燕京惠泉 砍掉OA“雞肋”

燕京惠泉砍掉OA“雞肋”燕京惠泉啤酒股份有限公司計(jì)算機(jī)中心謝鋒年福建惠安一位姓王的資本家創(chuàng)辦了一家以地瓜干造酒的小作坊。這位王姓資本家不曾想到，70年，當(dāng)年小作坊竟成為了現(xiàn)在全國知名、掛牌上市的啤酒集團(tuán)——福建燕京惠泉啤酒股份有限公司（簡稱燕京惠泉）……前后70年，經(jīng)過國有改造、引啤酒露天大罐發(fā)酵新技術(shù)、通過GB/T19000-ISO9002質(zhì)量體系認(rèn)證上海證券交易所正式掛牌上市和北京燕京啤酒股份有限公司注資京泉一步步規(guī)范、成長了起來。隨著強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合子公司及托管公的增加燕京惠泉的規(guī)模不斷擴(kuò)大公司日常辦公的工作量也迅速增加公到處呈一片忙碌的景象：領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，日程安排緊湊；員工也是身影匆匆有的忙著擬定文件組織會(huì)審提交給領(lǐng)導(dǎo)有的忙著復(fù)印文件下發(fā)到各個(gè)部門，有的忙著給子公司的相關(guān)人員郵寄會(huì)議信函等。為改變復(fù)雜、低效的手工辦公方式，燕京惠泉決定引進(jìn)—辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，來方便內(nèi)部員工快捷地共享信息，高效協(xié)同地工作。話需求

打尖還住店“客官，您是打尖還是住店？”來往客棧的客人需求各不一樣，企業(yè)對(duì)于OA的求也各不相同。經(jīng)過調(diào)研分析，燕京惠泉對(duì)OA的用需求主要為：個(gè)人通信、信息共享、工作流和決策支持等。在燕京惠泉，沒有OA之，員工一般通過Q來進(jìn)行通信這在一定的安全隱患且不便于管理業(yè)部迫切需要個(gè)安全的即時(shí)通信平臺(tái)記錄和管理員工之間的工作通信內(nèi)容，提高對(duì)員工業(yè)務(wù)的監(jiān)督和管理水平。部門內(nèi)部和部門之間的信息溝通不通暢源能共享需要一個(gè)信息交流和資源共享平臺(tái)相人員都能便捷地借閱合同底稿技術(shù)中心新產(chǎn)品和市場部新產(chǎn)品包裝、查詢各車間月底報(bào)表等。另外，在企業(yè)運(yùn)作過程中，各種申請(qǐng)、審批、公文要在不同的人員和部門間簽轉(zhuǎn)，并需要進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這就更需要一個(gè)靈活的工作流處理機(jī)制和協(xié)同辦公系統(tǒng)。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí)要將決策信息及時(shí)快速地發(fā)布給各級(jí)相關(guān)人員作為他們決策和開展業(yè)務(wù)的依據(jù)此個(gè)有效的信息資源發(fā)布的機(jī)制和平臺(tái)對(duì)燕京惠泉來說也是至關(guān)重要的。做調(diào)研

技術(shù)架打擂臺(tái)引入OA的前期年半年惠泉組織人員到兄弟單位進(jìn)行考察已經(jīng)上線的。在考察的過程中，考察組發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位上存在四個(gè)問題：第一，盲目投資，見什么就上什么；第二，系統(tǒng)功能繁雜，中看不中用；第三，技術(shù)選型沒把關(guān)，后續(xù)開發(fā)維護(hù)成問題；第四，實(shí)施過程倉促，新增項(xiàng)目無法切入。OA，最貴不一定最合適。大多數(shù)廠商鼓吹自己的系統(tǒng)功能繁多，目的在于吸引用戶，可他們的產(chǎn)品在實(shí)戰(zhàn)中往往派不上用場。市面上的OA也有多種技術(shù)架構(gòu)，企業(yè)必須根據(jù)自身的技術(shù)力量和所處的IT環(huán)境進(jìn)技術(shù)選型備二次開發(fā)和維護(hù)套OA如果有自定義的模版，等系統(tǒng)上線、開發(fā)小組撤走以后，企業(yè)在經(jīng)營過程中要新增審批項(xiàng)目時(shí)入手。經(jīng)過前期的參觀考察，經(jīng)過若干次簡單的試用，燕京惠泉總結(jié)出了當(dāng)前的四種OA辦自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及其優(yōu)劣（如表所示）。

當(dāng)前常的四種OA系統(tǒng)的術(shù)架構(gòu)其優(yōu)劣勢分表技架類

技架介

優(yōu)

不基于LotusLotus是OA應(yīng)的最早倡

系統(tǒng)平臺(tái)具有內(nèi)置的

對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)功能相對(duì)Domino/Notes平臺(tái)的OA系

導(dǎo)者之一。是一個(gè)集文檔數(shù)據(jù)庫郵件系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)Web信發(fā)布、

