xx汽車采購(gòu)管理程序

采購(gòu)管理程序文件編號(hào)：DHW-ZBB-002版本號(hào)：1.0擬定：日期：2008.4.5初審：日期：2008.5.12終審：日期：2008.5.12批準(zhǔn)：日期：2008.5.14采購(gòu)管理程序文件編號(hào)：DHW-ZBB-002版本號(hào)：1.0修改狀態(tài)：0xx汽車第五事業(yè)群共6頁(yè)，第2頁(yè)目的對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制管理，確保采購(gòu)流程的有效執(zhí)行。范圍適應(yīng)于xx第五事業(yè)群對(duì)汽車配件、汽車用品、維修設(shè)備工具、維修油輔料、勞保用品、外協(xié)加工、表單制作、花草房屋租賃、機(jī)票酒店訂購(gòu)、辦公用品、辦公設(shè)備、工程基建、網(wǎng)絡(luò)工程、市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)等的一切采購(gòu)活動(dòng)。參考文件3.1《合同管理規(guī)定》3.2《供應(yīng)商考核評(píng)估管理程序》3.3《采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)定》定義4.1辦公設(shè)備采購(gòu):指電腦、電話、打印機(jī)、傳真機(jī)、相機(jī)、可視設(shè)備、音響、系統(tǒng)軟件、通訊設(shè)備及相關(guān)配件等的采購(gòu)；4.2市場(chǎng)營(yíng)銷采購(gòu):指媒體廣告投放、銷售和維修活動(dòng)的禮品制作、標(biāo)牌廣告制作、宣傳資料印刷、大型營(yíng)銷推廣活動(dòng)的策劃等。4.3汽車用品采購(gòu)：指汽車裝飾品、汽車改裝產(chǎn)品、洗車美容用品的采購(gòu)。4.4汽車配件采購(gòu)：指對(duì)汽車零配件的采購(gòu)。4.5外協(xié)加工采購(gòu)：指超出公司產(chǎn)能和技術(shù)能力的零件加工、零件維修、專業(yè)大修、車輛外修、專業(yè)檢測(cè)以及汽車精品加裝和汽車改裝。權(quán)責(zé)5.1總部采購(gòu)部5.1.1負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的考察、評(píng)審和考核以及合格供應(yīng)商的確定；5.1.2對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查,落實(shí)問(wèn)題責(zé)任人和改進(jìn)結(jié)果；5.1.3負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的審核與簽署。5.2事業(yè)部采購(gòu)執(zhí)行部門5.2.1負(fù)責(zé)對(duì)本事業(yè)部所屬業(yè)務(wù)的采購(gòu)和對(duì)供應(yīng)商的供貨狀況進(jìn)行記錄；5.2.2負(fù)責(zé)對(duì)本事業(yè)部所屬業(yè)務(wù)的采購(gòu)供應(yīng)商建立檔案。5.3事業(yè)部財(cái)務(wù)部5.3.1負(fù)責(zé)依據(jù)預(yù)算對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)的審核，對(duì)超預(yù)算的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控；5.3.2負(fù)責(zé)對(duì)本事業(yè)部采購(gòu)合同原件的保存；5.3.3負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)付款憑據(jù)的審核。5.4總經(jīng)理5.4.1負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、《物料請(qǐng)購(gòu)單》、項(xiàng)目申購(gòu)、采購(gòu)合同、付款單據(jù)的審批。汽車用品/汽車配件/維修設(shè)備工具/維修油輔料/勞保用品6.1請(qǐng)購(gòu)：請(qǐng)購(gòu)方式分為：《采購(gòu)計(jì)劃》、《物料請(qǐng)購(gòu)單》、《工單》和《申購(gòu)申請(qǐng)》。6.1.1各事業(yè)部物品需求部門在每月25日依據(jù)預(yù)算、上月和以往月份的采購(gòu)數(shù)據(jù)，結(jié)合銷售和生xx汽車第五事業(yè)群共6頁(yè)，第4頁(yè)產(chǎn)計(jì)劃制作《月度采購(gòu)計(jì)劃》；以《月度采購(gòu)計(jì)劃》的形式向采購(gòu)人員請(qǐng)購(gòu)所要采購(gòu)的物品。一號(hào)線和快修倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存計(jì)劃、4S店維修倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存計(jì)劃由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人制作完成。6.1.2計(jì)劃外采購(gòu)時(shí),物品需求部門填寫《物料請(qǐng)購(gòu)單》向采購(gòu)人員請(qǐng)購(gòu)。6.1.3各維修車間所需的維修配件以《工單》的形式向倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)。6.1.4超過(guò)3000以上的維修設(shè)備和工具，需求部門以《申購(gòu)申請(qǐng)》的形式向采購(gòu)人員請(qǐng)購(gòu)。