ExOA2004用戶基本使用手冊(cè)

京華ExOA2004用戶操作手冊(cè)

TOC\o"1-4"\h\z\u第1章. 概述 91.1. ExOA2004政務(wù)版簡(jiǎn)介 91.2. 預(yù)備知識(shí)和技能 9第2章. 系統(tǒng)簡(jiǎn)介 102.1. 登錄系統(tǒng) 102.2. 界面布局 112.2.1. 待辦 112.2.2. 待閱 122.2.3. 新建 132.2.4. 查詢 14第3章. 公文管理 163.1. 未進(jìn)入公文處理界面的操作 163.1.1. 新建公文 163.1.2. 打開(kāi)公文 173.1.3. 刷新公文列表 173.1.4. 列表顯示方式 183.1.5. 預(yù)覽 183.1.6. 流程日志 183.1.7. 辦理公文 193.1.8. 退回公文 203.1.9. 刪除公文 203.1.10. 查詢公文 213.1.11. 回收公文 213.1.12. 催辦設(shè)置 213.1.13. 催辦打印 223.1.14. 強(qiáng)制回收公文 233.1.15. 加入常用查詢條件 233.1.16. 刪除常用查詢條件 233.2. 進(jìn)入公文處理界面后的操作 243.2.1. 流程日志 243.2.2. 表單日志 243.2.3. 轉(zhuǎn)任務(wù) 253.2.4. 歸知識(shí)庫(kù) 263.2.5. 保存公文 263.2.6. 打印表單 263.2.7. 添加正文 263.2.8. 轉(zhuǎn)發(fā) 273.2.9. 關(guān)閉 273.2.10. 跳轉(zhuǎn) 273.2.11. 發(fā)送 283.2.12. 附件 283.2.13. 參考資料 283.2.14. 相關(guān)知識(shí) 283.2.15. 相關(guān)任務(wù) 283.2.16. 另存正文 283.2.17. 打印正文 293.2.18. 顯示痕跡 293.2.19. 規(guī)范全文 293.2.20. 頁(yè)面設(shè)置 303.2.21. 插入時(shí)間 303.2.22. 插入文件 303.2.23. 工具欄 31第4章. 任務(wù)管理 314.1. 新建任務(wù) 314.2. 執(zhí)行任務(wù) 334.3. 分配任務(wù)管理 374.4. 任務(wù)代理 414.5. 任務(wù)查詢 42第5章. 個(gè)人事務(wù)管理 435.1. 消息系統(tǒng) 435.1.1. 新建 435.1.2. 轉(zhuǎn)發(fā) 455.1.3. 查詢 475.1.4. 刪除 475.2. 修改密碼 485.3. 界面風(fēng)格設(shè)置 485.4. 私有組管理 505.4.1. 增加私有組 505.4.2. 刪除私有組 515.4.3. 增加私有組成員 515.4.4. 刪除私有組成員 535.5. 個(gè)人日程 545.5.1. 新建日程 545.5.2. 修改日程 555.5.3. 查詢?nèi)粘?575.5.4. 導(dǎo)入導(dǎo)出到outlook 585.6. 個(gè)人圖章 585.6.1. 增加個(gè)人圖章 585.6.2. 修改個(gè)人圖章 595.6.3. 刪除個(gè)人圖章 605.7. 常用詞條 605.7.1. 增加常用詞條 605.7.2. 修改常用詞條 615.7.3. 刪除常用詞條 625.7.4. 公有詞條 635.8. 代理授權(quán) 635.8.1. 設(shè)置授權(quán) 645.8.2. 收回授權(quán) 65第6章. 綜合管理 666.1. 領(lǐng)導(dǎo)日程 666.1.1. 日程查看方式 676.1.2. 新建 686.1.3. 修改 696.1.4. 刪除 706.1.5. 查詢 726.1.6. 發(fā)布 736.1.7. 打印 736.2. 主題詞 746.2.1. 庫(kù)新建 746.2.2. 庫(kù)修改 746.2.3. 庫(kù)刪除 746.2.4. 新建一級(jí)分類 746.2.5. 新建二級(jí)分類 746.2.6. 新建三級(jí)分類 756.2.7. 分類修改 756.2.8. 分類刪除 756.3. 文號(hào) 756.3.1. 文號(hào)列表顯示 756.3.2. 新建文號(hào) 756.3.3. 修改文號(hào) 766.3.4. 刪除文號(hào) 766.3.5. 文號(hào)清零 766.3.6. 取文號(hào) 776.3.7. 查看補(bǔ)號(hào) 776.3.8. 查看預(yù)留號(hào) 786.4. 外部單位 796.4.1. 新建外部單位 796.4.2. 修改外部單位 796.4.3. 