辦公室郵件處理

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人辦公室的郵件處理工作CompanyLogo辦公室的郵件類(lèi)型會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人

程序!方法!

電子郵件郵政郵件傳真、電傳、E-mail等各類(lèi)紙質(zhì)信函、包裹、報(bào)紙、雜志等辦公室郵件CompanyLogo

情景案例

周三上班，宏利公司秘書(shū)賈珊就發(fā)現(xiàn)今天工作很繁重。她迅速地開(kāi)始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒(méi)有完成。導(dǎo)致她今天工作忙亂的原因主要是今天辦公室的郵件收發(fā)處理工作很多：

1、處理發(fā)給總經(jīng)理胡英的函件，封面上有“急件”字樣；

2、復(fù)印一份將給客戶李明的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；

3、處理寄給人事部劉紅部長(zhǎng)的包裹；

4、處理由南昌市商業(yè)局發(fā)來(lái)的一份政策性文件，上面有總經(jīng)理胡英的批辦意見(jiàn)：“交行政部、銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部等部門(mén)負(fù)責(zé)人傳閱”；

5、正在外地參加某商品交易會(huì)的副總打來(lái)電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個(gè)商品的樣本過(guò)去；

6、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報(bào)刊、小冊(cè)子等印刷材料；

7、三個(gè)客戶的郵件需要在四小時(shí)內(nèi)回復(fù);8、江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。項(xiàng)目任務(wù)

如果你是宏利公司的秘書(shū)賈珊，你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？1、郵件分類(lèi)；2、郵件登記；3、郵件呈送；4、郵件傳閱。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析

首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應(yīng)該要重點(diǎn)處理有時(shí)間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時(shí)回復(fù)的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。

其次，要注意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒(méi)有時(shí)間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來(lái)處理，該登記的要登記，送達(dá)的部門(mén)和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來(lái)辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對(duì)于私人函件，最好在公司的合適位置設(shè)置一個(gè)取信處，由員工自行查閱收取，以免自己一一送達(dá)耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長(zhǎng)的包裹，有時(shí)很難區(qū)分其公私性質(zhì)，最好親自送交給本人。

再次，寄發(fā)函件要講求效率。能夠集中在一個(gè)時(shí)間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來(lái)一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會(huì)浪費(fèi)時(shí)間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注意避免寄發(fā)時(shí)因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。

收取郵件的基本程序郵件拆封郵件傳閱郵件呈送會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo郵件分類(lèi)郵件簽收郵件登記2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo

1、郵件簽收保證不要遺漏就好

2、郵件分類(lèi)

⑴按部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)，如果人數(shù)不多按姓名分類(lèi)；⑵將私人郵件與公務(wù)郵件分開(kāi)，私人郵件可以在公司合適位置進(jìn)行存放，并告知公司員工。⑶將重要或緊急郵件和普通郵件分開(kāi)，把優(yōu)先考慮的郵件放在一起；看信來(lái)信的單位或姓名，看信封上是否有“掛號(hào)郵件”“保價(jià)郵件”“快遞郵件”“機(jī)要郵件”“帶回執(zhí)郵件等特殊標(biāo)記。項(xiàng)目答案：分類(lèi)⑴來(lái)件：總經(jīng)理胡英函件；政策性文件；商業(yè)信函和印刷材料；

寄送：客戶李明的答復(fù)信；人事部劉紅部長(zhǎng)的包裹；商品樣本；廣告宣傳單

電子郵件：三個(gè)客戶的電子郵件（2）將重要或緊急郵件和普通郵件分開(kāi)緊急郵件：總經(jīng)理胡英函件；商品樣本；電子郵件普通郵件：其他都為普通

3、郵件拆封

⑴開(kāi)拆之前，要在郵件底部輕敲幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，以防在拆剪時(shí)受損；⑵用開(kāi)封刀或電動(dòng)郵件啟封機(jī)沿郵件上端開(kāi)啟，不能用手撕；⑶開(kāi)拆后，信封應(yīng)跟信低、附件等用訂書(shū)機(jī)或大頭針、回形針等訂在一起，以備查閱；⑷取出郵件后再次檢查信封內(nèi)部，以免遺漏；⑸核對(duì)郵件上標(biāo)明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上標(biāo)明。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人開(kāi)封刀飛鳥(niǎo)牌電動(dòng)信封啟封器

