時間管理的二十六條法則課件

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名人名言盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人?！諟Y明

凡是在事業(yè)上有所成就的人，無一不是利用時間的能手。

——華羅庚

放棄時間的人，時間也會放棄他。

——莎士比亞31規(guī)則是必不可少的每隔一段時間評估一次日程表根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，不斷變更工作的優(yōu)先級當天未完成的事項，要在當晚檢查時將其列入明天的計劃表中白天按照制定的時間規(guī)劃表實按時施，每天晚上檢查執(zhí)行情況每天晚上：列出第二天要做事情清單，確定優(yōu)先順序53設(shè)定的目標一定要正確、合理明確的目標成長高度與給自己提出的要求成正比目標設(shè)定得越高，時間管理意識越強不要設(shè)置太多的長期、中期目標目標設(shè)定遵循SMART原則用積極的語氣陳述你的目標目標列成書面清單，貼在經(jīng)?？吹降牡胤?4目標必須加以分解—香腸切片法挑選記事本，將總目標與分解目標記錄下來用彩色筆表示出任務的不同重要性，刪除可做可不做的事情每一項任務完成后，標記√，提高成就感與滿足感每次按時完成一個小目標后，給自己一個小小的獎勵分解目標后，目標實現(xiàn)與一個完整的敬愛那管理相配合75設(shè)定的目標在執(zhí)行過程中一定要檢查一旦確定目標，應堅決貫徹執(zhí)行，永不輕言放棄在設(shè)定和分解目標時確定具體的時間結(jié)束點確定目標時同時給出與之相對應的檢查標準檢查標準必須明確、易量化每一個小目標完成后，檢查工作必須立即開展若工作成果達不到檢查標準，須立即改善97行動之前要冥想信念成就事實通過積極的自言自語“我能合理地利用時間”進行自我肯定假想自己是他人的楷模通過角色扮演想像自己被選中在電影或者舞臺戲劇中扮演擅長管理時間的重要人物模仿自己所羨慕的某個擁有良好時間管理技能的人設(shè)想自己要給學生講授時間管理課程試用“成功畫面思考”法，想象計劃成功或完成工作時的成就感。108要事第一忙人的告白因為我們不知道究竟什么對我們最重要所以每件事好像都很重要因為每件事好像都很重要所以我們不得不每件事都做有些人看到我們每件事都做所以，他們期望我們什么都做每件事都做讓我們非常忙碌所以我們沒有時間去考慮究竟什么對我們最重要啟示：成功和失敗的分水嶺可以用五個字來表達——“我沒有時間11故事：怎樣才算裝滿一個瓶子？一天，時間管理專家為一群商學院的學生講課他說：“我們來做個小測驗”，他拿出一個一加侖的廣口瓶放在他面前的桌上，隨后，他取出一堆拳頭大小的石塊，仔細地一塊塊放進玻璃瓶。直到石塊高出瓶口，再也放不了，他問道：“瓶子滿了？”所有學生應道：“滿了！”時間管理專家反問：“真的？”他伸手從桌下拿出一桶礫石，倒了一些進去，并敲擊玻璃瓶壁使礫石填滿下面石塊的間隙?！艾F(xiàn)在瓶子滿了嗎？”他第二次問道。但這一次學生有些明白了，“可能還沒有”，一位學生應道?！昂芎?！”專家說。他伸手從桌下拿出一桶沙子，開始慢慢倒進玻璃瓶。沙子填滿了石塊和礫石的所有間隙。他又一次問學生：“瓶子滿了嗎？”“沒滿！”學生們大聲或。他再一次說：“很好！”然后他拿來一壺水倒進玻璃瓶直到水平與瓶口平。抬頭看著學生，問道：“這個例子說明了什么？”一個心急的學生舉手發(fā)言：“無論你的時間多少，如果你確實努力，你可以做更多的時間！”“不！”時間管理專家說，“那不是它真正的意思?！边@個例子告訴我們：如果不是先放大石塊，那你就再也不能把它放進瓶子了。那么，什么事你生命中的大石塊呢？與你愛的人共度時光？你的信仰、教育、夢想？切切記得先去處理這些大石塊，否則，一輩子你都做不到了！13“ABCDE法”是“判定事情輕重緩急”的有效方法必須立刻完成，否則會有嚴重的后果。A必須找個時間去做，單如果現(xiàn)在沒做，后果也不太嚴重。B可有可無的事情，能做固然很好，不做也沒有關(guān)系。C可以授權(quán)給別人做的事，這樣你才有跟多時間做該做的事。D你應刪除的事情。E14兩個維度：緊急、重要急重A

