固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)工作重點(diǎn)及其信息化管理,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)論文

固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)工作重點(diǎn)及其信息化管理,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)論文怎樣把固定資產(chǎn)管理好，往往是辦公室、后勤或者財(cái)務(wù)人員老生常談的話題。正常情況下，固定資產(chǎn)管理并不是單位的主要業(yè)務(wù)，但卻是支持、服務(wù)主要業(yè)務(wù)不可缺少的一環(huán)，尤其對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，作為財(cái)政預(yù)算的執(zhí)行單位，其固定資產(chǎn)管理必須接受財(cái)政部門監(jiān)管和審計(jì)部門審計(jì)。十分是近年來(lái)，審計(jì)部門對(duì)固定資產(chǎn)審計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越嚴(yán)格，除了以往強(qiáng)調(diào)的制度完善、手續(xù)齊全、總額相符、賬〔財(cái)政賬〕賬〔固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬〕相符之外，越來(lái)越普遍地采取盤點(diǎn)清查的方式方法，審查固定資產(chǎn)管理工作能否能夠做到賬〔固定資產(chǎn)管理臺(tái)賬〕實(shí)〔實(shí)物〕相符和流程控制。所以，怎樣精細(xì)化管理固定資產(chǎn)，更好地為單位主要業(yè)務(wù)工作服務(wù)，同時(shí)知足日趨嚴(yán)格的審計(jì)要求，值得進(jìn)一步研究和討論。一、固定資產(chǎn)管理制度的設(shè)計(jì)原則規(guī)范管理，制度先行。一般情況下，財(cái)政、審計(jì)等部門對(duì)固定資產(chǎn)管理有原則上的要求，但對(duì)于各個(gè)單位本身來(lái)講，出臺(tái)一部量身定制的固定資產(chǎn)管理辦法，既是規(guī)范管理的先決條件，更是審計(jì)部門關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容之一。在固定資產(chǎn)管理制度設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)中，除了要考慮符合國(guó)家和上級(jí)相關(guān)部門的基本要求，堅(jiān)持合法合規(guī)原則外，還應(yīng)重點(diǎn)考慮下面幾方面原則：〔一〕高效服務(wù)原則。固定資產(chǎn)管理的重要目的之一就是更好地服務(wù)于單位的主要業(yè)務(wù)，做好物力方面的布置和支持，假如制度設(shè)計(jì)中管理程序過(guò)于繁瑣復(fù)雜，盤點(diǎn)清查性的工作布置過(guò)于頻繁，會(huì)給固定資產(chǎn)的使用人和組織管理者帶來(lái)眾多不便。一般來(lái)講，根據(jù)固定資產(chǎn)價(jià)值、種類、實(shí)際使用等情況，制定繁簡(jiǎn)有別的管理程序較為可行?！捕彻潭ㄙY產(chǎn)使用人是第一責(zé)任人原則。該原則強(qiáng)調(diào)固定資產(chǎn)使用人需承當(dāng)合理申請(qǐng)領(lǐng)用、高效利用、愛(ài)惜使用固定資產(chǎn)的主要責(zé)任，同時(shí)也是固定資產(chǎn)管理制度的主要執(zhí)行者，明確和強(qiáng)調(diào)使用人責(zé)任的目的既在于催促其積極介入所屬固定資產(chǎn)的管理，也在于一旦出了問(wèn)題，好有明確的流程或條款能夠作為追責(zé)或處理懲罰的根據(jù)?！踩巢块T管理原則。通常情況下，辦公室或者后勤部門設(shè)置1～2名專職或兼職的固定資產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理工作，但日常的固定資產(chǎn)管理工作細(xì)致而瑣碎，工作量并不小，做好管理和服務(wù)有一定的難度，這就需要單位處室或者科室介入到固定資產(chǎn)管理中來(lái)。以盤點(diǎn)清查工作為例，能夠把單位年度的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)清查工作分散到各部門，要求各部門在規(guī)定時(shí)間之前，根據(jù)既定方式方法和程序，結(jié)合本身的實(shí)際情況，擇期開(kāi)展固定資產(chǎn)部門內(nèi)部清查盤點(diǎn)，清查盤點(diǎn)構(gòu)成的表格和報(bào)告，也由部門根據(jù)規(guī)定格式撰寫(xiě)，在整個(gè)經(jīng)過(guò)中，固定資產(chǎn)管理人員受邀進(jìn)行全程監(jiān)督和匯總。這樣，既大大減少了固定資產(chǎn)管理人員的工作量，也避免了統(tǒng)一盤點(diǎn)盤查帶來(lái)的時(shí)間沖突。