證章管理制度

目的：加強(qiáng)公司的證章控制，避免因管理不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。范圍：適用于公司的所有重要文件、證照和印章。職責(zé)：管理部?負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理，負(fù)責(zé)公司及本部門印章的保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。各相關(guān)部門?負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。4.定義:重要文件及證照公司的營業(yè)證照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；?合同及評估報(bào)告；公司合同、章程、法人身份證明及文件；?與公司有關(guān)的政府部門專門文件；?公司其它重要文件。公司印章?指以公司名義刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部門章、專用章。公章?指對外唯代表公司形象的印章，代表企業(yè)權(quán)力、憑信和職責(zé)，是企業(yè)法人的象征。私章?公司法定代表人、總裁及總監(jiān)私人印章。部門章?刻有公司部門名稱的印章。專用章?財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章、文件編號章等。印鑒?將印早蓋于紙上后而形成的書面印早樣板。5.0內(nèi)容:5.1重要文件及證照管理■公司重要檔案及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于公司財(cái)務(wù)室，實(shí)行專人管理，保證檔案及證照的安全與完整?！龈鞑块T負(fù)責(zé)辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將原件轉(zhuǎn)交檔案室保存,并辦好移交手續(xù)。對重要檔案及證照，責(zé)任人要進(jìn)行全程控制，對公司的重要檔案及證照進(jìn)行收集、歸檔，并填寫《檔案借出登記表》，做好借出、歸還記錄。各部門應(yīng)配合檔案室，將留存在本部門的重要檔和證照歸檔。重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)總裁簽批。■各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時(shí)歸還。如部門需該文件或證照辦理其它事務(wù)，應(yīng)先退還檔案室登記后續(xù)借，避免在部門積壓，同時(shí)讓檔案管理員了解檔案或證照去向。■借用重要檔或證照的人員必須愛護(hù)，不得擅自轉(zhuǎn)借，不能損壞或丟失。交還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，檔案管理員如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。■對于使用不當(dāng)或損壞遺失等造成的損失，全部由檔案管理員承擔(dān)，公司可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，相關(guān)人員也要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。印章管理5.2.1指導(dǎo)思想指導(dǎo)思想：公司實(shí)行嚴(yán)格的印章管理制度，加蓋印章應(yīng)填寫《用章申請單》報(bào)總裁批準(zhǔn)；印章使用范圍■以公司名義發(fā)出的公文函件應(yīng)加蓋公司公章?！龉驹O(shè)立銀行賬戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票，加蓋公司公章、財(cái)務(wù)專用章及法人章。■以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內(nèi)容加蓋法人章。嚴(yán)禁各部門用部門章與其它單位簽署合同或類似合同性質(zhì)的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。印章管理規(guī)定5.2.3.1公司印章的管理：（一）辦理公司印章流程N(yùn)O流 程審批/經(jīng)辦部門需提供資料01申請刻制公章（辦理刻章許公安局特營科營業(yè)執(zhí)照副本、刻制公章申請

可證）報(bào)告02刻制公章公安局指定的刻印專營店公安局批準(zhǔn)的刻章許可證、營業(yè)執(zhí)照副本、空白印章備案表03公章備案（辦理刻制印章登記卡、印章啟用申報(bào)書）公安局特營科刻制好的公章、營業(yè)執(zhí)照副本、法人代表及經(jīng)辦人身份證04其他公司印章（發(fā)票專用章、財(cái)務(wù)專用章），需到相應(yīng)部門辦理備案，稅務(wù)局預(yù)留印模發(fā)票專用章在稅務(wù)局；財(cái)務(wù)專用章在銀行.