工商管理學(xué)院校慶接待保障工作方案

工商管理學(xué)院校慶接待保障工作方案學(xué)院校慶辦公室主要職責(zé).負責(zé)校友飛機場，火車場接送；.負責(zé)校友到酒店和校內(nèi)報道.負責(zé)所有校友捐贈，禮品的接收，展示和管理負責(zé)校友(部分)的賓館，酒店駐地服務(wù)負責(zé)校友參加重要活動(慶典大會，晚會等)的交通保障；負責(zé)校友參加學(xué)?；顒拥慕M織實施職責(zé)分工.交通保障組.酒店服務(wù)組.場站接送組.校內(nèi)報道組.應(yīng)急保障組工作方案(一)交通保障方案.職責(zé)服務(wù)(1)配合學(xué)校負責(zé)嘉賓貴賓及校友從飛機場，火車站到達學(xué)?；蛘呷胱【频甑慕铀廷婆浜蠈W(xué)校負責(zé)貴賓嘉賓及校友從酒店到學(xué)校參加重大活動的接送⑶負責(zé)臨時性的校友參與與校慶重大活動及工作人員用車的交通保障.運力組織按校慶來校貴賓嘉賓，校友200人，需要乘座交通車的教職工80人，應(yīng)急運力100人計算組織能力(1)聯(lián)系第二公交公司確定車輛大客車2輛，機動備用。⑵配合學(xué)校做好運輸調(diào)度工作。.人員分工(1)總調(diào)度⑵教職工及工作人員專用車調(diào)度⑶機動車備用車調(diào)度.工作措施(1)飛機場，火車站接送車安排從5月17日至22日，配合學(xué)校，根據(jù)我院貴賓嘉賓校友到達時間來確定接送，主以學(xué)校車輛安排為主(2)5月20日校慶晚會車輛安排在日常交通班車的基礎(chǔ)上，配合學(xué)校做好教職工車輛安排。(3)5月21日校慶慶典車安排1.配合學(xué)校做好貴賓嘉賓用考斯特接送，8：30從入住酒店出發(fā)，答謝午宴結(jié)束后原車返回。.配合學(xué)校做好校友用車工作，用長運集團車接送，8：00酒店出發(fā)，答謝午宴結(jié)束后按校慶活動情況，返回賓館，我院校友校外活動用車由所在班級輔導(dǎo)員老師聯(lián)系確定，報學(xué)院校慶辦公室備案。.配合學(xué)校做好教職工用車服務(wù)。(4)特別措施.及時和各班級聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系，掌握貴嘉賓校友的到達及參加重要活動的時間。.加強與校車隊和第二公交公司聯(lián)系，協(xié)調(diào)車輛。.貴賓用車有特殊要求，需提前申請。.要特別注意貴嘉賓及校友在答謝午宴后的返回工作，尤其是各班級安排的校外活動。.進程安排4月30前，簽定租用協(xié)議，確定好2輛備用車輛。5月中旬，對全體工作人員進行必要培訓(xùn)。.應(yīng)急預(yù)案(1)及時掌握用車信息(2)各工作人員相互幫助.經(jīng)費預(yù)算(1)大客車2輛，每輛每天1200元(2)其他(二)酒店服務(wù)方案1職責(zé)任務(wù)熱情周到負責(zé)貴嘉賓和校友入住負責(zé)其報道負責(zé)接收貴嘉賓的捐贈負責(zé)會議資料，證件等發(fā)放負責(zé)簽到表和信息收集傳遞負責(zé)貴嘉賓返回組織負責(zé)酒店服務(wù)2.酒店預(yù)定及物品匹配(1)酒店預(yù)定由學(xué)院安排校友入住桃都酒店和白云賓館，共住114人。如不夠，則統(tǒng)一安排到分別揚家平，大平7天酒店。酒店報到處物品配備酒店大堂布置宣傳標語簽到桌3張等器具接收來賓捐贈需要的的東西貴賓入住房間的物品配備歡迎牌，活動指南備用物品備用金5000元到10000元入住酒店備干糧人員配備校友入住酒店派1名學(xué)院副處級作為負責(zé)人，配備3名二級學(xué)院的工作人員，桃都和白云分別一名，1名財政人員，每個賓館確定4名學(xué)生志愿者，共12名。