行政管理工作手冊

1廣廣東利海集團有限公司人力行政中心行政部制前臺管理第一節(jié)前臺接待管理辦法第二節(jié)公司考勤管理辦法第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第五節(jié)工牌名片管理辦法第六節(jié)集團通訊管理辦法第七節(jié)會議室管理辦法第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法第九節(jié)其他協(xié)辦事項行政事務(wù)管理第一節(jié)文檔管理辦法第二節(jié)保密管理辦法第三節(jié)印章管理辦法第四節(jié)會議管理辦法第五節(jié)電子郵件管理辦法第六節(jié)部門經(jīng)費管理辦法第七節(jié)公司證照管理辦法第八節(jié)公務(wù)接待管理辦法總務(wù)后勤管理第一節(jié)文明辦公管理辦法第二節(jié)辦公環(huán)境管理辦法第三節(jié)公司宿舍管理辦法第四節(jié)消防安保管理辦法第五節(jié)固定資產(chǎn)管理辦法第六節(jié)辦公采購管理辦法車輛管理3一、內(nèi)容及使用范圍本手冊是利海集團行政部根據(jù)公司行政管理政策、制度，修訂的行政管理工作手冊，主要用于各單位行政專職人員提供日常操作的參考、查詢和政策指導(dǎo)。二、內(nèi)容更新手冊出臺后，遇有政策、制度上的變更或流程上的增減，集團行政部會及時變更手冊的相關(guān)內(nèi)容，當(dāng)?shù)毓拘姓恳嗫筛鶕?jù)當(dāng)?shù)氐恼叽胧┖蛯嶋H管理作出調(diào)整或修改。一、行政部職能行政部作為公司的綜合辦事部門，其核心主要包括以下三個方面。(一)溝通職能。充分溝通、清晰傳達，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保證高效地完成任務(wù)。(二)管理職能。行政部擔(dān)負著文件、證照辦理、辦公環(huán)境、公務(wù)接待、車輛、總務(wù)后勤、安工作的管理。(三)服務(wù)職能。提供高質(zhì)量服務(wù)，積極為各職能部門提供后勤保障支持。具體職能如下：?對公司各項事務(wù)擁有請示權(quán)，包括其他部門的事務(wù)。?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或同意后擁有代位處理權(quán)。?解決并處理公司各部門之間存在的管理不到位、分工不明晰的問題。支持協(xié)調(diào)會議，仲裁及防止各部門之間的沖突。?對公司整體發(fā)展和公司內(nèi)部管理向公司管理層提出可行的合理化建議，在公司管理層任何后負責(zé)落實實施。?組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計劃和其他綜合性文稿、其?負責(zé)公司公章、檔案資料的管理4?負責(zé)公司文件上傳下達工作。?負責(zé)各部門、各子公司聯(lián)絡(luò)人的召集與管理。?負責(zé)公司行政文書處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書檔案的管理工作。?負責(zé)對各部門文書資料收集歸檔管理工作，進行業(yè)務(wù)知道。整理建立公司的檔案，統(tǒng)?公司各類證照的工商登記、注冊、年審、變更、注銷、外接、保管等工作。?負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的出入境證照辦理。?代表本項目公司對外開展公開活動。?負責(zé)樹立公司良好的形象。?負責(zé)公司對外有關(guān)單位、政府職能部門的聯(lián)系、溝通工作。?參與公司重大新聞發(fā)布會組織籌備工作，接待重要賓客的來訪。?負責(zé)公司電話總結(jié)接聽、轉(zhuǎn)接。司來訪客戶接待。作。?員工差旅票務(wù)住宿管理工作。?發(fā)現(xiàn)并消除公司的安全隱患，保證員工和客人在公司內(nèi)的安全?？?。?負責(zé)公司辦公用品的購買、管理、發(fā)放。?負責(zé)公司員工宿舍的管理工作。?負責(zé)公司車輛的購置、使用、駕駛與維修保養(yǎng)，、保險、路橋、汽油、年審費用等。5車隊前臺總車隊前臺總務(wù)后勤行政事務(wù)三、行政經(jīng)理崗位說明書利海集團行政經(jīng)理崗位說明書第一部分基本資料職職位名稱行政經(jīng)理所在部門行政部直接上級公司總經(jīng)理下級職位行政主管可晉升的職位總經(jīng)理助理可輪換的職位—填寫日期2008-7-30第二部分工作描述負責(zé)公司接待、辦公、安全保衛(wèi)、后勤總務(wù)、公關(guān)等行政管理工作的組織實施，執(zhí)行公司行政管理工作各工作職責(zé)61234行政管理工作后勤管理工作公關(guān)事務(wù)工作1.組織制定及實施行政工作發(fā)展規(guī)劃與部門工作2.依照公司經(jīng)營策略，編制行政管理制度及管理辦法，并制定相關(guān)的行政工作流程。3.監(jiān)督各部門的管理工作。4.召集及調(diào)動公司資源，主持對公司發(fā)展過程中出現(xiàn)的特殊事件、專項問題進行處理。5.對公司整體發(fā)展和公司內(nèi)部管理向公司管理層提出可行的合理化建議，在公司管理層認可后6.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理突發(fā)性事件。1.監(jiān)督各種后勤管理項目的執(zhí)行進度。2.依照公司的發(fā)展方向，不斷完善、創(chuàng)新后勤管3.選擇和評估后勤服務(wù)的供應(yīng)商，安排購置、調(diào)配和管理公司辦公設(shè)備。4.加強公司信息化建設(shè)的力度。6.編制行政費用預(yù)算方案，并審核監(jiān)督各部門實施情況，提出成本控制建議。1.代表公司開展公關(guān)活動。2.組織策劃公司整體性的公關(guān)活動，負責(zé)公司的部分外聯(lián)工作；負責(zé)樹立公司良好形象?？椆拘侣劙l(fā)布會籌備工作。接待重要賓客的來訪。5.接待重要業(yè)務(wù)單位的來訪?！獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭獭?√1臨時工作職責(zé)合理化建議或創(chuàng)新提案%臨時工作任務(wù)完善公司行政管理制度，依照公司的經(jīng)營策略，提出合理的建議和方案。權(quán)限(可多選√)√271.不發(fā)生行政工作流程混亂。2.不發(fā)生行政管理方面的重大投訴。3.不發(fā)生后勤管理的重大投訴。4.預(yù)算變動率不超過10％(按頻繁程度次序列部內(nèi)部外1、政府各職能部門。如工商管理部門、出入境管理部門、當(dāng)?shù)毓膊块T及交通部門等。2、中國移動及中國電信運營商。購供應(yīng)商。力會對己方與種影響務(wù)沒跟上。1.部門沖突。勤管理工作。公司內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司外部協(xié)調(diào)關(guān)系主要協(xié)調(diào)內(nèi)容第三部分任職資格要求基本勝任本崗位所需的最低學(xué)歷：專業(yè)技術(shù)知識基本勝任本崗位的專業(yè)： (1)勝任本職崗位所需要的專業(yè)知識： (2)勝任本職崗位所需要的專業(yè)技能：(3)資格與證書：本科及以上學(xué)歷1、企業(yè)管理2、行政管理3、工商管理4、人力資源管理1、綜合行政管理知識2、現(xiàn)代的人力資源管理知識。1、公共關(guān)系管理，2、優(yōu)秀的公文寫作技能。培訓(xùn)內(nèi)容訓(xùn)商務(wù)禮儀公共關(guān)系技巧/談判技巧國家四級，英語交流流暢。工作經(jīng)歷房地產(chǎn)行政管理工作經(jīng)驗重要性(一般/重要/非常重要要迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)最低時間要求(年)培訓(xùn)方式培訓(xùn)項目8對有關(guān)制度、政策、目標(biāo)任務(wù)的認識與領(lǐng)會選出本崗位需要該能力的最低要求級別12345低較低一般較高高程度，對本職工作中各種抽象或具體問題的分析、綜合與判斷能力組織本部門人員開展工作以及與有關(guān)部門人員協(xié)同工作的能力從整體出發(fā)，對方向性、全局性的重大問題進行決斷的能力對某一業(yè)務(wù)或工作領(lǐng)域進行研究、開發(fā)、創(chuàng)新、改革的能力為開展工作在社會交往、人際關(guān)系方面應(yīng)具有的活動能力在撰寫文章、起草文件、報告，編寫計劃、情況說明、業(yè)務(wù)記錄，演說，宣傳方面，應(yīng)具有的文字和口頭語言表達能力作業(yè)務(wù)，解決實際問題的能力工作仔細有責(zé)任心，能承受一定的工作壓力；理解判組織協(xié)調(diào)能力社會活動能力語言文力業(yè)務(wù)實施能力其他特別素質(zhì)本崗位任職者需要應(yīng)用到該能力的工作范疇(根據(jù)既往工作經(jīng)驗填寫)9章前臺管理利海集團前臺文員崗位說明書第一部分基本資料職職位名稱前臺文員所在部門行政部直接上級行政主管下級職位無可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)或行政專員填寫日期2008-7-30第二部分工作描述序號12345負責(zé)公司電話總機接聽、轉(zhuǎn)接，公司來訪客戶接待，員工考勤管理，以及其他的后勤協(xié)作工作等。不在，負責(zé)記錄留言或回電話號碼；2.掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般問題，提供常規(guī)的非保密信息，如銷售電話等。1.執(zhí)行公司考勤制度，負責(zé)員工的考勤記錄匯總、務(wù)部計算工資；2.