某集團(tuán)合同管理辦法作業(yè)指引含表格

合同管理作業(yè)指指引編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人1.目的使合同的簽訂、履履行規(guī)范化，并并最大限度的的避免風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍適用于公司對外外采購產(chǎn)品或或服務(wù)類合同同的管理主，要包括設(shè)計(jì)咨咨詢類合同、施施工類合同、材材料設(shè)備類合合同、項(xiàng)目配配套類合同等等。3.定義索賠：當(dāng)供方存存在不履行合合同的行為或或履行合同沒沒有達(dá)到合同同要求時(shí)，向向其提出要求求支付違約金金或賠償損失失的行為。4.職責(zé)：事業(yè)部總經(jīng)理//集團(tuán)總裁根據(jù)《授權(quán)管理理手冊》中的的審批權(quán)限需需要由其決定定合作單位或或由其批準(zhǔn)實(shí)實(shí)施方案的項(xiàng)項(xiàng)目的相應(yīng)合合同的審批。成本部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)咨詢、項(xiàng)項(xiàng)目配套等合合同的審核；；組織工程及材料料設(shè)備采購合合同的起草、談?wù)勁屑岸ǜ?；；本部門起草合同同的編號、報(bào)報(bào)批、分發(fā)、保保存；組織本部門起草草合同的交底底及相關(guān)合同同執(zhí)行情況的的監(jiān)督、檢查查，并填寫《合合同執(zhí)行情況況記錄表》；；項(xiàng)目所有合同的的匯總、統(tǒng)計(jì)計(jì)。設(shè)計(jì)部勘察設(shè)計(jì)類合同同的起草、談?wù)勁屑岸ǜ?；；本部門起草合同同的編號、報(bào)報(bào)批、分發(fā)、保保存；本部門起草合同同的執(zhí)行情況況的跟蹤記錄錄，并填寫《合合同執(zhí)行情況況記錄表》。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)審核工程及及材料設(shè)備合合同；負(fù)責(zé)填寫《合同同執(zhí)行情況記記錄表》。工程部參與工程及材料料設(shè)備采購合合同的起草、談?wù)勁屑岸ǜ澹?；（主要?fù)責(zé)責(zé)技術(shù)部分的的編寫）審核工程及材料料設(shè)備合同。行政人事部負(fù)責(zé)事業(yè)部所有有合同的收集集、歸檔、整整理工作；行政人事部法務(wù)務(wù)人員負(fù)責(zé)公司合同中中所涉及法律律條款的審核核，合同條文文準(zhǔn)確性、嚴(yán)嚴(yán)謹(jǐn)性的審核核；負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行部部門向違約合合同單位進(jìn)行行索賠。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核工程及及材料設(shè)備合合同。5.工作程序合同辦理的原則則合法性原則：合合同管理必須須全面符合有有關(guān)法律法規(guī)規(guī)及行業(yè)規(guī)定定，使得公司司的權(quán)益能夠夠依法受到保保護(hù)。招標(biāo)原則：合同單位應(yīng)通過過招標(biāo)方式確確定，擬簽合合同正文及其其補(bǔ)充協(xié)議（包包括工程類合合同設(shè)計(jì)變更更與現(xiàn)場簽證證協(xié)議、工程程保修協(xié)議、廉廉潔合作協(xié)議議），應(yīng)作為為招標(biāo)文件之之附件一并發(fā)發(fā)給投標(biāo)單位位，投標(biāo)單位位需對其進(jìn)行行確認(rèn)。但以以下情形除外外：某項(xiàng)業(yè)務(wù)或產(chǎn)品品已經(jīng)集團(tuán)審審批確定了長長期合作伙伴伴；政府、行業(yè)壟斷斷或媒體廣告告等具有壟斷斷性質(zhì)的業(yè)務(wù)務(wù)；按其他程序文件件要求可以直直接采購的業(yè)業(yè)務(wù)。利益明晰原則：：合同應(yīng)清楚楚地界定、描描述各方的權(quán)權(quán)利和義務(wù)，以以杜絕模糊、歧歧義、推諉、扯扯皮現(xiàn)象；合合同中尤其應(yīng)應(yīng)有明確的、可可以界定清楚楚的合同價(jià)款款、結(jié)算辦法法及付款方式式；如果合同同價(jià)款可能調(diào)調(diào)整，則應(yīng)明明確調(diào)整依據(jù)據(jù)、調(diào)整方式式（如何計(jì)價(jià)價(jià)、總價(jià)如何何最后確定等等），并就各各類變更，如如工程類合同同設(shè)計(jì)變更與與現(xiàn)場簽證的的有效性、可可控性作出明明確規(guī)定。