改進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的策略探究,檔案管理論文

改進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的策略探究,檔案管理論文內(nèi)容摘要：檔案管理是一項(xiàng)具有極強(qiáng)政策性、專業(yè)要求高且具有保密規(guī)定的工作,國(guó)有企業(yè)檔案管理工作尤為重要。當(dāng)下部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還不到位,未有效利用檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展提供必要的支撐,也是國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效經(jīng)過(guò)中的弊病。本文重點(diǎn)對(duì)國(guó)企檔案管理現(xiàn)在狀況進(jìn)行分析,指出存在的問(wèn)題,并結(jié)合筆者個(gè)人工作實(shí)際,圍繞國(guó)企檔案管理談一些對(duì)策和看法。本文關(guān)鍵詞語(yǔ)：國(guó)有企業(yè),檔案管理,現(xiàn)在狀況,對(duì)策企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)經(jīng)過(guò)中逐步構(gòu)成的具有一定保存價(jià)值的歷史記錄，既能夠表現(xiàn)為文字、圖表，可以以是聲像、視頻等資料，檔案本身是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對(duì)提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量具有重要作用。企業(yè)檔案管理一般根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度執(zhí)行，內(nèi)容龐大、專業(yè)性強(qiáng)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的綜合性系統(tǒng)工程。企業(yè)檔案的管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)經(jīng)過(guò)中扮演著重要角色，企業(yè)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，做好組織布置，根據(jù)規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，要設(shè)立專人專崗，采取有效控制措施、分工負(fù)責(zé)。檔案管理要做到管理與監(jiān)督同步，整理歸檔細(xì)致，科學(xué)驗(yàn)收保管，實(shí)現(xiàn)檔案材料的常態(tài)化管理和利用。一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容從日常管理角度來(lái)看，國(guó)企檔案管理一般包含下面幾項(xiàng)主要內(nèi)容：一是組織人員對(duì)工作經(jīng)過(guò)中產(chǎn)生的各類材料進(jìn)行收集、整理和分類，確保檔案的完好性與真實(shí)性，為今后工作的順利推動(dòng)提供有效的資料與數(shù)據(jù)支撐。二是及時(shí)根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)本身實(shí)際，建立完善管理制度，在制度和規(guī)范的保障下推進(jìn)檔案管理施行。三是強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)和監(jiān)督，注重對(duì)下屬單位檔案管理的常態(tài)化監(jiān)督，十分是做好基層單位檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)，確保各級(jí)檔案管理工作能有效高效。四是重視檔案管理創(chuàng)新，主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理思路和方式方法，科學(xué)合理利用新的當(dāng)代化手段提高檔案管理水平。五是不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理專員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化和信息化。六是大力推進(jìn)檔案管理環(huán)境和設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案管理規(guī)范、安全。二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性企業(yè)檔案是企業(yè)在日常管理中獲得必要信息的重要載體，是企業(yè)重要的信息來(lái)源。檔案管理工作的好壞會(huì)直接影響企業(yè)管理層的決策。檔案管理無(wú)疑是企業(yè)和諧、有條不紊、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效保障。由此可見(jiàn)，社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的重要性日益明顯和突出，作用越來(lái)越強(qiáng)。因而做好檔案管理工作特別必要，對(duì)企業(yè)能在綜合競(jìng)爭(zhēng)中獲得額外優(yōu)勢(shì)至關(guān)重要。三、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)在狀況〔一〕對(duì)檔案管理工作重視不夠一直以來(lái)，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理員包括部分領(lǐng)導(dǎo)都簡(jiǎn)單的以為檔案管理工作就是整理歸集資料，然后裝盒放柜。檔案管理好壞對(duì)企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益意義不大，保證資料完好、不遺失、不泄露、能對(duì)付抽查就好。忽視檔案管理的思想在各層級(jí)國(guó)企管理中普遍存在，從一定程度上反映出一些人員缺乏對(duì)檔案管理工作的最基本了解?！捕硻n案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差調(diào)研了解到，絕大多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理專員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有人員對(duì)檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫(kù)、查閱等業(yè)務(wù)并不熟悉。