GB/T 34112-2022信息與文獻文件(檔案)管理體系要求

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標準

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

代替GB/T34112—2017

信息與文獻文件檔案管理體系要求

()

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—Requirements

ISO303012019IDT

(:,)

2022-07-11發(fā)布2023-02-01實施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標準化管理委員會

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術語和定義

3………………1

組織環(huán)境

4…………………4

理解組織及其環(huán)境

4.1…………………4

總則

4.1.1……………4

文件要求

4.1.2………………………4

了解利益相關方的需求和期望

4.2……………………4

確定文件管理體系的范圍

4.3…………5

文件管理體系

4.4………………………5

領導作用

5…………………5

領導作用和承諾

5.1……………………5

方針

5.2…………………5

組織的崗位職責和權限

5.3、……………6

規(guī)劃

6………………………6

應對風險與機遇的措施

6.1……………6

文件目標與實現(xiàn)目標的規(guī)劃

6.2………………………6

支持

7………………………7

資源

7.1…………………7

能力

7.2…………………7

意識

7.3…………………7

溝通

7.4…………………7

證明性信息

7.5…………………………8

總則

7.5.1……………8

創(chuàng)建和更新

7.5.2……………………8

證明性信息的控制

7.5.3……………8

運行

8………………………8

運行計劃與控制

8.1……………………8

確定創(chuàng)建的文件

8.2……………………9

文件過程文件控制和文件系統(tǒng)的設計和實施

8.3、……………………9

績效評價

9…………………9

監(jiān)控測量分析和評價

9.1、、……………9

內部審核

9.2……………9

Ⅰ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

管理評審

9.3……………9

改進

10……………………10

不符合及糾正措施

10.1………………10

持續(xù)改進

10.2…………………………10

附錄規(guī)范性文件過程文件控制和文件系統(tǒng)的運行要求

A()、………11

參考文獻

……………………13

圖文件管理體系標準以及相關的國際標準和技術報告

1……………Ⅴ

圖基于過程方法的文件管理體系結構示意圖

2………Ⅵ

Ⅱ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

前言

本文件按照標準化工作導則第部分標準化文件的結構和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息與文獻文件檔案管理體系實施指南信息與文獻文件

GB/T41207《()》、GB/T34112《

檔案管理體系要求與信息與文獻文件管理體系基礎與術語共同構成支撐文

()》GB/T34110《》

件管理的系列國家標準1)

。

本文件代替信息與文獻文件管理體系要求與相

GB/T34112—2017《》,GB/T34112—2017

比除結構調整和編輯性改動外主要技術變化如下

,,:

更改了術語和定義見第章年版的第章

———(3,20173);

增加了組織環(huán)境內部因素中的技術背景見

———(4.1.1);

增加了文件要求見

———(4.1.2);

增加了文件管理體系要求見

———(4.4);

更改了中最高管理者的兩項承諾見年版的

———5.1(5.1,20175.1);

更改了文件過程的設計改為確定創(chuàng)建的文件見年版的

———“”,“”(8.2,20178.2);

更改了文件系統(tǒng)的實施并增加了文件過程和文件控制的設計和實施的內容見年

———“”(8.3,2017

版的

8.3);

更改過程與控制為文件過程文件控制和文件系統(tǒng)的運行要求并更改了部分內容見

———“”“、”,(

附錄年版的附錄

A,2017A);

刪除了和的對應關系和自評

———“GB/T19001,GB/T24001,GB/T22080GB/T34112—2017”“

估檢查表見年版的附錄附錄

”(2017B、C)。

本文件等同采用信息與文獻文件檔案管理體系要求

ISO30301:2019《()》。

請注意本文件的某些內容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任

。。

本文件由全國信息與文獻標準化技術委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國人民大學國家檔案局天津師范大學高地知庫北京信息咨詢有限公司

:、、、()、

中國科學技術信息研究所山東省計算中心國家超級計算濟南中心中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司

、()、、

鄭州航富數(shù)波科技有限公司上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務云計算應用技術國家工

、、

程實驗室有限公司魯能集團有限公司

、。

本文件主要起草人安小米白文琳聶曼影加小雙劉春燕蔡盈芳高永超王金祥張靜孫舒揚

:、、、、、、、、、、

楊安榮何芮龐玲玲張大鵬胡菊芳程序連樟文錢大龍

、、、、、、、。

本文件及其所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為

:

年首次發(fā)布為

———2017GB/T34112—2017;

本次為第一次修訂

———。

根據(jù)中國檔案工作實際翻譯成文件等同于中文語境下的機關單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標題上采用文件檔案便于檢索也便于維護文件檔案管理系列國際標準中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護已經(jīng)采標的國家標準使用的連貫性和更廣泛推廣應用

,。

Ⅲ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

引言

01總則

.