負責(zé)公司所有來往信件的收發(fā)工作；；3.銷毀過期沒人認領(lǐng)的信涵；4.分配好各中心訂閱的書籍、報紙，來訪信件等；5.每天更換公共區(qū)域的報紙；6.定期更換公共區(qū)域的雜志、書刊；7.定期清理過期報刊。1.定時檢查衛(wèi)生間的洗手液及衛(wèi)生紙，保證使用；2.依照清潔衛(wèi)生服務(wù)合同的清潔細則，監(jiān)督并催促清潔工完成當(dāng)天的清潔工作；1.及時更新員工通信信息。3.集團短號集群網(wǎng)辦理。4.定期發(fā)布公司通訊錄。工作職責(zé)來訪接待工作公司考勤管理信件收發(fā)管理清潔衛(wèi)生管理集團通訊管理經(jīng)辦審核批準(zhǔn)√√√√√部門內(nèi)部門外678會議室管理差旅票務(wù)住宿管理后勤、公共服務(wù)2.負責(zé)會議室的預(yù)定工作。1.負責(zé)公務(wù)出差員工的票務(wù)辦理工作。2.負責(zé)公務(wù)來訪員工和客人的住宿安排。1.負責(zé)員工的工牌、名片制作。2.公司放行條辦理。3.負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的訂餐工作。4.協(xié)助公司總務(wù)進行辦公維護管理。6.人事招聘協(xié)作工作。√√√臨時工作職責(zé)臨時工作任務(wù)經(jīng)辦審核批準(zhǔn)12建議投訴文檔工作客戶來電建議、投訴等及時反饋給相關(guān)負責(zé)人。負責(zé)文件與其他資料的打印、復(fù)印、校對等工作?！獭?.3考核指標(biāo)：2.4工作協(xié)調(diào)關(guān)系：協(xié)調(diào)關(guān)系公司外部協(xié)調(diào)關(guān)系主要協(xié)調(diào)內(nèi)容主要協(xié)調(diào)內(nèi)容協(xié)助總務(wù)專員進行辦公維護管理總務(wù)專協(xié)助總務(wù)專員進行辦公維護管理各部文員各項前各部文員收發(fā)、訂閱2.快餐店。－領(lǐng)導(dǎo)訂餐3.印刷供應(yīng)商－工牌、名片制作4.清潔維護公司－清潔衛(wèi)生務(wù)住宿6.大廈物業(yè)公司－辦公維護7.中國移動公司－短號集群網(wǎng)辦理8.飲用水供應(yīng)商－飲用水訂購力會對己方與種影響務(wù)工作斷層各業(yè)務(wù)部門的后勤工作申辦第三部分任職資格要求所需的最低學(xué)歷：專業(yè)技術(shù)知識 (1)勝任本職崗位所需要的專業(yè)知識： (2)勝任本職崗位所需要的專業(yè)技能：(3)資格與證書：物業(yè)管理員上崗證訓(xùn)培訓(xùn)項目物業(yè)管理培訓(xùn)內(nèi)容君林天下金鑰匙服務(wù)培訓(xùn)方式重要性 (一般/重要/非常重要)要迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)能能工作經(jīng)歷酒店物業(yè)前臺工作相關(guān)經(jīng)驗理解判組織協(xié)調(diào)能力拓社會活動能力語言文力對有關(guān)制度、政策、目標(biāo)任務(wù)的認識與領(lǐng)會程度，對本職工作中各種抽象或具體問題的分析、綜合與判斷能力組織本部門人員開展工作以及與有關(guān)部門人員協(xié)同工作的能力進行決斷的能力新、改革的能力為開展工作在社會交往、人際關(guān)系方面應(yīng)具有的活動能力情況說明、業(yè)務(wù)記錄，演說，宣傳方面，應(yīng)具有的文字和口頭語言表達能力選出本崗位需要該能力的最低要求級別12345低較低一般較高高333334最低時間要求(年)本崗位任職者需要應(yīng)用到該能力的工作范疇(根據(jù)既往工作經(jīng)驗填寫)在在具體貫徹執(zhí)行計劃任務(wù)的過程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實際問題的能力談吐大方得體，做事細心。業(yè)務(wù)實施能力其他特別素質(zhì)4第一節(jié)前臺接待管理辦法1、儀容：儀容要整潔大方，顯示出個人的工作自信心，衣著要大方得體，個人衛(wèi)生方面也要要求自己。具體禮儀要求如下：大大方整潔，職業(yè)1、頭發(fā)梳理整齊，避免由頭皮屑出現(xiàn)，嚴(yán)禁發(fā)型及顏色過于夸張。2、勤修指甲，不留長，不留污垢，嚴(yán)禁在前臺范圍內(nèi)修剪。宜濃烈。4、女性上班期間應(yīng)化淡妝，嚴(yán)禁前臺范圍內(nèi)化妝。變色鏡?？傮w要求細節(jié)要求一律穿著工作服或職業(yè)裝，具體要求如下：服裝的修飾與整體協(xié)調(diào)一致，飾品要自然適度，把握分寸，表現(xiàn)出個人的服裝的修飾與整體協(xié)調(diào)一致，飾品要自然適度，把握分寸，表現(xiàn)出個人的氣質(zhì)2、領(lǐng)帶：顏色與西裝和襯衫協(xié)調(diào)，要干凈、平整，長度核實，領(lǐng)帶尖應(yīng)恰好觸及皮帶扣，領(lǐng)帶寬度與西裝翻領(lǐng)的寬度和諧。1、保持衣服平整，服飾不要過于華麗。3、飾品要適量，同一色系，注意整體的服飾配搭。4、穿著適中的高跟皮鞋。拖鞋等均不得在上班時間穿著?？傮w要求女士著裝求3、儀態(tài)：前臺文員應(yīng)舉止文明、殷勤有禮、尊重他人，并善于控制自己的情緒。?談話時，要面對對方，保持一定的距離。每次目光接觸的時間不要超過三秒鐘。交流0%-70%的時間與對方進行目光交流是最適宜。?行走時，盡量保持身體的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右側(cè)行走，遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中，應(yīng)避免吃東西、整理衣服等行?手勢運用，一定要柔和，但不能拖泥帶水。2、正面對著客人，自然大方，態(tài)度親切、誠懇。3、談話時必須注意語音、語調(diào)、語速及節(jié)奏感。4、正確提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等稱呼用語。1、有客人來訪，應(yīng)主動與之招呼，要表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度，停止手上的所先得親切。3、陌生客人的接待：務(wù)必問清其姓名及單位名稱，問明來意后在進行登記、通知、引領(lǐng)等工作。作4、領(lǐng)導(dǎo)上下班，貴賓來訪，要主動站立打招呼，并為其按電梯按鈕。眼光停留在客人眼鼻三角區(qū)，不能依靠它物；說話時不能有指手畫腳、伸懶腰，挖耳鼻等。在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在前進方的右側(cè)。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進電梯，等客人進入后關(guān)閉，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。當(dāng)客人走進會議室，前臺文員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下才能點頭禮后離開。走廊的引導(dǎo)方法會議室的引導(dǎo)方法2、客人到來時，若被訪者由于種種原因不能馬上接見，一定要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供茶飲。3、客人要找的被訪者不在時，要明確告訴對方被訪者到何處去了，何時回本單位，并請客人4、不速之客的接待：有客人未預(yù)約來訪時，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告訴對1、酒滿茶半。奉茶時應(yīng)注意：茶不要太滿，以八分滿為宜。溫不宜太燙，以免客人不小心被燙傷。手扶著茶盤的邊緣，若有點心放在客人的右前方，茶杯應(yīng)擺在點心右邊。睛注視對方并說：“這是您的茶，請慢用！”砂糖和奶精，將其放在杯子旁(碟子上)，方便客人自行取用。7、茶壺、水杯器皿選用陶瓷素色材料(白色為宜)。好，利海集團?！?、即使電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有人，應(yīng)該用盡快的速度拿起聽筒。如果態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，音量要適中。何地(Where)、何事(What)、為什么(Why)、如何進行(How)。接聽完畢之前，不要忘記復(fù)述一遍確認，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。前臺人員應(yīng)該盡量避免長時間的私人電話占線。里，保證領(lǐng)導(dǎo)們不被無關(guān)緊要的電話打擾。完就掛斷，切忌沒有禮貌性強行掛電話。1、前臺文員一般不能超過10分鐘，如果是因為特殊原因需要外出時，應(yīng)先找妥代辦人。離取內(nèi)部郵件閱覽回復(fù)。1、留意客人或陌生人的走動情況，沒有許可的情況下，禁止進入任何辦公區(qū)域，特別是領(lǐng)導(dǎo)獨立行政部，謝絕所有推銷人員的拜訪，2、前臺工作臺面不得擺放報紙、訂餐廣告、雜志等與工作無關(guān)的文書，保持桌面及后臺整潔干凈。3、前臺工作崗位不得隨意離崗、串崗、聚眾聊天、嬉戲打鬧、喧嘩。4、前臺范圍內(nèi)任何人任何時候不得看報紙雜志、化妝、聊私人電話、網(wǎng)絡(luò)聊天、瀏覽新聞網(wǎng)7、時刻留意并掌握辦公區(qū)域、辦公環(huán)境情況，包括白蟻、照明系統(tǒng)、花草、空調(diào)漏水等，并8、當(dāng)發(fā)現(xiàn)來訪客人有情緒不安，或大吵大鬧的情況，前臺應(yīng)遵循以下方法。8.1、緩解客人情緒。