服務(wù)措施與工作流程前期準備流程確認來賓名單，督促酒店檢修房間設(shè)施，抽樣房間，熟悉酒店環(huán)境，檢查房間擺放貴賓嘉賓報道流程辦房卡，簽字，收取身份證件，發(fā)放資料，送至房間，前臺登記，送還身份證，接收捐贈手續(xù)，工作人員電腦錄入。校友報道入住提前安排房間，簽到，捐贈，發(fā)證件，電腦錄入，辦入住手續(xù)，送至房間。接受來賓捐贈、登記，捐贈，發(fā)捐贈證書來賓參與校慶活動確認填寫確認表，簽到錄入電腦，信息傳遞給綜合組貴賓嘉賓酒店用餐流程憑貴嘉賓證，就餐券就餐來賓返回信息確認填返回信息表，簽到處工作人員錄入電腦，傳遞信息給信息組來賓用車服務(wù)貴賓嘉賓，工作人員向交通保障組匯報，安排車輛校友：二級學(xué)院向交通保障組匯報，安排車輛來賓用餐通知人員用餐時間和地點，工作者短信提示來賓返回票務(wù)聯(lián)系票務(wù)公司定票，反饋情況，拿票送給嘉賓來賓返回乘車組織收集來賓返程到達飛機場、火車站時間，提前1小時向車輛保障組提出申請，組織來賓上車酒店就醫(yī)服務(wù)向駐店醫(yī)生報告來賓身體狀況，根據(jù)情況通知120并立即到客人房間處置，若有需要陪同客人到醫(yī)院就診來賓叫早服務(wù)及洗衣服務(wù)（必要時增加）接待要求與接待禮儀總體要求：樹立“來賓滿意，是對我服務(wù)接待工作的最高獎賞與評價”的思想著裝要求：統(tǒng)一佩帶校徽、工作牌，著裝整潔大方得體（志愿者著志愿者服裝）語言要求：統(tǒng)一使用普通話交流，語速適中，始終面帶微笑；接聽電話時言語文明、音調(diào)適中舉止要求：始終保持飽滿的精神狀態(tài)，保持正確的站立、行走姿勢，注意維護學(xué)校形象；始終保持昂揚的接待熱情，耐心細致做好各項工作紀律要求：來賓信息及行程嚴格保密，不得對外泄露；嚴格按照接待要求將接待工作做深、做細、做實建議事項酒店駐地服務(wù)房間及其負責(zé)人電話，溫馨提示信息單獨印制后至于來賓房間顯眼處氣象信息服務(wù)納入接待手冊酒店提供旅游交通信息（重慶市旅游交通地圖、重慶市及周邊旅游景點介紹）進程安排4月10日前完成酒店預(yù)訂4月15日前確定酒店分配方案4月20日前確定各家酒店服務(wù)組工作人員4月25日前落實接受來賓捐贈、捐贈禮品的條件設(shè)備4月30日前完成酒店服務(wù)組工作人員培訓(xùn)及演練應(yīng)急預(yù)案酒店房源不足的預(yù)案校友入住的賓館、酒店：立即聯(lián)系周邊的一些商務(wù)賓館安排入住用餐預(yù)案學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)宴請部分貴賓、嘉賓宵夜火鍋：南方鴨腸王老火鍋、孔亮火鍋、大隊長知青老火鍋中餐：南方大排擋或到陶然居、新七十二行、順風(fēng)123、菜香源、西木兔、壁山城內(nèi)酒樓、西永巴渝紅用餐貴賓嘉賓錯過用餐時間酒店內(nèi)安排自助餐。用車預(yù)案貴賓嘉賓入住酒店盡量備1輛工作車，若當(dāng)時無工作車但貴賓嘉賓又臨時急用車，可由簽到處負責(zé)人協(xié)調(diào)使用酒店車輛，或使用工作人員私車來賓錯過用餐時間就餐處置流程立即聯(lián)系酒店自助餐廳或附近用餐地，通知接待人員用餐時間與地點，負責(zé)結(jié)帳來賓行李物品遺失處置流程立即通知酒店保安，想方設(shè)法找回客人行李物品，送交來賓安全保衛(wèi)應(yīng)急處置流程若遇酒店突發(fā)流血事件，立即保護來賓安全，將來賓護送到安全地點或房間；若我方人員與不相干人員發(fā)生沖突，應(yīng)首先平息矛盾，盡量避免事態(tài)擴張，必要時打110交警方處置經(jīng)費運算酒店住宿費來賓用餐費（四）場站接送方案.