〔四〕固定資產(chǎn)主管部門的組織功能原則。應(yīng)明確單位固定資產(chǎn)主管部門或者固定資產(chǎn)管理人員的主要任務(wù)為組織管理，即：定制度、定目的、定方式方法、定流程、定考核賞罰。主管部門做好組織工作，其他部門做好執(zhí)行落實(shí)，分工明確，固定資產(chǎn)管理工作才愈加高效、更顯人性化、更突出服務(wù)功能。〔五〕經(jīng)過(guò)控制原則。強(qiáng)調(diào)對(duì)固定資產(chǎn)分配、調(diào)劑、維修等經(jīng)過(guò)方面的控制，其目的在于便于監(jiān)督把握每件固定資產(chǎn)的實(shí)際所處狀態(tài)，便于明確責(zé)任，便于通過(guò)數(shù)據(jù)的積累和分析，向預(yù)算、采購(gòu)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)反應(yīng)意見(jiàn)，提供指導(dǎo)根據(jù)。二、固定資產(chǎn)管理的程序和方式方法設(shè)計(jì)從財(cái)政和審計(jì)要求的角度上考慮，固定資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)的預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、調(diào)配、維修保養(yǎng)、清查盤點(diǎn)、處置等工作，華而不實(shí)處置工作還包括固定資產(chǎn)的出租、出借、捐贈(zèng)、報(bào)廢以及報(bào)廢固定資產(chǎn)的處理等。華而不實(shí)，前期階段中預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)需要會(huì)同財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門開(kāi)展，處置階段中各環(huán)節(jié)也會(huì)有財(cái)務(wù)以及其他單位介入，使用、調(diào)配、維修保養(yǎng)、清查盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)包含大量細(xì)致繁瑣的管理工作，能夠使用建立管理臺(tái)賬、張貼標(biāo)簽、以房間為單位張貼固定資產(chǎn)一覽表、建立流轉(zhuǎn)卡片、使用信息系統(tǒng)等方式方法進(jìn)行精細(xì)化管理，務(wù)求便捷高效、合理精到準(zhǔn)確、清楚明晰明白、記錄完善。三、固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)工作重點(diǎn)首先要講的是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)就是配合完成審計(jì)部門周期性開(kāi)展的固定資產(chǎn)專項(xiàng)審計(jì)工作。所以，審計(jì)工作中關(guān)注的重點(diǎn)往往也是平常固定資產(chǎn)管理工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。長(zhǎng)期以來(lái)，固定資產(chǎn)審計(jì)工作的關(guān)注重點(diǎn)主要包括：能否建立了完善的固定資產(chǎn)管理制度及制度落實(shí)情況，固定資產(chǎn)在預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收、處置等各個(gè)環(huán)節(jié)上相關(guān)手續(xù)能否齊全、合規(guī)，財(cái)政賬目、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、實(shí)物能否相符，固定資產(chǎn)使用、調(diào)配以及維護(hù)能否合規(guī)、合理。根據(jù)固定資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)劃分，預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收工作側(cè)重點(diǎn)是組織程序合規(guī)合理、手續(xù)檔案清楚完好；使用、調(diào)配、維修保養(yǎng)、處置等環(huán)節(jié)的側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是在便捷高效的基礎(chǔ)上落實(shí)管理制度、監(jiān)管到位以及完善的經(jīng)過(guò)控制記錄，務(wù)必做到賬賬、賬實(shí)相符。這里十分要指出的是，在固定資產(chǎn)處置階段中，報(bào)廢后的處理工作，往往是固定資產(chǎn)管理的薄弱環(huán)節(jié)。有些單位習(xí)慣于將報(bào)廢的固定資產(chǎn)長(zhǎng)期存放于倉(cāng)庫(kù)，固然在程序上不會(huì)出現(xiàn)什么問(wèn)題，卻非長(zhǎng)遠(yuǎn)之計(jì)。假如要處理已報(bào)廢的固定資產(chǎn)，就要注意處理的方式方法絕不是一般意義上的變賣，而是回收?