標(biāo)準(zhǔn)文本原則：：訂立合同應(yīng)應(yīng)當(dāng)采用公司司統(tǒng)一制訂的的合同標(biāo)準(zhǔn)文文本；尚未制制訂標(biāo)準(zhǔn)文本本的，參照公公司或集團(tuán)以以前最相類似似的合同標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)文本。事前簽訂原則：：對應(yīng)該簽訂訂書面合同書書并有款項(xiàng)收收付內(nèi)容的業(yè)業(yè)務(wù)需事先簽簽訂合同，然然后開始履行行。特殊緊急急情況下，應(yīng)應(yīng)有審批權(quán)限限領(lǐng)導(dǎo)的審批批，但應(yīng)在一一周內(nèi)按已審審批內(nèi)容簽訂書面面合同，補(bǔ)全全手續(xù)。訴訟原則（適用用于工程類合合同）：工程程類合同條款款中關(guān)于合同同爭議解決辦辦法一律采用用訴訟方式解解決，不得選選用仲裁或其其他方式。合同的起草、談?wù)勁?、定稿、編編號設(shè)計(jì)類合同設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)根據(jù)據(jù)設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)計(jì)劃要求完成成設(shè)計(jì)合同的的起草、談判判、定稿（合合同一式六份份）。施工/監(jiān)理合同同成本部根據(jù)承包包商進(jìn)場計(jì)劃劃要求，在完完成承包商選選擇工作后，及及時(shí)組織完成成施工/監(jiān)理合同的的起草，由成成本部負(fù)責(zé)合合同的談判及及最終定稿，工工程部、法務(wù)務(wù)人員等參與與合同的談判判（合同一式式七份）。材料/設(shè)備合同同成本部根據(jù)材料料/設(shè)備進(jìn)場計(jì)計(jì)劃要求，在在完成承包商商及供應(yīng)商選選擇工作后，及及時(shí)組織完成成材料/設(shè)備合同的的起草、談判判和定稿（合合同一式八份份）。合同的審批設(shè)計(jì)類合同設(shè)計(jì)部將定稿后后的合同及附附件，連同《合合同審批表》一一起傳至成本本部審核。成本部對合同條條款進(jìn)行復(fù)核核后，提交財(cái)財(cái)務(wù)部審核，審核后交行政人事事部法務(wù)人員員進(jìn)行法律審審核，再交設(shè)設(shè)計(jì)部分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)《授授權(quán)管理手冊冊》的審批權(quán)權(quán)限進(jìn)行權(quán)限限內(nèi)的審批，權(quán)權(quán)限外合同經(jīng)經(jīng)審核后交總總經(jīng)理審批。審批完的合同由由行政人事部部根據(jù)公司的的印章管理權(quán)權(quán)限加蓋合同同章并存檔《合合同審批表》后后轉(zhuǎn)至設(shè)計(jì)部部，合同成立立。工程、材料設(shè)備備合同成本部將工程合合同及附件（定定標(biāo)單位審批批表、中標(biāo)通通知書、招標(biāo)標(biāo)文件等），連連同《合同審審批表》一起起傳至對應(yīng)項(xiàng)項(xiàng)目部進(jìn)行審審核，項(xiàng)目部部審核后提交交工程部。工程部對合同條條款進(jìn)行審核核，審核完成成后提交財(cái)務(wù)務(wù)部復(fù)核，復(fù)復(fù)核后交行政政事部法務(wù)人人員進(jìn)行法律律審核，再交交成本部分管管領(lǐng)導(dǎo)審核，合合同金額在200萬以內(nèi)的提提交事業(yè)部總總經(jīng)理審批；；合同金額在在200萬以上的，由由事業(yè)部總經(jīng)經(jīng)理審核后，提提交集團(tuán)成本本管理部審核核，成本管理理部分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審核，集團(tuán)團(tuán)總裁審批。審批完的合同由由行政人事部部根據(jù)公司的的印章管理權(quán)權(quán)限加蓋合同同章并存檔《合合同審批表》后后轉(zhuǎn)至成本部，合同同成立。合同簽署的原則則合同原則由對方方優(yōu)先簽字蓋蓋章。