行政文秘卡通版課件備課講稿

行政文秘卡通版課件(2)應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系：工作的被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原則性與靈活性的關(guān)系

(3)行政文秘工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時(shí)間管理——自己、上司會(huì)議組織——會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對(duì)外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動(dòng)商務(wù)活動(dòng)——營(yíng)銷、市場(chǎng)、稅務(wù)、法律……指派工作——上司安排

愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點(diǎn)滴作起要謙虛——刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動(dòng)腦——主動(dòng)思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識(shí)守紀(jì)律——遵紀(jì)守法，恪守信用，嚴(yán)保秘密(4)職業(yè)道德：

(5)工作作風(fēng)：熱情——真心誠(chéng)意，笑臉迎送，謙和友善扎實(shí)——做事不飄，跟進(jìn)落實(shí)，檢查確認(rèn)細(xì)致——準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時(shí)，講究效率，商如戰(zhàn)場(chǎng)

(6)行政文秘的業(yè)務(wù)素質(zhì)行政文秘的知識(shí)、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識(shí)是基礎(chǔ)；智力是知識(shí)的結(jié)晶；能力是知識(shí)和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。行政文秘人員需具備的能力（一）辦事能力設(shè)備操作能力文書寫作能力閱讀概括能力編輯校對(duì)能力統(tǒng)計(jì)分析能力

（一）溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力(7)行政文秘的權(quán)限原則一．不能代表上司作決策，否則就是越權(quán)二．不能代表上司發(fā)號(hào)施令，否則會(huì)遭同事反感三．不能代上司放松對(duì)自己的約束，否則會(huì)讓上司討厭(8)個(gè)性要求專業(yè)機(jī)智謹(jǐn)慎服從自制自信熱情執(zhí)著

(9)品質(zhì)要求

禮貌不居高臨下誠(chéng)實(shí)不弄虛作假參謀不越權(quán)行事謙虛不傲上凌下公正不見風(fēng)使舵敬重不阿諛?lè)畛猩餮圆徽撌堑婪潜痉植混乓救?1世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會(huì)像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人像政治家一樣有靈敏的頭腦像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度有處理各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)有良好的寫作能力和文字功夫熟練運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備熟識(shí)商務(wù)往來(lái)的法律、金融和稅務(wù)知識(shí)迅速對(duì)文件、信息歸類、整理和查詢二、公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā)2、收文處理：簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復(fù)3、公文管理：制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀公文行文規(guī)則l

行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致l

行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握l(shuí)

行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍相對(duì)應(yīng)l

行文線路要盡量縮短l

處理好主送與抄送的關(guān)系l

如有必要，可以聯(lián)合行文通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國(guó)家法定計(jì)量單位3、字體——發(fā)文單位初號(hào)宋體標(biāo)題2、3號(hào)宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁(yè)三分之一中國(guó)公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制性行政措施2．決定——對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排3．議案——各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)4．指示——對(duì)下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則5．批復(fù)——答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事；向國(guó)內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無(wú)隸機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達(dá)周知事項(xiàng)8．通報(bào)——表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)得要精神或情況9．報(bào)告——向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問(wèn)10．請(qǐng)示——向上級(jí)請(qǐng)求指示批準(zhǔn)11．函——無(wú)隸屬關(guān)系商洽工作，詢問(wèn)答復(fù)，向主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)12．會(huì)議紀(jì)要——記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)

三、工作語(yǔ)言“規(guī)范”溝通行政職務(wù)技術(shù)職稱行業(yè)稱呼時(shí)尚稱呼標(biāo)準(zhǔn)稱呼無(wú)稱呼替代性稱呼不適當(dāng)?shù)胤叫苑Q呼稱兄道弟不適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)稱禁忌稱呼——工作場(chǎng)合標(biāo)準(zhǔn)與禁忌稱呼工作語(yǔ)言“文明”溝通接待三聲來(lái)有迎聲問(wèn)有答聲去有送聲——文明語(yǔ)言“三”要素?zé)崆槿窖鄣剑ㄑ劭囱郏┛诘剑ㄖv普通話，因人而異）意到（有表情）文明十字（五句）問(wèn)候語(yǔ)：“您好”請(qǐng)求語(yǔ)：“請(qǐng)”感謝語(yǔ)：“謝謝”道歉語(yǔ)：“對(duì)不起”（危機(jī)公關(guān)語(yǔ)）道別語(yǔ)：“再見”四、行政文秘著裝的四大原則符合身份避短揚(yáng)長(zhǎng)遵守慣例區(qū)分場(chǎng)合行政文秘著裝六大禁忌過(guò)分雜亂“歪戴帽子斜穿衣”過(guò)分鮮艷“拒絕艷麗”過(guò)分暴露“女士不穿無(wú)袖裝”過(guò)分透視“拒絕薄襯衫”過(guò)分短小“靜止或動(dòng)態(tài)時(shí)，內(nèi)衣與外衣的協(xié)調(diào)”過(guò)分緊身“使瘦者憔悴，胖者更胖”問(wèn)題：你知道行政人員著裝有哪些禁忌嗎？行政文秘著裝的場(chǎng)合及要求公務(wù)場(chǎng)合：莊重保守

辦公室、行政會(huì)面、談判、慶典、公關(guān)活動(dòng)

制服、（深藍(lán)色）西裝套裝、（深色）西裝套裙社交場(chǎng)合：時(shí)尚個(gè)性

宴會(huì)、舞會(huì)、音樂(lè)會(huì)、聚會(huì)、拜會(huì)

時(shí)裝、禮服、民族服裝（中山裝、唐裝）禁穿：制服、套裝問(wèn)題：你知道哪些屬于行政場(chǎng)合嗎？行政文秘的形象要求

與環(huán)境、身份、體形相協(xié)調(diào)簡(jiǎn)潔大方，拒華麗或性感避免裝扮清純或?qū)W生味三大基本原則行政文秘的場(chǎng)合著裝

T.P.O原則：時(shí)間T（time）、地點(diǎn)P（place）、場(chǎng)合O（occasion）行政裝：

嚴(yán)肅行政場(chǎng)合：正式深色職業(yè)套裙、制式皮鞋、盤發(fā)上班裝：具時(shí)尚感的職業(yè)套裝，盤發(fā)或束發(fā)社交場(chǎng)合：

雞尾酒會(huì)、行政酒會(huì)裝：普通開領(lǐng)三分袖連衣裙，裙長(zhǎng)從及膝至長(zhǎng)裙不等小型時(shí)尚晚會(huì)、音樂(lè)會(huì)：無(wú)袖或無(wú)領(lǐng)連衣裙，不過(guò)分強(qiáng)調(diào)露背或露肩，裙長(zhǎng)同上大型時(shí)尚晚會(huì)、宴會(huì)：大開領(lǐng)、充分露肩，無(wú)袖，裙長(zhǎng)墜地行政文秘著裙裝五不準(zhǔn)黑色皮鞋不能穿正式行政場(chǎng)合不光腿襪子不能出現(xiàn)殘破鞋襪必須配套避免出現(xiàn)三截腿（惡性分割）問(wèn)題：女士著裙裝，哪五不準(zhǔn)呢？行政文秘首飾佩戴四大原則符合身份，以少為佳原則同質(zhì)同色原則搭配原則習(xí)俗原則問(wèn)題：戴兩件或兩種