；厥展ぷ鲬?yīng)注意三點(diǎn)：一是要找有資質(zhì)的正規(guī)回收企業(yè)進(jìn)行處理，以保障殘值評(píng)估的合理、合法性和處理手續(xù)的齊備，以備將來(lái)檢查，同時(shí)確保電子設(shè)備的處理符合相關(guān)保密規(guī)定。二是建議在有條件的情況下，將家電電子、儀器設(shè)備、辦公家具等多種類型的報(bào)廢固定資產(chǎn)搭配處理。原因在于回收企業(yè)在回收拆解電子設(shè)備的業(yè)務(wù)中，除可利用再生資源獲得經(jīng)濟(jì)利益外，還可享受不同程度的國(guó)家補(bǔ)貼，而回收辦公家具的經(jīng)濟(jì)效益不明顯，搭配處理能夠提高回收企業(yè)的積極性和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)資源再生利用，有利于節(jié)能環(huán)保。三是已報(bào)廢固定資產(chǎn)處理殘值，要上繳財(cái)政。另外要提出的是，近年來(lái)，財(cái)政部門越來(lái)越注重財(cái)政資金的使用效率，開(kāi)場(chǎng)逐步試點(diǎn)完善財(cái)政專項(xiàng)資金的績(jī)效評(píng)價(jià)工作，十分對(duì)于從事監(jiān)測(cè)、監(jiān)控、科研等技術(shù)業(yè)務(wù)性比擬強(qiáng)的事業(yè)單位來(lái)講，大量的專業(yè)儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)購(gòu)置資金來(lái)源主要為財(cái)政部門的各類能力建設(shè)專項(xiàng)資金，也就是講，這些專業(yè)儀器設(shè)備的預(yù)算采購(gòu)合理性，使用合理性以及運(yùn)行、使用的頻率、效率等問(wèn)題將會(huì)成為財(cái)政部門能力建設(shè)專項(xiàng)資金績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中的量化評(píng)分項(xiàng)，而量化評(píng)分的結(jié)果，將會(huì)在不同程度上影響今后的預(yù)算和采購(gòu)。不得不講，該項(xiàng)工作已經(jīng)超出了傳統(tǒng)意義上的固定資產(chǎn)管理概念，和固定資產(chǎn)審計(jì)的側(cè)重點(diǎn)也存在不同，甚至有些偏向質(zhì)量體系控制的業(yè)務(wù)范疇，但是，它畢竟關(guān)注的是某一特定條件下的固定資產(chǎn)，而且一般情況下，這部分固定資產(chǎn)的價(jià)值遠(yuǎn)高于普通辦公家具、家電和電子設(shè)備類固定資產(chǎn)，該項(xiàng)工作會(huì)給現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理形式帶來(lái)哪些影響和變化，值得固定資產(chǎn)管理人員進(jìn)一步研究討論。四、利用信息化手段管理固定資產(chǎn)當(dāng)前，數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)幾乎覆蓋了我們的工作和生活，固定資產(chǎn)管理方面的信息系統(tǒng)也很常見(jiàn)。一般來(lái)講，根據(jù)不同用戶的不同需求，固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)功能的側(cè)重點(diǎn)也不同，如財(cái)政固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)比擬偏向財(cái)務(wù)賬目管理、手續(xù)管理等，側(cè)重程序的合規(guī)；單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)則比擬偏向于固定資產(chǎn)臺(tái)賬管理、每一件固定資產(chǎn)的狀態(tài)信息、變化信息和流轉(zhuǎn)功能管理等，突出管理的便捷、高效、精到準(zhǔn)確。這里只討論單位固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)。〔一〕系統(tǒng)構(gòu)造形式。軟件系統(tǒng)的構(gòu)造形式大體上分為CS〔Client/Server，客戶機(jī)/服務(wù)器〕和BS〔Browser/Server，閱讀器/服務(wù)器〕兩種?？紤]到固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)由主管部門負(fù)責(zé)組織監(jiān)管，其他部門和使用人介入管理的工作，所以，BS構(gòu)造形式的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)更容易實(shí)現(xiàn)實(shí)際需求，通俗點(diǎn)講，就是把固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)安裝在服務(wù)器上，各個(gè)用戶通過(guò)登錄計(jì)算機(jī)上的閱讀器完成相關(guān)操作，根據(jù)登錄權(quán)限不同，實(shí)時(shí)分享系統(tǒng)功能和固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)?！