CompanyLogo哪些郵件不能拆封

上面印有“親啟”“保密”等記號(hào)的信件

私人信件不能隨意拆封誤拆信件怎么辦？

立即在信件上著名“誤拆”字樣，并簽上自己的姓名，封上信口，當(dāng)面致歉

4、郵件登記做好相應(yīng)的表格，進(jìn)行郵件登記，說(shuō)明：

郵件收取日期、郵件名稱(chēng)及主題，發(fā)件人單位及姓名、收件人部門(mén)及姓名，取件人簽名

5、郵件呈送呈送郵件給上司的技巧：使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的詞句，但最好使用黃色的筆，這樣復(fù)印時(shí)就不會(huì)留有痕跡。如果有些辦公室不允許在信上寫(xiě)字或做記號(hào)，可在信上貼一張能夠移動(dòng)的粘貼條；內(nèi)容復(fù)雜的郵件要有便條做出摘要；可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函;用黃色文件夾放置例行性備忘錄;用藍(lán)色文件夾放置特殊信函;用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo交給他人的信件技巧：分開(kāi)存放如有你要提供的信息，可以使用留言條進(jìn)行說(shuō)明

6、郵件傳閱要做好郵件傳閱順序單，里面一般包含：

序號(hào)、傳閱人、傳閱人辦公室地點(diǎn)、簡(jiǎn)單意見(jiàn)、傳閱人簽名、傳閱日期，附加說(shuō)明。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人

傳閱順序單CompanyLogo郵件的寄發(fā)郵件簽發(fā)郵件查核郵件封裝、登記選擇寄發(fā)方式會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo郵件的寄發(fā)

郵件簽發(fā)

除緊急信件外，秘書(shū)應(yīng)把需領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目簽字的郵件集中在一起，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能寄發(fā)。

查核郵件

查核附件是否準(zhǔn)確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、郵編是否正確。

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人方法!CompanyLogo郵件的寄發(fā)

郵件封裝和登記

⑴為方便收件人拆閱，折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約0．5厘米的距離；⑵若有附件，附件應(yīng)與信件正文分開(kāi)，把附件疊好放在正文的最后一疊中，這樣收件人取信時(shí)，附件也會(huì)一同取出；⑶給郵票和封口上膠水時(shí)，要同時(shí)使用吸濕器，吸濕器能吸干過(guò)量的水份，以免玷污信封。

（4）秘書(shū)還應(yīng)對(duì)發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工作的落實(shí)與跟蹤。

小技法

折疊要注意整齊美觀，根據(jù)所使用信封的大小，信紙可不折疊，也可采用二折法、三折法或四折法。多頁(yè)應(yīng)按順序折疊成一疊，不能單頁(yè)折疊。

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo郵件的寄發(fā)選擇寄發(fā)方式

不同類(lèi)型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書(shū)應(yīng)該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鬟f方式?？晒┻x擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國(guó)內(nèi)、國(guó)外）、明信片、印刷品、掛號(hào)信、包裹、特快專(zhuān)遞。如果時(shí)間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、快遞等。方法!處理郵件的注意事項(xiàng)1、要熟悉本公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度；2、要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包裹業(yè)務(wù)、特快專(zhuān)遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識(shí)，如如何填寫(xiě)業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢(xún)、更改、撤回郵件等。3、領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書(shū)仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，處理過(guò)的各種來(lái)信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，請(qǐng)他逐一閱讀處理。