刪除外部單位 806.5. 資產(chǎn)管理 806.5.1. 辦公用品管理 80.辦公用品類型管理 80.新建辦公用品 81.修改辦公用品 82.刪除辦公用品 836.5.2. 固定資產(chǎn)管理 83.新建設(shè)備資料 83.修改設(shè)備資料 84.刪除設(shè)備資料 84.設(shè)備維修記錄 856.5.3. 進(jìn)貨管理 87.新建進(jìn)貨 87.修改進(jìn)貨 87.刪除進(jìn)貨 88.查詢進(jìn)貨 886.5.4. 出貨管理 88.新建出貨（消耗品） 89.修改出貨信息（消耗品） 92.刪除出貨信息（消耗品） 93.固定資產(chǎn)出貨 94.固定資產(chǎn)取消出貨 95.出貨查詢 956.5.5. 庫(kù)存管理 96.設(shè)備報(bào)廢 96.設(shè)備退倉(cāng) 97.設(shè)備報(bào)廢記錄 97.設(shè)備退倉(cāng)記錄 986.5.6. 供應(yīng)商管理 98.新建供應(yīng)商 98.修改供應(yīng)商 99.刪除供應(yīng)商 100.供應(yīng)商查詢 1006.5.7. 倉(cāng)庫(kù)管理 100.新建倉(cāng)庫(kù) 101.修改倉(cāng)庫(kù) 101.刪除倉(cāng)庫(kù) 102.貨架管理 103.貨位管理 1056.6. 車(chē)輛管理 1056.6.1. 車(chē)輛資料管理 105.新建車(chē)輛資料 105.修改車(chē)輛資料 106.刪除車(chē)輛資料 107.查詢車(chē)輛資料 1086.6.2. 駕駛員檔案管理 108.新建駕駛員檔案 108.修改駕駛員檔案 109.刪除駕駛員檔案 1106.6.3. 車(chē)輛費(fèi)用管理 111.新建油費(fèi) 111.修改車(chē)輛油費(fèi) 111.刪除車(chē)輛油費(fèi) 112.新建車(chē)輛一般費(fèi)用 112.修改車(chē)輛一般費(fèi)用 113.刪除車(chē)輛一般費(fèi)用 114.車(chē)輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì) 114.車(chē)輛費(fèi)用查詢 1146.6.4. 車(chē)輛維護(hù)維修記錄 115.新建車(chē)輛維修記錄 115.修改車(chē)輛維修記錄 115.刪除車(chē)輛維修記錄 116.維修記錄查詢 117.高級(jí)查詢 1176.6.5. 車(chē)輛使用管理 117.新增車(chē)輛使用記錄 118.修改車(chē)輛使用記錄 119.刪除車(chē)輛使用記錄 1196.7. 人事檔案 1206.7.1. 人事檔案管理 120.新建人事檔案 120.修改人事檔案 121.刪除人事檔案 121.人事檔案的查詢 1226.7.2. 人事考核管理 122.新建人事考核 122.修改人事考核 123.刪除人事考核 123.預(yù)設(shè)全體人員考核合格 123.全部發(fā)布 123.人事考核查詢 1246.7.3. 個(gè)人獲獎(jiǎng)管理 124.新建個(gè)人獲獎(jiǎng) 124.修改個(gè)人獲獎(jiǎng) 125.刪除個(gè)人獲獎(jiǎng) 125.批準(zhǔn)個(gè)人獲獎(jiǎng) 125.刪除批準(zhǔn)個(gè)人獲獎(jiǎng) 126.個(gè)人獲獎(jiǎng)查詢 1266.7.4. 個(gè)人小檔案 127.修改個(gè)人小檔案 1276.8. 工資管理 1276.8.1. 工資項(xiàng)目維護(hù) 128.新增工資項(xiàng)目 128.修改工資項(xiàng)目 128.刪除工資項(xiàng)目 1296.8.2. 工資發(fā)放情況 129.錄入工資發(fā)放情況 130.修改工資發(fā)放情況 130.刪除工資發(fā)放情況 131.工資發(fā)放情況查詢 1316.8.3. 工資統(tǒng)計(jì) 132.查看工資存檔表 132.統(tǒng)計(jì)部門(mén)工資總額 1326.8.4. 復(fù)制上月工資 1336.9. 考勤管理 1336.9.1. 考勤類型管理 134.新建考勤類型 134.修改考勤類型 135.刪除考勤類型 1356.9.2. 考勤登記 136.新建考勤登記 136.修改考勤登記 137.刪除考勤登記 1376.9.3. 考勤查詢 1386.9.4. 考勤統(tǒng)計(jì) 1386.10. 水電管理 1396.10.1. 用水管理 139.新增用水 139.修改用水 140.刪除用水 140.用水情況查詢 1416.10.2. 用電管理 141.新增用電 141.修改用電 142.