捕秤脩魴?quán)限設(shè)置。固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)功能流程需求，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，用戶通過(guò)用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后，根據(jù)用戶名被賦予的相應(yīng)權(quán)限，進(jìn)行相應(yīng)操作，使用系統(tǒng)的不同功能。系統(tǒng)應(yīng)至少包含系統(tǒng)管理員、固定資產(chǎn)管理員、審批和普通用戶四類權(quán)限，假如對(duì)系統(tǒng)的操作記錄或日志功能要求并不是非常嚴(yán)格的話，系統(tǒng)管理員和固定資產(chǎn)管理員兩種權(quán)限能夠合并?！踩硵?shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)造設(shè)計(jì)。固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)造應(yīng)圍繞著固定資產(chǎn)臺(tái)賬的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，即核心數(shù)據(jù)表中的字段應(yīng)包含檢索ID以及固定資產(chǎn)的基本信息：資產(chǎn)編號(hào)、所屬單位、種類、名稱、型號(hào)、單價(jià)、購(gòu)置時(shí)間、憑證號(hào)等。其它管理功能性數(shù)據(jù)表應(yīng)能夠通過(guò)檢索ID與核心數(shù)據(jù)表產(chǎn)生關(guān)聯(lián)。其它管理功能性數(shù)據(jù)表除系統(tǒng)管理類數(shù)據(jù)表外，至少應(yīng)包括固定資產(chǎn)狀態(tài)信息數(shù)據(jù)表〔含檢索關(guān)聯(lián)功能字段以及固定資產(chǎn)所屬部門、存放地點(diǎn)、使用人、使用狀態(tài)等字段〕、流程控制類數(shù)據(jù)表、審批程序類數(shù)據(jù)表等。〔四〕系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。除了基本的信息安全、登陸、幫助、文件上傳下載、參數(shù)〔單位、部門、地點(diǎn)、人員等〕設(shè)置等模塊外，固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括：臺(tái)賬管理模塊，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的臺(tái)賬管理，提供生成各類表格和打印功能；固定資產(chǎn)編輯模塊，提供固定資產(chǎn)基礎(chǔ)信息和狀態(tài)信息的錄入、儲(chǔ)存、修改、刪除等功能；綜合查詢模塊，能夠根據(jù)不同條件，模糊或者精到準(zhǔn)確查找某一件或批量固定資產(chǎn)信息，并提供表格顯示、打印等功能；流程控制模塊，能夠查詢、顯示固定資產(chǎn)狀態(tài)信息的歷史變化，提供統(tǒng)計(jì)匯總、分析和流轉(zhuǎn)卡片打印等功能；審批程序模塊，根據(jù)單位固定資產(chǎn)管理制度中的采購(gòu)、領(lǐng)用、變更、維修等審批程序，提供程序控制、意見(jiàn)錄入、電子簽章〔批〕、發(fā)送或自動(dòng)流轉(zhuǎn)等功能；清查盤點(diǎn)模塊，提供自動(dòng)制作并打印固定資產(chǎn)標(biāo)簽、房間固定資產(chǎn)一覽表、盤點(diǎn)清查用表的功能。根據(jù)以上內(nèi)容設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，已經(jīng)能夠知足固定資產(chǎn)管理的基本需求，相信能夠有效地提高管理工作的效率和精準(zhǔn)程度。當(dāng)然，各單位根據(jù)自個(gè)的需求，還能夠細(xì)化或增加相應(yīng)的功能，比方講在盤點(diǎn)清查模塊中增加帶二維碼或三維碼的固定資產(chǎn)標(biāo)簽打印和掃碼功能，利用與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)兼容的標(biāo)簽掃碼槍能夠大大提高盤點(diǎn)清查的效率。甚至能夠開(kāi)發(fā)能在手機(jī)上運(yùn)行的移動(dòng)終端版固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，能夠隨時(shí)隨地處理審批請(qǐng)求，有效縮短審批時(shí)間。總的來(lái)講，機(jī)關(guān)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理既要為單位提供高效便捷的服務(wù)和物力支持，又要追求完善的制度和嚴(yán)格的程序，以配合有關(guān)部門的檢查審計(jì)，完全從理論上來(lái)講，似乎確實(shí)存在矛盾，但這就需要單位固定資產(chǎn)管理部門設(shè)計(jì)好制度