(duì)信息的關(guān)鍵性、相關(guān)因素開展證據(jù)的收集和鑒定。邏輯法——通過邏輯分析發(fā)現(xiàn)信息的可靠性和合理性。文獻(xiàn)法——查閱有關(guān)的最新文獻(xiàn)，確定信息的先進(jìn)程度。評(píng)估法——請(qǐng)專家學(xué)者對(duì)信息的價(jià)值和可靠性進(jìn)行評(píng)估。調(diào)查法——對(duì)信息的真假和來源開展調(diào)查研究。

通過收集和整理信息，我們獲得了與設(shè)計(jì)問題相關(guān)的各種信息資料。一方面為制訂方案提供了素材，為設(shè)計(jì)者提供了設(shè)計(jì)的源泉；另一方面為選擇材料做了準(zhǔn)備。方案設(shè)計(jì)材料選擇收集與整理信息技術(shù)試驗(yàn)四、會(huì)展場館的信息工作信息是會(huì)展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，是會(huì)展場館提高效率的重要條件。工作任務(wù)快、廣、精、準(zhǔn)——搜集、整理、提供利用。包括：搜集信息（原始資料、市場需求、客戶意見等）、篩選、分類編目、存儲(chǔ)、檢索、發(fā)布（報(bào)道）、提供利用、信息反饋?；疽?.有自己的情報(bào)信息機(jī)構(gòu)2.有一批信息工作的專業(yè)人才3.加快信息現(xiàn)代化的步伐，重視信息工作的投入五、信息交流程序目的

為及時(shí)、準(zhǔn)確地搜集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息管理工作。范圍會(huì)展場館內(nèi)部信息傳遞、處理及與外部各方相關(guān)信息的交流。職責(zé)

1.辦公室負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理；

2.各部門負(fù)責(zé)與對(duì)口相關(guān)單位的信息交流和搜集，建立信息檔案，保存和管理相關(guān)的信息，并負(fù)責(zé)各自工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流；

3.職工代表負(fù)責(zé)與職工有關(guān)信息的搜集和傳達(dá)；

4.保衛(wèi)部負(fù)責(zé)治安消防信息的處理。內(nèi)容

1.信息的搜集與處理

內(nèi)部信息、外部信息

2.信息的整理和應(yīng)用

及時(shí)將信息匯總整理后按要求建檔。第四節(jié)會(huì)展場館網(wǎng)站的管理一、會(huì)展場館網(wǎng)站的作用一、為會(huì)展場館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場空間。二、為會(huì)展場館提供了快速的市場應(yīng)變能力。三、有利于會(huì)展場館特定信息的傳播。四、有利于場館、展會(huì)與有關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的寫作。五、有利于展會(huì)招展招商活動(dòng)的展開。六、有利于提高會(huì)展場館客戶服務(wù)水平。二、會(huì)展場館網(wǎng)站的建立與管理一、對(duì)該網(wǎng)站的主要功能進(jìn)行定位。二、確定網(wǎng)站需要哪些欄目和內(nèi)容。為展會(huì)服務(wù)，為目標(biāo)客戶服務(wù)，吸引目標(biāo)客戶眼球。三、設(shè)計(jì)網(wǎng)頁的界面。簡單明了、重點(diǎn)突出、圖文并茂、輕松瀏覽四、確定網(wǎng)上內(nèi)容的更新方法。五、制定網(wǎng)站技術(shù)維護(hù)方法。

第五節(jié)