相關(guān)鏈接郵政業(yè)務(wù)知識(shí)一、信函交寄的范圍有哪些？信函適用于交寄書(shū)面通信、各種公文、印有“內(nèi)部”字樣的書(shū)籍、報(bào)紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書(shū)面材料，如稿件、提貨單、請(qǐng)柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場(chǎng)券、郵票、照片、報(bào)表；各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團(tuán)員證等。二、如何交寄印刷品？印刷品交寄時(shí)，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時(shí)交郵局工作人員驗(yàn)視內(nèi)件后再進(jìn)行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號(hào)郵寄時(shí)，除按重量交付郵費(fèi)外，還要交付掛號(hào)費(fèi)，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳?。?huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接三、什么是保價(jià)信函？保價(jià)信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價(jià)證券時(shí)，可申報(bào)與內(nèi)件價(jià)值一致的保價(jià)金額。郵局按特定手續(xù)進(jìn)行收寄處理，并按規(guī)定收取保價(jià)費(fèi)，在運(yùn)遞過(guò)程中如因郵局責(zé)任發(fā)生丟失、損毀和短少時(shí)，郵局按其保價(jià)金額，予以賠償。保價(jià)信函準(zhǔn)寄各種有價(jià)證券和寄件人認(rèn)為重要的文件，如儲(chǔ)蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國(guó)庫(kù)券、提貨單、證據(jù)等。保價(jià)印刷品的準(zhǔn)寄范圍與印刷品相同。國(guó)內(nèi)保價(jià)信函的保價(jià)金額，每件最高以人民幣50，000元為限，國(guó)際保價(jià)函件的保價(jià)金額最高不得超過(guò)人民幣10000元。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接四、如何封裝包裹？用戶交寄包裹時(shí)，應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì)、大小、輕重、寄遞路程遠(yuǎn)近和運(yùn)輸情況，選用適當(dāng)包裝材料妥為包裝。

⑴脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出2厘米的空間，用柔軟物料充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時(shí)，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運(yùn)輸途中碰撞損壞。流質(zhì)及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對(duì)油膩、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運(yùn)遞。⑵對(duì)柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。⑶貴重物品，例如，手表、相機(jī)、金銀物品、珠寶等要裝入堅(jiān)固耐壓的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅(jiān)韌的紙或布包裝。用戶交寄包裹時(shí)，郵局工作人員要驗(yàn)視內(nèi)件，請(qǐng)交寄前準(zhǔn)備好包裝材料，待工作人員驗(yàn)視后再行包裝。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接

五、什么是特快專(zhuān)遞？特快專(zhuān)遞是一項(xiàng)快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳遞國(guó)際、國(guó)內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商品貨樣等各類(lèi)文件資料和物品。按服務(wù)方式區(qū)分，可將特快專(zhuān)遞分為定時(shí)服務(wù)和特需服務(wù)兩種，按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專(zhuān)遞區(qū)分為信函類(lèi)、文件資料類(lèi)和物品類(lèi)等三種。

會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

案例分析

星期二，剛過(guò)九點(diǎn)，前臺(tái)就給公司秘書(shū)林璇送來(lái)一堆郵件（包括一個(gè)包裹）。林璇把它們放在一邊，便開(kāi)始忙昨天沒(méi)完成的工作，直到臨近中午，才騰出時(shí)間處理這些郵件。她把它們按公務(wù)郵件和私人郵件分開(kāi)，把公務(wù)郵件一并放入文件夾中，送進(jìn)經(jīng)理辦公室。然后，她把私人郵件按部門(mén)逐個(gè)遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個(gè)招呼，就走了。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練1、按照正常的程序和規(guī)范，完成“項(xiàng)目任務(wù)”中賈秘書(shū)的郵件收發(fā)工作。

實(shí)訓(xùn)說(shuō)明：

⑴本部分實(shí)訓(xùn)在授課后集中進(jìn)行。⑵實(shí)訓(xùn)時(shí)，全班可先分為若干個(gè)實(shí)訓(xùn)小組，每組2－３人，互相討論。⑶在充分醞釀、討論的基礎(chǔ)上，各組向教師提交這批郵件收發(fā)的處理方案。⑷教師從中挑選較為典型的若干方案在課堂討論。被優(yōu)選方案的小組在課堂上角色演示賈秘書(shū)處理郵件的過(guò)程。⑸師生共同評(píng)議，找出郵件處理方案中的規(guī)范操作和不足之處。⑹教師總結(jié)。注：實(shí)訓(xùn)材料自行準(zhǔn)備。會(huì)說(shuō)會(huì)寫(xiě)會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

2、在李秘書(shū)的辦公室，郵遞員送來(lái)一批郵件。李秘書(shū)對(duì)這些郵件予以分類(lèi)、拆封、登記，并把經(jīng)整理的公務(wù)函件呈送給肖總經(jīng)理。肖總對(duì)其中一封急件作了處理：他向李