合同審批原則上上應(yīng)按順序依依次作業(yè)，特特殊情況下經(jīng)經(jīng)公司管理層層同意，各級級審批人可同同步作業(yè)，或由管管理層召集會會議審批。合同經(jīng)雙方簽字字、蓋章后，按按法律、法規(guī)規(guī)規(guī)定或合同同約定必須辦辦理公證手續(xù)續(xù)的由合約部部門負(fù)責(zé)辦理理，按法律規(guī)規(guī)定必須經(jīng)政政府有關(guān)部門門批準(zhǔn)才能簽簽訂的合同必必須經(jīng)批準(zhǔn)后后才能簽訂。審批“簽字組合合”每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同同的簽訂，須須按“審批程序”的規(guī)定，完完成“簽字組合”?！昂炞纸M合”是是指各部門的的經(jīng)濟(jì)合同簽簽訂時(shí)應(yīng)根據(jù)據(jù)審批程序和和審批權(quán)限在在“合同審批及合同蓋章審批批表”上完成必要要的審批簽名名。當(dāng)部門經(jīng)理外出出時(shí)，受托者者應(yīng)出具部門門經(jīng)理授權(quán)的的委托書，委委托書須注明明委托的事項(xiàng)項(xiàng)、委托的權(quán)限以及及委托的期限限。負(fù)責(zé)“合同印章章”的管理員和和負(fù)責(zé)公司“公章”的管理員，只只給完成了“簽字組合”的經(jīng)濟(jì)合同加蓋蓋經(jīng)濟(jì)合同印印章或公章，對對于未完成“經(jīng)濟(jì)合同審審批表”的合同，印印章管理員拒拒絕予以蓋章章。未經(jīng)審核核、未加蓋經(jīng)經(jīng)濟(jì)合同印章章的合同，財(cái)財(cái)務(wù)管理部門門拒絕執(zhí)行。合同文件的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接收由合同同經(jīng)辦部門經(jīng)經(jīng)辦人或其委委托人負(fù)責(zé)。合同的編號、登登記、保管、存存檔事業(yè)部各責(zé)任部部門負(fù)責(zé)按《合合同分類及編編號管理作業(yè)業(yè)》的規(guī)定對對合同進(jìn)行編編號。合同起草部門負(fù)負(fù)責(zé)將簽訂的的合同做以下下處理：設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)將設(shè)設(shè)計(jì)合同分發(fā)發(fā)給乙方2份，成本部1份，部門存存檔1份，財(cái)務(wù)部1份，行政人人事部檔案室室1份；成本部負(fù)責(zé)將工工程及材料設(shè)設(shè)備合同分發(fā)發(fā)給乙方2份，項(xiàng)目部1份，部門存存檔1份，工程部1分，財(cái)務(wù)部1份，行政人人事部檔案室室1份，集團(tuán)成本管管理部備案1份。合同的交底、執(zhí)執(zhí)行、反饋與與總結(jié)合同的交底：在在合同簽訂之之后，合同起起草部門一般般至少就主體體合同向合同同執(zhí)行部門有有關(guān)人員進(jìn)行行合同講解交交底，，并將將交流情況形形成會議紀(jì)要要。工程及材料料設(shè)備合同的的交底可說明明工期、質(zhì)量量、工程范圍圍、付款方式式、發(fā)包單位位職責(zé)（即甲甲供材料設(shè)備備、甲方限價(jià)價(jià)、甲方分包包等范圍）、總總分包的關(guān)系系等，以便各各崗位人員協(xié)協(xié)調(diào)、配合。合同執(zhí)行合同執(zhí)行部門有有責(zé)任按合同同條款要求對對合同全面執(zhí)執(zhí)行，執(zhí)行部部門、成本部部、財(cái)務(wù)部三三方相互復(fù)核核和監(jiān)督。有關(guān)合同履行中中的書面函件件、文書、電電報(bào)等均為合合同的組成部部分，相關(guān)人人員應(yīng)及時(shí)積積極地收集、整整理、保存有有關(guān)資料，為為索賠做好基基礎(chǔ)工作。對合同履行過程程中的違約情情況或違反合合同的干擾事事件，合同履履行部門應(yīng)及及時(shí)查明原因因，通過取證證，按照合同同規(guī)定，及時(shí)時(shí)、合理、準(zhǔn)準(zhǔn)確地向?qū)Ψ椒教岢鏊髻r（含含違約）。由由于對方責(zé)任任，我方權(quán)益益受損時(shí)，簽簽約部門有責(zé)責(zé)任收集證據(jù)據(jù)并報(bào)行政人人事部法務(wù)崗崗，及時(shí)追究究對方的責(zé)任任。當(dāng)我方接接到對方的索索賠（含違約約）書面報(bào)告告后應(yīng)及時(shí)處處理、舉證或或反訴。