引導(dǎo)客人前往會議室或休息室，提供茶水，把室內(nèi)的空調(diào)溫度調(diào)低，報紙雜志的提供視情況而定。8.2、了解情況。了解客人的來訪目的，安排相關(guān)業(yè)務(wù)部門處理。8.3、避免激怒客人。任何情況下，不得與客人有打鬧或爭吵等影響公司形象行為。。范圍外范圍外外外部單位人員各部門員工前臺文員范圍內(nèi)不在年月份前臺來訪接待登記表序號123456789姓名來訪人所屬單位聯(lián)系方式是否預(yù)約被訪中心被訪人姓名來訪事由進入離開第二節(jié)考勤管理辦法1、周一至周五上班時間為上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班時間為8：30-12：00，延時工作可以按延時時間打卡，因季節(jié)變化需調(diào)整工作時間時由集團人力3、缺勤：指員工缺少合格考勤紀(jì)錄。提供的《請假考勤審批表》不合要求；個工作日以內(nèi)的，計為缺勤一日。6、員工當(dāng)日沒有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計為缺勤一日。7、曠工：員工未請假、或請假未獲批準(zhǔn)。實際未出勤且不能做合理解釋的，為曠工。1個沒有考勤紀(jì)錄或只有一次紀(jì)錄的，計為曠工一日。第二條、打卡管理產(chǎn)線公司采用指紋打卡系統(tǒng)，工程項目現(xiàn)場采用紙卡打卡機。需申請免打卡的，需以呈批件形式上交集團人力行政中心，由行政總裁審批。勤記錄。不再作任何形式的提示或知會補單。卡須填寫兩張單，依次類推，不得一張單簽多日，否則視為無效單，但連續(xù)的請假或休7、當(dāng)月考勤如沒有出現(xiàn)事假、病假、遲到、早退、缺勤及帶薪假期等現(xiàn)象視為全勤在月底補單的；?以虛假理由獲得批準(zhǔn)的；?提供的《請假考勤審批表》不符合本章規(guī)定的其它必備要件的。?每月末，前臺文員綜合考勤記錄及請假考勤審批表對員工每日的考勤情況正確填寫算第三條、考勤違規(guī)處罰?每缺勤一日，處以一日工資的罰金。?在一年內(nèi)曠工超過3天(含3天)的，除按前項規(guī)定類推處罰外，公司可作過失性辭退處理，且不負擔(dān)任何經(jīng)濟補償。第四條、員工病假、事假、帶薪假期管理可在當(dāng)天上午上班前電話請假，事后補辦程序。?病、事假經(jīng)批準(zhǔn)，可用當(dāng)年的年休假抵消；如下：?計算公式為：扣發(fā)工資=(月工資÷23÷7×當(dāng)月事假工時)×1/2；或：?連續(xù)請事假超過30天的，公司有權(quán)對員工作出協(xié)議解除勞動合同或停薪留職等處第五條、休假、出差及外勤知會制度。為。?休假及出差的審批適用公司的相關(guān)管理規(guī)范或規(guī)定。?外勤以口頭方式知會直屬主管上級并取得同意。?休假、出差得到批準(zhǔn)之后，休假、出差之前。?外勤得到批準(zhǔn)之后，外勤時間之前。如在上述規(guī)定的時間因故無法自行發(fā)送電子郵件的，應(yīng)電話通知同事或公司前臺代為發(fā)容中充。?休假及出差的知會應(yīng)發(fā)送業(yè)務(wù)相關(guān)人員。?外勤的知會應(yīng)發(fā)送部門全體及公司前臺。第六條、考勤工作流程3、收集員工考勤記錄補單、外勤知會記錄。確認員工的請假審批單后，及時錄入到《請假考勤審批表補單登記表》中，下班前統(tǒng)計員工當(dāng)天的考勤情況。?當(dāng)收到關(guān)于《請假考勤審批表》時，先將表中的事假類型登記到《請假考勤審批表補單登記表》上面，按照表中相對應(yīng)的符號作登記。?郵箱收到的《請假考勤審批表》分別另存至電腦硬盤中，并按以下要求進行收集：?收到電子郵件審批通過的《請假考勤審批表》后隨即打印出來，以備存檔。?每周六發(fā)考勤打卡記錄一次。實習(xí)生實習(xí)期間均沒有全勤獎。不計入加班時間。部審核簽字。5、月底將考勤名單與人力資源部提供的工資名單進行人員核對。審核完畢，交財務(wù)部作為工資考勤依據(jù)。中進行增加或修改。職人員的考勤單，在“備注”一欄里需注明入職或離職時間。?實習(xí)生需在“備注”一欄里注明其實習(xí)生身份。?在做《員工考勤統(tǒng)計表》時，要在”遲到早退”一欄寫上次數(shù)，要把遲到的類型分請假人前臺人員人力資源部門收悉后，應(yīng)及時作電子錄收悉后，應(yīng)及時作電子錄入《請假考勤審批表補單登記表》進行統(tǒng)計每天收集統(tǒng)計，月底匯總《員工考勤統(tǒng)計表》(打?qū)徍私回攧?wù)部作為工資考勤員工將審批同意的《請假考勤審批表》轉(zhuǎn)發(fā)給前臺郵件發(fā)送9、支持性文件審批表事假()病假()補休()帶薪年休假()婚假()喪假()其它考勤備注事項(打√)市內(nèi)公干()其它(須注明)：年月日上午時分至?xí)r分(考勤)請假日期年月日下午時分至?xí)r分合計請假工作日緊急聯(lián)系電話/地址工作移交事項備注須由人力行政中心人力資源部審批同意后方可生效。部門領(lǐng)導(dǎo)意見中心領(lǐng)導(dǎo)意見人力行政中心意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見姓名表》部門姓名12345678910111213141516171819202122232425262728293031AB病假C產(chǎn)假D婚假E喪假F產(chǎn)檢G缺勤H年假O補休M長途出差K忘記打卡P本市外勤T新入職廣東利海集團有限公司總部員工()月份考勤統(tǒng)計表部門序號姓名123456789獎遲到早退缺勤(天/其他假期(天(次)小時)/小時)補休(天第三節(jié)信件收發(fā)管理辦法工作時間內(nèi)，收到的報刊、郵件、傳真要及時給予派發(fā)，且派發(fā)和簽收工作必須在當(dāng)日內(nèi)完成，由各業(yè)務(wù)部門文員負責(zé)簽收。領(lǐng)導(dǎo)層的函件，由秘書簽收。并由簽收人在進行向下任何人不得藏匿、私拆、損壞郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)根據(jù)公司制度進行相應(yīng)處分。前臺必須及時補充傳真紙(盡量使用二次紙)，并做好傳真機耗材的更換工作。郵件、傳真收發(fā)要做好登記，妥善保管，以備存查。郵件登記后要及時轉(zhuǎn)交有關(guān)人員，并由收件人簽字。掛號信的收件人已離職或沒有此人的，退回物業(yè)公司，并且不予接收專遞郵件。收件人為公司名稱的，前臺文員可進行拆封，再進行分派。管時間為期一個月，一個月后用碎紙方法處理。報刊、雜志，并按訂閱清單派發(fā)至各中心部門，下午14：00后安排清潔工收拾集團辦公信函、文件、包裹的寄送單由發(fā)件部門負責(zé)填寫，填寫后交前臺處登記備案，并交待相關(guān)的寄送事項。前臺崗位只負責(zé)單件包裹的寄送，如批量的業(yè)務(wù)性包裹由發(fā)件部門各部門文員外部單位無按《信件收發(fā)管理辦法》處無按《信件收發(fā)管理辦法》處理明確是否有收信件有登記簽登記填寫快遞公司專用寄送單及轉(zhuǎn)發(fā)由相關(guān)領(lǐng)審批同意《郵件快遞申請單》電子審批接到服務(wù)要求上門交接處理發(fā)送收到合格的《郵件快遞申請單》電子審批位，并電子記錄《郵寄登記表》第十五條、支持性文件細是否到付：是□否□1.本申請單由申請人填寫并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審批。2.所產(chǎn)生的費用一律由該申請人所在中心/部門負責(zé)，前臺負責(zé)協(xié)助聯(lián)系快遞公司。3.本單交回行政部匯總。序號寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地點寄件費用備注123456789此表由寄件人自行填寫訂閱審批表序號報刊名稱123456789部門經(jīng)理審核管線領(lǐng)導(dǎo)審核人年月份雜志、信件、傳真交收登記表序號123456789交收內(nèi)容量接收部門簽收人第四節(jié)清潔衛(wèi)生管理辦法第二條、職能分工司合作，巡查和監(jiān)督衛(wèi)生情況，并對清潔公司保潔員進行考核。跟進前一晚加班人員辦公位、茶水間等的清潔。茶幾及地面等所有裝飾物和設(shè)施。協(xié)助前臺文員分派報刊，并及時更換大堂報刊。及時更換飲水機蒸餾水并清理完的紙杯和垃圾。協(xié)助接待客人(倒茶)等。會議后立即清理會議室紙杯，清潔桌面并擺整齊臺椅。及時清潔會議臺、職員辦公桌面頑固污漬。巡回清潔影印機，整理環(huán)保紙箱及碎紙機內(nèi)的廢紙。巡回全面清潔洗手間，并及時補充衛(wèi)生用紙。協(xié)助同事購買東西及所需物品。整理并賣舊報紙、紙箱，賣完后費用及時交總務(wù)專員。及時將收集的垃圾清運倒大廈指定點。隨時配合和服從行政主管安排的其他有關(guān)力所能及的工作。17：30分下班后全程地毯吸塵。所有會議室、會客大堂空調(diào)關(guān)閉。下班的時候檢查飲水機水桶內(nèi)的水源是否充足，應(yīng)及時補上。第四條、規(guī)章制度：15。6、及時清理儲物房衛(wèi)生，保持清潔干凈，嚴(yán)禁吸煙，時刻注意消防隱患。第五條、定期清潔兩次清潔辦公室鋁合金玻璃內(nèi)側(cè)?？諝庀?、殺菌。6、地毯每四周或六周(根據(jù)實際的辦公環(huán)境情況而定)大洗一次、每周干洗一次，大洗必須全面吸塵一次；第六條、衛(wèi)生間每天清潔時間表理工作流程：制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)衛(wèi)生狀況執(zhí)行清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)評價第八條、支持性文件查表辦公區(qū)域注三注三周檢查項目大廳地面前臺保潔洗手間空調(diào)以及吊罩設(shè)施玻璃保潔綠化植物及花盤保潔地毯保潔情況潔情況地面保潔情況書架保潔情況垃圾桶保潔情況他123456789洗手間1234512345三周地面保潔情況潔情況玻璃保潔情況潔具保潔情況紙巾補充情況E備注：每月大檢查四次，每天不定時抽查各區(qū)域衛(wèi)生情況(每天檢查院差不合格項目記錄到周檢之中)。