12檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)

龍灣地產(chǎn)（集團(tuán)）檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)：BJLW-ZD-運(yùn)-12版號(hào)：V1頁(yè)碼：第頁(yè)共19頁(yè)檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)編制運(yùn)營(yíng)管理中心日期2013.10.21審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人第一節(jié)總則1．目的為使龍灣地產(chǎn)（集團(tuán)）檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，根據(jù)龍灣地產(chǎn)現(xiàn)行檔案管理作業(yè)指引要求，特補(bǔ)充檔案實(shí)操過(guò)程中的要點(diǎn)解析，從而制定檔案管理實(shí)操標(biāo)準(zhǔn)。2．適用范圍本操作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于集團(tuán)總部及各城市公司的檔案管理。3．職責(zé)3.1集團(tuán)總部運(yùn)營(yíng)管理中心負(fù)責(zé)本操作標(biāo)準(zhǔn)的定期修訂，并享有最終解釋權(quán)。3.2集團(tuán)總部、城市公司的各職能部門負(fù)責(zé)每年12月31日前向公司內(nèi)部檔案管理部門進(jìn)行檔案移3.3城市公司負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案的檔案館移交，并符合當(dāng)?shù)貦n案館的移交要求與標(biāo)準(zhǔn)，移交證明文件原件由城市公司的檔案管理部門進(jìn)行歸檔。3.4城市公司工程管理部門在單位工程竣工驗(yàn)收備案結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)向物業(yè)管理公司、本公司內(nèi)部檔案管理部門進(jìn)行城市建設(shè)檔案的移交，按照《檔案管理作業(yè)指引》中相關(guān)表單辦理移交手續(xù)。3.5城市公司工程管理部門負(fù)責(zé)收集、整理施工單位移交的工程文件，并符合檔案館及集團(tuán)要求。第二節(jié)檔案分類自管備查自管備查財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)檔案自管備查自管備查人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書檔案人事檔案城市建設(shè)檔案科學(xué)技術(shù)檔案文書檔案檔案檔案圖書雜志聲像檔案實(shí)物檔案圖書雜志聲像檔案實(shí)物檔案文書檔案的歸類（F類）1.1各職能部門發(fā)生的往來(lái)函件（工程類、設(shè)計(jì)類、招采類外部往來(lái)函件須移交歸檔，其他內(nèi)部往來(lái)函件各部門自管，有效期2年）。1.2人力行政部門：企業(yè)執(zhí)照、許可證、其他資質(zhì)證明；公司史志、大事記、固定資產(chǎn)審批驗(yàn)收資料、合同、企業(yè)文化；會(huì)議紀(jì)要、通知、檢查工作的成果輸出資料、各項(xiàng)規(guī)章管理制度等。1.3營(yíng)銷、商業(yè)部門：產(chǎn)品策劃方案、營(yíng)銷推廣方案、銷售價(jià)格、預(yù)售相關(guān)證件、銷售報(bào)表、銷售租賃合同等；CRM系統(tǒng)：客戶信息資料、客戶意見(jiàn)匯總、客戶投訴資料等。1.4各職能部門發(fā)生的合同文件。2.科學(xué)技術(shù)檔案的分類2.1基建文件（前期部門）（A1、A2、A3、A5、E1、E3、E4類）：市場(chǎng)調(diào)研、項(xiàng)目資源信息、投資分析、項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、開竣工、驗(yàn)收。2.2設(shè)計(jì)文件（A3、C2類）：規(guī)劃設(shè)計(jì)方案成果、初步設(shè)計(jì)圖及說(shuō)明、正式施工圖紙（電子版）、二次深化設(shè)計(jì)圖紙（電子版）、設(shè)計(jì)封樣材料簽證或?qū)徟?、設(shè)計(jì)咨詢成果、設(shè)計(jì)合同價(jià)變更的設(shè)計(jì)變更等。2.3成本采購(gòu)文件（A4類）：招標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo)與技術(shù)標(biāo)）、招標(biāo)答疑文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件（含資質(zhì)及相關(guān)考察報(bào)告）、中標(biāo)通知書、合同正本、目標(biāo)成本報(bào)告、結(jié)算文件等。