供應(yīng)商管理制度

供應(yīng)商管理制度為加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的安全生產(chǎn)管理水平的監(jiān)督，確保公司產(chǎn)品的安全生產(chǎn)，特制定本制度。本制度適用于公司所有相關(guān)方。3.職責(zé)3.1財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商傳遞本公司安全生產(chǎn)的相關(guān)要求；3.2各部門、車間負(fù)責(zé)配合財(cái)務(wù)科對(duì)供應(yīng)商進(jìn)入本公司后一切的4.要求4.1供應(yīng)商的定義為公司提供原輔材料、設(shè)備設(shè)施及配件的個(gè)人或單位均為供應(yīng)4.2采購物資料分類根據(jù)物資的類別和對(duì)最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，將采購物資a)特殊類：與產(chǎn)品質(zhì)量有直接關(guān)系、價(jià)值高、對(duì)采購總成本影響較大的物資，如XX等a)XXXXXXXXXXXXXXX等)；c)B類：直接影響產(chǎn)品外包裝質(zhì)量的物資(如膠袋(指中袋或大袋)、XXXXXXXXXXXXXc)d)C類：上述三類以外的物資，包括非生產(chǎn)性物資(如五金備d)4.3特殊類、A類及B類物資供方選擇及日常監(jiān)督4.3.1開發(fā)新物資供方的評(píng)價(jià)程序：a)收集供方資料：財(cái)務(wù)科門向潛在供方發(fā)出《供方基礎(chǔ)資料提供其公司資料、產(chǎn)品資料及相關(guān)證明(如各類認(rèn)證證書)、必要時(shí)提供少量樣品(供實(shí)驗(yàn)室測(cè)試或外觀檢驗(yàn))等；b)供方資料審核：財(cái)務(wù)科門主管審核資料，確定是否需進(jìn)行實(shí)地評(píng)審和樣品評(píng)審；特殊類和其他集團(tuán)統(tǒng)購物資的供應(yīng)商資料還需呈采購中心審批；c)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)：針對(duì)供應(yīng)商提供的少量樣品，根據(jù)材料特性，時(shí)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)。d)初步實(shí)地考察：必要時(shí)由財(cái)務(wù)科門負(fù)責(zé)，考察內(nèi)容包括供方的生產(chǎn)規(guī)模、供貨能力、質(zhì)量水平、質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽(yù)等情況，考察完后需填寫出訪報(bào)告；e給本公司進(jìn)行試驗(yàn)，試用流程見《新材料試用制度》中的有關(guān)規(guī)定；樣品試用及潛在供方提供相關(guān)資料、供方工廠所處位置等情況，由財(cái)務(wù)科門和品管部門共同確定是否需對(duì)其工廠實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量系統(tǒng)評(píng)估或由其提供自我評(píng)估報(bào)告；特殊類和集團(tuán)統(tǒng)購的A類物資供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估計(jì)劃需經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批；g)確定小批量采購：對(duì)試用合格和質(zhì)量系統(tǒng)評(píng)估合格的供方，。如因特殊原因需要從未通過工廠現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量系統(tǒng)評(píng)估的供方采購生產(chǎn)性物資，必須事先取得采購執(zhí)行副總裁書面審批；h)確定為合格供方：多次小批量試產(chǎn)后(連續(xù)供貨5次后)， 財(cái)務(wù)科門組織品管部門、相關(guān)物資使用部門根據(jù)《供方評(píng) 確定是否成為合格供方。對(duì)于集團(tuán)供應(yīng)商，采購中心負(fù)責(zé)定；i)合格供方名錄：財(cái)務(wù)科門將新評(píng)定為合格供方的有關(guān)信息填入《合格供方名錄》中，經(jīng)部門主管審核后生效。集團(tuán)供應(yīng)商的《合格供方名錄》需經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批；集及時(shí)發(fā)放給檢驗(yàn)部門、倉儲(chǔ)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門。j)確定供需關(guān)系：確定為合格的供方，財(cái)務(wù)科門可與其簽訂相關(guān)合同或協(xié)議，確定雙方的供需關(guān)系。注:對(duì)于從代理商中采購的物資可根據(jù)實(shí)際情況不進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察及工廠現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量系統(tǒng)審核。4.3.2質(zhì)量管理系統(tǒng)審核4.3.2.1審核方式的確定財(cái)務(wù)科門及品管部門根據(jù)每年供方的綜合評(píng)定結(jié)果，共同決定是否需對(duì)供方實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理系統(tǒng)審核或由供方提供自我評(píng)估報(bào)告；集團(tuán)供應(yīng)商由采購中心及質(zhì)保中心共同決定。