職責(zé)任務(wù)安全、準確、禮貌、熱情、耐心、周到，充分展現(xiàn)學(xué)院師生的風(fēng)采，為校友留下美好的第一印象。（1）負責(zé)在飛機場、龍頭寺火車站、菜園壩火車站設(shè)立來賓接待站（2）協(xié)助貴賓嘉賓接待組迎接我院貴賓嘉賓和校友（4）負責(zé)與車輛保障組聯(lián)系，及時組織車輛運送貴賓嘉賓和校友乘車入住酒店（5）負責(zé)在飛機場、龍頭寺火車站、菜園壩火車站設(shè)立貴賓嘉賓和校友送別站，協(xié)助貴賓嘉賓接待組及各學(xué)院送別貴賓嘉賓和校友。.設(shè)立接待站（送別站）根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一安排，我院每個地點派出一名工作人員參與。（1）5月19日—20日，租用機場平層的咖啡廳及二樓的貴賓室，設(shè)立來賓接待站（2）5月19日—20日，分別在龍頭寺火車站、菜園壩火車站合適位置，設(shè)立來賓接待站（3）5月21日下午一22日，租用機場平層的咖啡廳，設(shè)立來賓送別站（4）5月21日下午-22日，分別在龍頭寺火車站、菜園壩火車站合適位置，設(shè)立來賓送別站（5）在來賓接待站（送別站）布置校慶宣傳標識和歡迎（送別）標識，并準備好接機（站）牌（6）5月18日—22日，分別在飛機場、龍頭寺火車站、菜園壩火車站附近為工作人員預(yù)訂夜間值班住宿賓館（7）在來賓接待站準備小瓶飲用水，送發(fā)給需要的來賓.人員配備（1）飛機場接待站配備工作人員1名，學(xué)生志愿者4名（2）龍頭寺火車站、菜園壩火車站各配備工作人員1名，學(xué)生志愿者4名（3）學(xué)院安排隨車工作人員一名接送本學(xué)院校友至飛機場，火車站由學(xué)校安排隨車工作人員一名迎接校友。.工作措施（1）提前分別到飛機場、龍頭寺火車站和菜園壩火車站。（2）制作貴賓、嘉賓接機（接站）牌（1人1牌）（3）校友到達后，按照相對集中的方式，由學(xué)校安排考斯特送往所入住的酒店賓館（4）認真做好包括工作人員、志愿者在內(nèi)的所有迎送陪同人員的接站規(guī)范培訓(xùn)，重點體現(xiàn)人性化、貼心服務(wù)和細節(jié)服務(wù)；接站時面帶微笑，保持自信大方、貼心服務(wù)的精神.進程安排（1）4月30日前，明確接送工作人員和志愿者、禮儀人員名單，并進行必要的培訓(xùn)和演練（2）5月18日，根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一安排進行現(xiàn)場模擬接待.應(yīng)急預(yù)案（1）人員準備充分，安排10名志愿者作為機動，可交換于機場和火車站進行接站支援服務(wù)（2）若接站時遇到不可控的安全因素，立即報警尋求幫助并報告工作組領(lǐng)導(dǎo).經(jīng)費預(yù)算（1）接站牌制作費用（2）工作人員食宿費用（五）校內(nèi)報到方案.職責(zé)職務(wù)（1）負責(zé)校慶慶典日（5月21日）當(dāng)天到校校友的報道接待（當(dāng)天報道的川渝校友多，接待任務(wù)重）（2）負責(zé)校友捐贈禮品的集中展示（3）負責(zé)校慶接待咨詢.