民營企業(yè)檔案管理 2

民營企業(yè)檔案管理2010.6.101主講內(nèi)容企業(yè)管理檔案經(jīng)濟(jì)合同管理檔案2企業(yè)管理檔案3民營企業(yè)檔案的分類56企業(yè)檔案分類原則：以全部檔案為對象依據(jù)企業(yè)管理職能結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)7A企業(yè)管理性檔案一、檔案與文件的區(qū)別尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。對日后沒有查考價(jià)值的文件不是檔案。9二、件的含義單份文件，每份文件為一件；各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；10正本與定稿為一件；正件與附件為一件；正文與文件處理單為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件；11三、歸檔的主要步驟和要求文件材料歸檔可分為11個(gè)步驟：131、收集文件把反映本單位主要活動的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。（歸檔范圍見書P17-18）14對不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報(bào)圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。15一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。17長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對的最后一年。18跨年度的案件，放在結(jié)案的一年?？缒甓鹊臅h，放在閉幕年。194、文件裝訂修裱破損或頁幅過小的文件復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。21超大紙張折疊對報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時(shí)，宜整份折疊22去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。23裝訂采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。25×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不銹鋼釘26由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分開，在將同一機(jī)構(gòu)的文件按三個(gè)保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時(shí)間先后排列。盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。29統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時(shí)間先后排列。30同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。316、文件編號歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。32全宗號：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫）33類別號：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為A34期限：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期35年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。36機(jī)構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。37件號：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)流水號。件號應(yīng)做到不重號，不空號。38不分機(jī)構(gòu)編件號39分機(jī)構(gòu)編件號40在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。417、文件著錄把歸檔文件的有關(guān)項(xiàng)目錄入檔案管理系統(tǒng)。著錄項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。42必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）43歸檔文件目錄件號：以年度為界限，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號。44歸檔文件目錄責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。45歸檔文件目錄文號：文件的發(fā)文字號，如“從府[2005]X號”46歸檔文件目錄題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實(shí)際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重?cái)M，附于原題之后，外加“[]”號47歸檔文件目錄日期：指文件形成日期。48歸檔文件目錄頁數(shù)：指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計(jì)頁數(shù)。49歸檔文件目錄備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見檔號。508、填寫備考表盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。51整理人：由負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。529、文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。53在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）54檔案盒背脊式樣已填好的檔案背脊事例5510、打印目錄按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份?！皺n案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。56（1）目錄夾封面57（2）目錄夾背脊58（3）填寫歸檔情況登記表單位名稱：××公司歸檔情況登記表59（4）擬寫歸檔說明，內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況本年度管理性檔案（文書）歸檔情況

60×××公司二○○三年歸檔說明一、主要工作概況（此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫）二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況1、本公司內(nèi)設(shè)5個(gè)部門（××、××……..）共有職工××人。2、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況××任總經(jīng)理××任財(cái)務(wù)總監(jiān)××任技術(shù)總監(jiān)三、本年度文書歸檔情況本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1－108件；長100件，編號從－100件；短期100件，編號1－100。二○○四年×月61歸檔文件目錄（4）打印歸檔文件目錄62裝訂“檔案目錄”如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個(gè)流水號）。63具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。6411、入庫裝箱柜

室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。65一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。66G企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類經(jīng)濟(jì)合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務(wù)工作情況并且有保存價(jià)值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。67根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況可設(shè)置為經(jīng)濟(jì)合同、客戶管理檔案類。68合同材料的分類整理1．可按合同形成的地區(qū)排列。2．可按合同形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。693．可按合同形成的內(nèi)容種類進(jìn)行排列。70類目標(biāo)識編制：（1）適用中小型企業(yè)、合同材料不多：

G1——1案卷號（順序號）目錄號（第1本目錄）大類代字（企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類）

71（2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶材料較多的7273根據(jù)本單位的實(shí)際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類目設(shè)置可增可減。744.合同檔案保管期限分為長期（16－50年）和短期（1－15年）。