6.1.5請(qǐng)購(gòu)人須清晰、準(zhǔn)確、完整地填寫《采購(gòu)計(jì)劃》、《物料請(qǐng)購(gòu)單》、《工單》和《申購(gòu)申請(qǐng)》等各種請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上的請(qǐng)購(gòu)信息。（由于請(qǐng)購(gòu)信息不準(zhǔn)確或完整所造成的采購(gòu)延遲或采購(gòu)品的浪費(fèi),責(zé)任有請(qǐng)購(gòu)人承擔(dān)。）6.1.6《采購(gòu)計(jì)劃》、《物料請(qǐng)購(gòu)單》、《申購(gòu)申請(qǐng)》?！段锪险?qǐng)購(gòu)單》、須經(jīng)過(guò)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)的審核，提交給采購(gòu)人員?！豆巍方?jīng)過(guò)客戶確認(rèn)后直接交于采購(gòu)人員處采購(gòu)。6.1.7采購(gòu)員接到請(qǐng)購(gòu)單據(jù)后，檢查請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目和數(shù)量是否按實(shí)際情況請(qǐng)購(gòu)，如有差異應(yīng)對(duì)差異進(jìn)行分析。采購(gòu)員在檢查請(qǐng)購(gòu)單據(jù)時(shí)，有權(quán)對(duì)所請(qǐng)購(gòu)物品的項(xiàng)目提出更改建議。在對(duì)請(qǐng)購(gòu)單據(jù)檢查確認(rèn)無(wú)誤后，填寫相應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格(可填寫在備注欄)后,呈交總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)。6.1.8由客戶確認(rèn)要維修的配件或加裝的精品,采購(gòu)員接到單直接執(zhí)行采購(gòu)，無(wú)需總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)6.2.1對(duì)公司維修、銷售所請(qǐng)購(gòu)的常規(guī)物料，如：配件、精品、工具、油輔料，如果已有月結(jié)合格供應(yīng)商且市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)較為規(guī)律和穩(wěn)定，采購(gòu)員可直接向供應(yīng)商采購(gòu)；6.2.2對(duì)新的物料或供應(yīng)商不穩(wěn)定且價(jià)格易波動(dòng)的物料，采購(gòu)員可依據(jù)物料的輕重緩急需求，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去的采購(gòu)記錄或廠商提供的資料進(jìn)行詢價(jià)、和比價(jià)，選擇價(jià)格優(yōu)惠，符合質(zhì)量要求的物料進(jìn)行采購(gòu)；并將比價(jià)單據(jù)和資料形成記錄備案。6.3采購(gòu)確認(rèn)6.3.1采購(gòu)員接到請(qǐng)購(gòu)單據(jù)后須與供應(yīng)商進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)物品的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量和交貨時(shí)間的確認(rèn),確認(rèn)無(wú)誤,采購(gòu)人員按照請(qǐng)購(gòu)單據(jù)的內(nèi)容追蹤供應(yīng)商交貨。6.3.2采購(gòu)員跟蹤供應(yīng)商的交貨時(shí)間,確保供應(yīng)商按要求交貨,同時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理員準(zhǔn)備收貨。如果供應(yīng)商的交貨時(shí)間或采購(gòu)物料的內(nèi)容有更改,應(yīng)在2小時(shí)內(nèi)將供應(yīng)商確定的新的交貨時(shí)間和更改的采購(gòu)物料內(nèi)容與請(qǐng)購(gòu)人溝通,經(jīng)過(guò)請(qǐng)購(gòu)人的同意或重新確認(rèn)。6.3.3與非月結(jié)供應(yīng)商采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員提前申請(qǐng)款項(xiàng)。6.4驗(yàn)貨、收貨6.4.1各倉(cāng)庫(kù)收到采購(gòu)員的收貨通知后,準(zhǔn)備收貨。6.4.2倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨的管理員,依據(jù)采購(gòu)要求對(duì)供應(yīng)商所送物品進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后入庫(kù)。對(duì)于不符合要求的物品,驗(yàn)貨人員填寫《不合格品記錄表》送交采購(gòu)員,通知采購(gòu)員對(duì)來(lái)料不合格品做處理。6.4.3驗(yàn)貨部門應(yīng)將《不合格品記錄表》存檔，采購(gòu)人員對(duì)《不合格品記錄表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果通知總部采購(gòu)部門和供應(yīng)商，并監(jiān)督供應(yīng)商改善產(chǎn)品的質(zhì)量。6.5采購(gòu)資料整理及付款6.5.1采購(gòu)?fù)瓿珊?采購(gòu)員將采購(gòu)過(guò)程的資料整理,索取供應(yīng)商發(fā)票,填寫付款單據(jù)由財(cái)務(wù)執(zhí)行付款。