重要而且緊急Ｃ

緊急但不重要D

不重要不緊急Ｂ重要但不緊急輕緩你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。15如何避免拖延？

迅速處理困難的第一、二類事情盡量確保第一類事情較少高校時間管理的秘密在于第二輪事情的處理上第三類事情在優(yōu)先考慮重要事情后再考慮第四類事情很瑣碎，花費時間做多，需引起警惕1720/80法則：用20%的努力就可得到80%的效果

你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情■先做最重要的事情18在行動之前，徹底思索整件工作找出妨礙目標實現(xiàn)的瓶頸。不要拘泥于形式。做事情看最后的績效，而不一定看是否所有的程序都走到。不要貪大求全。如果可能，把工作任務列成清單，找出最應該做的20%的重要事情。揣摩領(lǐng)導者的工作模式，并試圖采納形成強烈的結(jié)果導向，并以結(jié)果承擔全部責任。小竅門培養(yǎng)實現(xiàn)目標所具有的知識和技能確定需要哪些人的幫助，與哪些人合作

愛因斯坦寫作“廣義相對論”

愛因斯坦深知時間隔離法之精髓，他在1906年完成了《狹義相對論》以后，經(jīng)過10年的醞釀和準備，在1916年的某天，告訴家人任何事都不要打擾他，一連16天沒有chummy，當他走出時，手里拿著幾張寫滿了數(shù)學公式的稿紙，那就是改變?nèi)祟愓麄€宇宙觀念的“廣義相對論”。1910給重要事情留出完整時段21第克泰特法第克泰特（Dictator）的英文意思，在這里可以引申為“專用時間”。長期操縱著世界經(jīng)濟的猶太人習慣于把上班后的一個小時，定為“第克泰特時間”，在這段時間里，必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復，用電腦打好并發(fā)出，或者用電話回復?，F(xiàn)在是“第克泰特時間”這句話，在猶太人之間的言外之意shiite“謝絕會客”。在能力卓越的猶太人的辦公桌上，看不見“未決文件”。選擇下午時間與人會談。感到效率直線下降時，應該“積極的休息”。22莫法特休息法

《圣經(jīng)．新約》的翻譯者詹姆斯．莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)．新約》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。莫法特的休息方法就是從一張說桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一種養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果長實踐持續(xù)同一項工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生疲勞，使活動能力下降。如果這時改變工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到休息，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。2311在每天思維最活躍的時段做最有挑戰(zhàn)性的工作

遵循你的生物鐘。認清自己每一天身心能量最高的時段，把最重要的時安排在那些時段，是客服內(nèi)在動力不足的好方法。這需要回答兩個問題：一是你在什么情況下工作效率最高？二是你效率最佳的時間是什么時候？當你真正地想去做一件事，無論多么辛苦，你都會去努力的完成。你會付出更多的努力，抽出更多的時間，耽擱的時間也減少了。2512專心做事，一氣呵成壓力越大，動力越大，一心一意完成具有最高優(yōu)先級別的任務，收益能量、激情和自尊聚精會神地做手頭的事情。每當你開始分心、半途想做其它事情時，就命令自己“回去工作”。完成工作過程中遇到的小問題，需要查閱資料進行求證時，先列出，事后再查閱。在著手一項工作時，首先收集足夠的、必須的信息和資料。如果有可能，所有的事情從一開始就把它做到完美，這樣你就不需要重復。保持穩(wěn)定的工作節(jié)奏，有條不紊地工作。工作時工作，娛樂時娛樂。關(guān)掉任何讓你分心的設(shè)備。如果你堅持不懈地做你該做的工作，你離你的目標就越近。做事一定要有始有終。停止訂閱你不再閱讀的雜志。2613抗拒先做小事的誘惑博恩·崔西認為：“時間管理首先就是抗拒先做小事的誘惑，把時間花在投資報酬率最高的工作?！北仨氂柧氉约好刻旃ぷ鲿r，先從最困難的事項開始做起。這需要很強的自律心和自制力。