對合同本身?xiàng)l款款在執(zhí)行過程程中如發(fā)生糾糾紛，合同履履行單位應(yīng)及及時(shí)分析查明明原因，并報(bào)報(bào)行政人事部部法務(wù)人員，及及時(shí)與對方協(xié)協(xié)商解決，若若協(xié)商不成時(shí)時(shí)，根據(jù)合同同約定，在法法律規(guī)定的時(shí)時(shí)效內(nèi)向仲裁裁機(jī)關(guān)申請仲仲裁或向人民民法院提起訴訴訟。合同反饋：合同同執(zhí)行部門將將合同執(zhí)行過過程中發(fā)現(xiàn)的的問題及時(shí)填填寫《合同履履行反饋表》反反饋給合同起起草部門。各部門根據(jù)相關(guān)關(guān)程序規(guī)定對對合作商進(jìn)行行評定工作；；起草部門根據(jù)《合合同履行反饋饋表》填寫《合合同執(zhí)行情況況匯總表》，如如無反饋記錄錄則不必填寫寫。合同變更、補(bǔ)充充協(xié)議的簽訂訂合同依法訂立后后受法律約束束，不得擅自自變更或解除除。若確需變變更或解除時(shí)時(shí)，由合同簽簽訂人查明原原因，提出意意見，經(jīng)批準(zhǔn)準(zhǔn)簽訂的部門門審核后，再再同對方協(xié)商商，達(dá)成一致致意見，并依依法簽署變更更或解除合同同的書面協(xié)議議；合同變更更必須由原合合同簽訂部門門負(fù)責(zé)更改，按按合同評審程程序辦理合同同變更評審經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)后辦理理書面的合同同變更手續(xù)，做做好變更文件件的整理、保保存和歸檔工工作，變更后后的合同與原原合同發(fā)放的的范圍相同。對于特殊情況下下合同履行過過程中的合同同中止，必須須及時(shí)辦理中中止手續(xù)，收收集因中止合合同給我方帶帶來的經(jīng)濟(jì)損損失的證據(jù)和和資料，以及及時(shí)追究對方方的責(zé)任，中中止的合同又又恢復(fù)繼續(xù)履履行時(shí)，依相相同的程序辦辦理恢復(fù)手續(xù)續(xù)，合同的中中止和恢復(fù)都都必須書面通通知本公司總總經(jīng)理辦公室室。對于合同的終止止，合同履行行部門應(yīng)做好好終止記錄，收收集履行過程程中所有與合合同有關(guān)的文文件，做好經(jīng)經(jīng)濟(jì)往來和合合同結(jié)算工作作，辦理解除除合同的手續(xù)續(xù)，資料由合合同部門保存存。合同資料信息處處理成本管理部按項(xiàng)項(xiàng)目不同對除除前期類合同同外的其余七七大類合同進(jìn)進(jìn)行匯總、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)，編制《**項(xiàng)目合同臺帳帳》，并保證證實(shí)時(shí)進(jìn)行更更新。由財(cái)務(wù)管理部負(fù)負(fù)責(zé)每月將登登記蓋章的合合同目錄信息息送交成本管管理部，以便便核實(shí)合同臺臺賬，防止遺遺漏。責(zé)任與獎懲合同洽談、簽訂訂人員應(yīng)具有有相應(yīng)的業(yè)務(wù)務(wù)能力和專業(yè)業(yè)知識，遵紀(jì)紀(jì)守法，嚴(yán)禁禁借工作之便便假公濟(jì)私，嚴(yán)嚴(yán)禁簽訂違法法合同、無效效合同、權(quán)利利義務(wù)不對等等和執(zhí)行后不不利于本企業(yè)業(yè)的合同。任何單位和個人人均有權(quán)檢舉舉、揭發(fā)利用用合同進(jìn)行違違法活動的行行為，對檢舉舉揭發(fā)有功人人員，依照國國家有關(guān)規(guī)定定給予獎勵并并負(fù)責(zé)保密。對下列情況之一一的，須根據(jù)據(jù)情況追究有有關(guān)責(zé)任人員員的行政、經(jīng)經(jīng)濟(jì)直至法律律責(zé)任：在合同簽訂過程程中，違反本本管理規(guī)定，玩玩忽職守給本本企業(yè)造成損損失的。未經(jīng)授權(quán)或超越越代理權(quán)限，不不依規(guī)定程序序?yàn)E簽合同，簽簽訂無效合同同，給本企業(yè)業(yè)造成損失的的。在合同履行過程程中，由于單單位、部門或或個人失職致致使合同不能能正常履行給給本企業(yè)造成成損失的。在簽訂、履行合合同過程中，利利用職權(quán)和工工作之便索賄賄受賄，徇私私舞弊致使國國家和企業(yè)的的利益受到損損害的。6.支持文件《工程及材料設(shè)設(shè)備采購管理理流程》7.相關(guān)記錄《合同審批表》（注：適用于各類合同起草后的審批過程）《**項(xiàng)目合同同臺帳》合同審批表經(jīng)辦部門：