利用EXCEL表格實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的日常管理

（word完整版）利用EXCEL表格實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的日常管理利用EXCEL表格實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，存在著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)為了搶先占領(lǐng)市場(chǎng)，擴(kuò)大銷售，可能采取賒銷方式，增加銷售收入，同時(shí)，當(dāng)前不少企業(yè)都存在資金緊張的狀況，致使形成大量的應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中發(fā)生的債權(quán)，如果不能及時(shí)收回，一方面影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的資金，引起資金周轉(zhuǎn)減緩，降低企業(yè)資金利用效率；另一方面應(yīng)收賬款按規(guī)定提取壞賬準(zhǔn)備，收不回來的還會(huì)形成壞賬損失。因此，對(duì)應(yīng)收賬款的管理和控制就成為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一.本文就如何利用EXCEL表格建立應(yīng)收賬款輔助賬戶，實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)收賬款的日常管理，介紹自己的一些做法。一、利用EXCEL表格設(shè)置應(yīng)收賬款的臺(tái)賬1、應(yīng)收賬款臺(tái)賬的構(gòu)造應(yīng)收款臺(tái)賬包括按客戶設(shè)置的銷售臺(tái)賬和企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門定期編制的應(yīng)收款明細(xì)表，它詳細(xì)反映了企業(yè)內(nèi)部各部門與客戶之間應(yīng)收款項(xiàng)的發(fā)生、增減變動(dòng)、余額及其賬齡等財(cái)務(wù)信息，是銷售業(yè)務(wù)發(fā)生全過程的信息載體。建立健全應(yīng)收款臺(tái)賬是整個(gè)應(yīng)收款管理過程中最基礎(chǔ)的工作。目前企業(yè)主要是通過“二賬一表”（即應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬、應(yīng)收賬款明細(xì)表和應(yīng)收賬款賬齡分析表）對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理.這種管理手段具有其局限性：首先，應(yīng)收賬款明細(xì)分類賬是三欄式賬戶，其中日期、憑證號(hào)、摘要僅與當(dāng)期發(fā)生額有關(guān)，對(duì)某一客戶全部余額是在何時(shí)產(chǎn)生、因何產(chǎn)生、該由誰負(fù)責(zé)等有用的管理信息卻不得而知。其次，應(yīng)收賬款明細(xì)表都是在期末編制，反映的是企業(yè)期末的狀況，對(duì)某一筆具體款項(xiàng)的收回幫助甚微。第三，應(yīng)收賬款賬齡分析表一般是用來分析壞賬準(zhǔn)備應(yīng)該計(jì)提的比例，也只有期末才會(huì)編制，而此時(shí)壞賬風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)積累到了一定程度。為了克服上述局限，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款回收的控制，筆者認(rèn)為：應(yīng)收賬款的臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)分為：每一客戶應(yīng)收賬款明細(xì)表和總應(yīng)收賬款匯總表。應(yīng)收賬款明細(xì)表主要是詳細(xì)地記錄業(yè)務(wù)交易的內(nèi)容，包括賒銷合同審批情況（包括審批人、經(jīng)辦人）；合同的相關(guān)內(nèi)容（包括合同編號(hào)、付款期限、付款方式、付款地點(diǎn)、違約責(zé)任等）；賒銷業(yè)務(wù)的發(fā)生情況（包括財(cái)務(wù)確認(rèn)銷售時(shí)的時(shí)間、記賬憑證字號(hào)、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容、金額）；貨款回籠情況（包括收回貨款的時(shí)間、憑證號(hào)）；賬齡、貨款逾期時(shí)間、信用等級(jí)評(píng)定以及用應(yīng)收賬款進(jìn)行投資、融資、貼現(xiàn)、證券化的備查登記（或者事項(xiàng)）。應(yīng)收賬款匯總表主要記錄各客戶的基本面和欠款情況，具體設(shè)有：客戶名稱、客戶級(jí)別、累計(jì)欠款金額、欠款最長(zhǎng)時(shí)間、壞賬風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等級(jí)、地址、電話、開戶銀行、賬號(hào)、經(jīng)辦人、企業(yè)法人、企業(yè)經(jīng)濟(jì)性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、規(guī)模狀況、財(cái)務(wù)物資狀況、社會(huì)信譽(yù)、負(fù)債情況等等.2、使用EXCEL2000設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬。（1）利用EXCEL2000,建立一個(gè)工作薄，存盤并命名為應(yīng)收賬款，在該工作薄上，將每一位客戶作一張工作表，并將工作表名如“Sheet1”改名為該客戶單位名稱（最好是簡(jiǎn)稱），并建立如表一的格式。（2）復(fù)制并移動(dòng)客戶工作表，建立第二位、第三位客戶.。。。等客戶的應(yīng)收賬款臺(tái)賬。（3）最后，在應(yīng)收賬款工作薄上，插入一個(gè)工作表，并命名為“匯總表”。建立后應(yīng)收賬款臺(tái)賬樣式為：AECDEFGHIJK■1三明市七2累計(jì)未收@欠款（元1：122690主中艮K由一笑逝期才?成恒款項(xiàng)『3回籠情況應(yīng)（M款余額應(yīng)頗K款監(jiān)齦〔大）也監(jiān)E金i5豐月日缶-.件號(hào)摘要金額年月日憑證字號(hào)金額妹英*析法2304-11?10堡宇女$號(hào)段構(gòu)件25666020OJ-1-3G督25耳號(hào)2566500006堡宇116?125S902005-3-3,^25?號(hào)10DKI02S6902301294.5r72hi：i5Z："29堡宇二73P68009頌?！?W43牝H4k卜1、曲器二二市齒粒廠/■匯總表/1』1II段繳藏藪滋恣漩液."湛耕藪吾滋蹶蹶遂途淼湛r1查應(yīng)蛙款_!□!x|LN0pQRJ1sJTJInJVT1揣一2寸IH:+:沖3備計(jì)提賒銷臺(tái)同隔札收札款項(xiàng)逾各在■^有4枷百分比法1別認(rèn)定法音同緬□寸叔雖后期限付款方式徂保人期計(jì)間（天】期時(shí)間〔天：賒審審批人賒銷責(zé)任人習(xí)』n事項(xiàng)J5俏25】1號(hào)acciijaiaMl0州?巾三:::::::::6g號(hào)30(152-40201工疾祥.4三錚魏7wiiq20(iJ-4"30作工J：度酒1.三::螺Hi卜MUL二:/市齒輪廠匕匯總表/嫌餐滋蓉"爆燧滋魏舞魏繇籍-ini2<J國(guó)i應(yīng)收贓我Ii應(yīng)收賬款￥客戶1單位）名禰客戶那別|三引市電能一廠二美f）累計(jì)欠款