刪除用電 142.用電查詢 1436.10.3. 水電統(tǒng)計(jì) 1436.11. 公文歸檔管理 1436.11.1. 歸檔分類管理 144.新建公文歸檔分類 145.修改公文歸檔分類 145.刪除公文歸檔分類 145.新建公文歸檔子分類 146.修改公文歸檔子分類 147.刪除公文歸檔子分類 1476.11.2. 公文歸檔關(guān)系管理 147第7章. 會(huì)議管理 1487.1. 會(huì)議登記 1497.1.1. 增加會(huì)議登記 1497.1.2. 修改會(huì)議登記 1507.1.3. 刪除會(huì)議登記 1517.1.4. 會(huì)議登記送審 1527.1.5. 打印會(huì)議登記 1527.2. 外出會(huì)議登記 1537.2.1. 新增外出會(huì)議登記 1537.2.2. 修改外出會(huì)議登記 1547.2.3. 刪除外出會(huì)議登記 154第8章. 知識(shí)庫(kù) 1558.1. 知識(shí)庫(kù)結(jié)構(gòu)介紹 1558.2. 知識(shí)庫(kù)分類介紹 1558.3. 知識(shí)庫(kù)操作說(shuō)明 155第9章. 檔案庫(kù) 155第10章. 信息資源 15510.1. 版面介紹 15510.1.1. 功能導(dǎo)航 15610.1.2. 登錄框 15610.1.3. 各欄目顯示 15610.1.4. 信息公告 15710.1.5. 信息搜索 15710.1.6. 留言板 15710.1.7. 版權(quán)信息 15710.2. 個(gè)人工作區(qū) 15710.2.1. 個(gè)人信息 15810.2.2. 業(yè)務(wù)管理 15810.2.3. 信息平臺(tái) 158.信息錄入 159.信息審批 162.信息搜索 162.信息訂閱 163概述ExOA2004政務(wù)版簡(jiǎn)介京華網(wǎng)絡(luò)有限公司成立于1993年，是國(guó)內(nèi)最早從事計(jì)算機(jī)系統(tǒng)集成和軟件開(kāi)發(fā)的專業(yè)廠商之一。京華網(wǎng)絡(luò)是國(guó)家火炬計(jì)劃重點(diǎn)骨干企業(yè)，廣東省重點(diǎn)支持的四家軟件企業(yè)之一，廣州市重點(diǎn)支持的十家軟件企業(yè)之一。京華網(wǎng)絡(luò)總結(jié)多年辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化特點(diǎn)，新近推出集文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等多種信息為一體、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)為一體的京華ExOA2004辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，作為公司的拳頭產(chǎn)品，該產(chǎn)品為各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化建設(shè)提供一整套完整、系統(tǒng)的解決方案。其目的是幫助各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位提高全員辦公效率和管理水平，更快、更好地實(shí)現(xiàn)辦公手段自動(dòng)化、資源處理信息化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、智能化的辦公自動(dòng)化建設(shè)目標(biāo)。預(yù)備知識(shí)和技能了解并學(xué)習(xí)京華ExOA2004辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，要求普通用戶必須具備以下的基礎(chǔ)知識(shí)和技能：具有MicrosoftWindows的基本操作技能；具有MicrosoftInternetExplorer6.0的基本操作技能；具有MicrosoftOffice2000的基本操作技能。系統(tǒng)簡(jiǎn)介登錄系統(tǒng)在瀏覽器的地址欄里輸入辦公自動(dòng)化服務(wù)器名稱和京華OA站點(diǎn)名稱，如：http://<OAServer>/OA，出現(xiàn)如下登錄框。圖表STYLEREF2\s2.1SEQ圖表\*ARABIC\s21 輸入用戶名密碼對(duì)話框用戶輸入系統(tǒng)管理員為自己分配的辦公自動(dòng)化用戶帳號(hào)和密碼。單擊“確定”按鈕后將自動(dòng)登錄進(jìn)入如下圖所示的系統(tǒng)主頁(yè)面。