營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)批文、組織機(jī)構(gòu)代碼證、刻制印章登記卡、法人代表及經(jīng)辦人身份證05當(dāng)印章遺失或公司注銷時(shí)需要注銷印章的，必須先登報(bào)聲明作廢再申請注銷，并在公安局進(jìn)行備案報(bào)社公安局特營科注銷印章的申請報(bào)告、營業(yè)執(zhí)照、法人代表及經(jīng)辦人身份證、刻章許可證、刻制印章登記卡，待注銷的原始印章（所注銷的印早將由公安局特營科收回）（二）、公司印章的登記和保管責(zé)任印章類別保管責(zé)任人驗(yàn)收和登記程序^公章指定專人1、 公司印章刻制好后，統(tǒng)交管理部驗(yàn)收；2、 由管理部按領(lǐng)導(dǎo)指定與保管責(zé)任人簽訂《公司印章使用和保管承諾書》并在保管責(zé)任人工具表記錄3、 將印鑒和承諾書歸檔保存。財(cái)務(wù)專用章指定專人發(fā)票專用章指定專人5.2.3.2公司印章使用和保管要求（一）公章使用A、審批規(guī)定:印章類別審批流程公章凡需使用公章，申請人須填《用章申請單》，隨待批文件交總經(jīng)理審批。注：總經(jīng)理須蓋公章亦要填寫《用章申請單》財(cái)務(wù)專用章除支票、匯款外，其余文件蓋章前均必須填《用章申請單》，經(jīng)總裁審批后才可蓋章。發(fā)票專用章由指定專人經(jīng)總裁審批后使用，不需填《用章申請單》B、所有蓋公章的文件，均須按規(guī)定審批，不得憑私人感情、講情面使用公章。C、 所有不屬實(shí)文件均不得蓋公章。D、 所有合同在蓋公章前，均必須交總裁審批，否則不得蓋公章。E、 公章保管者外出或請假時(shí)，應(yīng)將公章交指定的代理人，向公司發(fā)出臨時(shí)授權(quán)通知，以便他人使用。代管人亦須簽訂《公司印章使用和保管承諾書》。F、 特殊情況攜公章外出時(shí)，必須在《公章使用登記表》上作好登記，明確歸還時(shí)間，到期后，公章保管人必須催促借用者及時(shí)歸還。G、 不得私自動用公章，不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對文件、資料錯蓋了章或多蓋了章，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)銷毀。H、 、公章應(yīng)蓋在文件正面，重要文件和所有合同應(yīng)蓋騎縫印。（二） 公司印章使用保管的一般要求：A、 印章應(yīng)置于安全的地方，不可隨意放置，使用后應(yīng)及時(shí)放回原位，確保不被非預(yù)期使用。B、 保管人員應(yīng)對印章經(jīng)常檢查，經(jīng)常清潔，以保證印章字體和圖案清晰。C、 蓋印位置應(yīng)恰當(dāng)。若有固定或指定蓋印處時(shí)，應(yīng)在規(guī)定處蓋印。D、 蓋印圖案應(yīng)清晰、字跡應(yīng)端正。若文件需蓋多個(gè)印章的，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，也不能蓋出紙邊。（三） 外借規(guī)定：除特許情況（如辦理證件,社會保險(xiǎn)等）外，原則上公章不予外借。而財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章原則上亦不得外借。A、 如遇特殊情況需外借時(shí)，需向總裁提出書面申請，獲準(zhǔn)后再到印章保管人處登記領(lǐng)出。B、 外借公章人員均需簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，印章保管人應(yīng)保留書面申請及《公司印章使用和保管承諾書》，保管期限為一年。C、 公司證件如營業(yè)執(zhí)照/稅務(wù)登記證/機(jī)構(gòu)代碼證等證件的管理同印章的使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和廢止（公章則遵照有關(guān)法規(guī)規(guī)定）■公司印章獲準(zhǔn)停用后，印章保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)請上級審定印章之處理方法?！鼋由霞壍囊?guī)定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。■換新章時(shí)應(yīng)發(fā)出書面通知，并將作廢印章印在“因”內(nèi)，啟用的新章則印在“□”內(nèi)?！龀貏e需要，廢止的公司印章統(tǒng)一交由檔案管理員保存三年，然后在征得有關(guān)負(fù)責(zé)人的意見后再行處理?！龉居≌峦Ｓ煤螅瑧?yīng)由檔案管理員做好登記工作，把通知停用部門、時(shí)間、原因、處理情況登記清楚上報(bào)上級機(jī)關(guān)，并留檔以備核查。5.2.3.4公司印章的遺失、損毀、被盜（公章則遵照有關(guān)法規(guī)處理）■公司印章遺失、損毀、被盜時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)向上級遞交說明原因的報(bào)+卄告書?！鰮p毀情形，應(yīng)將舊章交上級確認(rèn)處理后，方可刻制新章?！鲞z失公司印章所引起的費(fèi)用、損失原則上由遺失者個(gè)人完全承擔(dān)；特殊情況而減免時(shí)，需由總裁簽批?！鲞z失、被盜情形，則應(yīng)及時(shí)發(fā)出舊章作廢通知，并改刻新章。事后發(fā)現(xiàn)舊章時(shí)，應(yīng)及時(shí)將其交上級確認(rèn)并作廢處理。5.2.3.5公司印章保管人的離職處理NO內(nèi) 容負(fù)責(zé)01離職人員在退還工具時(shí)，應(yīng)將所持公司印章退回管理部。印章保