第五節(jié)工牌名片管理辦法第五節(jié)工牌名片管理辦法2、工牌材質(zhì)：透明卡套，普通印刷卡紙，墨綠色(集團標(biāo)準(zhǔn)色)。3、新員工入職，由人力資源部提供相片為其辦理工牌，并認真核實員工信息，嚴(yán)禁為非我司人員制作工牌，違者開除處置。4、員工人事任免變更后，前臺文員應(yīng)為其更換新工牌，并收回原有工牌。5、員工離職后，工牌應(yīng)交人事專員，人事專員轉(zhuǎn)交前臺文員銷毀。6、按照集團文明辦公規(guī)定，工作時間內(nèi)不佩戴工牌，每次發(fā)現(xiàn)處罰20元，由行政部監(jiān)管執(zhí)行。前臺文員應(yīng)時刻提醒員工在公司范圍內(nèi)必須時刻掛帶工牌。?流水號依據(jù)員工入職集團的時間排序；?工號采用終身制方式，員工離職后，工號保留，返聘時使用原號。號。申請資料包括：新員工姓名、部門、職位、通訊方式、身份證號碼。身份證號碼是用于區(qū)別是否有返聘員工入職，若有，前臺文員應(yīng)選用該員工之前的工號。是用于區(qū)別是否有返聘員工入職，若有，前臺文員應(yīng)選用該員工之前的工號。12、工作證辦理流程：員工攜帶個人小一寸照片到前臺文員處登記，前臺文員再上交行政員工名片樣式副總裁級別以上名片樣式需求、試用期情況而定。?經(jīng)理級以上、往來業(yè)務(wù)量大的員工，入職當(dāng)天或一周后提供名片。?其他情況，由員工自行申請后再給予辦理。3、員工試用期期間，名片印制只能申請一盒，中心經(jīng)理級別以上除外。部門、姓名、移動電話、固話直線、分機號、傳真號、通訊地址等。核對完畢后，翻譯準(zhǔn)確的英文串字(由專業(yè)翻譯公司提供固定的模板)，才能發(fā)送供應(yīng)商印刷，并告知員工名片預(yù)計達到時間。5、人事任免變更后，前臺文員應(yīng)即時更新名片資料，信息更新與通訊錄同步。6、領(lǐng)導(dǎo)印刷名片可安排秘書或助理代為到前臺登記，交收也可代為領(lǐng)取。7、供應(yīng)商送名片交收時，應(yīng)仔細核對內(nèi)容是否無誤，要注意英文串字不能錯。確實，同時也要求核對清楚。核對資料核對資料有誤有誤準(zhǔn)確交收核對名片簽收??支持性文件名名片翻譯內(nèi)容對照表.xls 年月名片交收登記表部門職位名稱姓名固話直線/分機部門職位名稱姓名固話直線/分機號傳真號碼通訊地址簽收人簽字1234567892020樓前臺人員根據(jù)名片內(nèi)容進行填寫,由接收人簽收。第六節(jié)集團通訊錄管理辦法6、IT維護崗變更信息點(直線或分機號)。IT的通訊清單，與人力資源部核對職位變動、員工變動清單，1、短號集群網(wǎng)辦理目的：節(jié)約集團通訊成本，降低員工日常的通訊費用。辦理的條件：中國移動公司的產(chǎn)品4、短號集群網(wǎng)收費：可選擇5元市內(nèi)包月，或10元省包月，群內(nèi)互相撥打免費。費用員工自理。?下屬子公司按順序號編號。?員工家屬按順序號編號，不公開發(fā)布。?吉祥號、特殊號(如：66666)保留供領(lǐng)導(dǎo)層使用。?每月的匯總的名單先交由部門負責(zé)人審核后同意方能發(fā)送中國移動公司。未計入短號包月費用。員工當(dāng)月取消其短號，包括家屬。6、每月與中國移動公司核對最新名單后，更新集團通訊錄及短號集群網(wǎng)的總清單，并時刻及時更新短號名單和資料。7、前臺文員每月18日前上傳集群網(wǎng)的總清單及當(dāng)月開通名單至集團行政部的文件共享空間(FTTP)上。第六條、中國移動公司信息第七條、短號集群網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理流程：核對員工資料編號郵件發(fā)送了解短號相關(guān)信息、資費后，提供準(zhǔn)確的移動電話號碼業(yè)務(wù)辦理送匯總業(yè)務(wù)清單審核核對業(yè)務(wù)清單完成短號辦理上傳至文件(共享空間FTTP)上通知申請人第八條、任何人不得對外發(fā)送通訊錄，違者行政通報處分。九條、集團通訊錄管理流程：IT信息崗集團30樓前臺文員各職能部門部門、人力架構(gòu)生變更發(fā)送的人行政部辦公事務(wù)組組長審核員工聯(lián)系方式變更人力資源部人事專員審核，同訊錄定期發(fā)送全集團第七節(jié)議室管理辦法1、會議室僅限于本公司會議、培訓(xùn)、來賓接待等工作需要，嚴(yán)禁員工非公務(wù)私用和出租。3、各中心部門使用會議室，需提前一個日歷天向前臺文員咨詢及由前臺文員統(tǒng)一安排使4、各中心部門在會議過程中，要注意保持衛(wèi)生，愛護室內(nèi)設(shè)備，嚴(yán)禁涂鴉和吸煙。5、為提倡環(huán)保意識，善用資源。會議室不提供一次性紙懷，會議期間請自備水懷。6、會議室的使用本著誰使用、誰負責(zé)的原則。使用完畢后通知前臺,前臺要對會議室的物品進行檢查是否完備，并確保用品及桌凳整齊、整潔。7、前臺人員應(yīng)每隔半小時進行茶水添加，進門前輕力敲三下，盡量避免產(chǎn)生過大的動作或儀。1、注意環(huán)境衛(wèi)生，會議室使用完畢后，檢查全部用電設(shè)施、窗戶是否完全關(guān)閉，抹去黑防火、防盜及其他安全工作。同時安排清潔工對會議室及其使用物品進行清潔，保持室內(nèi)干凈、潔凈。4、前臺文員要熟悉視頻、電話會議系統(tǒng)的操作指引，會議開始前，請務(wù)必檢查設(shè)備是否完好，并做好一切準(zhǔn)備。會議系統(tǒng)使用完畢后，要收好設(shè)備和上鎖，確保設(shè)備完好。5、會議室的綠化植物也要經(jīng)常護理，要選用素色的品種配搭，避免過于鮮艷。6、會議室音響由專人管理,不可隨意操作相關(guān)設(shè)備(包括投影議)，如會議使用人對音響有2、會議室使用前，提前30分鐘檢查場內(nèi)衛(wèi)生狀況，及時清理，讓使用人在舒適干凈的環(huán)3、視頻會議使用前，提前30分鐘進行視頻系統(tǒng)調(diào)試、麥克風(fēng)調(diào)試、投影儀清晰度調(diào)試、5、簽約會議或重大會議常備的后勤物資：座位卡、橫額、文具、臺花、指示牌、簽約本、《會議室使用登記表》年月會議室使用登記簽簽名確認使用人會議室管理人會議室自檢情況會議時間會議內(nèi)容會議地點使用日期使用部門序號第八節(jié)差旅票務(wù)住宿管理辦法住宿標(biāo)準(zhǔn)(以集團行政部統(tǒng)一下發(fā)的酒店明細為準(zhǔn)則)，審批同意后到前臺辦理票務(wù)。，并為員工進行票務(wù)辦理。前臺文提交《出差審提交《出差審批表》經(jīng)辦票務(wù)工作傳真審批表給異地公司經(jīng)辦人票務(wù)詢班信息班信息填寫《出差審批理數(shù)據(jù)報表結(jié)算核對業(yè)務(wù)清單次信息詢交納現(xiàn)金填寫《出差審批服務(wù)次信息詢標(biāo)準(zhǔn)格式，以電子郵件通知即可。序號班次出發(fā)時間到達時間艙位費用123序號酒店名稱入住時間離開時間上網(wǎng)情況費用2、公司只負責(zé)公務(wù)出差范圍內(nèi)的票務(wù)工作，不負責(zé)業(yè)務(wù)往來單位、職工家屬、員工私訂。如需辦理，需有呈批件審批同意后方能辦理。班次等，以免造成不必要的經(jīng)濟損失。票現(xiàn)金。7、在訂票過程中，在滿足公務(wù)出差同事的條件下，應(yīng)盡量控制購票成本，降低日常差旅費8、訂購火車票前，必須要求申請人提前交納現(xiàn)金支付，否則，不予辦理?，F(xiàn)金包括票價和送票手續(xù)費。同時提醒必須攜帶足夠的返程票現(xiàn)金，交移動公司前臺辦理返程票務(wù)。接待，最后發(fā)送郵件及短信給出差人員，內(nèi)容包括：交通工具＋班次信息＋出發(fā)地及目的地接送人員的聯(lián)系電話。一份留檔備查。第四條、票務(wù)辦理應(yīng)按照集團頒發(fā)的《員工差旅費報銷管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，請見下表：級別飛機火車總裁級別普通艙軟臥總經(jīng)理級別普通艙硬臥經(jīng)理級別普通艙硬臥主管及以下員工普通艙硬臥計程車計程車視情況視情況三等艙三等艙第第五條、公務(wù)接待房間預(yù)定流程1、異地公司傳真員工的《出差審批表》到我司后，前臺文員根據(jù)《員工差旅費報銷管理規(guī)酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)(按房間計)金額級別城市總裁級別總經(jīng)理級別經(jīng)理級別主管及以下員工一類城市(北京、上海、三星級酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房州、深圳)二類城市(其他)三星級酒店標(biāo)準(zhǔn)房二星級酒店和便捷連鎖酒店標(biāo)準(zhǔn)房?地區(qū)公司《出差審批表》指引(081014更新)?地區(qū)公司《出差審批表》指引(081014更新).xLH-HR-024差旅費報銷規(guī)范(A2版)4、酒店住宿月結(jié)時，需仔細核對清單，并分攤各異地公司費用。做到“帳”(住宿帳單)作聯(lián)系單》各一式兩份，一份交財務(wù)作為報賬依據(jù)，一份留檔備查。?