(檔案管理)高等學(xué)校檔案實體分類法

#高等學(xué)校檔案實體分類法中華人民共和國國家檔案局1995-06-12批準1995-10-01實施第一章編制說明―、編制目的為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國高等學(xué)校的檔案實體分類，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準化和規(guī)范化，達到加強高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。二編制本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，具有較強的思想性，科學(xué)性和適用性。（一）體現(xiàn)思想性檔案工作是黨性、政治性很強的工作。高等學(xué)校檔案實體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準為依據(jù)。要堅持黨的“一個中心，兩個基本點”的基本路線的原則精神，從實際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時期高等學(xué)校職能活動的新情況、新特點。（二）符合科學(xué)性本法規(guī)定的各項內(nèi)容，既要實事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結(jié)合方面，有較強的科學(xué)性，力求有所

發(fā)展，有所創(chuàng)新。1?采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸人相同的類別。2?在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點的前提下，確定統(tǒng)一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。3?類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變。4?類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同嚴格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。（三）重視適用性本法采用多元，靈活的處理方法，在強調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點，根據(jù)各校檔案實際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號模式、標(biāo)識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。三、體系結(jié)構(gòu)本法由編制說明和主表兩部分組成。編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號模式、標(biāo)識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。主表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。

(—)—級類目的劃分與標(biāo)識—級類目是高等學(xué)校檔案實體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個一級類目，其名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容如下：DQ黨群主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政職能部門(教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財務(wù)等部門除外)工作中形成的文件材料。JX教學(xué)主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的文件材料。KY科學(xué)研究主要包括科學(xué)研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。JJ基本建設(shè)主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。SB儀器設(shè)備主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料CB出版主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。CK財會主要包括財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。—級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。（二）二級類目的設(shè)置和標(biāo)識二級類目是對上級類目的細分。細分的標(biāo)準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準，在大原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對隨機類目進行選擇。例如：科學(xué)研究的二級類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動。二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99,但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。（三）三級類目的擴展和標(biāo)識在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標(biāo)識方法與符號和二級類目相同。（一）檔號：是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。（二）檔號編制的原則：必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應(yīng)計算機管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。

（三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識：1?檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴展到三級類目者，還應(yīng)把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會議記錄”的分類號，由一級類目組成者力“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11xx”案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。?檔號的模式。本法規(guī)定為：年度號十分類號十案卷號對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號前加全宗號。標(biāo)識到文件級的，還應(yīng)在案卷號后面加件號。?檔號的標(biāo)識。采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號‘一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXI4—23。（四）檔案的實體排架問題：從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。本法規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身條件，既可按一級類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。五、關(guān)于實體分類中幾個問題處理。

（―）關(guān)于聲像載體檔案聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個一級類目的范圍，故暫不將它與十個一級類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應(yīng)載體檔案的參照號。其編號模式為：年度號十聲像檔案代號（SX）+載體代號（代碼）+保管單位號?保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102,則可分別標(biāo)引為：1990—SX12—23;1990—SX13—102;CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分。考慮到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機聯(lián)系和便于管理、利用，在二級類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實際情況選擇。但一個學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。（三）關(guān)于外事檔案問題夕卜事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個方面，其他九個一級類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護檔案的有機聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨設(shè)立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類目中增設(shè)了“國際合作與會議”、“外國留學(xué)生工作”。（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號

按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［1991］第13號文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。（五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。第二章主表DQ黨群11黨務(wù)綜合（分黨委、總支、直屬支部綜合材料人此）12紀檢13組織14宣傳教育15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此）16工會（婦女工作材料入此）。17團委（學(xué)生社團材料人此）.XZ行政11綜合（教職工代表大會和院、系、所等單位綜合材料人此）。12人事（師資培養(yǎng)材料人此）。13監(jiān)察審計14武裝保衛(wèi)15總務(wù)16檔案、圖書、文博JX教學(xué)工作11綜合（學(xué)生運動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此）。12學(xué)科與實驗室建設(shè)（專業(yè)設(shè)置入此）。

13招生14學(xué)籍管理（學(xué)生獎懲材料入此）。15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐16學(xué)位17畢業(yè)生（畢業(yè)生信息反饋工作入此）。18教材注：此類二級類目的劃分，也可以來用以下分類方法:11綜合12研究生教育13全日制本、?？平逃?4成人教育KY科學(xué)研究11綜合（科研經(jīng)費管理、學(xué)術(shù)活動材料入此）。[12]按學(xué)科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置類目CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)11綜合[12]按產(chǎn)品種類或項目設(shè)置類目JJ基本建設(shè)11綜合[12]按單