金頷122C00最間>.

款時(shí)天

欠長(zhǎng)<壞蛛風(fēng)險(xiǎn)鞭警等級(jí)如客戶1單位）名禰客戶那別|三引市電能一廠二美f）累計(jì)欠款

金頷122C00最間>.

款時(shí)天

欠長(zhǎng)<壞蛛風(fēng)險(xiǎn)鞭警等級(jí)如1C近I新市南路三1號(hào)］電話833388889996214三明市大輪廠鳥笑「聿點(diǎn)：2eE1151靈鳥綴而I；INR市電器_「』市齒彘「kWL"Ji!麟繇瞬維德業(yè)四應(yīng)收贓款-I口|x|I:J_I8999621四應(yīng)收贓款匯總表開戶輾行工行建行賬號(hào)經(jīng)辦人企￥洼/K孑：1■■好?歧

陳友練企業(yè)經(jīng)企業(yè)經(jīng)規(guī)模狀財(cái)務(wù)狀濟(jì)性質(zhì)營(yíng)范圍況況有求公「升關(guān)、4開戶輾行工行建行賬號(hào)經(jīng)辦人企￥洼/K孑：1■■好?歧

陳友練企業(yè)經(jīng)企業(yè)經(jīng)規(guī)模狀財(cái)務(wù)狀濟(jì)性質(zhì)營(yíng)范圍況況有求公「升關(guān)、4注冊(cè)憤戶一般