條件準備（1）5月21日，在第一教學(xué)樓大廳設(shè)立來賓報到處，準備接待桌椅1套，來賓休息座椅20張，桌面鮮花2捧+題名簿1本、簽到表若干頁、簽到筆10支簽、泡沫筆2支、礦泉水5箱5月21日11:00—14:00，集中展示校友捐贈的禮品.人員配備（1）報到簽到（21人）①負責(zé)人一名：負責(zé)協(xié)調(diào)校內(nèi)報到相關(guān)工作,及時更新綜合組提供的來賓信息管理平臺信息；到校慶辦領(lǐng)取禮品、資料；做好總的禮品資料發(fā)放登記②工作人員1名（教職工）：負責(zé)來賓簽到及要請貴賓嘉賓簽名題字；按照學(xué)校的禮品發(fā)放方案，發(fā)放禮品和資料，并提醒來賓校慶活動安排③志愿者16名：1人負責(zé)核實綜合信息組提供的來賓信息，另15人分組協(xié)助工作人員做好來賓報到接待（2）捐贈接收（3人）①禮品接收組：2人，登記及發(fā)放捐贈證書、接受禮品各1人③捐資式接收組：1人，登記及發(fā)放捐贈證書、接受捐資、開票（財務(wù)處工作人員）1人（3）接待咨詢組（1人）安排1名掌握校慶接待保障全面情況的教職工，為來賓提供接待事宜咨詢.工作措施與服務(wù)流程（1）報到簽到①直接到現(xiàn)場的貴賓嘉賓若事前與對應(yīng)志愿者聯(lián)系好的，由其對應(yīng)志愿者代為辦理簽到手續(xù)并領(lǐng)取相應(yīng)禮品資料②對前來的嘉賓貴賓請其出示邀請函或單位介紹信或經(jīng)我校對口部門引薦，若無法出示或無引薦部門，請其到學(xué)院接待點報到③根據(jù)綜合組提供的來賓信息管理平臺進行核實④貴賓嘉賓簽到登記，提出捐贈者指引至捐贈處；未提出捐贈者由志愿者引導(dǎo)至慶典會場⑤根據(jù)登記情況按照學(xué)校的禮品發(fā)放方案，發(fā)放學(xué)校及學(xué)院禮品和資料袋，提醒來賓校慶活動安排⑥邀請貴賓嘉賓簽名題字，做好資料、禮品發(fā)放記錄（2）捐贈接收①對捐贈物品和款項進行登記，并發(fā)放捐贈證書②對捐資500元以上的捐贈者開具正式票據(jù)，捐資200元以下的請其直接投入捐贈箱③對來賓饋贈學(xué)校的禮品和款項進行分類登記.工作要求與應(yīng)急預(yù)案（1）簽到辦法①5月21日7:30所有工作人員及志愿者集合②接待專員或志愿者主動與尚未簽到的校友聯(lián)系（同時約定等候地點），并代校友簽到和領(lǐng)取禮品、資料③接待專員或志愿者接到校友后，確認其身份，向校友發(fā)放禮品，提出捐贈者指引至捐贈處（征求來賓意見可為其代辦捐贈手續(xù)），未提出捐贈者將其直接帶入慶典會場（2）工作要求①工作人員要求服裝干凈整潔、大方得體，統(tǒng)一佩戴?；铡⒐ぷ髋脾跓崆榻哟?、禮貌大方、全面周到、準確無誤③要認真核對清楚發(fā)放禮品的類別和數(shù)量，保障禮品能及時、準確發(fā)放到位④發(fā)放禮品時，如發(fā)現(xiàn)有差錯或損壞的，應(yīng)當(dāng)及時與綜合信息組聯(lián)系解決⑤如果來賓對禮品發(fā)放有意見應(yīng)盡量妥善解決，不能與來賓發(fā)生沖突（4）應(yīng)急預(yù)案①5月20日晚最終確認校對報到人數(shù)，在綜合信息組給出的確切數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上另備禮品和資料100份②禮品發(fā)放時如有差錯或損壞，應(yīng)先確認是否有誤，如屬實先發(fā)放相同規(guī)格的禮品給來賓，再及時綜合信息組聯(lián)系解決③派專人分階段及時更新綜合組提供的來賓信息管理平臺，確保準確無誤④安