2.4工程文件（C類）：甲供材料的現(xiàn)場(chǎng)簽證文件、工程洽商的過(guò)程性材料。3.城市建設(shè)檔案的歸類3.1工程資料（監(jiān)理資料（B類）、施工資料（C類）、竣工圖（D類））參考JGJ/T185-2009第三節(jié)檔案歸檔原則組卷原則1.1文書檔案的組卷、歸檔工作統(tǒng)一由集團(tuán)或城市公司檔案管理部門負(fù)責(zé)完成，各職能部門負(fù)責(zé)分類、裝盒與移交；城市建設(shè)檔案由城市公司工程管理部門協(xié)同施工單位完成組卷與移交。1.2檔案組卷應(yīng)遵循工程文件資料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件資料的內(nèi)在聯(lián)系。1.3大于A4規(guī)格的文件，應(yīng)按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)須留出裝訂線。1.4檔案封面、備考表、卷內(nèi)目錄應(yīng)與其對(duì)應(yīng)的文件一同組卷，封面、卷內(nèi)目錄和備考表的填寫應(yīng)準(zhǔn)確便于查找利用。1.5卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置編寫在文件右下角。如文件背面有內(nèi)容的其背面左下角也需編寫頁(yè)號(hào)。1.6文件資料案卷應(yīng)裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)使用棉線，組好的案卷應(yīng)放入標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具內(nèi)。1.7當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后，由城市公司檔案管理部門組織全面核查與盤點(diǎn)，統(tǒng)一向集團(tuán)檔案管理部門進(jìn)行移交。1.8城市建設(shè)檔案組卷原則1.8.1項(xiàng)目包括若干個(gè)單位工程的，監(jiān)理文件可按建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行組卷。1.8.2按單位工程進(jìn)行組卷。1.8.3分包單位的施工資料應(yīng)單獨(dú)整理和組卷。1.8.4基建文件、竣工圖組卷時(shí)無(wú)需裝訂，其他組卷規(guī)則不變，。2.印章使用：規(guī)格均統(tǒng)一為長(zhǎng)5cm、寬1cm。2.1歸檔章2.1.1檔案管理部門享有使用歸檔章的權(quán)利。2.1.2當(dāng)檔案資料完成組卷，進(jìn)行歸檔時(shí)，由檔案管理部門在每卷檔案封面上加蓋歸檔章，并填寫歸檔號(hào)。2.2受控章2.2.1檔案管理部門、人事部門、財(cái)務(wù)部門享有使用受控章的權(quán)利。2.2.2基建文件、合同文件、營(yíng)銷策略與銷售價(jià)格、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案均屬受控文件，各職能部門須在相關(guān)文件的右上方加蓋受控章。2.3施工圖章2.3.1設(shè)計(jì)部門、工程管理部門享有使用施工圖章的權(quán)利。2.3.2設(shè)計(jì)部門在下發(fā)正式施工圖（含各專業(yè)施工圖、深化設(shè)計(jì)圖）前，應(yīng)在封面及圖簽上方空白處加蓋施工圖章，方可下發(fā)，工程管理部門備用施工圖章。2.4作廢章2.4.1各職能部門均享有使用作廢章的權(quán)利。3.聲像檔案、實(shí)物檔案的歸檔要求3.1聲像檔案的歸檔要求:公司重要會(huì)議、集體活動(dòng)、營(yíng)銷、商業(yè)相關(guān)聲像檔案分別入冊(cè)歸檔；工程現(xiàn)場(chǎng)形象進(jìn)度照片及重要會(huì)議等影像資料單獨(dú)入冊(cè)，并要求有旁站；設(shè)計(jì)類電子版施工圖紙單獨(dú)入冊(cè)，并詳細(xì)填寫移交清冊(cè)；個(gè)人檔案按照部門分別入冊(cè)；詳細(xì)填寫說(shuō)明卡。3.2實(shí)物檔案的歸檔要求：公司獲得的各項(xiàng)榮譽(yù)證書、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)碌龋阅甓葹閱挝淮鏅n保留，同時(shí)拍照形成電子文檔備用。第四節(jié)城市建設(shè)檔案的組卷要求城市建設(shè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的最重要組成部分，現(xiàn)針對(duì)龍灣地產(chǎn)集團(tuán)的城市建設(shè)檔案組卷規(guī)則做如下分類：1.管理驗(yàn)收文件（資料類別C1、C2、C3、C8類）。C2類包含：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。2.監(jiān)理文件（資料類別B類）3.