堅持以人為本

本文格式為Word版，下載可任意編輯——堅持以人為本檔案工作是企業(yè)一項重要的根基性管理工作，但與其他管理工作相比，往往是說起來重要，忙起來不要。如何提升企業(yè)檔案意識，不斷開創(chuàng)企業(yè)檔案工作的新局面，以億達(dá)集團有限公司檔案工作20年的進(jìn)展歷程為例，筆者認(rèn)為，堅持以人為本，是企業(yè)檔案工作持續(xù)、健康進(jìn)展的重要保障之一。在億達(dá)集團有限公司的實踐中，堅持以人為本，就是將檔案工作納入到企業(yè)員工職責(zé)、納入到業(yè)務(wù)部門日常工作、納入到員工績效考核，以及培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案員隊伍，依靠全員的氣力，保障企業(yè)檔案工作持續(xù)、健康地進(jìn)展。

一、建立全員檔案工作職責(zé)制

“企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各項形式的文件”，而企業(yè)檔案工作的根本目的就是將企業(yè)檔案收集完整并為企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動供給參考和依據(jù)，得志企業(yè)在證據(jù)、法律責(zé)任和信息方面的需求，這充分說領(lǐng)略企業(yè)檔案既來源于企業(yè)的研發(fā)活動、生產(chǎn)活動、經(jīng)營活動和管理活動，又服務(wù)于企業(yè)的各項活動，而企業(yè)這些活動的主體是企業(yè)的每一個員工，假設(shè)沒有企業(yè)員工，這些活動不會發(fā)生，更不成能產(chǎn)生文檔，所以說從企業(yè)檔案的產(chǎn)生、管理、到使用，即檔案的整個生命周期來說是一個包含了全員參與的過程，作為企業(yè)只有做到檔案工作人人有責(zé)，讓每一個與文檔有關(guān)的人都各盡其責(zé)，才能保障企業(yè)檔案的完整、切實、安好和有效利用。檔案工作無疑是一項全員性的管理工作，通過實踐，筆者認(rèn)為，企業(yè)員工的檔案工作職責(zé)主要有以下幾點：

1.負(fù)責(zé)日常工作中形成文件的積累工作，對歸檔文件的齊全性、切實性和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)，對未歸檔文件的安好性負(fù)責(zé)。

2.負(fù)責(zé)日常工作中形成文件的立卷、歸檔工作，隨時做好檔案預(yù)立卷工作，對卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性和歸檔工作的實時性負(fù)責(zé)。

3.嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案的保密歸檔、保管規(guī)定、借閱規(guī)定，對企業(yè)檔案的安好負(fù)責(zé)。

4.實時加入相關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專心合作檔案部門的工作檢查和指導(dǎo)。

5.員工調(diào)崗和離職前，務(wù)必將未歸檔的文件做好交接，將未歸還的檔案實時歸還，否那么企業(yè)不予辦理調(diào)離手續(xù)。

全員檔案工作職責(zé)是以人為本檔案工作思想的核心，是企業(yè)檔案工作的根本保障。

二、建立員工入職檔案培訓(xùn)制

從檔案的產(chǎn)生、管理到使用，這是一個包含了全員參與的過程，作為企業(yè)的任何一名員工，都務(wù)必具備檔案意識，并自覺、模范地開展文件的積累、歸檔和使用，才能保障企業(yè)檔案的完整、系統(tǒng)、切實和安好，更加是新員工的入職檔案工作培訓(xùn)會達(dá)成事半功倍的效果，為此，企業(yè)將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)列入企業(yè)員工入職培訓(xùn)的首要內(nèi)容，確保人人都有檔案意識、人人都掌管檔案管理的根本學(xué)識。培訓(xùn)的根本內(nèi)容包括檔案利用事例介紹、企業(yè)檔案的含義及檔案工作的意義、檔案保密責(zé)任、檔案歸檔責(zé)任、檔案歸檔范圍、檔案立卷歸檔要求、檔案借閱規(guī)定、檔案歸檔流程、檔案借閱審批流程等，從而樹立了企業(yè)每一位職員工的檔案意識，為企業(yè)各項檔案工作的開展打下良好的根基

三、建立部門文檔統(tǒng)計月報制

為確保企業(yè)檔案收集的實時性、切實性和完整性，就務(wù)必建立檔案部門與業(yè)務(wù)部門間持續(xù)的工作聯(lián)系渠道，為此企業(yè)建立了部門文檔統(tǒng)計月報制，其主要目的是：

1.促進(jìn)全員檔案意識的加強——做好企業(yè)檔案資料的積累、歸檔是企業(yè)每個部門、每個員工的根本工作職責(zé)，通過月度部門形成文檔統(tǒng)計表的填報工作，以此加強日常工作中形成文件資料的管理，隨時促使部門員工實時做好檔案資料的積累和歸檔，如此日積月累，逐步鞏固和穩(wěn)定全員的檔案意識。