圖表STYLEREF2\s2.12 系統(tǒng)主界面安全設(shè)置在使用系統(tǒng)之前先點(diǎn)擊“IE安全設(shè)置“，系統(tǒng)顯示如下窗口：圖表STYLEREF2\s2.13 瀏覽器設(shè)置按打開(kāi)后系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)如下窗口，按“是”設(shè)置瀏覽器。圖表STYLEREF2\s2.14 瀏覽器設(shè)置提示窗口按“是”后，系統(tǒng)出現(xiàn)以下窗口，按確定完成設(shè)置：圖表STYLEREF2\s2.15 瀏覽器設(shè)置完成窗口界面布局待辦系統(tǒng)主頁(yè)面默認(rèn)顯示的是待辦業(yè)務(wù)信息，系統(tǒng)將當(dāng)前登錄用戶所要處理的業(yè)務(wù)按業(yè)務(wù)分類羅列出來(lái)，用戶可以選擇要辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理。排序系統(tǒng)默認(rèn)將待辦信息按業(yè)務(wù)分類排序，并提供另外兩種分類：按速級(jí)和按接收時(shí)間排序，可在三種狀態(tài)下切換。預(yù)覽系統(tǒng)的默認(rèn)狀態(tài)是沒(méi)有預(yù)覽，如果看到自己的待辦公文后，不想打開(kāi)公文查看正文和附件就可以選擇“預(yù)覽”按鈕查看，可通過(guò)放大和還原按鈕將預(yù)覽窗口放大和縮小。界面同下圖:圖表2.21 待辦信息刷新刷新自己的待辦的業(yè)務(wù)。公文辦理可直接點(diǎn)擊公文標(biāo)題打開(kāi)公文進(jìn)行辦理；或點(diǎn)擊列表記錄后的復(fù)選框，列表上方顯示“辦理”按鈕進(jìn)行公文辦理，可對(duì)同表單同步驟的公文進(jìn)行批量辦文。待閱選擇主界面的待閱窗口后，系統(tǒng)默認(rèn)將需要批閱的公文或其他要辦的事務(wù)羅列出來(lái)，用戶可以選擇待閱文件直接查看。同待辦一樣默認(rèn)按業(yè)務(wù)分類進(jìn)行排序排序系統(tǒng)默認(rèn)將待辦信息按業(yè)務(wù)分類排序，并提供另外兩種分類：按速級(jí)和按接收時(shí)間排序，可在三種狀態(tài)下互相切換。預(yù)覽系統(tǒng)的默認(rèn)狀態(tài)是沒(méi)有預(yù)覽，如果看到自己的待閱信息后，不想打開(kāi)公文就可以選擇這個(gè)按鈕查看,可通過(guò)放大和還原按鈕將預(yù)覽窗口放大和縮小。界面同下圖:圖表2.22 待閱信息刷新刷新自己的待閱的業(yè)務(wù)信息。公文閱讀可直接點(diǎn)擊公文標(biāo)題打開(kāi)公文進(jìn)行批閱。新建選擇新建標(biāo)簽后，系統(tǒng)將出現(xiàn)以下界面：圖表2.23 新建窗口從上圖可以看出，系統(tǒng)默認(rèn)將當(dāng)前用戶有擬稿權(quán)限的各種公文、事務(wù)列出，當(dāng)要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的公文和事務(wù)時(shí)，直接點(diǎn)擊公文模板，系統(tǒng)打開(kāi)如下窗口。圖表2.24 新建公文窗口查詢選擇查詢標(biāo)簽后，系統(tǒng)出現(xiàn)如下窗口：圖表2.25 查詢窗口查詢目標(biāo)窗口左邊框架內(nèi)顯示的是要查詢的業(yè)務(wù)類別，選擇相應(yīng)的類別后，系統(tǒng)右邊框架上部顯示的是查詢條件，下部顯示的是符合條件的記錄常用查詢常用查詢中一般包括的是一些經(jīng)常使用的查詢條件，預(yù)先定義好存在系統(tǒng)中，用戶執(zhí)行查詢時(shí)不需要再設(shè)置條件，直接點(diǎn)擊即可，一般包括本人已辦，本人已閱等等，根據(jù)各種業(yè)務(wù)的不同而不同。條件查詢條件查詢是常用查詢解決不了的查詢需求，將信息的部分重要字段顯示出來(lái)供用戶設(shè)置，用戶設(shè)置完條件后按查詢顯示符合條件的信息。高級(jí)查詢當(dāng)用戶的查詢需要很細(xì)時(shí)，則常用查詢和條件查詢都不能得到查詢結(jié)果時(shí)，就有必要使用高級(jí)查詢，高級(jí)查詢是將所有字段顯示出來(lái)給用戶設(shè)置，設(shè)置完條件后按查詢系統(tǒng)顯示符合條件的信息。查看明細(xì)信息被查詢出來(lái)后可以單擊每條記錄的標(biāo)題查看詳細(xì)信息。