組織的成功主要依賴于管理體系的實施和維護以持續(xù)改進績效并滿足所有利益相關方的需求

,。

管理體系為實現(xiàn)組織目標提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動業(yè)務過程和信息系統(tǒng)的有機組成并能提高業(yè)務有效性加強

、,,

問責管控風險并保證業(yè)務連續(xù)性促使組織將信息資源視為戰(zhàn)略資產(chǎn)進行資本化管理有利于保存集

、,,

體記憶應對全球化和數(shù)字化環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)本文件所稱文件等同于中文語境下的機關單位或組

,?！啊?/p>

織的文件和檔案不包括檔案館藏檔案

()。

注本文件提及的業(yè)務一詞可廣義地理解為對該組織的宗旨具有核心意義的活動

:“”。

02管理體系

.

在鼓勵良好業(yè)務實踐的組織環(huán)境中管理體系標準為最高管理者提供了系統(tǒng)的可評測的

,(MSS)、

用以管控組織的工具

。

文件管理體系標準旨在幫助各種類型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務活動的組織團體實施運行和

,、,、

改進有效的文件管理體系文件管理體系對組織制定并實現(xiàn)文件方針和目標進行指導和控

(MSR)。,

制通過以下措施達到上述宗旨

,:

明確崗位及其職責

———;

系統(tǒng)化的過程

———;

測量和評價

———;

評審和改進

———。

基于組織要求合理實施文件方針和目標確保業(yè)務活動形成的證據(jù)和相關的權威可靠的信息得以

,、

創(chuàng)建和有效管理并為有需要的人在需要的時候提供利用文件方針及目標的成功實施能使文件和文

,。

件系統(tǒng)適宜地滿足組織的全部宗旨

。

在組織內實施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過責任化管理

,

和明確規(guī)定問責來實現(xiàn)的

。

03與其他文件標準的關系

.

文件管理體系標準是在管理體系標準框架下完成的與其他管理體系標準保持兼容并使用了相同

,,

的要素和方法論以及其他文件管理標準和技術報告是設計實施監(jiān)控和改進文件過

。GB/T26162.1、、

程及其控制最主要的工具這些工具在組織決定實施管理體系標準方法論的情況下以文件管理體系方

,,

式運行

。

注是文件管理工作最佳實踐的基礎性標準

:GB/T26162.1。

文件管理體系標準以及與實施文件過程和控制相關產(chǎn)品的結構如圖所示部分已經(jīng)發(fā)布部分正

1,,

在制定

。

Ⅳ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

注某些產(chǎn)品和技術報告的標題在修訂時會改變上圖中的標題表示主題或領域并不是已發(fā)布標準和技術報告

:。,

的完整官方標題新產(chǎn)品的最新圖解可訪問

。:/home/tc46sc11。

圖1文件管理體系標準以及相關的國際標準和技術報告

04文件管理體系標準族

.

文件管理體系標準族用于支持以下人員的工作

:

決定在組織內建立和實施管理體系的最高管理者

a);

負責實施文件管理體系的人例如風險管理審核文件管理信息技術和信息安全領域的專業(yè)

b),、、、

人員

。

被納入文件管理體系的過程方法強調以下工作的重要性

:

識別組織的文件要求包括利益相關方的需求和期望建立文件方針和目標

———,,;

在整體業(yè)務風險的環(huán)境中實施和運行與文件相關的組織風險管理的控制

———,;

監(jiān)控和評審文件管理體系的績效和成效

———;

基于目標測量的持續(xù)改進

———。

圖展示了基于過程方法的本文件結構示意圖

2。

Ⅴ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

圖2基于過程方法的文件管理體系結構示意圖

05與其他管理體系標準的關系和兼容性

.

本文件與管理體系標準要求一致這些要求包括高級結構相同的核心文本通用術語使用

ISO。、、

相同定義旨在幫助用戶實施多種管理體系標準

,ISO。

術語證明性信息是管理體系標準的核心術語之一所有管理體系標準中與證明性信息相關的要

“”。

求在中給出本文件除了本身構成管理體系標準外還可以支持組織實施其他管理體系的證明性

7.5。,

信息要求更多信息見

。:/home/tc46sc11。

Ⅵ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

信息與文獻文件檔案管理體系要求

()

1范圍

本文件規(guī)定了文件管理體系應滿足的要求以支持組織實現(xiàn)其職責使命戰(zhàn)略和目標本文件聚

,、、。

焦文件方針和目標的建立和實施并為文件管理績效的測評和監(jiān)控提供指南

,。

文件管理體系可以由單個組織也可以由擁有共同業(yè)務活動的多個組織建立本文件所指組織

,?！啊?

不局限于單個組織還包括其他類型的組織結構

,。

本文件適用于有下列需求的任意類型的組織

:

建立實施維護與改進文件管理體系以支持其業(yè)務

———、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

———;

通過以下方式來證明與本文件的一致性

———:

開展自我評估和自我聲明

●;

通過第三方來證實自我聲明

●;

通過第三方來認證文件管理體系

●。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引