新企業(yè)文件管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔七、企業(yè)文件管理制度(一)總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。(二)收文的管理第四條公文的簽收1.凡來廠公啟文件(除廠領導訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條〓公文的編號保管1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。第六條公文的閱批與分轉1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。3.為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第七條文件的傳閱與催辦。1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4.文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。(三)發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1.全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉。3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其余文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：(1)公布全廠規(guī)章制度；(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；(3)公布工廠體制機構變動或干部任免事項；(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；(6)其他有關全廠的重大事項；3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2)同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4.在工廠日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準后，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5.凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。6.各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。(四)發(fā)文程序與要求第十條〓發(fā)文程序規(guī)定：1.各單位需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5.兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；8.需經(jīng)會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打??；11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。(六)文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍：1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：(1)上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；(7)上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；(9)工廠日志和大事記；(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。第十六條立卷要求1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。(七)文件的銷毀第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔目的規(guī)定質量/環(huán)境/安全管理體系文件管理的流程、職責和工作要求，為質量/環(huán)境/安全管理體系文件的有效控制提供準則。范圍適用于的質量/環(huán)境/安全管理體系文件及資料的管理。職責行政部：負責公司所有質量/環(huán)境/安全管理體系文件、技術文件與相關資料的編號、發(fā)放、回收及歸檔管理工作各部門：負責本部門在用文件和資料的管理。定義4.1與ISO9001、ISO14001及OHSAS 18001的要求事項有關的全部文件及資料被叫做質量/環(huán)境/安全文件。質量/環(huán)境文件有以下幾種：1）構成質量/環(huán)境/安全體系的第一層次文件描述滿足ISO9001/ISO14001/OHSAS18001要求事項的質量/環(huán)境/安全體系文件。描述怎樣通過第二層次文件，滿足質量/環(huán)境/安全體系各管理要素的要求及其滿足方法。例：《質量管理手冊》/《安環(huán)管理手冊》2）構成質量/環(huán)境/安全體系的第二層次文件程序/管理制度/崗位說明書程序/管理制度：描述適用于質量/環(huán)境體系各管理要素的各種方法，以及所涉及部門的活動。例：《記錄控制程序》崗位說明書：針對各崗位的職責、權限進行規(guī)定。3）構成質量/環(huán)境/安全體系的第三層次文件工作文件描述各部門內作業(yè)管理和特定作業(yè)的實施方法或對環(huán)境因素進行控制的運行控制作業(yè)指導書例：《危險廢物收集運輸管理規(guī)定》質量/環(huán)境/安全記錄空表格為各質量/環(huán)境/安全活動提供證據(jù)的固定格式。例：《糾正/預防措施通知單》4.2受控文件與非受控文件區(qū)分定義管理方法受控文件由最新質量/環(huán)境/安全文件“原稿”復制的文件，保證它是最新的。作為“與質量/環(huán)境/安全有關活動的基礎”的文件，總是要與原稿保持同一狀態(tài)，不得進行添寫加注。①發(fā)給和接收要有簽收。②發(fā)文部門在文件上蓋紅色“受控”印章。③指定管理負責人④始終要保持最新版本非受控文件與管理文件同時分發(fā)的最新文件。在與質量/環(huán)境/安全有關的活動中和在其它生產(chǎn)活動等業(yè)務工作（制作、加工、檢驗、報價、成本核算、設備、模具、夾具、工具的制造及其它檢驗等）中使用，可以添寫加注，使用后作廢。使用時，要根據(jù)需要，與臺帳或電子計算機系統(tǒng)，受控文件對照確認其是最新版本。①省去簽收手續(xù)也可。②發(fā)文部門要加蓋藍色“非受控”印章。4.3外來文件外來文件是指從客戶或相關方發(fā)來的有關產(chǎn)品質量的規(guī)格、材料標準，以及由國家、地方的環(huán)境/安全法律法規(guī)、國家標準、客戶環(huán)境要求等文件。程序細則5.1文件編寫格式: 5.1.1程序文件編寫按以下格式: (1)目的(2)適用范圍(3)職責(4)定義(無時寫無)(5)程序細則(6)相關文件(無時寫無)(7)相關記錄(無時寫無) 5.1.2文件章節(jié)次編號: 1→1.1→1.1.1→1.1.1.1→1.1.1.22→2.1→2.1.1→2.1.1.1 5.1.3文件的頁碼格式為:頁次/總頁數(shù) 5.1.4版次:版本號文件版本號變更方式為;第一版→第二版(依此類推)5.2文件編號：5.1.1質量/環(huán)境/安全體系第一層次文件編號：DJ-P-□□5.1.2質量/環(huán)境/安全體系第二層次文件編號：DJ-W-□□5.1.3體系第三層次文件編號：a）質量/環(huán)境/安全工作文件（作業(yè)指導書）編號：DJ—WI—□□□□b）質量/環(huán)境/安全記錄空表格編號：DJ-BG-□□-□□5.2文件的制定、批準品質文件的種類編制者審議者批準者管理擔當者第一層次質量/安環(huán)管理手冊行政部管理者副代表最高管理者行政部第二層次程序各部門管理者副代表最高管理者行政部管理制度各部門管理者副代表最高管理者行政部崗位說明書各部門管理者副代表最高管理者行政部第三層次工作文件、記錄各部門各部門負責人管理者副代表編制部門5.3受控文件的分發(fā)、回收5.3.1文件制定或修訂后由行政部對文件進行編號、確定版本及版次等，并核對無誤后，登錄于《文件控制清單》上，由管理者代表確定發(fā)放范圍。5.3.2受控文件與非受控文件由行政部統(tǒng)一復印所需之副本份數(shù)后,于每頁的右下角加蓋紅色“受控”或藍色“非受控”章后發(fā)行(有效文件原件不需蓋任何印章,存行政部處).5.3.3收文單位在《文件發(fā)放與回收記錄》上簽收，若為修訂或廢止文件需收回舊版文件，文件回收時應注明數(shù)量，并記錄于《文件發(fā)放與回收記錄》上（非受控文件只作推廣用途，在文件修訂后不作任何更換）。若受控文件遺失，應注明原因并通知各部門以防誤用。5.3.4文件發(fā)行后,回收之舊版文件,除原件作為知識經(jīng)驗保留外,行政部應予以及時銷毀,保留之舊版原件正面蓋紅色“作廢”章,以予識別.5.3.5文件發(fā)放時如有缺頁、破損、字跡模糊或遺失等現(xiàn)象或因各部門工作需要需增發(fā)受控文件時，應填寫《文件補發(fā)申請單》并經(jīng)管理者代表核準后，向行政部申請補發(fā),不得以影印方式自行處理。5.3.6行政部應及時、準確的制定識別文件現(xiàn)行狀態(tài)的《文件控制清單》,保持其最新版本及持有有效份數(shù),且行政部及時進行發(fā)放,供各使用部門核對。5.4文件和表格修訂/變更:5.4.1質量/環(huán)境/安全文件的變更,只要沒有特別規(guī)定,則最初進行編制、確認（審議）、批準的同部門、組織內進行,并將修訂/變更的內容及理由寫入文件的履歷表中,外來文件不能修訂。5.4.2文件或表格新制定時的版次為第一版，經(jīng)過一次修訂后，文件和表格的版次變更為第二版,依此類推；各部門使用的表格必須與行政部保留的最新