會(huì)展場館相關(guān)活動(dòng)的宣傳一、廣告的選擇（一）會(huì)展廣告策略：1.委托廣告公司全面代理選擇標(biāo)準(zhǔn)：豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)秀的策劃能力。2.會(huì)展場館自己執(zhí)行場館自己擁有獨(dú)立的廣告公司。自辦展的廣告費(fèi)用可自己支配，利潤獨(dú)享；還可承接會(huì)展客戶廣告項(xiàng)目。廣告是會(huì)展宣傳的重要方式，也是吸引辦會(huì)辦展單位、參會(huì)參展對(duì)象的主要手段之一。會(huì)展廣告是覆蓋面最廣的，還可以加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)效果。但同時(shí)也是較昂貴的宣傳手段，要嚴(yán)格控制，要目標(biāo)明確，根據(jù)需要、意圖和實(shí)力進(jìn)行安排。（二）廣告的作用1.提升展會(huì)的知名度展會(huì)知名度分為四個(gè)層次：（1）無知名度：參與展會(huì)的參展商和觀眾根本不知道該展會(huì)及其品牌。（2）提示知名度：經(jīng)過提示，被問者能夠記起某個(gè)展會(huì)及品牌。（3）未提示知名度：不經(jīng)過提示，被訪者就能記起某個(gè)展會(huì)及品牌。（4）第一提及知名度：即使沒有任何提示，當(dāng)提及某種題材的展會(huì)時(shí)，被訪者就會(huì)立即記起某個(gè)展會(huì)及品牌。2.擴(kuò)大展會(huì)的品牌認(rèn)知度

品牌認(rèn)知度指目標(biāo)參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的整體品質(zhì)或優(yōu)越性的感知程度，它是參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的品質(zhì)作出是“好”或“壞”的判斷，對(duì)展會(huì)的檔次提出是“高”或“低”的評(píng)價(jià)。3.努力創(chuàng)造積極的展會(huì)品牌聯(lián)想

展會(huì)品牌聯(lián)想指在目標(biāo)參展商和觀眾的記憶中與該展會(huì)相關(guān)的各種聯(lián)想，包括他們對(duì)展會(huì)的類別、展會(huì)的品質(zhì)、展會(huì)的服務(wù)、展會(huì)的價(jià)值和顧客在展會(huì)中的利益等的判斷和想法。4.不斷提升目標(biāo)參展商和觀眾對(duì)品牌的忠誠度品牌忠誠度可分為五個(gè)層次：（1）無忠誠度（2）習(xí)慣參加某展會(huì)（3）對(duì)該展會(huì)滿意（4）情感參加者（5）忠貞參加者（三）展會(huì)宣傳與推廣的內(nèi)容1.展會(huì)基礎(chǔ)資訊的宣傳與推廣（1）開展的時(shí)間、場館地點(diǎn)、交通住宿情況、會(huì)務(wù)組接待事宜、展會(huì)時(shí)限等。（2）參展者情況、往屆展會(huì)效果、社會(huì)評(píng)價(jià)等。（3）參展要求與條件。2.展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的宣傳與推廣

展會(huì)中的活動(dòng)，一般指開幕式、閉幕式、民族風(fēng)格的表演、場內(nèi)特設(shè)舞臺(tái)上的節(jié)目、表演、音樂會(huì)或主題討論會(huì)、研究會(huì)等。根據(jù)活動(dòng)類別，將其歸納為：正式活動(dòng)由主辦者舉行的前夜典禮、開幕式、閉幕式等正式活動(dòng)主題活動(dòng)圍繞展會(huì)主題進(jìn)行的討論會(huì)、研究會(huì)、電影節(jié)等活動(dòng)交流活動(dòng)出展單位主辦的活動(dòng)一般活動(dòng)音樂演奏會(huì)、電影、傳統(tǒng)藝能、街頭表演、盛裝游行等市民參加活動(dòng)由一般市民資助主辦的活動(dòng)3.展會(huì)品牌的宣傳與推廣

