淺談如何加強企業(yè)人事檔案管理

淺談如何加強企業(yè)人事檔案管理淺談如何加強企業(yè)人事檔案管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1672-3791〔2022〕03〔a〕0178-02

人事檔案在企業(yè)在人事活動中所形成的企業(yè)員工信息，以檔案的形勢對企業(yè)員工的個人經(jīng)歷、能力和德才進行真實、全面的記錄，人事檔案所記載的內(nèi)容較多，其由眾多材料所組成，因此個人檔案資料的準確、齊全和完整性是企業(yè)在評價和使用人才的重要依據(jù)，通過企業(yè)人事檔案管理工作，可以實現(xiàn)人才的合理流動，確保人才隊伍整體素質(zhì)的優(yōu)越性，在當前專業(yè)技術(shù)人才職稱晉升及干部選拔方面具有極其重要的意義。而且通過人事檔案管理水平的提升，可以為企業(yè)人力資源在員工接收及管理方面提供必要的依據(jù)，確保企業(yè)決策者能夠合理對人才資源進行配置及使用。同時人事檔案通過對員工個人人事軌跡的真實記錄，可以充沛的反映員工的人生歷程，所以可以作為評價員工的最根本證明材料，具有較好的法律效力。

1當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在我國企業(yè)人事檔案管理工作當中，積累了豐盛的管理以驗，也形成了一定的固定模式，但由于當前我國處于市場經(jīng)濟體制下，這就使企業(yè)在開展過程中對人才的管理有了更高的需求，因此舊的人事檔案管理模式那么越來越無法適應當前新形勢開展的需求，所存在的問題不斷顯現(xiàn)出來，為企業(yè)人事檔案的開展起到了極大的制約作用。

1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應

當前在我國企業(yè)的人事檔案管理工作中仍然采用的是干部人事檔案管理的模式，這種管理模式導致人事檔案來源僅限于本機構(gòu)人員，波及的面較窄，而其由各級組織及人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限來對某一級的人事檔案進行管理。這種管理方式雖然便于查找、利用和檔案的保密性，但在當前企業(yè)職工多樣化的開展趨勢下，這種辦法越來越不利于人事檔案管理的需要，企業(yè)的人事檔案需要由企業(yè)的人事部門進行統(tǒng)一管理。

1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應

現(xiàn)代我國處于市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)之間的競爭歸結(jié)結(jié)底即是人才的競爭，在這種情況下，企業(yè)開始積極的吸納人才，而且在吸納人才時再注重個人的能力。而參加企業(yè)的員工需要與企業(yè)簽訂用工合同，員工在履行合同內(nèi)容后即可進行自由流動。用工制度的變化導致員工流動性加大，局部企業(yè)在員工想要謀求更好的人個開展出路時，那么以檔案為要挾，由此導致眾多死檔、棄檔、人檔別離及虛假檔案的存在的，所以在當前企業(yè)靈活的用人機制下，企業(yè)原有的人事檔案管理體系已難以發(fā)揮其效勞功能。

1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備

現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學〞，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工發(fā)明力，到達最正確的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的根本內(nèi)容以外，還應結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質(zhì)單薄

在我國企業(yè)當中，由于長期以來對檔案的管理工作都不足必要的重視，這就導致在管理工作中不足專職的檔案管理人員，或是檔案人員進行頻繁的更換，很大一局部檔案人員都沒有專業(yè)的進行過檔案管理知識的學習，其專業(yè)素質(zhì)較差，而且還存在著一崗多職的情況，這就導致當前隨著檔案工作的不斷繁重，使其難以勝任檔案管理工作。

1.5檔案利用價值不高

目前在企業(yè)中，由于不重視實體業(yè)績考核工作，對人事檔案的記錄不重視，而且人為的導致人事檔案脫檔的情況存在，再加之企業(yè)人事檔案中材料不完善，這就使企業(yè)檔案在利用上受到影響，造成檔案利用率較低。

2適應現(xiàn)代企業(yè)開展要求，改良人事檔案管理工作的對策

2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、標準化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理〞；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案平安；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。

2.2建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差別。國家公務員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于效勞社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差異的，如有的內(nèi)容可以進入公共信息體系，有的那么只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的根底上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化既包括管理伎倆的科學化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學化。管理伎倆的科學化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為根底的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求那么是建立人機結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。

2.4人事檔案的專職人員不僅要具有專業(yè)的知識，同時還要具有良好的職業(yè)道德

檔案工作波及的面較廣，工作量大，工作繁雜、干燥，同時又具有較強的專業(yè)性，所以需要從檔案的收集、整理、保管、利用等各個方面具有高度的責任心和細心，這樣才能保證每個環(huán)節(jié)都能準確無誤，保證檔案工作的質(zhì)量，從而為檔案的查找和利用奠定根底。檔案的價值就是真實的人體現(xiàn)了歷史資料，所以在工作中要求檔案人員要具有求實的工作精神，這樣才能真實的體現(xiàn)出歷史資料的價值，從而維護檔案本來的面目，為經(jīng)濟建設(shè)和社會開展提供科學的依據(jù)，所以要求檔案管理人員要具有高尚的品德和求真、務實的精神。

檔案管理工作是一項效勞性質(zhì)的工作，同時還要求具有較強的專業(yè)知識，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，在效勞中要檔案管理人員要有對工作的熱情和樂于貢獻的精神，這樣才能在為用戶提供效勞過程中給顧客留下一份好的印象。檔案工作作為經(jīng)濟開展和社會建設(shè)過程中的重要組成局部，對檔案從業(yè)人員自身的職業(yè)道德有嚴格的標準，所以檔案事業(yè)的健康開展，需要檔案工作人員各方面綜合素質(zhì)的不斷提高，檔案人員職業(yè)素質(zhì)的提升對檔案效勞工作業(yè)務能力的提高起到了積極的作用。目前我國的檔案工作已從注重檔案的實體管理開始向檔案的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，對檔案內(nèi)容的利用，使檔案工作的社會價值得以很好的體現(xiàn)，同時也是衡量檔案管理工作的規(guī)范，所以檔案管理人員需要認識到檔案開發(fā)利用工作的重要性，打破傳統(tǒng)的理念，使自己在本職工作的根底上勇于創(chuàng)新，增強自身的責任感和使命感，從而把檔案管理工作落實到實處，使檔案工作真正的效勞于社會，效勞于人民。

2.5建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強人事檔案的信息效勞

功能檔案管理要與時俱進，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息效勞網(wǎng)絡(luò)那么為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的本錢。

人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充沛有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、標準化的軌道。

3結(jié)語

企業(yè)的快速開展，使其需要一個完善的員工人事檔案管理系統(tǒng)，這是企業(yè)得以持續(xù)、健康開展