育訴公三折宰公占烏］冊(cè)賞度好社凳信長(zhǎng)債情

況噎產(chǎn)負(fù)1S

菸產(chǎn)只佰《i4l，l卜國(guó)［\市電驛一廠〈布齒帖廠y港/二、利用EXCEL2000計(jì)算應(yīng)收賬款的相關(guān)指標(biāo)1、對(duì)貨款收回確認(rèn)的原則。應(yīng)按照財(cái)政部財(cái)會(huì)（2002）18號(hào)的規(guī)定進(jìn)行.即：采用賬齡分析法計(jì)提壞賬準(zhǔn)備時(shí)，收到債務(wù)單位當(dāng)期償還的部分債務(wù)后，剩余的應(yīng)收款項(xiàng)，不應(yīng)改變其賬齡，仍應(yīng)按原賬齡加上本期應(yīng)增加的賬齡確定；在存在多筆應(yīng)收款項(xiàng)，且各筆應(yīng)收款項(xiàng)賬齡不同的情況下，收到債務(wù)單位當(dāng)期償還的部分債務(wù)，應(yīng)當(dāng)逐筆認(rèn)定收到的是哪一筆應(yīng)收款項(xiàng)；如果確實(shí)無法認(rèn)定的，按照先發(fā)生先收回的原則確定，剩余應(yīng)收款項(xiàng)的賬齡按上述同一原則確定。2、應(yīng)收賬款賬齡的計(jì)算。（1）主要使用DAYS360（）和IF（）函數(shù)。①函數(shù)DAYS360（start_date，end_date,method），其中Startdate和enddate是用于計(jì)算期間天數(shù)的起止日期。如果startdate在（word完整版）利用EXCEL表格實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的日常管理end_date之后，則DAYS360將返回一個(gè)負(fù)數(shù)。②IF（）函數(shù)包含三個(gè)參數(shù)：要檢查的條件、當(dāng)條件為真時(shí)的返回值和條件為假時(shí)的返回值。檢查的條件要么為真，要么為假。如果條件為真，則函數(shù)返回某一值；如果條件為假，則函數(shù)將返回另一值。利用這兩個(gè)函數(shù)就可以實(shí)現(xiàn)賬齡的計(jì)算。（2）應(yīng)收賬款賬齡的計(jì)算。它是以財(cái)務(wù)確認(rèn)銷售實(shí)現(xiàn)的日期開始，到現(xiàn)在來計(jì)算賬齡。公式設(shè)置為IF（H5<>0,DAYS360（A5,TODAY（），1），0），以此類推。公式涵義為：如果應(yīng)收賬款余額為0，則賬齡為0，否則以一年360天計(jì)算，賬齡是從2004年11月10日開始計(jì)算到現(xiàn)在。（3）收款延期計(jì)間的計(jì)算。它是以全額收到款項(xiàng)的日期為基數(shù)，與合同最后付款期相比較，計(jì)算逾期履約的情形，其目的是借此來考評(píng)客戶履約信用。公式設(shè)置為=IF（H5<>0，0，DAYS360（A5,E5,1）），以此類推。（4）款項(xiàng)已逾期時(shí)間的計(jì)算。它是以合同最后付款日期起，客戶未履行付款約定，到現(xiàn)在的時(shí)間。公式設(shè)置為=IF（H5<>0，DAYS360（N5,TODAY（）,1）,0），以此類推。3、壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提方法，主要有賬齡分析法、余額百分比法、銷貨百分比法、個(gè)別認(rèn)定法。這里介紹：賬齡分析法公式設(shè)置.如企業(yè)規(guī)定：賬齡一年以下的，計(jì)提比例為5%，—年至二年之間計(jì)提比例為20%等。設(shè)置公式=IF（I6/360<=1,H6*0。05,H6*0。2），以此類推。4、其中最長(zhǎng)的一筆逾期未收回款項(xiàng)時(shí)間的計(jì)算。主要是對(duì)“款項(xiàng)已逾期時(shí)間”欄目計(jì)算其最大值，公式設(shè)置為二MAX（R5：R31）5、壞賬風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等級(jí)。壞賬風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等級(jí)，主要從賬齡的結(jié)構(gòu)進(jìn)行評(píng)定。如規(guī)定能在3個(gè)月內(nèi)回款的客戶，列入第一等級(jí)（A），比較安全；能在6個(gè)月之內(nèi)回款的客戶，列為第二等級(jí)（B），安全；能在6個(gè)月至1年以內(nèi)回款的客戶，列為第三等級(jí)（C），風(fēng)險(xiǎn)；能在1年以上至2年以內(nèi)回款的客戶，列為第四等級(jí)（D），壞賬.以現(xiàn)有欠款時(shí)間最長(zhǎng)為基數(shù)，進(jìn)行判斷，設(shè)置公式為二IF（M2/30<=3,”A級(jí)"，IF（M2/30〈=6,”B級(jí)"，IF（M2/30<=12,"C級(jí)”，"D級(jí)”）））。三、加強(qiáng)應(yīng)收賬款臺(tái)賬的分析，控制和降低應(yīng)收賬款。1、對(duì)應(yīng)收賬款采用ABC分類管理。ABC分類法，也叫巴雷特控制法，它是一種體現(xiàn)重要性原則的管理方法，現(xiàn)已廣泛用于存貨管理、成本管理和生產(chǎn)管理。此法的內(nèi)涵是，按照應(yīng)收賬款產(chǎn)生的原因、客戶欠款的比重以及賬齡等。對(duì)應(yīng)收賬款分別進(jìn)行A、B、C分類。對(duì)A類的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)控制，對(duì)于B類應(yīng)一般控制，對(duì)于C類則簡(jiǎn)單控制。