集團總部《出差審批表》出出差人員住宿標(biāo)準(zhǔn)差審批表》年月日填年月日—年月日共天飛機□火車□旅游大巴□客輪□其他□元申請中心□申請中心□行政總裁(CEO)中心負責(zé)人以下級別的員工由該總部負責(zé)人審批；中心負責(zé)人以上(含)級別員工由集團行政總裁(CEO)審批；集團各總部第一負責(zé)人，集團地產(chǎn)發(fā)展、出差審批表》年月日填年月日—年月日共天飛機□火車□旅游大巴□客輪□其他□合計晚申請部門元元元元□第九節(jié)其他協(xié)辦事項第一條、負責(zé)訂購領(lǐng)導(dǎo)工作用餐1、前臺文員只負責(zé)享有公司工作餐待遇員工的用餐訂購，其他員工自行負責(zé)。3、若在訂餐時間未收到領(lǐng)導(dǎo)的用餐指示，應(yīng)及時主動聯(lián)系訂餐與否。4、訂餐工作要確保正常的用餐時間，餐具潔凈環(huán)保，食物衛(wèi)生健康。1、飲用水應(yīng)選擇資質(zhì)、信譽度高的公司，例如：怡寶、大峽谷、景田等。班供“水”的備量電源，防止銷毀機器電板以及用電隱患。2、協(xié)助上級完成文件的復(fù)印、傳遞及傳真收發(fā)。職能分工1.3、IT維護崗負責(zé)辦公電腦交接、軟件安裝、電話及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、郵箱開戶。1.4、人事專員負責(zé)員工入職手續(xù)辦理。2、工作流程話)到集團行政部和IT郵箱上。完成。2.5、人事專員為新員工辦理入職手續(xù)后，帶領(lǐng)新員工前往用人部門，并告知請到前臺文員辦理工牌及指紋考勤制作，同時告知郵箱初始密碼及領(lǐng)取入職文具事宜。?總經(jīng)理級別以上員工按實際所需配置，由歸管部門的文員或秘書負責(zé)領(lǐng)取。3、新員工入職工作圖例““新員工”入職工作新員工人事專員總務(wù)專員崗前臺文員倉務(wù)管理員排電話、網(wǎng)絡(luò)安裝調(diào)試，入職入職后辦理人事入職手續(xù)電腦交接，郵箱開戶。工牌、考勤指紋制作、通訊錄更新短號集群網(wǎng)辦理、名片定制領(lǐng)取入職文具2、影印機維護、工程故障報修2.1、影印機設(shè)備的日常維護，及時通知供應(yīng)商維修處理。租賃影印機的碳粉添加、零配2.2、辦公照明、辦公家具、水電設(shè)備等工程類報修，可通知物業(yè)公司檢查后修理。并通知報修人，物業(yè)公司檢修后需簽字確實。、鎖務(wù)故障。3.3、前臺接到《鎖務(wù)申請單》交行政部總務(wù)專員處理，行政部保存申請單并聯(lián)系當(dāng)?shù)毓簿种付ㄦi務(wù)公司上門維修。3.4、鎖務(wù)公司上門維修完畢后，通知總務(wù)專員跟蹤驗收，并與申請人共同簽名確認。4、費用承擔(dān)4.1維修產(chǎn)生的費用由行政部總務(wù)專員簽字確認，但報修人仍要簽字確實。4.2不產(chǎn)生費用的維修單由前臺文員簽字即可。5、故障申報工作流程：影印機租賃公司影印機租賃公司各職能部門物業(yè)公司前臺文員IT維護崗否總務(wù)專員跟進是障 年月份維修(辦公設(shè)備、工程水電、斷網(wǎng))申告登記表序號序號申告中心申告人申告時間申告事由維修恢復(fù)時間維修人員簽字申告人確認123456789金額(元)：4.本申請單由申請人填寫并須相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名審核。5.所產(chǎn)生的費用一律由該申請人所在中心負責(zé)，人力行政中心行政部只是協(xié)助聯(lián)系公安局指定鎖務(wù)協(xié)會6.當(dāng)相關(guān)鎖務(wù)工作完成后，須由申請人在“確認欄”里簽字認可后交回行政部匯總。廈物業(yè)公司規(guī)定辦理。以下是華海大廈的物業(yè)公司關(guān)于放行條規(guī)定。章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認可，到前臺處登記，交表格蓋人力行政中心章后，物品方能放行。5、前臺文員每月負責(zé)與物業(yè)公司的放行記錄核對，如發(fā)現(xiàn)不相符情況，要查明原因。登記核實《放行條》填寫物品明細后打印《放內(nèi)容與物品是否行條》一致填寫《公章使用審批表》并由該中心領(lǐng)導(dǎo)及人力行政中心領(lǐng)導(dǎo)簽名認可蓋人力行政中心章《放行條》交經(jīng)辦人物品離開大廈放行條交物管大廈禮賓人員核對物品放行7、支持性文件業(yè)管理有限公司：現(xiàn)我司有如下物品需搬出華海大廈，請準(zhǔn)予放行。項目項目物品名稱規(guī)格數(shù)量單位理由12345致敬禮經(jīng)辦人：廣東利海集團有限公司人力行政中心年月日第七條、招聘管理協(xié)作工作2、前臺文員根據(jù)當(dāng)天應(yīng)聘者清單，核對應(yīng)聘者身份后，提供《求職登記表》和《專業(yè)3、應(yīng)聘者填寫完畢后，通知人力資源部面試官。并根據(jù)實際情況，安排應(yīng)聘者在接待區(qū)稍候或引導(dǎo)進入會議室等待面試。4、如有求職者上門造訪，應(yīng)向求職者言明請按照我司在招聘廣告上的規(guī)定投遞簡歷，我司審核簡歷通過后，通知求職者本人進行面試，拒絕接收任何資料。源部負責(zé)招聘的同事。第二章行政事務(wù)管理利海集團行政專員崗位說明書第一部分基本資料職職位名稱行政專員所在部門行政部直接上級行政主管下級職位無可晉升的職位行政主管可輪換的職位總務(wù)專員、前臺文員1填寫日期2008-7-28第二部分工作描述負責(zé)公司文檔、印章、信息保密管理，辦理公司工商證照登記、年審、變更、注銷工作。組織策劃公司會議，并對會議紀(jì)要整理，歸檔管理。號工作職責(zé)1文檔管理2印章管理3會議管理4公司證照辦理5公務(wù)接待管理6倉務(wù)管理草擬、呈批、發(fā)布等工作。3.公司制度的發(fā)布、更新管理。4.公司圖書管理。1.負責(zé)公司印章制作、保管、注銷工作。章工作，對用章授權(quán)進行審核。1.負責(zé)公司年度、行政會議的組織、策劃工作。3.負責(zé)公司高層員工的出入境證照辦理。1.負責(zé)集團公司間的員工交流活動、客人來訪、公2.負責(zé)工商行政管理部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系、聯(lián)誼，維系政府行政部門關(guān)系。1.公司各部每月的文具派發(fā)。2.做好并保管倉庫出入明細賬冊。3.定期清理倉庫雜物。4.定期盤點倉庫物品。5.派發(fā)新員工入職文具。經(jīng)辦審核批準(zhǔn)√√√√√1.負責(zé)部門經(jīng)費管理，做好經(jīng)費明細賬冊，列舉2.公司榮譽獎牌、獎狀管理，并對其進行錄入登記、保管、復(fù)制、清潔、維護等工作。3.負責(zé)公司大事紀(jì)資料錄入、整理、歸檔。4.羊城通交通費用管理，羊城通報銷表格審核，7其他行政事務(wù)10％匯總各部門報銷費用后，分攤并報銷?！?.公共類信息的審核和發(fā)布(包括通訊錄、114、黃頁等)。6.醫(yī)務(wù)衛(wèi)生管理，定期檢查和更換過期藥物。7.負責(zé)明源系統(tǒng)的錄入操作。8.節(jié)假日公司的值班安排工作。9.協(xié)助總務(wù)專員外勤采購后勤物資。序號臨時工作職責(zé)臨時工作任務(wù)經(jīng)審辦核 批準(zhǔn)1其他協(xié)助工作1.公司大型活動。√2用章差錯率、文檔缺失率為0，賬冊帳實相符。2.4工作協(xié)調(diào)關(guān)系：集團內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系集團外部協(xié)調(diào)關(guān)系((按頻繁程度次序列舉)部門內(nèi)部門外各部文員總務(wù)專員1.各部文員1.檔案管理2.用章管理工商行政部門—證照辦理刻章公司—印鑒制作會對己方與種影響第三部分任職資格要求基本勝任本崗位所需的最低學(xué)歷：專業(yè)技科基本勝任本崗位的專業(yè)：(1)勝任本職崗位所需要的專業(yè)知識：術(shù)知識(2)勝任本職崗位所需要的專業(yè)技能：(3)資格與證書：訓(xùn)能培訓(xùn)項目培訓(xùn)方式培訓(xùn)項目培訓(xùn)方式檔案軟件操作檔案軟件操作e重要性 (一般/重要/非常重要)迫切性(不迫切/一般/迫切/非常迫切)工作經(jīng)歷工商證照辦理流程，有2年的行政管理工作經(jīng)選出本崗位需要該能力的最低要求級別能力定義12345理解判組織協(xié)調(diào)能力拓社會活動能力語言文力業(yè)務(wù)實施能力其他特別素質(zhì)較低對有關(guān)制度、政策、目標(biāo)任務(wù)的認識與領(lǐng)會程度，對本職工作中各種抽象或具體問題的分析、綜合與判斷能力組織本部門人員開展工作以及與有關(guān)部門人員協(xié)同工作的能力題進行決斷的能力對某一業(yè)務(wù)或工作領(lǐng)域進行研究、開發(fā)、創(chuàng)新、改革的能力有的活動能力具有的文字和口頭語言表達能力在具體貫徹執(zhí)行計劃任務(wù)的過程中，處理工作業(yè)務(wù)，解決實際問題的能力。一般較高高4433354最低時間要求(年)本崗位任職者需要應(yīng)用到該能力的工作范疇 (根據(jù)既往工作經(jīng)驗填寫)第一節(jié)文檔管理辦法第一部分公文管理辦法第一條、為了規(guī)范集團發(fā)文編號工作，確保公司重要文件具有唯一編號，便于文件的識別、追溯和控制，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。特制定本辦法。第二條、公文的種類分為對外發(fā)文及對內(nèi)發(fā)文。1、對外發(fā)文：以公司名義與政府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其他單位之間往來的文件。2、對內(nèi)發(fā)文：以各中心名義發(fā)出的函、規(guī)章制度、通知通報、人事任免、會議紀(jì)要、計劃請示報告等文件。