755、合同檔案的整理（1）單份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法a.卷內(nèi)文件排列b.編頁碼c.擬寫案卷標(biāo)題76卷內(nèi)文件目錄d.填寫卷內(nèi)目錄77案卷封面e.編制封面7879f.案卷裝訂g.入盒h.編制“檔案目錄”80案卷目錄案卷目錄式樣81“檔案目錄”封面式樣82“檔案目錄”背脊式樣83謝謝84主講內(nèi)容會計(jì)檔案員工檔案特殊載體檔案室?guī)旃芾?5民營企業(yè)

會計(jì)檔案管理86一、什么叫會計(jì)檔案按照財(cái)政部、國家檔案局制發(fā)的《會計(jì)管理辦法》規(guī)定，會計(jì)檔案是指：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算材料。87二、企業(yè)會計(jì)檔案的具體內(nèi)容（一）會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計(jì)憑證；88（二）會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。89（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。90（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。91三、會計(jì)檔案歸檔要求（一）企業(yè)每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)部門負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊；92（二）會計(jì)檔案應(yīng)做到齊全、完整。93四、企業(yè)會計(jì)檔案保管期限表9495五、企業(yè)會計(jì)檔案分類96六、企業(yè)會計(jì)檔案編號例：97七、企業(yè)會計(jì)檔案整理參照《辦法》的規(guī)定要求，各企業(yè)每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。98整理方法：1.編頁號（年度財(cái)務(wù)報(bào)告）2.蓋檔號章993.編案卷號（1）年度財(cái)務(wù)報(bào)告1－（2）月季財(cái)務(wù)報(bào)告1－（3）現(xiàn)金賬1－（4）總賬、明細(xì)賬1－（5）憑證1－（6）其他1－100會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄順序號：同一本目錄內(nèi)流水編號101會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄類別：案卷所屬類別102會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄卷（冊、袋）標(biāo)題：概括案卷的內(nèi)容，例：××公司2003年財(cái)務(wù)報(bào)告103會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄起止時(shí)間：104會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄保管期限：根據(jù)會計(jì)檔案保管期限表確定105會計(jì)檔案目錄4.填寫會計(jì)檔案卷類目錄卷內(nèi)張數(shù)：案卷內(nèi)的張數(shù)1065.裝盒、排架107民營企業(yè)

員工檔案管理108一、企業(yè)員工檔案的含義這里的員工檔案不是指一般意義上的企業(yè)職工檔案，也不是指流動人員檔案，而是民營企業(yè)為了管理企業(yè)聘用的員工而建立的有關(guān)員工個(gè)人情況的檔案。109每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)及時(shí)建立有關(guān)的員工檔案。110二、企業(yè)員工檔案的歸檔要求（一）企業(yè)人力資源管理部門對應(yīng)反映員工上述方面的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔；111（二）歸檔的材料必須真實(shí)，文字清楚；（三）企業(yè)員工檔案實(shí)行一人一檔的立卷方法。112三、企業(yè)員工檔案保管期限、代號（一）保管期限：“定期”（二）代號：H113四、企業(yè)員工檔案收集范圍（見書38頁）114115116五、企業(yè)員工檔案整理方法按入職先后每一位員工分開管理，即在大類代號后直接跟案卷號；職工人數(shù)多的可先區(qū)分部門或年度，即大類代號后跟部門或年度代號，最后加案卷號。117企業(yè)員工檔案目錄卷號：1118企業(yè)員工檔案目錄題名：×××員工檔案119企業(yè)員工檔案目錄卷內(nèi)頁數(shù)：10120企業(yè)員工檔案目錄保管期限：定期121

民營企業(yè)

特殊載體檔案管理122一、特殊載體檔案的范圍（一）聲像檔案，包括：1照片，2底片，3錄音帶，4錄像帶，5磁盤，6光盤。123（二）實(shí)物檔案，包括：1獎(jiǎng)旗，2獎(jiǎng)杯，3獎(jiǎng)狀，4牌匾，5證書等。二、特殊載體代號“J”124三、