4.3.2.2審核頻次一般情況下按以下頻次實(shí)施審核，如有特殊原因不按以下要求執(zhí)行的，必須經(jīng)采購執(zhí)行副總裁審批：a)新供方：在公司周邊城市開發(fā)的新供方必須對(duì)其實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)的初步實(shí)地考察和工廠現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理系統(tǒng)審核；而在周邊城市以外開發(fā)的供方可根據(jù)實(shí)際情況不實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察和工廠現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理系統(tǒng)審核，但供方必須提供相應(yīng)的自我評(píng)估報(bào)告；b)原有合格供方：1)2)3)4)產(chǎn)品質(zhì)量好及穩(wěn)定(公司周邊城市)：每兩至三年進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估；產(chǎn)品質(zhì)量欠佳及不穩(wěn)定的供方(公司周邊城市)：每年至少進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估；集團(tuán)采購量較大的供方(公司周邊城市或以外)：每兩至三年進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估；對(duì)于不實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估的供方：必須每年提供一次自我評(píng)估報(bào)告(特殊類除外)。4.3.2.3審核結(jié)果質(zhì)量系統(tǒng)審核結(jié)果作為合格供方年度評(píng)價(jià)重要依據(jù)之一?，F(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)果可直接作為輸入資料(直接按公式計(jì)算得到最終分值)，供方自我評(píng)估結(jié)果則作為間接輸入資料，我司在供方自我評(píng)估結(jié)果基本上再綜合其過去一年的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、不合格糾正、緊急事故處理及日常接觸到的一些情況和信息進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，綜合評(píng)價(jià)結(jié)果作為該項(xiàng)目的直接輸入資料。4.3.2.4不符合項(xiàng)的整改供方要在限期內(nèi)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行整改，如不符合情況較嚴(yán)重的則可直接取消其合格供方資格或暫停從該供方中進(jìn)貨，直至其整改并重新審核合格為止。4.3.3對(duì)采購物資實(shí)施進(jìn)貨檢驗(yàn)和(或)生產(chǎn)過程驗(yàn)證：檢驗(yàn)部門對(duì)采購物資實(shí)施進(jìn)貨檢驗(yàn)或由使用部門在生產(chǎn)過程進(jìn)行驗(yàn)證，如發(fā)現(xiàn)物資不適用，使用部門及時(shí)向財(cái)務(wù)科門提供跟蹤驗(yàn)證報(bào)告；如發(fā)現(xiàn)物資不合格，檢驗(yàn)部門需向財(cái)務(wù)科門發(fā)出物資不合格報(bào)告，財(cái)務(wù)科門負(fù)責(zé)將有關(guān)信息反饋給供方，對(duì)于塑料類、紙盒類、紙箱類包裝輔料，財(cái)務(wù)科門還需每月將物資進(jìn)貨檢驗(yàn)合格率、使用合格率及其它有關(guān)情況反饋給供方，以上信息將作為供方年度綜合評(píng)價(jià)的輸入資料。4.3.4年度綜合評(píng)價(jià)：a)每年至少評(píng)價(jià)一次，由財(cái)務(wù)科門根據(jù)《供方評(píng)價(jià)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》組織相關(guān)部門對(duì)供方提供物資的實(shí)物質(zhì)量、使用情況、服；b)在評(píng)定的供方中，對(duì)同一類采購物資有多個(gè)供貨廠家的要先選擇分?jǐn)?shù)高的列入合格供方名錄中，并據(jù)此進(jìn)行訂單數(shù)量調(diào)整，優(yōu)勝劣汰；對(duì)評(píng)定不合格的供方不能列入合格供方名錄，并停止向其采購物資；c)在保證采購物資的使用功能的前提下，在合格的供方中應(yīng)境體系認(rèn)證證書的供方；d)若供方質(zhì)量出現(xiàn)大波動(dòng)，或一段時(shí)間產(chǎn)品質(zhì)量無法滿足要求，可適當(dāng)增加評(píng)定頻次，對(duì)供方提出整改要求，并對(duì)整改效果及時(shí)進(jìn)行評(píng)定；e)集團(tuán)供應(yīng)商的年度評(píng)審由采購中心收集各子公司的相關(guān)《供方評(píng)定表》，根據(jù)綜合意見和KPI統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等資料，會(huì)同質(zhì)保中心進(jìn)行評(píng)價(jià)；4.3.5A類物資合格供方每年還需提供所供材料的有關(guān)衛(wèi)生安全證明書/報(bào)告，以證明提供的物資達(dá)到國家或行業(yè)相關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)要求。4.3.6關(guān)于非合格供方物資原則上不能使用合格供方名錄以外的供方物資，如有特殊原因必須使用的，必須經(jīng)采購執(zhí)行副總裁及生產(chǎn)執(zhí)行副總裁書4.4C類物資供方的選擇與日常監(jiān)督4.4.1對(duì)長期采購的C類物資(如易損件零件)供方，可參照4.4.2對(duì)于其他零散、單次采購的C類物資供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，有最終的產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證即可(在產(chǎn)品中標(biāo)識(shí))。4.5采購程序4.5.1漿板采購程序4.5.1.1漿板采購計(jì)劃采購管理部每月初收集整理各公司上月的漿板進(jìn)、耗、存及本月計(jì)劃用量，報(bào)給采購中心，采購中心綜合各公司的漿板4.5.1.2采購合同的簽訂采購中心負(fù)責(zé)簽訂漿板購銷合同，合同明確漿板型號(hào)、數(shù)采購管理部負(fù)責(zé)將合同信息發(fā)放給相關(guān)工廠領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)科4.5.2漿板外其他物資采購程序4.5.2.1收到物資需求采購計(jì)劃財(cái)務(wù)科門一般根據(jù)生產(chǎn)部門的月度材料計(jì)劃和輔料計(jì)劃及其它的訂貨計(jì)劃，及時(shí)訂出采購文件。