3.1、任命任免門名義發(fā)出，經(jīng)理助理級別以上職員由集團人力行政中心發(fā)出。的事項。簡稱“告”。適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求示3.6、批復(fù)適用于答復(fù)請示事項。簡稱“批”。3.9、會議紀(jì)要第三條、公文格式成文時間、抄報單位、抄送單位等部分組成。2、發(fā)文字號按公文編號規(guī)則規(guī)定執(zhí)行，公司文號由人力行政部檔案室統(tǒng)一編排。公文秘文文件公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、財務(wù)收支情況、重大工程責(zé)任事故分析報告、驗資報告、審計報告公司大型會議紀(jì)要、土地合同、項目合作合同、人事決策中的秘密事項、公司上市資料、薪金福利制度公司各類證件資料、一般文書檔案或合同密級機密密5、公文標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，不用標(biāo)點符號。6、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。月。8、根據(jù)發(fā)文編號區(qū)分公司發(fā)文和中心發(fā)文，應(yīng)加蓋相應(yīng)印章，不得混用。10、文字從左至右橫寫、橫排、統(tǒng)一使用簡體字，文件標(biāo)題為小二號黑體字加粗，文件編主題詞為宋體四號字。公文統(tǒng)一使用紅頭打印紙。通報模版.doc通知模版.doc第四條、公文編號規(guī)則一使用：利函字[年度]序號。的簡稱。?廣東公司—穗利函字[年度]序號?河南公司—豫利函字[年度]序號?天津公司—津利函字[年度]序號?湖南公司—湘利函字[年度]序號?貴陽公司—黔利函字[年度]序號?廣西公司—桂利函字[年度]序號1.2、項目公司公文編號規(guī)則統(tǒng)一是項目所在省份簡稱+利(公司簡稱)+項目名稱的第一個?陽江項目—穗利陽函字[年度]序號?從化項目—穗利從函字[年度]序號?中牟新勝—豫利中函字[年度]序號?欽州公司—桂利欽函字[年度]序號?瀏陽項目—湘利瀏函字[年度]序號2、集團公司總部對內(nèi)發(fā)文的編號規(guī)則為：利+中心簡稱+對內(nèi)發(fā)文種類+年度+序號?人力行政中心—利人+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?財務(wù)管理中心—利財+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?資金運營中心—利資+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?成本管理中心—利成+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?設(shè)計管理中心—利設(shè)+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?地產(chǎn)發(fā)展中心—利地+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?公共資源管理中心—利共+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?法務(wù)監(jiān)察中心—利法+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號例：湖南公司?財務(wù)部—湘利財+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?人力行政部—湘利人+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?地產(chǎn)發(fā)展部—湘利地+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?設(shè)計管理部—湘利設(shè)+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?項目管理部—湘利項+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?成本管理部—湘利成+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?市場營銷部—湘利營+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?客戶服務(wù)部—湘利客+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號2.3、項目公司對內(nèi)發(fā)文編號規(guī)則為：項目所在省份簡稱+利(公司簡稱)+項目名稱開第一個字+(對內(nèi)發(fā)文種類)字+[年度]+序號。例：廣西分公司欽州項目?人力行政部—桂利欽人+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?開發(fā)部—桂利欽開+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號?工程部—桂利欽工+(對內(nèi)發(fā)文種類)字[年度]序號第五條、發(fā)文程序1.1、各職能部門凡需以公司名義對外發(fā)文，其文稿先由經(jīng)辦人擬稿，文稿形成后由部門1.2、部門經(jīng)理審核合格后，經(jīng)辦人需到檔案室領(lǐng)取統(tǒng)一的發(fā)文編號，將發(fā)文編號填寫在文稿的右上方處，字體比正文題名小一號。1.4、公司領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后，由經(jīng)辦人將發(fā)文(需發(fā)出文件份數(shù)并預(yù)留公文原件一份檔案室存檔)到公章管理員處加蓋公章，并將公文原件一份在公章管理員處登記存檔。經(jīng)經(jīng)辦人擬稿部門經(jīng)理遞交公司領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核及簽發(fā)經(jīng)辦人正式發(fā)文公章管理員到檔案管理員處登記歸檔發(fā)文2.1、凡以各中心名義發(fā)文，其文稿先由經(jīng)辦人擬稿，文稿形成后由部門經(jīng)理負責(zé)核稿。2.2、部門經(jīng)理審核合格后，經(jīng)辦人需到檔案室領(lǐng)取統(tǒng)一的發(fā)文編號，將發(fā)文編號填寫在文稿的右上方處，字體比正文題名小一號。編號規(guī)則按對內(nèi)發(fā)文編碼規(guī)則編寫。2.3、文稿合格后，由部門經(jīng)理遞交上一級領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核及簽發(fā)。2.4、公司領(lǐng)導(dǎo)同意簽發(fā)后，由經(jīng)辦人將內(nèi)部發(fā)文(需發(fā)出文件份數(shù)并預(yù)留公文原件一份檔案室存檔)到各中心公章保管員處加蓋中心章，并將發(fā)文原件一份在中心文員處登記存檔。各中心文員每月月底移交當(dāng)月所發(fā)文件到檔案室處。2.5、當(dāng)月月底檔案管理員需統(tǒng)計各中心領(lǐng)取編號情況，如各中心文員所交文件與編號不相符，或沒有領(lǐng)取編號便將公文發(fā)布，將追究各中心領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。合格員處發(fā)文第六條、收文程序3、各中心\部門文員遞交收文到檔案室處時，需統(tǒng)一在收文歸檔登記表內(nèi)逐一登記。文的右上角處蓋上公司收文章，做好簽收、錄入歸檔、整理、掃描等程序。凡是公司絕密、機密類文件都需在文件收文章下方蓋上絕密或機密章。各各中心\部門經(jīng)辦人將文件統(tǒng)一交到文員處文員收集登記后交到檔案室歸檔行政部檔案管理員接收、登記文件蓋收文章錄入數(shù)據(jù)到系統(tǒng)內(nèi)掃描上傳掃描文件到檔案系統(tǒng)內(nèi)歸檔整理第七條、公文合同日常管理1、各中心\部門自產(chǎn)的公文，都需復(fù)印一份存在本中心內(nèi)，以備中心其他人員查閱。2、各類公文需統(tǒng)一登記在文件登記表內(nèi)，表內(nèi)應(yīng)包括編號、文件名稱、文件單位、份數(shù)等。、對內(nèi)發(fā)文、收文，并各自存放在資料盒內(nèi)，每一資料盒以年份為限，文件登記表第二部分規(guī)范文件管理辦法第八條、本管理辦法適用于集團規(guī)范、管理類文件。第九條、各類規(guī)范文件的版本號用來標(biāo)識文件的修改狀態(tài)，格式為大寫英文字母與阿拉伯第十條、規(guī)范類文件格式的樣板(僅限于管理類文件使用)第十一條、規(guī)范類文件編號統(tǒng)一為：LH(利海簡稱)+部門簡稱+年份+序號。部門簡稱人力行政中心HumanResourcesAdministrativeCenterHR財務(wù)管理中心FinancialManagementCenterM資金運營中心FundsOperationCenterF成本管理中心CostManagementCenter設(shè)計管理中心DesignManagementCenterM地產(chǎn)發(fā)展中心RealEstateDevelopmentCenter公共資源管理中心PublicResourcesManagementCenterR法務(wù)監(jiān)察中心LegalAffairsSupervisionCenter本市場部InternationalCapitalMarketDepartment?人力行政中心—LH-HR-2008-001?財務(wù)管理中心—LH-FM-2008-001?