公文管理未進(jìn)入公文處理界面的操作新建公文新建公文步驟如下：進(jìn)入系統(tǒng)后，選擇新建標(biāo)簽，系統(tǒng)將當(dāng)前登錄用戶有擬稿權(quán)限的公文模板按業(yè)務(wù)類別羅列出來(lái)。如下圖：圖表3.11模板列表界面選擇要?jiǎng)?chuàng)建的公文的公文模板，系統(tǒng)將出現(xiàn)公文編輯窗口。系統(tǒng)界面如下：圖表3.12新建公文界面 新建公文時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)顯示已經(jīng)由系統(tǒng)管理員定義好的公文表單，可以對(duì)公文增加和刪除附件、增加和刪除參考資料、添加正文、公文保存、表單打印、發(fā)送等操作，還可以查看流程日志和表單日志。注：在發(fā)送公文時(shí)，必須輸入字段必須輸入內(nèi)容。打開(kāi)公文系統(tǒng)中打開(kāi)公文的通用方式是直接點(diǎn)擊公文名稱，自動(dòng)顯示公文的詳細(xì)信息。但是打開(kāi)公文的入口有很多，比方待辦、待閱、查詢后要查看公文的詳細(xì)信息，基本的打開(kāi)界面都和圖表3.12相似，只是根據(jù)權(quán)限有的可以編輯公文信息，有的只能查看信息。刷新公文列表在待辦和待閱窗口中，隨時(shí)可以按“刷新”按鈕來(lái)刷新公文列表，看是否有自己需要處理的公文。列表顯示方式對(duì)于待辦和待閱窗口，系統(tǒng)提供三種列表顯示方式：按業(yè)務(wù)種類分類：將所有要處理的公文按業(yè)務(wù)類別來(lái)羅列，比方說(shuō)公文、事務(wù)等。按速級(jí)分類：將所有要處理的公文按速級(jí)來(lái)羅列，比方說(shuō)特急，緩急等。按時(shí)間分類：將所有要處理的公文按接收時(shí)間來(lái)羅列。預(yù)覽在處理公文時(shí)，有時(shí)可能只看正文就可以確定是不是可以審批通過(guò)，不需要打開(kāi)公文進(jìn)行處理，系統(tǒng)提供了預(yù)覽功能，示意窗口如下圖，上面顯示的是待處理的公文或者事務(wù)，下面顯示的是正文內(nèi)容和附件（如果存在）。圖表3.13預(yù)覽界面流程日志公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中所經(jīng)過(guò)的路徑，可以通過(guò)流程日志來(lái)查看，在待辦和待閱窗口中，可以查詢每條公文的流程日志，系統(tǒng)顯示該公文的流程日志。顯示格式如下。圖表3.14流程日志查看窗口辦理公文當(dāng)要處理公文時(shí)，有兩種處理方式，一種是不需要打開(kāi)公文就可以確定結(jié)果的公文，一種是必須打開(kāi)查看詳細(xì)資料后才能確定結(jié)果的公文。對(duì)于第一種，我們?cè)诖k和待閱中提供直接辦理的功能。示意界面如下：圖表3.15快速辦理窗口選中后面的復(fù)選框，在窗口的右上角會(huì)出現(xiàn)快速辦理的按鈕：辦理：提供以下簡(jiǎn)易辦理窗口，給用戶輸入意見(jiàn)，并發(fā)送到下一環(huán)節(jié)。圖表3.16快速辦理窗口退回：將所選擇的公文退回到公文發(fā)送者。刪除：刪除流轉(zhuǎn)到當(dāng)前操作用戶的公文。對(duì)于第二種，用戶必須先打開(kāi)公文，在公文辦理窗口的工具區(qū)中有保存、流程日志、表單日志和發(fā)送等按鈕。注：這些按鈕管理員可根據(jù)各步驟進(jìn)行定制。退回公文如3.1.7中所敘，有兩種退回公文的方法，一種直接在待辦公文中快速退回，一種打開(kāi)公文后選擇相應(yīng)的按鈕來(lái)將公文退回給發(fā)送者。刪除公文如3.1.7中所敘，有兩種刪除公文的方法，一種直接在待辦公文中快速刪除，一種將公文通過(guò)查詢條件查詢出來(lái)，執(zhí)行刪除，示意界面如下。圖表3.18公文刪除窗口查詢公文在圖3.1.8中，我們看到系統(tǒng)提供了對(duì)公文的一些常用查詢和條件查詢，在通常的使用過(guò)程中，這些快捷查詢方式已經(jīng)可以滿足一般的辦公要求，在有些特定的情況下，我們可能用到高級(jí)查詢，高級(jí)查詢窗口中可設(shè)置的條件更加精確?；厥展脑趫D3.1.8中，我們看到系統(tǒng)提供了對(duì)公文的回收操作，當(dāng)要將已經(jīng)發(fā)送到下一環(huán)節(jié)的公文回收回來(lái)，但該回收只是對(duì)于下一環(huán)節(jié)人員沒(méi)有處理的情況進(jìn)行回收。催辦設(shè)置在圖3.1.8中，我們看到系統(tǒng)提供了催辦設(shè)置操作，可以對(duì)特定公文進(jìn)行全程催辦，也可對(duì)公文的某一步驟進(jìn)行催辦設(shè)置。