最差的時間管理，就是把根本沒有必要做的事，浪費時間做到盡善盡美。29向他人許諾完成期限確定的期限合乎實際時間也不能太過寬裕及時發(fā)現(xiàn)與同事在工作安排先后上的矛盾協(xié)調(diào)與上級工作安排先后順序存在的差異從同事那里獲得反饋的真實圖景根據(jù)任務的不同選擇合理的時間安排方式利用電子日歷提醒功能不用等到最后期限臨時提交工作成果要準備一套備選方案小竅門3015創(chuàng)建適宜的辦公環(huán)境1234自己的辦公桌一定要親自整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。物以類聚，同類物品放在一起，用畢物歸原處。抽屜盡可能細分化。整理好的東西編號，貼標簽，做好登記。以不同顏色的活頁夾來區(qū)別不同內(nèi)容的檔案。5678把工作所需的每樣東西，在工作開始前全部備齊。徹底完成一項工作后，將相關(guān)東西計提轉(zhuǎn)移到另一個地方。處理文件的3個環(huán)節(jié)：迅速回復；迅速歸檔；及時銷毀。每天把桌子清理干凈，不要把臟亂留到明天。3115創(chuàng)建適宜的辦公環(huán)境9101112向后遠離你的辦公桌問問自己：“從辦公桌看，能否將重要的工作交給他來負責？”好記性不如爛筆頭，要勤于記錄。文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)。把你舒適的座椅換成凳子或木椅子。13141516隨時保持筆直的坐姿。過暗或過亮的共走場所都會導致效率低下。有玻璃窗的書架效率不佳，選用高及天花板的書架。運用“聲音的遠近”來避免噪音干擾。3216培養(yǎng)快速完成工作的能力小竅門一培養(yǎng)合理的“兩線工作”模式，通過這種方式提升效率。懂得運用統(tǒng)籌管理方法，同一時間段安排多項瑣碎工作。在日常生活中加快動作頻率，迅速行動?？刂坪涂朔毫庸ぷ髁晳T和懶惰性。守時是美德。好的工作程序要記入自己編制的“實用工作手冊”對重復出現(xiàn)新任務，盡快形成SOP(標準作業(yè)程序）選擇正確的辦公軟件能節(jié)約大量時間。33小竅門二格式化。許多信件和表格都可以提前予以格式化。熟練運用適合自己的在線時間管理工具。整理好收藏的網(wǎng)站地址，選擇好的輸入方法，多了解一些快捷鍵。學習一下如何快速讀完一本書的技巧。最好并讀幾冊書，讀書時做標記。用不用顏色的筆，不同的標志做記錄可以嘗試學習速記。利用業(yè)余時間構(gòu)思文稿。3417有意識的拖延時間管理教你如何把事情快點做完，同時也教你“創(chuàng)造性拖延”，把不重要、且無急迫性的事情延后處理。定出“延后順序”如果連時間表上的事情也總是不能完成，那么不是時間表不切實際，就是執(zhí)行的過程出現(xiàn)問題。例外情況下的“主動拖延”。353618充分授權(quán)每天都有新工作像潮水般涌來，在著手處理前，你應該先問自己：1、這件事是否一定要做？2、這件事是否一定要我來做？是否可以授權(quán)或外包給別人做？3、這件事是否現(xiàn)在就要做？在授權(quán)時，要貫徹一下幾項原則：一是祝能授權(quán)原則，切不可授權(quán)給無能者和只知盲從的“老實人”；二是用人不疑原則，領(lǐng)導者應做到用人不疑，疑人不用；三是理性規(guī)范原則，領(lǐng)導工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作，授權(quán)處理掉主要是面廣和量大的前者；四是逐級授權(quán)原則，越級授權(quán)必然打亂正常工作秩序，不但不能節(jié)約時間，而且還要為此產(chǎn)生內(nèi)耗，空耗時間。37如果有人沒有完成他的工作，你不能視而不見小竅門核查表：幫助你監(jiān)察已委托工作的進度及質(zhì)量讓接受任務者將接收到的任務安排情況用他們自己的語言解釋一遍。不要相信下屬的記憶力交代工作時，說明做法、意圖及所要的結(jié)果。警惕四類人授權(quán)一定要做到“權(quán)責相稱，能級匹配”原則派下屬代勞不值得去做的低價值事件委托該委托的工作

