辦公用品管理制度

辦公用品管理制度1.總則1.1為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定中的辦公用品包括：1.2.1公司給員工個(gè)人配置的辦公桌椅、電話機(jī)和員工日常工作所需的辦公文具l1.2.2公司給部門配置的文件柜、白板、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等,以及辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含磁盤、色帶、墨盒等）。1.2.3公司公用的辦公設(shè)備，如公共區(qū)域的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，以及其它特殊物品（柜、臺(tái)、凳、特殊文具等）。1.2.4公司為部門購(gòu)置的書籍、雜志和報(bào)刊。l1.2.5公司公共的娛樂設(shè)施，如乒乓球拍、羽毛球拍等。1.3辦公用品公司統(tǒng)一建立臺(tái)帳,除低值易耗品外,其余辦公用品一律在實(shí)物上打上登記編號(hào)。1.4條辦公用品實(shí)行統(tǒng)一申請(qǐng)、采購(gòu)、管理，部門使用維護(hù)的辦法。1.5辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費(fèi)用按行政部核定定額,報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)執(zhí)行。對(duì)低值易耗品實(shí)施定額管理。其他特殊用品費(fèi)用另計(jì)。1.6特殊物品需專題報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買，不受定額限制。1.7辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按固定資產(chǎn)申購(gòu)的有關(guān)規(guī)定辦理。2.職責(zé)2.1行政部負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費(fèi)用定額，實(shí)施定額管理。2.2行政部設(shè)立文具倉(cāng),并負(fù)責(zé)外購(gòu)辦公用品的入庫(kù)、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。2.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)辦公用品價(jià)格的尋價(jià)(每月更新)、采購(gòu)和供應(yīng)商的開發(fā)評(píng)估,采購(gòu)部須提供兩家以上優(yōu)秀的供應(yīng)商供公司選擇,對(duì)有投訴不合格的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)更換,并通知行政部。3.個(gè)人辦公用品的管理3.1公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。3.2員工日常辦公用品的領(lǐng)用：3.3由部門文員到行政部填寫“辦公用品領(lǐng)用登記”代領(lǐng)辦公用品。l3.4公司員工應(yīng)當(dāng)自覺愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)；節(jié)約使用辦公用品。l4.部門辦公用品的管理4.1所有辦公用品皆以部門為最小申請(qǐng)單位。辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費(fèi)用按行政部核定定額,報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)執(zhí)行。對(duì)低值易耗品實(shí)施定額管理，其他特殊用品費(fèi)用另計(jì)。4.2特殊物品需專題報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買，不受定額限制。4.3辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品，按固定資產(chǎn)申購(gòu)的有關(guān)規(guī)定辦理。4.4部門辦公用品領(lǐng)用之后，由部門文員分發(fā)辦公用品給指定使用人，如使用人更改，則部門經(jīng)理須至行政部變更記錄。5.公共辦公用品的管理5.1公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護(hù)。5.2公司所有員工應(yīng)當(dāng)愛護(hù)公共辦公用品，打印復(fù)印避免浪費(fèi)。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。5.3公司所有員工應(yīng)當(dāng)自覺愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn),不得在桌椅上亂刻亂畫；節(jié)約使用辦公低值易耗品。各部門使用辦公用品，要發(fā)揚(yáng)勤儉節(jié)約的精神，能用的要盡量使用，杜絕隨意亂丟、假公濟(jì)私或挪作他用。5.4員工在使用公共辦公用品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)向行政部網(wǎng)管報(bào)修。5.5圖書的借閱和歸還員工借閱圖書或借用其它辦公用品,必須到行政部辦理借閱借用登記手續(xù),限期不能及時(shí)歸還者,必須提前辦理續(xù)借手續(xù)；到期必須及時(shí)歸還,對(duì)于不及時(shí)歸還又不辦理續(xù)借手續(xù)者,公司將處以扣當(dāng)月月度獎(jiǎng)金50-200元,超過(guò)15天未歸還者,按物品價(jià)值的雙倍賠償公司。6.操作程序6.1辦公用品的計(jì)劃審批6.1.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)填報(bào)《辦公用品價(jià)目表》，公布現(xiàn)采購(gòu)的辦公用品價(jià)格，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)發(fā)布。6.1.2部門負(fù)責(zé)制訂辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計(jì)劃，每月一次，于每月20日前，各部門和分廠根據(jù)行政部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實(shí)際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)制定本單位《辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃》一式兩份(本部門一份,行政部一份)。6.1.3行政部對(duì)各部門和分廠上報(bào)的《辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃》進(jìn)行審核（核定是否超定額，品種是否適宜）,核對(duì)庫(kù)存，并將審核的各單位《辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃》匯總成《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》，將《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》交采購(gòu)部審核價(jià)格。6.1.4采購(gòu)部審核價(jià)格合理后,將《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》交回行政部,由行政部將《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》（包括公共使用的辦公用品計(jì)劃）一式三份(一份交采購(gòu)部,一份存行政部,一份存財(cái)務(wù)部)，附一份各部門和分廠《辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃》(作為各部門（廠）領(lǐng)用文具的依據(jù),存于行政部)報(bào)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后。行政部將總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》交采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部各一份,行政部存一份。6.1.5公司行政部擬定采購(gòu)計(jì)劃，確定購(gòu)買方式、地點(diǎn)和購(gòu)回時(shí)間；6.1.6公司行政部將總經(jīng)辦的審批結(jié)果及辦公用品購(gòu)回時(shí)間反饋給各部門(廠)；6.1.7部門辦公用品領(lǐng)用之后，由部門文員分發(fā)辦公用品給指定使用人，使用人在部門辦公用品領(lǐng)用登記本上簽字存檔。6.2辦公用品采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放、保管、核算考核6.2.1采購(gòu)部根據(jù)《辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表》制定采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu),并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。6.2.2行政部負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放、保管，辦公用品入庫(kù)后行政部要及時(shí)通知部門(廠)文員領(lǐng)取并按財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定以部門為單位建立臺(tái)帳。6.2.3行政部每季度分別統(tǒng)計(jì)各部門實(shí)際領(lǐng)用辦公用品的數(shù)量、費(fèi)用總額，列表報(bào)總經(jīng)辦，供考核用。7.附則7.1行政部和財(cái)務(wù)部應(yīng)每月對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤虧盤盈應(yīng)查找原因，并向總經(jīng)辦匯報(bào)。7.2行政部對(duì)辦公用品的定額、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用進(jìn)行全方位監(jiān)督管理，對(duì)辦公用品進(jìn)行監(jiān)督抽查，對(duì)辦