2.促進(jìn)檔案資料的日常積累——企業(yè)檔案資料的積累來源于企業(yè)各職能部門每天的業(yè)務(wù)工作，通過月度職能部門檔案資料統(tǒng)計表的填報工作，實時促使各職能部門保持檔案資料的登記、歸檔工作與職能部門的業(yè)務(wù)工作同步舉行，促進(jìn)檔案資料的日常積累。

3.促進(jìn)檔案資料歸檔的實時性、完整性——企業(yè)檔案資料的齊全完整取決于全員的檔案意識，取決于檔案資料的日常積累，通過月度職能部門檔案資料統(tǒng)計表工作的促使作用，裁減部門檔案工作的肆意性，促進(jìn)了企業(yè)職能部門檔案資料歸檔的實時性和完整性

部門文檔統(tǒng)計月報的填報要求如下：

1.做好日常工作中形成文件資料的積累和歸檔工作是企業(yè)每一個業(yè)務(wù)部門的根本工作職責(zé)，《月度部門形成文檔統(tǒng)計表》是以部門為單位舉行日常工作中產(chǎn)生文件的統(tǒng)計和管理，也是各業(yè)務(wù)部門工作業(yè)績考核的根本指標(biāo)之一。

2.《月度部門形成文檔統(tǒng)計表》的填報內(nèi)容是包括企業(yè)業(yè)務(wù)部門每一個員工日常工作中所產(chǎn)生的全部文件資料的統(tǒng)計和管理，對其中辦理完畢、對企業(yè)具有保存價值的文件要按照《企業(yè)歸檔范圍、歸檔責(zé)任、歸檔時間表》的要求，實時舉行文件歸檔。

3.《月度部門形成文檔統(tǒng)計表》按月填報，每月一次，即每月的31日前，由業(yè)務(wù)部門兼職檔案員匯總整理、經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，以電子版和紙質(zhì)版兩種形式報公司檔案室備案。

4.《月度部門形成文檔統(tǒng)計表》中各著錄工程的填寫要完整、切實、模范，以便全面、真實地反映文件的自身屬性和來龍去脈。

部門文檔統(tǒng)計月報制不但鞏固了全員的檔案意識、更穩(wěn)定了檔案部門與業(yè)務(wù)部門間的持續(xù)工作聯(lián)系，為企業(yè)檔案的收集工作供給了穩(wěn)當(dāng)保障

四、建立健全檔案員隊伍制

一支人員到位、素質(zhì)到位的專業(yè)化、職業(yè)化的檔案員隊伍是企業(yè)檔案工作的根本保障，企業(yè)的檔案員隊伍創(chuàng)辦主要表達(dá)在以下五個方面：

1.企業(yè)配備了與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動相適應(yīng)的專、兼職檔案人員，企業(yè)業(yè)務(wù)工作延遲到哪里，哪里就有檔案員的崗位設(shè)置，哪里就有檔案工作的開展，同時保持檔案人員的穩(wěn)定性，確保檔案工作有序、模范地開展。

2.企業(yè)建立了檔案工作人員體系，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門負(fù)責(zé)人、檔案室檔案員、職能部門專兼職檔案員共同組成，確保檔案工作有組織、有領(lǐng)導(dǎo)，有人管、有人做，模范、有序地開展各項檔案工作。

3.樹立愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng)，檔案工作不被重視在多數(shù)企業(yè)是普遍現(xiàn)象，作為檔案員務(wù)必以積極、專心、自覺的工作狀態(tài)，勤奮工作，做出大量、細(xì)致、深入的工作，贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，贏得業(yè)務(wù)部門的協(xié)同與合作，以此推動檔案工作的順?biāo)扉_展。

4.加強檔案員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案員不但要純熟地掌管、應(yīng)用檔案管理專業(yè)學(xué)識、專業(yè)技能，同時對企業(yè)各項業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)流程也要有確定程度的了解和掌管，確保實時、切實地開展檔案工作。

5.提防對檔案員自身品格的培養(yǎng)，責(zé)任感，勤奮、自律、腳踏實地是檔案員的自身品格要求，也是做好檔案工作的重要保障，檔案員要擅長學(xué)習(xí)、擅長斟酌、不斷完善自我，總結(jié)閱歷，開拓進(jìn)取，不斷向更高的業(yè)務(wù)深度挑戰(zhàn)。

檔案員隊伍是企業(yè)檔案工作的中堅氣力，高素質(zhì)的檔案員隊伍才將帶動企業(yè)檔案工作健康、持續(xù)地進(jìn)展。

五、建立檔案工作績效考核制

檔案工作不能像其它業(yè)務(wù)工作那樣直接地為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因而只有將其納入到企業(yè)的績效考核體系中，才能促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)員工對檔案工作的重視，保障檔案工作的有序開展。

1.納入企業(yè)經(jīng)營者年薪考核：企業(yè)經(jīng)營者的年薪考核包括財務(wù)指標(biāo)、經(jīng)營指標(biāo)和管理指標(biāo)，共計100分，三大指標(biāo)下再細(xì)化概括的考核工程，在管理指標(biāo)下檔案管理考核工程為3分，占有確定的權(quán)重比例，從而促