記錄管理制度

記錄管理制度1、目的1.1明確記錄控制管理的方法和準(zhǔn)則，證實質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理活動的可追溯性；2、適用范圍本程序適用于本公司一體化管理體系所有相關(guān)的記錄。3、職責(zé)和權(quán)限3.1管理者代表：領(lǐng)導(dǎo)本公司記錄的管理控制。3.2公司領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)本系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)記錄的管理控制。3.3施工安全部：負(fù)責(zé)本公司環(huán)境、職業(yè)健康管理體系記錄的管理控制。3.4技術(shù)質(zhì)量部：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系記錄的管理控制，負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料的歸檔保存。3.5人力資源部：負(fù)責(zé)人事檔案、培訓(xùn)、崗位考核及與本部門相關(guān)記錄3.6其它部室：負(fù)責(zé)本部門相關(guān)記錄的管理控制3.7分公司（直屬項目部）經(jīng)理：負(fù)責(zé)本單位所有工程項目與管理體系相關(guān)記錄的審核監(jiān)督。3.8分公司技術(shù)副經(jīng)理：建立分公司的記錄清單，對本單位的記錄進(jìn)行搜集、傳遞、編目、管理、歸檔。3.9分公司經(jīng)營副經(jīng)理：負(fù)責(zé)分公司工程投標(biāo)、施工合同、工程預(yù)、結(jié)算等方面記錄控制管理。3.10資料員：負(fù)責(zé)本項目部所有的與一體化管理體系相關(guān)的記錄接收、發(fā)放、整理成冊歸檔。4、工作程序4.1記錄控制4.1.1策劃二次職能分配后，公司所有在崗管理人員建立本崗位記錄清單；各單位、項目部中負(fù)責(zé)本要素的主責(zé)人建立本單位、本項目部記錄總清單；對屬本單位的記錄的控制策劃管理辦法，經(jīng)部室、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。4.1.2實施與總結(jié)4.2記錄的組成、分類序號組成分類編、填記人分管部門保存期限1手冊和程序文件明確的表格記錄按規(guī)定各程序主控部門3年2與一體化管理體系有關(guān)的工作記錄記錄人各程序主控部門3年3與顧客往來的記錄和資料記錄人各主程序控部門3年4工程施工資料按規(guī)定技術(shù)質(zhì)量部5年5工程竣工驗收備案資料按規(guī)定技術(shù)質(zhì)量部工程設(shè)計使用年限4.3記錄的一般要求4.3.2記錄應(yīng)盡量使用墨汁、碳素墨水等材料書寫或以電子文本形式。4.3.3最終記錄的所有欄目應(yīng)完整，不應(yīng)留有空白欄，當(dāng)某欄無內(nèi)容時，應(yīng)用斜杠劃去或用文字注明“無”。4.3.4所有記錄應(yīng)及時填寫，字跡清晰，字體端正，內(nèi)容完整，項目齊全，真實準(zhǔn)確地記載質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息，確保所記載活動的日期和審核日期的完整性和可追溯性。4.3.5簽字應(yīng)按表格所規(guī)定的人員親筆簽名，不得由他人代簽。4.4記錄的編目整理4.4.1記錄應(yīng)做適當(dāng)?shù)姆诸?，進(jìn)行編目匯總，填寫《記錄目錄》以便于檢索。4.4.2記錄分類后，同類記錄按時間順序進(jìn)行唯一性編號，記錄目錄與記錄內(nèi)容要對應(yīng)。4.5記錄的標(biāo)識4.5.1一體化管理體系運(yùn)行記錄的表格按照體系要素的內(nèi)容分別編制，內(nèi)容要齊全完整，保證足夠的使用量。4.5.2各部門資料員負(fù)責(zé)記錄表格的登記發(fā)放工作，并要妥善保管。4.6記錄的收集、整理、保管和歸檔4.6.1公司機(jī)關(guān)：每年初，各部門各崗位搜集整理上年度不再使用的記錄，以部室為單位交綜合辦公室歸檔。4.6.2分公司：負(fù)責(zé)本單位所有項目部記錄資料的審核4.6.2項目部：工程備案驗收以后，由項目部資料員收集本項目部所有的與一體化管理體系相關(guān)的記錄送分公司技術(shù)副經(jīng)理審核后，交綜合辦公室歸檔。用來證明工程質(zhì)量符合規(guī)定的記錄，由項目資料員整理成冊，在工程竣工后一個月內(nèi)送公司技術(shù)質(zhì)量部審核歸檔。