設(shè)置窗口如下：圖表3.19公文催辦設(shè)置窗口催辦打印催辦打印是對(duì)電子催辦的一個(gè)補(bǔ)充，將催辦信息打印出來(lái)提交給相關(guān)的辦理人員，催辦打印窗口如下：圖表3.19催辦打印窗口強(qiáng)制回收公文強(qiáng)制回收公文功能和回收功能相似，但強(qiáng)制回收的權(quán)限范圍更大，普通回收只能回收下一環(huán)節(jié)沒(méi)有進(jìn)行處理的公文，強(qiáng)制回收可以回收下一環(huán)節(jié)還沒(méi)有發(fā)送的公文，但都不能跨步驟回收。加入常用查詢條件當(dāng)預(yù)先定義好的常用查詢條件不能滿足當(dāng)前操作人員的查詢需求，用戶可以自行設(shè)置查詢條件將結(jié)果查詢出來(lái)，如果按這個(gè)查詢條件使用比較多的話，可以將這個(gè)條件設(shè)置取名字存儲(chǔ)為常用查詢條件。刪除常用查詢條件當(dāng)覺(jué)得某一個(gè)預(yù)先定義好的常用查詢?cè)谌粘５墓ぷ髦胁⒉皇鞘褂妙l率很高時(shí)，可以先按這個(gè)條件對(duì)結(jié)果進(jìn)行查詢，然后按“刪除常用查詢條件“將這個(gè)定義好的查詢從系統(tǒng)中刪除。進(jìn)入公文處理界面后的操作流程日志公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中所經(jīng)過(guò)的路徑，可以通過(guò)流程日志來(lái)查看，打開(kāi)公文后，在窗口的左上角有個(gè)“流程日志”，按下后系統(tǒng)顯示該公文的流程日志。顯示格式如下。圖表3.21流程日志查看窗口表單日志公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中所有的修改，可以通過(guò)表單日志來(lái)查看，打開(kāi)公文后，在窗口的左上角有個(gè)“表單日志”，按下后系統(tǒng)顯示該公文的曾經(jīng)修改過(guò)的日志。顯示格式如下。圖表3.21表單日志查看窗口轉(zhuǎn)任務(wù)如果公文處理過(guò)程中有可能會(huì)產(chǎn)生任務(wù)，當(dāng)任務(wù)完成后根據(jù)任務(wù)的完成結(jié)果來(lái)繼續(xù)公文的流轉(zhuǎn)，如果在應(yīng)用支撐平臺(tái)內(nèi)已經(jīng)定義好了公文和任務(wù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并且當(dāng)前操作用戶具有轉(zhuǎn)任務(wù)的權(quán)限，在公文打開(kāi)窗口的工具欄中就會(huì)出現(xiàn)公文轉(zhuǎn)任務(wù)按鈕。點(diǎn)擊轉(zhuǎn)任務(wù)按鈕，顯示如下圖：公文轉(zhuǎn)任務(wù)歸知識(shí)庫(kù)如果公文處理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)公文的內(nèi)容具有代表性，并且當(dāng)前操作用戶具有轉(zhuǎn)任務(wù)的權(quán)限，在公文打開(kāi)窗口的工具欄中就會(huì)出現(xiàn)歸知識(shí)庫(kù)按鈕。保存公文當(dāng)修改了公文的內(nèi)容后，包括表單的填寫(xiě)，正文的編輯，附件的添加，參考資料的添加等，但又不想發(fā)送到下一環(huán)節(jié)時(shí)，可以按保存按鈕將當(dāng)前所編輯的公文的修改結(jié)果保存下來(lái)，直接按保存即可。打印表單當(dāng)系統(tǒng)管理員在后臺(tái)已經(jīng)定義好公文表單所對(duì)應(yīng)的表單打印模板后，可以將公文的表單打印并輸出，這樣可以做到表單輸出的格式多樣。添加正文正文的添加方式有兩種，一種是選擇工具欄中的添加正文按鈕，這個(gè)一般會(huì)問(wèn)你是否覆蓋正文，選擇自己要添加的正文后，系統(tǒng)將內(nèi)容直接讀寫(xiě)進(jìn)來(lái)。另外一個(gè)添加方法只能針對(duì)word格式的文檔，通過(guò)直接插入word文檔。轉(zhuǎn)發(fā)公文轉(zhuǎn)發(fā)就是在設(shè)置了公文關(guān)系映射后，可以將該種模板公文轉(zhuǎn)成相應(yīng)的映射關(guān)系的公文，并能夠在相關(guān)的公文一欄顯示出來(lái)。關(guān)閉當(dāng)公文打開(kāi)，做了相應(yīng)的修改后直接點(diǎn)擊關(guān)閉將公文關(guān)閉。