展會(huì)品牌經(jīng)營的主要目的，是通過對(duì)展會(huì)進(jìn)行品牌會(huì)經(jīng)營來提高展會(huì)的影響力和市場占有率，并努力使本展會(huì)在該題材的展覽市場上形成一種相對(duì)壟斷，因此，展會(huì)品牌的宣傳與推廣應(yīng)著力于獨(dú)特性與排他性，在宣傳過程中突出品牌展會(huì)在行業(yè)或領(lǐng)域中的不可替代性。（四）展會(huì)宣傳與推廣的手段1.廣告展會(huì)廣告在操作過程中應(yīng)遵循五個(gè)原則：（1）市場導(dǎo)向性原則（2）目標(biāo)性原則（3）系統(tǒng)性原則（4）針對(duì)性原則（5）誠信原則展會(huì)廣告具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，因此，最好的方法是與廣告代理公司合作，從而實(shí)現(xiàn)廣告宣傳的最佳效果。2.新聞宣傳新聞宣傳的一般流程如下：（1）任命新聞負(fù)責(zé)人或開始聯(lián)系委托代理，收集、整理、更新目標(biāo)新聞媒體和人員名單。（2）制定新聞工作計(jì)劃。（3）舉辦記者招待會(huì)、發(fā)布展會(huì)基本信息。（4）手機(jī)媒體報(bào)道情況，如果展會(huì)期間對(duì)記者作過許諾，一定要盡快予以辦理或告知何時(shí)辦理。（5）向未能參展的記者寄發(fā)資料。（6）向出席招待會(huì)、參觀展會(huì)的記者發(fā)感謝信，向所有記者寄展會(huì)新聞工作報(bào)告。（7）迅速、充分地回答新聞報(bào)道應(yīng)起的讀者來信。（8）與媒體保持聯(lián)系。3.公關(guān)活動(dòng)

為擴(kuò)大展會(huì)影響、吸引觀眾、促進(jìn)成交、展會(huì)組辦方往往要通過會(huì)議、評(píng)獎(jiǎng)、演出等公關(guān)手段對(duì)展會(huì)進(jìn)行宣傳。報(bào)告會(huì)、研討會(huì)、交流會(huì)、說明會(huì)、講座等會(huì)議形式是展會(huì)過程中最普遍的公關(guān)手段。吸引社會(huì)贊助和商業(yè)贊助的方式：

1.集資方式

（1）社會(huì)捐贈(zèng)

（2）商業(yè)贊助

2.回饋方式

（1）授予贊助商榮譽(yù)

（2）提供媒體廣告

（3）授權(quán)冠名活動(dòng)

（4）提供區(qū)域廣告

（5）指定產(chǎn)品

（6）標(biāo)志產(chǎn)品

（7）特約消費(fèi)場所

（8）邀請(qǐng)贊助企業(yè)負(fù)責(zé)人參與展會(huì)重要活動(dòng)

（五）展會(huì)廣告策略1.廣告策略的步驟（1）明確廣告受眾（2）設(shè)計(jì)廣告內(nèi)容（3）制定廣告目標(biāo)（4）組合運(yùn)用各種廣告手段（5）策劃廣告中的互動(dòng)環(huán)節(jié)2.媒體選擇策略電波媒體（1）鏈接展覽會(huì)網(wǎng)址（2）利用自身的網(wǎng)站（3）合理選用門戶網(wǎng)站印刷媒體：主要是報(bào)紙和專業(yè)性雜志。戶外媒體：海報(bào)、招貼、廣告牌、橫幅和氣球等。二、廣告規(guī)模廣告預(yù)算決定廣告規(guī)模經(jīng)費(fèi)充裕：幾家報(bào)刊上反復(fù)登載。經(jīng)費(fèi)有限：幾種力量在少數(shù)影響大效果好的報(bào)刊上。廣告開支與效果不一定是正比例，選擇合適的媒體是降低成本提高效率的最好辦法。三、廣告時(shí)間廣告時(shí)間要進(jìn)行合理規(guī)劃一般，做好展會(huì)決定時(shí)就要開始并持續(xù)刊登。連續(xù)刊登廣告有利于加深客戶印象相比未刊登廣告的辦展單位：連續(xù)登6次廣告，多招收50%參展企業(yè)；連續(xù)等12次廣告，多招收70%參展企業(yè)。四、廣告媒體選擇判斷媒體的對(duì)象是否是會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)參展企業(yè)。