集合團隊完成任務的能力3819實施參與式管理一每周將團隊成員召集起來開一次全員大會。團隊成員要有共同的愿景，要一起討論并制訂共同的行動計劃。對每一項工作任務，不但要確定完成時間，還要設(shè)立多個小時間段，以便在周例會上對工作進度和質(zhì)量進行監(jiān)控。與參與工作任務的人員討論工作細節(jié)，通過這種方式向團隊中的每個成員灌輸主人翁意識。盡量避免溝通中的誤解。首先要理解別人，然后力求讓別人理解你。勇氣是做決策所必需的。優(yōu)秀的管理者都是愿意制定決策并用于承擔責任的。決策制定前，一定要認真收集到足夠的信息。3919實施參與式管理二迅速制定出來的不太完美的決策總比拖拖拉拉制定出來的完美決策更加理想。不要成為下屬的“干擾源”設(shè)身處地考慮自己是否浪費別人時間，你越尊重他人的時間，他就感到自己的尊貴和重要。堅決例外管理，拒絕反向委派。遏制員工對他們感到困難的工作進行“反授權(quán)”。準確的判斷問題是成功的一半。工作流程越簡化越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細致執(zhí)行效果越好解決問題的方案總是比問題要多。在很多情況下，顯而易見的解決方案并不是最佳方案。4020妥善處理電話難題一考慮今天要打幾個電話，提前準備好，將能集中處理的電話在一個時間段處理把電話當做商務工具，通話時直奔主題。以“請問你有何貴干？”這句話打斷廢話太多的電話。打電話時最好站著打，千萬不要把腿放在辦公桌上。電話放在桌子的左邊，騰出右手記錄交流的重點和彼此許諾的事項。4120妥善處理電話難題二告訴別人什么時候可以給你打電話。選擇下班前通話，利用對方急于下班心理，可減少客套。不要一有電話就接，分析打給你的電話，處理要事可以考慮關(guān)機或稍后回電盡量通過電話而不是登門拜訪來進行交流，交換信息。如果條件允許，打給你的電話首先由秘書或同事接聽。4221會議節(jié)時可開可不開的會不開，能開短會不開長會，能開小會不開大會，能合并開不單獨開。鼓勵人們只參加會議中與他們有關(guān)的部分。事先寫下會議議程，對議程中的每個專題都要分配一定的時間。記下會議記錄和討論得出的結(jié)論，對達成共識的分配責任、設(shè)定截止日期。會議資料應在會前閱讀，一進會場就直接討論或表決。先討論最重要的事項。要多聽少說，使會議開得簡短。要鼓勵別人表達自己的意見，即使他們的觀點與你的相反。在打斷別人之前要想到他們的時間與你的時間同樣寶貴。按時開始，按時結(jié)束，由會議主持人控制。開會時間要加上尾數(shù)，以防止遲到。4322定期總結(jié)時間的消耗情況設(shè)定每周、每日例行日程安排自負是浪費時間的主要原因避免在高峰期乘車、購物、進餐，可以節(jié)省很多時間將打掃衛(wèi)生等家務放在一起做要隨時做日程記錄定期翻看記事本只有當手頭的事情完成后，才去處理郵件限制自己不要整天總是去訪問固定的網(wǎng)站來消遣4423每天早起一小時“早起三光，晚起三慌?！薄霸谔炝林捌鸫彩莻€好習慣，這將有助于你的健康，財富和智慧?！泵刻鞛樽约簞?chuàng)造出額外的一小時——早起床一小時。45小竅門早起的習慣是后天養(yǎng)成的。盡量制定有規(guī)律的作息時間。最通常的錯誤策略師：如果你想要早起的話，你最好早點去睡覺這通常會失效。提高你的睡眠質(zhì)量，便是縮短你的睡眠時間的第一條秘方。為了防止你睡得過晚，給自己劃定一個最晚睡覺時間。晚上不要喝濃茶或咖啡保持臥室的溫度體驗小睡早上起床后在洗漱的同時，思考五分鐘，想想當天的工作安排。4624了解你的時間成本—打擾是第一時間大盜不要讓電腦分散你的精力電腦屏幕周圍貼即時貼以供記錄辦公室放一架鐘小竅門如果有人跟著你進辦公室，你不要坐如果門開著，座位不要放在別人的視野中對于不禮貌的打擾電話要學好禮貌掛斷適當與上司溝通，減少來自上司的打擾不要唐突的拜訪他人，一定要事先預約在赴約之前一定要打電話再確認了解工作伙伴的行為習慣和個性特點47每一分每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情1.在能給自己帶來最高回報的事情中，優(yōu)先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。2.減少應酬時間。學會拒絕的技巧，拒絕不必要的約會或聚會。3.不要被無聊的人纏住，也不要在不必要的地方逗留太久。4.精選朋友。多而無益的朋友是有害的。5.要多和時間管理比較成功的人交往。6.避免無謂的爭論，不僅影響情緒和人際關(guān)系，而且浪費大量時間。7.確保你的電子郵件簡短，地址準確。8.快速閱讀報紙標題和雜志目錄，直接翻到中意的文章開始閱讀。48懂得比較優(yōu)勢原理計算自己的單位時間價值幾何，盡早明確自己的時間價值觀只要有可能，就應該犧牲金錢換取時間。網(wǎng)上免費或者收取少量費用的服務可以幫你解決棘手的技術(shù)問題善用成千上萬的專業(yè)論壇，那里有人免費為你解答問題永遠記住樂于助人的大有人在，只要誠懇尋求別人的幫助，就能節(jié)省時間通過與別人互助實現(xiàn)雙贏4925投資未來一保持終生學習的姿態(tài)，將時間用于求學是投資未來的最佳方式每天必須找出一定的時間閱讀不用閱讀對自己成長沒有價值的無聊讀物或者過分關(guān)注娛樂頭條想學習艱澀的科目時，從電視“講座”著手培養(yǎng)好習慣來沖刺你的人生目標，每天思考：強烈的求知欲、敏銳的思考、深沉的人道關(guān)懷就寢前的狀態(tài)，是最有利于產(chǎn)生靈感的狀態(tài)。隨身