6.6采購(gòu)合同6.6.1合同簽署規(guī)定：對(duì)采購(gòu)頻率高的供應(yīng)商物品、各采購(gòu)業(yè)務(wù)部門須與供應(yīng)商簽定一年一次的“合作協(xié)議”，對(duì)于采購(gòu)頻率低，1年采購(gòu)1次或2次的供應(yīng)商，每次采購(gòu)金額在2000元以上時(shí)，須與供應(yīng)商簽定“購(gòu)銷合同”。合同中明確價(jià)格、質(zhì)量保證、交貨期和售后服務(wù)條件等內(nèi)容。6.6.2合同審批：采購(gòu)合同采用公司合同模板。合同審批須通過(guò)總經(jīng)理和總部采購(gòu)的審核，由總部辦公室蓋章后生效。6.6.3審核合同附件：“合作協(xié)議”如果為續(xù)簽，附件中注名續(xù)簽緣由，與新供應(yīng)商簽定的“合作協(xié)議”附“比價(jià)單”憑據(jù)?！百?gòu)銷合同”附件為“比價(jià)單”和供應(yīng)商的資質(zhì)證明。6.6.4超過(guò)3000元以上的設(shè)備工具，每次采購(gòu)時(shí)須簽定購(gòu)銷合同。6.7外協(xié)加工采購(gòu)6.7.1外協(xié)加工采購(gòu)供應(yīng)商必須是公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商。6.7.2外協(xié)加工由維修部主修工填寫《外協(xié)加工單》請(qǐng)購(gòu)。6.7.3配件部采購(gòu)人員聯(lián)系外協(xié)加工供應(yīng)商對(duì)配件進(jìn)行加工，加工前與供應(yīng)商議價(jià)比價(jià)。6.7.4加工完成有維修部技術(shù)主管驗(yàn)收，驗(yàn)收合同配件部入庫(kù)；驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員在《外協(xié)加工單》上標(biāo)注不合格原因，由供應(yīng)商再次加工直至驗(yàn)收合格。每月內(nèi)連續(xù)3次加工驗(yàn)收不合格供應(yīng)商,配件部提報(bào)告到總部采購(gòu)部更換。6.8辦公用品/辦公設(shè)備/花草房屋租賃/機(jī)票酒店訂購(gòu)6.8.1辦公用品、辦公設(shè)備、花草房屋租賃、機(jī)票酒店訂購(gòu)采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員在公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購(gòu)；確定合格供應(yīng)商后,各事業(yè)部與供應(yīng)商簽定合作協(xié)議,協(xié)議中對(duì)價(jià)格、送貨、服務(wù)作出明確規(guī)定。6.8.2辦公用品的采購(gòu)，各事業(yè)部每月底制作采購(gòu)計(jì)劃，按照計(jì)劃采購(gòu)。計(jì)劃外的請(qǐng)購(gòu)部門填寫《物料請(qǐng)購(gòu)單》，采購(gòu)人員按照單據(jù)采購(gòu)。6.8.3辦公設(shè)備采購(gòu)時(shí),請(qǐng)購(gòu)部門填寫《物料請(qǐng)購(gòu)單》，采購(gòu)業(yè)務(wù)人員依據(jù)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行采購(gòu)。6.8.4采購(gòu)時(shí)遵循采購(gòu)議價(jià)、比價(jià)的過(guò)程。采購(gòu)?fù)瓿捎上嚓P(guān)事業(yè)部的行政部入庫(kù)登記，請(qǐng)購(gòu)人領(lǐng)用登記。6.8.5入庫(kù)時(shí)行政部按照請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容檢查,對(duì)不合格品進(jìn)行登記,并要求采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)更換，行政部入庫(kù)采用EXCELL表單記錄，在備注欄注明更換內(nèi)容。6.9基建、網(wǎng)絡(luò)工程采購(gòu)6.9.1基建、網(wǎng)絡(luò)工程采購(gòu)，由總部采購(gòu)部負(fù)責(zé)成立項(xiàng)目組完成。6.9.2基建、網(wǎng)絡(luò)工程采購(gòu)供應(yīng)商必須是公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商。6.9.3基建、網(wǎng)絡(luò)工程采購(gòu)流程：方案確定-供應(yīng)商議價(jià)-合同簽定-工程實(shí)施-驗(yàn)收-總結(jié)。6.10市場(chǎng)營(yíng)銷采購(gòu)6.10.1市場(chǎng)營(yíng)銷采購(gòu)供應(yīng)商必須是公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商。6.10.2市場(chǎng)營(yíng)銷請(qǐng)購(gòu)為:《物料請(qǐng)購(gòu)單》或《營(yíng)銷方案》,由市場(chǎng)營(yíng)銷部提出并完成采購(gòu)。6.10.3采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)須與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)比價(jià)。xx汽車第五事業(yè)群共6頁(yè)，第5頁(yè)6.10.4表單、印刷品和禮品等完成采購(gòu)后在所屬事業(yè)部行政部入庫(kù)。 6.11流程圖xx汽車第五事業(yè)群共6頁(yè)，第6頁(yè)7.0附件7.1《物料請(qǐng)購(gòu)單》采購(gòu)員一年7.2《不合格品記錄表》倉(cāng)庫(kù)一年7.3《外協(xié)加工單》配件部一年7.4《采購(gòu)計(jì)劃》倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)部