對(duì)A類客戶，是管理的重點(diǎn)，要詳細(xì)掌握其有關(guān)信息的資料，進(jìn)行準(zhǔn)確及時(shí)的信用評(píng)估，采用合理的信用額度，制定相應(yīng)的信用政策。對(duì)B類客戶可分析其潛在的市場(chǎng)容量，盡可能誘導(dǎo)其同企業(yè)的業(yè)務(wù)量增大。C類客戶都是一些小散客戶，企業(yè)不對(duì)其做重點(diǎn)管理，在債務(wù)關(guān)系上，對(duì)其只是做單方面的債務(wù)讓渡，以免形成繁雜的三角債務(wù)鏈。2、嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)帳制度，對(duì)清欠作好準(zhǔn)備.嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)賬制度，是確保應(yīng)收賬款明細(xì)賬的真實(shí)、準(zhǔn)確的有力措施。也只有做好應(yīng)收賬款的核對(duì)工作，才能對(duì)企業(yè)應(yīng)收賬款情況做出合理的歸納和總結(jié)，對(duì)清理應(yīng)收賬款作出必要的充分準(zhǔn)備。應(yīng)收賬款的核對(duì)，包括與財(cái)務(wù)應(yīng)收賬款明細(xì)賬、總賬的核對(duì)，與銷售人員銷售臺(tái)賬核對(duì)，與客戶進(jìn)行核對(duì)三個(gè)方面.這里強(qiáng)調(diào)的是對(duì)與客戶的核對(duì)。定期向客戶傳送對(duì)賬單，并要求客戶在對(duì)賬單上蓋章確認(rèn)，對(duì)客戶提出的異議，應(yīng)及時(shí)查明原因，協(xié)商解決，防止客戶以各種理由推(word完整版)利用EXCEL表格實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的日常管理遲付款，或者拒絕付款。3、強(qiáng)化對(duì)客戶實(shí)際賒銷支付情況的分析，及時(shí)調(diào)整客戶信用等級(jí)和信用額度。對(duì)客戶信用的評(píng)估，確定信用等級(jí)和信用額度，是一種復(fù)雜的、不斷修正的過程?？蛻粜庞梅治鲋饕ㄆ湓敢饴募s的可能性、償還貨款的能力、公司的財(cái)務(wù)狀況與實(shí)力、資產(chǎn)擔(dān)保以及外部環(huán)境對(duì)客戶的獲利能力的影響等內(nèi)容。比如：對(duì)表中“收款延期時(shí)間"、“其中最長(zhǎng)的一筆逾期未收回款項(xiàng)時(shí)間”等相關(guān)指標(biāo)分析，計(jì)算出該客戶以往不能按時(shí)付款的次數(shù)、每一次拖延付款時(shí)間和金額、進(jìn)一步揭示未來該客戶到期還款的概率，及時(shí)調(diào)整客戶信用等級(jí)和信用額度.4、強(qiáng)化內(nèi)部控制，嚴(yán)格賒銷審批制度。按職務(wù)分離原則，完善賒銷手續(xù)管理.現(xiàn)代企業(yè)管理將每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分為六個(gè)步驟，即授權(quán)、主辦、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄、復(fù)核，并實(shí)行嚴(yán)密的組織分工。如授權(quán)審批和執(zhí)行職務(wù)相分離，執(zhí)行和審批職務(wù)分離等，這樣便于相互核對(duì)、制約。(2)嚴(yán)格賒銷審批制度。在實(shí)行客戶信用等級(jí)制的基礎(chǔ)上，建立發(fā)貨審批制度。在信用額度以內(nèi)的發(fā)貨，由分管銷售的領(lǐng)導(dǎo)審批，超過信用額度的，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。(3)實(shí)行“誰審批誰負(fù)責(zé)”的原則，完善賒銷責(zé)任制。實(shí)行“誰審批誰負(fù)責(zé)"的原則，完善賒銷責(zé)任制。推行誰賒欠誰負(fù)責(zé)催收，賒銷人員是應(yīng)收賬款的第一責(zé)任人，負(fù)有終身清欠的責(zé)任，使每筆欠款落實(shí)到人，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤，強(qiáng)化清欠制度。5、根椐不同的壞賬風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等級(jí)，采取不同的收賬方式.(1)對(duì)A級(jí)(1—3個(gè)月)的客戶，為正常催收。對(duì)B級(jí)(3—6個(gè)月)。的客戶，可以打折回收.打折回收是以部分經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)使客戶早日付款。對(duì)C級(jí)(6個(gè)月一1年)的客戶，可以采用易貨抵款或債權(quán)重整.債務(wù)重整的方式有：第一、出售或拍賣應(yīng)收賬款?？蓪⑵涑鍪劢o從事此項(xiàng)業(yè)務(wù)的代理機(jī)構(gòu)，或者委托拍賣機(jī)構(gòu)進(jìn)行拍賣，以補(bǔ)充企業(yè)流動(dòng)資金，化解應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地減少資產(chǎn)損失。第二、置換應(yīng)收賬款。企業(yè)可將質(zhì)量尚可、具有一定轉(zhuǎn)讓價(jià)值、能被其他企業(yè)認(rèn)可的應(yīng)收賬款，與別的企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行交換，將應(yīng)收賬款置換