資金運營中心—LH-FO-2008-001?成本管理中心—LH-CM-2008-001?設(shè)計管理中心—LH-DM-2008-001?地產(chǎn)發(fā)展中心—LH-RE-2008-001?公共資源管理中心—LH-PR-2008-001?法務(wù)監(jiān)察中心—LH-LA-2008-001新增的職能部門編碼按此規(guī)則類推。形成后由中心負責(zé)人審核。行討論，確定更改與否。格合格報行政總裁審核及合格經(jīng)辦人將文件交檔案室合第三部分文檔借閱管理辦法第十三條、為進一步加強檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案工作的社會效益，現(xiàn)就有效提供檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和各項工作服務(wù)制定本第十四條、集團檔案提供利用實行集中統(tǒng)一管理，由人力行政中心行政部檔案室負責(zé)。第十五條、本集團檔案只供內(nèi)部員工查閱、借閱，原則上不對集團以外員工借閱。第十六條、凡需借閱檔案，請?zhí)顚懡栝嗁Y料登記表，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理。記表NO:預(yù)預(yù)計歸還序號資料名稱密級事由①②③④⑤⑥經(jīng)辦人領(lǐng)導(dǎo)閱公司機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可辦理。況借閱中心第十七條、借出檔案要在規(guī)定期限內(nèi)歸還，延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。第十八條、凡查閱、借閱公司重要文件或帶絕密、機密級文件，需管線領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十九條、需借閱公司資料辦理相關(guān)業(yè)務(wù)而不歸還的，需管線領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。第二十條、對超過3次逾期不還檔案或丟失檔案的人員，檔案室將停止對其借案，直至原借檔案歸還或丟失檔案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)處理后方可恢復(fù)借閱檔案。第二十一條、檔案借閱時必須當(dāng)面檢查清楚，不得自行外借或轉(zhuǎn)借，不得隨意更改、摘抄核對，檢查無誤后，方可帶走。第二十二條、檔案歸還時，經(jīng)雙方核對無誤后方可辦理歸還手續(xù)。如發(fā)生丟失、泄密情況，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)措施，妥善處理。第二十三條、集團檔案不得帶出辦公樓以外場地，更不得帶至公共場所，如外出業(yè)務(wù)，必須攜帶檔案的，需經(jīng)主管部室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對外帶的檔案必須保證其安全。第二十四條、凡檔案查閱借閱者，均應(yīng)承擔(dān)檔案的安全、保密之責(zé)。查閱檔案時嚴(yán)禁吸煙。第二十五條、凡自行轉(zhuǎn)借檔案或以個人名義為親友借閱檔案，自行摘抄、復(fù)制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至公共場所、宿舍或其他不適宜的地對有意損壞和竊取檔案者，根據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理。第四部分文檔保密制度確保檔案的安全。第二十七條、公司任一人員均有責(zé)任和義務(wù)保守公司的經(jīng)營管理機密，未經(jīng)公司或中心負營情況、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。第二十八條、公司以下文件需嚴(yán)格保密：公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；人事決策中的秘密事項；業(yè)主資料；財務(wù)檔案、數(shù)據(jù)；招標(biāo)項目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件；重要客戶，重要的貿(mào)易渠道；公司證件；公司規(guī)定不公開的財務(wù)、銀行帳戶帳號；其它董事會或公司管理層確定應(yīng)當(dāng)保守的公司秘密事項。第二十九條、任何任不得利用職務(wù)之便，擅自攜帶公司重要文件外出。第三十條、有權(quán)閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負有關(guān)責(zé)任，務(wù)必妥善保管第三十一條、檔案管理系統(tǒng)要采用先進技術(shù)手段，加強安全保密和防病毒措施，定期作好備份，防止“黑客”入侵。人員離開要退出電腦系統(tǒng)，要設(shè)置個人使用密碼和權(quán)限，防止他人入侵或越權(quán)使用。第三十二條、負責(zé)保密檔案的工作人員因外出或請假，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)指定專人接替工作，不得私自找人頂替。第三十三條、銷毀檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照銷毀制度辦理，嚴(yán)禁自作主張，私自銷毀或出售。意進入檔案庫房。第五部分合同管理辦法第三十五條、為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，并結(jié)合公司的實際情況，制訂本辦法第三十六條、本集團合同包括公司公共類、其他類、辦公類合同，項目的工程類、設(shè)計類、銷售類、商品房買賣類、租賃類合同。第三十七條、合同編號規(guī)則：集團公共類及其他類合同：利公合[年份]序號南湖及世紀(jì)綠洲項目類合同分工程類、設(shè)計類、銷售類合同，編號為：1.南湖/綠洲工合[年份]序號2.南湖/綠洲設(shè)合[年份]序號3.南湖/綠洲銷合[年份]序號5.本合同編號規(guī)則只適用南湖及綠洲項目,新的項目另按編號規(guī)則第三十八條、除南湖及綠洲外，新的項目按新的合同編號指引2、合同代碼種類：A括：勘探、設(shè)計、監(jiān)理類、工程其他類咨詢；?B類：工程施工類，包括：建〔構(gòu)〕筑物的建筑、安裝、裝修、市政、園林等工程的施工合同(含主體合同、專業(yè)工程合同)；C?D類：營銷類，包括：物料制安、廣告制作、廣告發(fā)布、營銷代理、現(xiàn)場促銷、營銷策劃等(廣告牌制作涉及到土建工程的，也歸于此類)；帶等；3、合同編號章的編號規(guī)則項目所在省簡稱—所在城市—合同性質(zhì)種類—合同代碼種類—年份—流水代碼—補充代碼(有補充合同時用)地地區(qū)公司合同性質(zhì)種類合同代碼種類合同編號廣東公司公司合同A—G粵－廣州－公－A－07－001河南公司公司合同A—G豫－鄭州－公－A－07－001湖南公司公司合同A—G湘－長沙－公－A－07-001廣西公司公司合同A—G桂－南寧－公－A－07-001貴州公司公司合同A—G黔－貴陽－公－A－07-001海南辦事處安徽辦事處公司合同公司合同A—GA—G瓊－?？冢瑼－07-001皖－合肥－公－A－07-001項目所在省簡稱—所在城市—合同性質(zhì)種類(項目簡稱)—合同代碼種類—年份—流水代碼—補充代碼(有補充合同時用)合同編號合同編號粵－廣州－赤－A－07-001豫－鄭州－南－A－07-001豫－鄭州－雁－A－07-001湘－長沙－含－A－07-001桂－南寧－東－A－07-001合同性質(zhì)種類項目合同(赤)項目合同(南)項目合同(雁)項目合同(含)項目合同(東)項目合同項目合同項目合同合同代碼種類A—GA—GA—GA—GA—GA—GA—GA—G項目名稱廣州赤崗項目鄭州南陽寨項目鄭州雁鳴湖項目長沙含浦項目南寧東盟項目備注：本項目名稱屬集團內(nèi)部使用名稱，且由于營銷命名的確定時間一般相對較晚，因此可不與營銷命名保持一致。4.1、若原合同發(fā)生補充合同或補充協(xié)議的，必須在原合同號后面另加兩位級長的后輟碼，編號。為“豫－鄭州－雁－B－07-001-01”。第三十九條、合同的編號及歸檔各中2、錄入后，將合同會簽表、合同原件三份、廉潔協(xié)議、真實發(fā)票保證書及合同其它附件遞交到公章管理員處加蓋公章并編號、審核。3、合同審核合格后，由公章管理員統(tǒng)一遞交到檔案管理員處歸檔。4、當(dāng)月月底將發(fā)生錢款的合同統(tǒng)計后，移交一份原件給財務(wù)部門已作購買合同印花稅之各經(jīng)各經(jīng)辦人將合同錄入到明遞交到公章管理員處在明源系統(tǒng)上審核合同錄蓋合同編號章將合同數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)歸檔務(wù)管理中心一份以作購買合同印花稅之用加蓋合同章第四十條、合同借閱關(guān)鍵字方可借閱。一般合同借閱需中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四十一條、各職能部門需委派一人組成檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。的具有長遠利用價值的檔案，都應(yīng)永久保存；在一定時期內(nèi)具有保存和利用價值的檔案，為定期保存；介于兩種保管期限內(nèi)的檔案，其保管期限一關(guān)人員簽字。檔案鑒定、銷毀登記表序號類別/文件名稱密級檔案文件(卷、冊、件)人檔案情況法檔案鑒定結(jié)果及銷人力行政中心及結(jié)論總裁意見監(jiān)交人簽名銷毀方式銷毀地點銷毀日期第四十五條、對無保存價值或已過保管期限不需延期而剔除的檔案，必須按檔案資料銷毀記。