建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：01~04，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。4.建筑給排水及采暖施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：05，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。5.建筑電氣工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：06，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。6.智能建筑施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：07，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。7.通風(fēng)與空調(diào)施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：08，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。8.電梯工程施工文件（一）、（二）、（三）…隸屬分部工程：09，資料類別：C2~C7。C2類包含：圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄。9.竣工圖（D類）建筑竣工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；鋼結(jié)構(gòu)竣工圖；幕墻竣工圖；室內(nèi)裝飾竣工圖；建筑給排水及采暖竣工圖；建筑電氣竣工圖；智能建筑竣工圖；通風(fēng)與空調(diào)竣工圖；室外給水、排水、供熱、供電、照明管線等竣工圖；室外道路、園林綠化、花壇、噴泉等竣工圖。有二次深化設(shè)計(jì)圖紙的專項(xiàng)工程（如門窗等），按照竣工圖要求進(jìn)行組卷、歸檔。第五節(jié)組卷范例封面示意（A4規(guī)格）單位代碼檔號(hào)科學(xué)技術(shù)檔案名稱案卷題名編制單位編制日期名稱名稱案卷題名編制單位編制日期密級(jí)保管期限密級(jí)保管期限封底示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)備考表本案卷共有文件材料頁(yè)，其中：文字材料頁(yè)，圖樣材料頁(yè)，照片張。說(shuō)明：立卷人：年月日審核人：年月日卷內(nèi)目錄示意（A4規(guī)格）卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注移交書示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交書（移交單位全稱）向（接收單位全稱）移交檔案共計(jì)冊(cè)。其中：文字材料冊(cè)，圖樣材料冊(cè)，綜合材料冊(cè)，其它材料，照片張。附：工程資料移交目錄一式二份，共張。移交單位（章）：接收單位（章）：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人：?jiǎn)挝回?fù)責(zé)人：移交人：接收人：移交日期：年月日移交目錄示意（A4規(guī)格）城市建設(shè)檔案移交目錄序號(hào)工程項(xiàng)目名稱案卷題名形成年代數(shù)量備注文字材料圖樣材料綜合卷冊(cè)張冊(cè)張冊(cè)張注：綜合卷指文字和圖樣材料混裝的案卷。封面填寫范例——建筑與結(jié)構(gòu)施工文件單位代號(hào)檔號(hào)現(xiàn)用名科學(xué)技術(shù)檔案現(xiàn)用名名稱龍之灣嘉園3601#樓北京英才國(guó)際村3#地高級(jí)住宅龍之灣嘉園A1-2#住宅樓案卷題名建筑與結(jié)構(gòu)施工文件（一）圖紙會(huì)審、變更洽商等加蓋編制單位公章編制單位××施工公司加蓋編制單位公章組卷日期編制日期2013年××月××日組卷日期密級(jí)保管期限永久規(guī)劃許可證審批名稱規(guī)劃許可證審批名稱（如果名稱與現(xiàn)用名相同則不用填）簡(jiǎn)寫卷內(nèi)主要內(nèi)容簡(jiǎn)寫卷內(nèi)主要內(nèi)容卷內(nèi)目錄填寫范例——施工文件目錄卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注每頁(yè)最多填寫20個(gè)文件目錄每頁(yè)最多填寫20個(gè)文件目錄文件形成單位文件形成單位文件名稱文件形成日期文件名稱文件形成日期文件文件如為復(fù)印件，請(qǐng)注明文件文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào)卷內(nèi)目錄填寫范例——竣工圖目錄卷內(nèi)目錄序號(hào)：序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注圖名圖