跳轉(zhuǎn)當(dāng)前操作用戶如果具有跳轉(zhuǎn)權(quán)限，在公文打開(kāi)的工具欄上會(huì)有“跳轉(zhuǎn)”的按鈕，當(dāng)希望公文不是按正常的流程走，而是想直接送到某一步驟時(shí)，可以選擇“跳轉(zhuǎn)”，處理界面如下，系統(tǒng)將該流程的所有的步驟顯示出來(lái)供用戶選擇。圖表3.22公文跳轉(zhuǎn)步驟選擇窗口發(fā)送當(dāng)前用戶將打開(kāi)的公文編輯完成后，確定不需要再修改，各種正文、附件、參考資料等已經(jīng)添加完全，希望將公文發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的用戶來(lái)進(jìn)行處理，則可以選擇工具欄上“發(fā)送”按鈕將公文發(fā)送給下一環(huán)節(jié)的處理用戶。附件當(dāng)公文有附件時(shí)，可以在公文打開(kāi)窗口的右上角部分增加和刪除公文的附件。參考資料當(dāng)公文有參考資料時(shí)，可以將相關(guān)的參考資料附加到公文，和公文一起流轉(zhuǎn)，并為公文的處理提供參考信息。相關(guān)知識(shí)如果公文定義了公文的主題詞，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)主題詞到知識(shí)庫(kù)里將相關(guān)的知識(shí)搜索出來(lái)以提供給公文處理人員進(jìn)行參考。相關(guān)任務(wù)如果公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中有用戶將公文轉(zhuǎn)任務(wù)，則在相關(guān)任務(wù)中會(huì)將已經(jīng)創(chuàng)建的任務(wù)顯示出來(lái)，直接點(diǎn)擊任務(wù)可將任務(wù)的詳細(xì)信息顯示出來(lái)。另存正文在公文打開(kāi)處理窗口中的正文部分，包含了“另存”正文的按鈕，如果想將正文另外保存，則可以選擇此按鈕。圖表3.24另存正文示意窗口打印正文在圖表3.2-4中，我們可以看到在正文部分，系統(tǒng)還提供了打印正文的功能，如果想將正文的內(nèi)容打印出來(lái)，可以直接選取該按鈕打印輸出。顯示痕跡在圖表3.2-4中，我們可以看到在正文部分，系統(tǒng)提供了顯示痕跡和隱藏痕跡的功能。公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，處于流轉(zhuǎn)過(guò)程的用戶可能會(huì)要對(duì)正文的內(nèi)容增加、修改、刪除，而這些修改和刪除希望能保存到系統(tǒng)中，以方便想查看時(shí)查看。規(guī)范全文當(dāng)編輯正文時(shí)，可能是從不同的文檔拷貝過(guò)來(lái)，而這些文檔的相互之間的格式又不相同，勢(shì)必造成正文的內(nèi)容混亂，如果手工調(diào)整格式則無(wú)形中增加了工作量，為解決這個(gè)問(wèn)題，系統(tǒng)提供了“規(guī)范全文“功能按鈕，并預(yù)先定義好了文檔的樣式，以能夠幫用戶自動(dòng)實(shí)現(xiàn)格式的統(tǒng)一。頁(yè)面設(shè)置當(dāng)要將正文的內(nèi)容打印輸出時(shí)，可能正文的內(nèi)容不是正好適合word的頁(yè)面設(shè)置，為了讓輸出比較美觀，系統(tǒng)通過(guò)調(diào)用word本身自帶的頁(yè)面設(shè)置窗口，來(lái)實(shí)現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置功能。插入時(shí)間當(dāng)編輯公文的正文時(shí)，可能需要輸入系統(tǒng)時(shí)間，并且可能要求是不同的時(shí)間格式，系統(tǒng)提供了選擇時(shí)間格式的快捷按鈕，示意窗口如下。圖表3.25插入時(shí)間示意窗口插入文件當(dāng)編輯公文的正文時(shí)，可能需要將其他word文檔的內(nèi)容插入到正文，系統(tǒng)提供了插入文件的快捷按鈕，選擇要插入的word文檔后，系統(tǒng)自動(dòng)將內(nèi)容讀入到正文中。工具欄當(dāng)編輯公文的正文時(shí)，可能系統(tǒng)默認(rèn)提供的工具欄按鈕不夠使用，需要定義word的工具欄按鈕，為解決這個(gè)問(wèn)題，系統(tǒng)提供了定制word工具欄的功能，點(diǎn)擊“工具欄”后，系統(tǒng)顯示如下窗口來(lái)完成word工具欄的定制。