定時間規(guī)定為每三年鑒定一次，鑒定后銷毀一次。第四十七條、檔案剔除銷毀時，必須由檔案部門指派專人銷毀，銷毀與鑒毀后應(yīng)在銷毀清將鑒定中形成的材料組成工作卷，妥善長期保存。第七部分檔案庫房管理制度第四十九條、檔案庫房由專人負責(zé)管理，庫房鑰匙由庫房保管員專人保管，非庫房管理人員未經(jīng)同意不得進入。下班前，庫房門必須鎖好，關(guān)閉窗戶。保持整潔，不準(zhǔn)堆放無關(guān)檔案的其它雜物，檔案資料及其裝具排列科學(xué)，檔在檔案柜、密集架內(nèi)。第五十一條、貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，切實做好“八防”即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強光等工作。第五十二條、庫房管理人員必須按規(guī)定使用空調(diào)機、抽濕機及消防等庫房設(shè)備、設(shè)施，并定期檢查、維護設(shè)備、設(shè)施的完好。第五十三條、庫房管理人員必須按時做好庫房內(nèi)溫濕度的測記、調(diào)節(jié)、控制工作，及時調(diào)節(jié)溫濕度，將溫度控制在14—24℃±2℃，相對溫度控制在45—60%±5%。第五十四條、檔案資料箱柜內(nèi)定期更換殺蟲劑，聲像檔案箱柜放干燥劑，防止檔案資料蟲蛀、霉變。第五十五條、庫房內(nèi)禁止吸煙和使用明火。嚴(yán)禁將易燃、易爆物品帶至庫房內(nèi)。庫房的電源線路、開關(guān)應(yīng)經(jīng)常檢查，及時排除隱患，下班時要切斷電源。第五十六條、查閱利用完畢的檔案資料應(yīng)及時放回存放位置，以免混亂、丟失或失密。第五十七條、對庫藏檔案資料的安全，最少每年年終全面檢查、清點或翻頁一次。如發(fā)現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象或發(fā)生可疑、意外情況，應(yīng)及時檢查，檢查清點情況和發(fā)現(xiàn)的問題或隱患，應(yīng)做好記錄并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。第五十八條、庫房管理人員變動工作崗位時，必須辦妥清點交接手續(xù)，在交接登記本上簽名，并有一證明人簽名。第八部分圖書管理制度1、各中心\部門人員購買圖書前請先到行政部檔案室查閱公司現(xiàn)有書籍目錄，避免重復(fù)購買，并將擬購買的圖書類型及數(shù)量報中心負責(zé)人批準(zhǔn)后方可購買。需將書籍存在申購中心，請在圖書登記存檔時說明，并在圖書登記表備注欄處注明書籍存放部門。3、未經(jīng)行政部檔案室登記的圖書，財務(wù)部一律不予報銷購書費用。2、統(tǒng)一在圖書的右上角處蓋上公司圖書章，圖書統(tǒng)一登記在圖書登記表內(nèi)，登記內(nèi)容應(yīng)包版單位、購買中心\部門、購買人、購買份數(shù)等六項。圖書登記完后在購書發(fā)票背面蓋上圖書已登記歸檔章。圖書登記表購買中心購買人?圖書登記章圖書已登記歸檔章并定期檢查圖書的完整性，確保圖書齊全、整潔。第二節(jié)保密管理辦法第一條、為保守企業(yè)的秘密，維護企業(yè)的利益，特制定本辦法。行政部負責(zé)保密制度的監(jiān)督與管理。董事會或公司管理層確定應(yīng)當(dāng)保守的公司秘密事項。據(jù)員工職務(wù)和自身業(yè)務(wù)的情況，規(guī)定簽訂范圍，具體實施步驟如下：公司將不再與之續(xù)簽。如該崗位保密要求較高，公司還應(yīng)及時調(diào)整其崗位。1.2、新職員加入公司以后，應(yīng)與勞動合同同時簽訂。招聘專員在職員入職之前如實告知保密合同相關(guān)條款，并作為錄用條件之一。職員如不同意簽訂保密合同，應(yīng)不予錄用。如確實需要錄用，須經(jīng)集團人力行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后執(zhí)行。1.3、崗位發(fā)生變化，需重新約定脫密期或競業(yè)禁止條款的，應(yīng)在崗位調(diào)整一個月內(nèi)重新2.1、用人單位與掌握商業(yè)秘密的職員在勞動合同中約定保守商業(yè)秘密有關(guān)事項時，約定在勞動合同終止前或該職員提出解除勞動合同后的一定時間(即約定的脫密期限內(nèi))期期限約定建議原則如下：3.3、接觸機密數(shù)據(jù)或重大業(yè)務(wù)信息的職員，如：集團董事會辦公室負責(zé)股證事務(wù)、集團辦公室業(yè)務(wù)信息、集團融資管理、集團戰(zhàn)略研究、集團審計法務(wù)、集團產(chǎn)品線研發(fā)、品類研究人員、項目發(fā)展人員、設(shè)計項目負責(zé)人、人力資源部薪酬專員、掌握公司4.1、公司規(guī)定掌握商業(yè)秘密的職員在終止或解除勞動合同后的一定期限內(nèi)(6個月至2人單位任職，也不得自己生產(chǎn)與原單位有競爭關(guān)系的同類產(chǎn)品或經(jīng)營同類業(yè)務(wù)的時4.2、如簽訂了競業(yè)限制條款，該職員離職后，在競業(yè)限制期內(nèi)(不得超過兩年)公司支付給職員一定的經(jīng)濟補償金，每月支付的補償金額為職員離職前一個月工資的2/3。全年支付的補償金額為職員離職時上一年度的工資的2/3。4.3、競業(yè)限制條款的簽訂應(yīng)遵循謹慎原則，有針對性的對掌握大量機密的管理人員及關(guān)鍵技術(shù)人員實行競業(yè)限制。競業(yè)限制條款主要在以下人員中選擇使用：?板塊公司負責(zé)人及以上人員；?需簽訂競業(yè)限制條款的人員，由所在部門向所在單位人力資源部提出，報集團人力行政中心審核，由集團人力行政分管領(lǐng)導(dǎo)同意后簽訂。支保密合同書.保密合同書.doc保保密合同書(競業(yè)限制).doc，防止員工未經(jīng)同意下登陸使用。3、員工應(yīng)注意保管公司系統(tǒng)用戶密碼，防止外泄，以免造成不必要的損失。途徑向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)咨詢。散，不得復(fù)印、摘抄公司的秘密文件、資料，不得將公司的秘密文件、資料向無關(guān)人員出示或提供給外單位引用，不得將公司的任何秘密寫成文稿向報進投稿或編入公開發(fā)行的書籍。保密措施。取補救措施。密文件要采取防護措施，絕密文件的遞送要有兩人護送。期內(nèi)歸還。需繼續(xù)使用的，要辦理借閱手續(xù)。予批評教育、行政處分和經(jīng)濟處罰。10、對違反本規(guī)定或因故意泄露企業(yè)秘密以及利用企業(yè)秘密進行投機謀利，使企業(yè)的利益受法律責(zé)任。11、支持性文件LH-HR-011利海集團員工職務(wù)行為規(guī)范(A第三節(jié)印章管理辦法第一條、印章的類別指公司章、董事會章、監(jiān)事會章以及公司所屬分支機構(gòu)印章。2、專用印章指公司財務(wù)專用章、合同專用章、人力行政中心章(人事專用章)、各職能中心章以及分支機構(gòu)財務(wù)專用章、分公司人力行政部章等用于指定用途的印章。3、人名用章指以公司法定代表人、分支機構(gòu)負責(zé)人以個人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印章。1、公司印章統(tǒng)一由行政部制發(fā)或更換，并到公安部門辦理有關(guān)手續(xù)，由指定的刻制單位刻報行政總裁(集團)\公司總經(jīng)理(地區(qū)公司)同意后，由行政部印章保管人負責(zé)刻制并與需求中心\部門指定人員辦理交接手續(xù)，在行政部留樣備案。、各類印章規(guī)格1.2.1、公司印章、董事會印章、監(jiān)事會印章，外直徑為(40)毫米，圓形，帶五角星，材的規(guī)定執(zhí)行；1.2.2、外資公司印章，規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)主管機關(guān)的規(guī)定執(zhí)行；1.2.3、公司專用章(除財務(wù)專用章)外直徑為(38)毫米，圓形，材質(zhì)根據(jù)當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)主管1.2.4、人力行政中心\部門章(人事專用章)，外直徑為(38)毫米，圓形，帶五角星，材質(zhì)根據(jù)當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)主管機關(guān)的規(guī)定執(zhí)行1.2.5、財務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)主管機關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。2.印章的更換報行政總裁(集團)\公司總經(jīng)理(地區(qū)公司)批準(zhǔn)后再行辦理，統(tǒng)一由行政3.行政部印章管理員對所有印章的啟用，均要造冊登記填寫《XXXX公司印章登記冊》，啟章管理員在銷毀時要有銷毀記錄。第三條、印章的保管1、公司公章、合同專用章、人名用章統(tǒng)一由行政部印章管理員保管，各中心部門專用章自保管。3、公司印章由指定專人保管，所有印章必須存放在加鎖的柜屜內(nèi)，防止丟失，非保管人員。4、印章保管人要具備高度責(zé)任心，盡職盡責(zé)，不得自行決定加蓋印章處理問題，印章保管印章，并保證印章使用的安全,各級領(lǐng)導(dǎo)也不得越權(quán)使用印章。5、印章保管人如較長時間外出或不能到崗，事前應(yīng)向部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)安排做好印第四條、印章的使用管理1、經(jīng)辦人必須電腦打印填寫