4.6.3記錄的保存方法應(yīng)便于檢索，保管地點應(yīng)具備防曬、防潮、防蛀等條件。4.6.4記錄在形成、收集和轉(zhuǎn)移過程中的保護(hù)工作，需有專人負(fù)責(zé)。記錄在移交前由各部門負(fù)責(zé)，移交檔案室后由檔案室負(fù)責(zé)。4.7記錄的借/查閱和處理：4.7.1歸綜合辦公室存檔的記錄需要借閱時，經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意后辦理借閱手續(xù)；各部門存檔的記錄，需要借閱時，由本部門負(fù)責(zé)人同意后，辦理借閱手續(xù)。4.7.2查閱人員只能當(dāng)場查閱記錄，未經(jīng)許可不得復(fù)制、拍照或帶走，查閱過程應(yīng)防止污損。4.7.3在任何階段，查閱涉及公司知識產(chǎn)權(quán)和有保密規(guī)定的記錄時，應(yīng)符合保密工作規(guī)定和涉密崗位保密細(xì)則的規(guī)定。4.7.4記錄管理人員應(yīng)作好查閱記錄，并經(jīng)查閱人簽字確認(rèn)。4.7.5記錄保存期限的規(guī)定：1.人力資源部對人事檔案記錄的保存期比該人員壽命長五年。2.機(jī)械設(shè)備大修記錄歸入設(shè)備檔案中，與設(shè)備同壽命。3.安全事故處理記錄保存期限為50年，涉及人身傷害的事故記錄，其保存期限執(zhí)行1條。4.工程竣工驗收備案資料如《建設(shè)工程竣工驗收報告》、《工程質(zhì)量保修書》、《建設(shè)工程竣工驗收備案證書》、《施工承包合同》與工程同壽命保存外，施工資料保存期為五年（注：原件均在檔案館，單位存放的為復(fù)印件）。5.與QES體系運(yùn)行過程有關(guān)的檢查、控制、審核資料等，保存期限為3年；6.文件發(fā)放記錄長期保存。4.7.6記錄的銷毀：銷毀記錄須由原記錄部門申請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室登記后進(jìn)行銷毀。5、相關(guān)文件《建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)定》《檔案管理制度》6、記錄附：記錄清單記錄目錄記錄清單部門（單位）：類別：編號：序號記錄名稱編號備注編制人：年月日記錄目錄部門（單位）：類別：頁碼：檔案號：序號內(nèi)容摘要編號記錄人時間備注記錄管理流程圖單位名稱綜合辦公室流程名稱記錄管理流程圖層次綜合管理類概要公司記錄管理工程施工資料整理、檢索個人保存移交顧客部門存檔存檔的記錄到期經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔；銷毀處理須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案室登記后進(jìn)行銷毀需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)有借閱手續(xù)，借閱的記錄不得翻印、轉(zhuǎn)借或隨意涂改記錄應(yīng)規(guī)定保存期，存檔的記錄由檔案部門統(tǒng)一按要求存貯、保管應(yīng)有防曬、防潮、防變質(zhì)等措施，制定專人負(fù)責(zé)整理、檢索各責(zé)任部門建檔后移交公司存檔所有記錄按公司記錄控制程序文件的規(guī)定進(jìn)行編號、標(biāo)識并由各負(fù)責(zé)部門收集匯總保存填寫來自供方的記錄，由供方人員按標(biāo)準(zhǔn)要求填寫，并提交給公司與顧客往來的記錄和資料與一體化管理體系有關(guān)的工作記錄手冊和程序文件明確的表格記錄到期處理復(fù)制借閱保管及保存期保護(hù)條件標(biāo)識、收集填寫組成分類記錄工程竣工驗收備案資料資料.工程施工資料整理、檢索個人保存移交顧客部門存檔存檔的記錄到期經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后歸檔；銷毀處理須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、檔案室登記后進(jìn)行銷毀需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)有借閱手續(xù)，借閱的記錄不得翻印、轉(zhuǎn)借或隨意涂改記錄應(yīng)規(guī)定保存期，存檔的記錄由檔案部門統(tǒng)一按要求存貯、保管應(yīng)有防曬、防潮、防變質(zhì)等措施，制定專人負(fù)責(zé)整理、檢索各責(zé)任部門建檔后移交公司存檔所有記錄按公司記錄控制程序文件的規(guī)定進(jìn)行編號、標(biāo)識并由各負(fù)責(zé)部門收集匯總保存填寫