很多企業(yè)采用兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，管理人員精神和能力不夠，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不夠，很多企業(yè)只是簡(jiǎn)單將檔案放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理、分類、歸檔，甚至無(wú)法有效查閱，個(gè)別資料準(zhǔn)確性和真實(shí)性不高?！踩硻n案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求按檔案室建設(shè)規(guī)范要求，檔案室至少應(yīng)包含檔案用房、檔案用柜、溫濕度控制器、計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存介質(zhì)等設(shè)備，同時(shí)符合防止受潮、著火、霉變或者污染等要求。建設(shè)應(yīng)到達(dá)相應(yīng)技術(shù)規(guī)范和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。但有的企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，而未設(shè)置專門的檔案管理用房。大部分企業(yè)更未根據(jù)科學(xué)布局、保密慎重、規(guī)范實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建設(shè)，檔案室一般面積小，沒(méi)有能充分考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求。檔案架多為自制鋼筋架或木架，既不規(guī)范也不美觀。檔案袋、檔案盒等達(dá)不到規(guī)范質(zhì)量或標(biāo)準(zhǔn)。檔案用房達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的基本要求，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量，乃至檔案管理安全?！菜摹钞?dāng)代化、信息化手段融入滯后絕大多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的管理手段，尤其是基層單位，大多停留在紙質(zhì)檔案的機(jī)械化管理層面，檔案管理水平低、方式方式方法落后。很多企業(yè)對(duì)檔案管理的要求不高，重視不夠，缺乏主動(dòng)探尋求索運(yùn)用當(dāng)代化、信息化管理手段的嘗試，企業(yè)檔案管理的信息化水平發(fā)展緩慢。四、國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)在狀況對(duì)策〔一〕多舉措提高全員檔案管理意識(shí)首先，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，讓企業(yè)各級(jí)管理人員和員工都能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，了解檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，持續(xù)改變過(guò)去企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度不夠的問(wèn)題。其次，企業(yè)要主動(dòng)對(duì)標(biāo)行業(yè)先進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)推廣檔案管理成效卓著企業(yè)的管理經(jīng)歷體驗(yàn)，要有效利用現(xiàn)有檔案創(chuàng)造管理效益，讓領(lǐng)導(dǎo)層和管理層對(duì)檔案管理感興趣，并逐步加強(qiáng)檔案管理工作?！捕骋徽鄄豢蹚?qiáng)化檔案管理者綜合能力檔案管理工作水平的高低直接取決于檔案管理人員的專業(yè)能力。企業(yè)檔案管理必須結(jié)合單位本身情況，設(shè)置專人專崗，對(duì)因工作需要進(jìn)行兼職管理的人員，一定要審核其基本條件，并組織進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。由于檔案管理的政策性、保密性、專業(yè)性要求，國(guó)有企業(yè)檔案管理者還應(yīng)擇優(yōu)選用政治素質(zhì)高，作風(fēng)正派，責(zé)任性強(qiáng)的員工從事檔案管理工作，注意對(duì)其進(jìn)行繼續(xù)教育培養(yǎng)，關(guān)心和重視其工作、生活，充分發(fā)揮他們的工作熱情和創(chuàng)造性。〔三〕保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)要嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)指標(biāo)建設(shè)檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設(shè)施。檔案室的建設(shè)工作要提早制定科學(xué)的檔案用房計(jì)劃，科學(xué)研究檔案室的建筑構(gòu)造和布局要求，要因地制宜實(shí)行功能分區(qū)，十分是要考慮受潮、著火、盜竊以及浸泡等問(wèn)題，力求便捷、安全、實(shí)用。企業(yè)必須進(jìn)一步健全完善檔案管理規(guī)章制度，對(duì)檔案的借閱、使用進(jìn)行嚴(yán)格審批，通過(guò)管理制度做好日常安全管理、安全檢查、保潔衛(wèi)生、保密規(guī)定等量化管理，確保檔案室、庫(kù)房等安全、整潔和舒適。檔案管理必須符合行業(yè)和國(guó)家的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，十分是對(duì)較大的檔案室還應(yīng)配備符合相應(yīng)要求的電腦、掃描設(shè)備、刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)媒介。檔案盒尺寸要知足各類檔案的存放需要，質(zhì)量要符合國(guó)家檔案局公布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。還要結(jié)合檔案管理經(jīng)歷體驗(yàn)，做好應(yīng)有的經(jīng)歷體驗(yàn)防備和管理工作，結(jié)合單位實(shí)際，最大限度地保證檔案的完備與安全，確保檔案盡可能發(fā)揮價(jià)值?！菜摹撤e極運(yùn)用當(dāng)代化管理手段科學(xué)利用當(dāng)代化手段和信息化手段加強(qiáng)檔案管理是提高檔案管理質(zhì)量的重要舉措，也是信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的一大趨勢(shì)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)積極探尋求索運(yùn)用電子臺(tái)賬、網(wǎng)絡(luò)云端、辦公自動(dòng)化APP、在線系統(tǒng)等信息化手段，不斷提高檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和智能化的水平，提高檔案管理維護(hù)的工作效率，為企業(yè)發(fā)展成為綜合質(zhì)量效益型智慧企業(yè)創(chuàng)造效益，提供助力。結(jié)束語(yǔ)