圖表3.25工具欄設(shè)置窗口任務(wù)管理新建任務(wù)只有具備以下3個(gè)條件之一的用戶，才可見(jiàn)任務(wù)“新建”鏈接；用戶是領(lǐng)導(dǎo)，有下級(jí)用戶；代理其他用戶任務(wù)，代理的用戶是領(lǐng)導(dǎo)，有下級(jí)用戶；聯(lián)絡(luò)員或者秘書(shū)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，可以代領(lǐng)導(dǎo)起草任務(wù)；點(diǎn)任務(wù)“新建”鏈接后，出現(xiàn)如下界面：按鈕操作說(shuō)明當(dāng)用戶新建任務(wù)時(shí)，如果想取個(gè)人歷史新建任務(wù)來(lái)參考修改，可通過(guò)這兩個(gè)按鈕來(lái)獲取，其中，往前遍歷，往后遍歷；新建在上面的按鈕遍歷歷史新建任務(wù)后，當(dāng)沒(méi)有可參考的歷史任務(wù)，通過(guò)點(diǎn)擊“新建”按鈕清空任務(wù)內(nèi)容；保存將任務(wù)保存成草稿，任務(wù)標(biāo)題為必輸，保存后，任務(wù)狀態(tài)為任務(wù)草稿，保存按鈕置灰，任務(wù)工具欄如下；當(dāng)修改草稿內(nèi)容后，“保存”按鈕又變?yōu)榭刹僮鳡顟B(tài)，草稿任務(wù)顯示在個(gè)人的待辦任務(wù)中；廢棄刪除草稿任務(wù)，廢棄的草稿任務(wù)將不再顯示在待辦任務(wù)中；發(fā)送任務(wù)發(fā)送時(shí)，輸入/選擇框的輸入限制如下：任務(wù)標(biāo)題：必輸字段，最大輸入長(zhǎng)度為100字符；主辦人：必輸字段，如果主辦人是多人，則將生成多條除主辦人不同外，其他都相同的任務(wù)；對(duì)于不同類型的新建任務(wù)，主辦人選擇框打開(kāi)的地址本不完全相同，有以下幾種情況：區(qū)局領(lǐng)導(dǎo)：主辦人地址本為所有科室及分局，中層領(lǐng)導(dǎo)：主辦人地址本為其所在部門(mén)的下屬；區(qū)局代理起草權(quán)限的用戶：主辦人地址本為區(qū)局領(lǐng)導(dǎo)所見(jiàn)地址本及起草人所在科室的人員（不包含正負(fù)科長(zhǎng)，主任）；分局代理起草權(quán)限的用戶：主辦人地址本為起草人所在分局的人員（不包含正負(fù)分局長(zhǎng)）；限辦時(shí)間：如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)，此字段為必輸字段，且要求限辦時(shí)間必須大于當(dāng)前時(shí)間，如果是秘書(shū)代理領(lǐng)導(dǎo)起草任務(wù)，則該輸入框?yàn)榉潜剌斪侄?；提醒時(shí)間：非必輸字段，但如果速級(jí)是“加急”或者“特急”，則要求該字段必輸，且該時(shí)間必須大于當(dāng)前時(shí)間，且小于限辦時(shí)間；速級(jí)：必輸字段，有“普通”，“加急”，“特急”三種選擇；任務(wù)要求：非必輸字段，最大輸入長(zhǎng)度為2000字符；對(duì)于代理起草任務(wù)的用戶，點(diǎn)擊“發(fā)送”后，顯示如下選擇頁(yè)，選擇其中一個(gè)接收人，然后按“確定”按鈕，則任務(wù)發(fā)送給接收人；關(guān)閉關(guān)閉當(dāng)前任務(wù)窗口，如果用戶已經(jīng)填寫(xiě)或者修改了任務(wù)信息，則系統(tǒng)會(huì)提示用戶是否保存；添加附件如果任務(wù)還沒(méi)有保存，系統(tǒng)會(huì)提示用戶“任務(wù)還未保存，請(qǐng)先保存后再上傳附件！”，則用戶保存任務(wù)后才能操作本功能；點(diǎn)擊該按鈕后彈出如下框上傳附件，附件最大限制為10M；刪除附件選擇要?jiǎng)h除的按鈕，按“刪除附件”按鈕，則所選擇的附件將被刪除；執(zhí)行任務(wù)對(duì)于任務(wù)執(zhí)行人，只要任務(wù)沒(méi)有結(jié)束，都在執(zhí)行人的待辦任務(wù)列表中，通過(guò)待辦任務(wù)鏈接，進(jìn)入任務(wù)管理執(zhí)行界面，如下圖：回退當(dāng)用戶接到任務(wù)后，因某種原因而不能按照任務(wù)要求執(zhí)行時(shí)，可以申請(qǐng)回退，點(diǎn)擊“回退”按鈕后，彈出如下對(duì)話框，輸入回退內(nèi)容，按“提交”按鈕，則任務(wù)回退給分配人，并發(fā)消息通知分配人；回退的任務(wù)，在主辦人的待辦任務(wù)列表中的狀態(tài)為“申請(qǐng)回退”；當(dāng)任務(wù)已經(jīng)交辦給下級(jí)執(zhí)行，則“回退”按鈕不可見(jiàn)；交辦如果主辦人有下級(jí)用戶，“交辦”按鈕可見(jiàn)，點(diǎn)擊“交辦”按鈕，出現(xiàn)如下地址本選擇框；選擇一或多個(gè)人員，按“確定”按鈕，彈