但對(duì)一些特殊物資的采購，則應(yīng)綜合考慮市場(chǎng)的變化、庫存以及生產(chǎn)耗用情況等因素，及時(shí)直接制訂采購文件。4.5.2.2選擇合格供方制訂采購文件時(shí)，由采購員根據(jù)采購文件要求的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量及交貨方式等，從合格供方名錄中選擇供貨廠家，若同一種采購物資有多個(gè)供方，要安排列順序優(yōu)先選擇分?jǐn)?shù)高的供方。新的品種財(cái)務(wù)科門應(yīng)向幾家供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比，尋求合理價(jià)格，根據(jù)采購權(quán)限的有關(guān)規(guī)定，呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行價(jià)格的審核和確認(rèn)。確定供方后，采購員填寫《采購單》或制作采購合同。對(duì)于簽訂了簽訂年度、季度或月度采購合同的，可直接向供應(yīng)商下采購單。4.5.2.3采購合同的簽訂4.5.2.3.1采購文件發(fā)放前應(yīng)對(duì)規(guī)定的要求是否適當(dāng)進(jìn)行評(píng)審，采購合同需遵循集團(tuán)《合同管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，按照有關(guān)4.5.2.3.2對(duì)于長期合作的供方，可與其簽訂年度、季度或月度.3采購權(quán)限的有關(guān)規(guī)定見《經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、費(fèi)用審批權(quán)限管理辦4.6采購信息4.6.1財(cái)務(wù)科門在制定采購文件時(shí)，應(yīng)清楚說明采購產(chǎn)品的資4.6.2在與供方溝通之前，公司應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的.3應(yīng)對(duì)可供使用的原輔材料進(jìn)行描述，包括化學(xué)、生物和物理的特性，交付方式、包裝和儲(chǔ)存情況等有關(guān)產(chǎn)品危害的因素。4.7采購物資的驗(yàn)證和接收7.1漿板、化工類原料到廠前，財(cái)務(wù)科門應(yīng)提前給相關(guān)倉庫管理員提供到廠通知，明確即將到廠的貨物名稱、數(shù)量等資料。包裝輔料類則由使用部門提前將進(jìn)貨通知發(fā)相關(guān)倉庫管理員。需要在供方貨源處對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，可在采購合同中說明驗(yàn)證的具體事項(xiàng)，以及產(chǎn)品放行的方式。4.7.2倉庫管理員根據(jù)財(cái)務(wù)科門提供的采購文件或其它憑證核實(shí)物資品種、數(shù)量等符合要求后辦理進(jìn)貨手續(xù)或通知檢驗(yàn)員進(jìn)4.7.3供方提供的物資與采購文件或其它憑證不一致時(shí)，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)科門，由其再與供方聯(lián)系協(xié)商解決辦法。4.7.4財(cái)務(wù)科門根據(jù)《HACCP計(jì)劃表》的要求對(duì)所采購的原輔材料實(shí)施監(jiān)控。及采購物資有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。當(dāng)檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)所采購原輔材料偏離規(guī)定的關(guān)鍵限值或未能符合物資采購要求時(shí)，執(zhí)行《不4.7.6當(dāng)供方提供的采購物質(zhì)量有所下降，但對(duì)使用性能影響不供方，促使其改進(jìn)質(zhì)量，并7.7當(dāng)供方提供的物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，要及時(shí)通知供方，予以入供方檔案。4.7.8當(dāng)銷售合同有規(guī)定時(shí)，顧客或其代表有權(quán)在供方處或在本公司對(duì)供方的產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證，顧客的驗(yàn)證不能免除供方提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其后顧客的拒收。4.7.9財(cái)務(wù)科門應(yīng)對(duì)購進(jìn)物資的進(jìn)貨情況及生產(chǎn)使用情況進(jìn)行跟蹤，并及時(shí)記入供方檔案，作為供方評(píng)定的一個(gè)依據(jù)。4.8采購物資的變更4.8.1采購物資發(fā)生數(shù)量不符和錯(cuò)發(fā)貨物或可能逾期交貨時(shí)，經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)與對(duì)方接洽聯(lián)系，并及時(shí)向財(cái)務(wù)科門主管匯報(bào)，并知會(huì)生產(chǎn)部門與之協(xié)商解決方法。4.8.2采購物資發(fā)生質(zhì)量不符合規(guī)定而引起退貨或索賠情況時(shí)，必須把確認(rèn)不合格記錄或有關(guān)權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)結(jié)果知會(huì)對(duì)方，.3當(dāng)采購合同需作變更或解除時(shí)，應(yīng)與供方協(xié)商后確定。如不能取得一致意見，則按《經(jīng)濟(jì)合同法》有關(guān)條款處理，財(cái)務(wù)科門做好記錄，作為合格供方評(píng)定的一部分。4.9供應(yīng)商進(jìn)廠需知4.9.1財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)將公