E-mail系系安全較；系統(tǒng)平臺(tái)軟件較貴系統(tǒng)性高，支持多種操作系維人的要求較高；在統(tǒng)平臺(tái)，系統(tǒng)開發(fā)速度C/S結(jié)下利用Notes才能實(shí)現(xiàn)可視化集成開發(fā)環(huán)境于一體的基礎(chǔ)平臺(tái)，適處理非結(jié)構(gòu)化文檔信息并利用靈活的郵件機(jī)制在企業(yè)內(nèi)部傳遞文檔。

快。

然也持基于Web的開，但喪失了大部分的先進(jìn)功能；它在B/S應(yīng)用開發(fā)方面沒有優(yōu)勢，相由于使用私有的技術(shù)導(dǎo)致Web開發(fā)的效率低、功能差?；谖④浧脚_(tái)，這是在Microsoft平臺(tái)上應(yīng)采用這種模式開發(fā)的

ASP(ASP.Net)在實(shí)現(xiàn)復(fù)雜商業(yè)邏采用ASP(ASP.Net)

用較為廣泛的OA開發(fā)模式，OA系統(tǒng)簡單易用采用通常以NT/2000作B/S模式，客戶端實(shí)現(xiàn)

上有局限性，在大中型應(yīng)用中難以滿足性能要求，主要適合開發(fā)中小+MSSQLServer

為操作系統(tǒng)MSSQL

零維護(hù)，只需要瀏覽器

型網(wǎng)站和簡單管理系統(tǒng)。而且該模模式的OA系數(shù)庫采用ASP或作為開發(fā)語言。

(IE)就以訪問系統(tǒng)，具備資成本低、開發(fā)速度快、易于維護(hù)等特點(diǎn)。

式的運(yùn)行只局限于WindowsNT/2000操系統(tǒng)而不適用于Unix/Linux等他操作系統(tǒng)，安全性也比較低?；贚inux+Apache+Mysql的OA系統(tǒng)

是開放資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)平臺(tái)。

Linux是開放操作系統(tǒng)；Apache是最通用的網(wǎng)站服務(wù)器；MySQL是帶基于網(wǎng)絡(luò)管理附加工具的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫；PHP是行的對(duì)象腳本語言，使網(wǎng)絡(luò)開發(fā)更加有效，能

首先PHP缺乏多層結(jié)構(gòu)支持大型的系統(tǒng)負(fù)荷站點(diǎn)只能采用分布計(jì)算，將數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用邏輯層和表示邏輯層彼此分開，組成二維數(shù)組。而PHP恰缺乏這種支持。其次PHP提供的數(shù)據(jù)庫接口不統(tǒng)一多個(gè)不同的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)統(tǒng)一需要花費(fèi)很大的力氣?；贘SP/Java平臺(tái)的OA系

實(shí)現(xiàn)簡單的分布式兩層或三層的架構(gòu)。其原理與基于Microsoft平能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的商業(yè)邏臺(tái)的OA系類似，主要區(qū)輯系統(tǒng)模塊的可復(fù)用別在于采用了JSP/Java開性。其分層設(shè)計(jì)的結(jié)發(fā)語言可實(shí)現(xiàn)跨操作系統(tǒng)構(gòu)能保持清晰的系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)于多種硬件服務(wù)結(jié)。運(yùn)用MVC的計(jì)器。模式，可使OA具更加高效、合理的系統(tǒng)架構(gòu)戶端實(shí)現(xiàn)零維護(hù)。

開需要特定的環(huán)境，成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于PHP開出來的同類軟件產(chǎn)品但也正由于開的本較高也使得Java用發(fā)出的產(chǎn)品門檻更高。燕京惠泉屬于啤酒制造行業(yè)方面事務(wù)流程比較繁雜純用市面上的商品化軟件很難完全適合企業(yè)的具體需要有些市面上的商品化軟件還會(huì)摻雜一些中看不中用的功能模塊。因此，燕京惠泉需要一個(gè)自定義開發(fā)的，為企業(yè)量身定制的OA軟件選自己型

招自個(gè)的標(biāo)

經(jīng)過前期的產(chǎn)品考察和市場調(diào)研后2006初，燕京惠泉成立了以分管副總為組長，各職能部門負(fù)責(zé)人和計(jì)算機(jī)中心全體人員為成員的工作小組結(jié)本公司具體的應(yīng)用需求，對(duì)OA進(jìn)行術(shù)選型和工程招標(biāo)。為了能與公司其他軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合，燕京惠泉考慮OA選用SQL2000為據(jù)庫平臺(tái)，因?yàn)橐郧肮静捎玫挠糜沿?cái)務(wù)統(tǒng)和啤酒分銷系統(tǒng)采用的都是SQL2000數(shù)庫。同時(shí)為方便后續(xù)維護(hù)和二次開京泉建議開發(fā)商選用使用率比較高和使用范圍比較廣的ASP.Net開工具，因?yàn)榛贏SP.Net技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有運(yùn)行速度快、性能穩(wěn)定、可拓展等特點(diǎn)?？紤]到公司工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)熟悉程度高低不一，燕京惠泉建議開發(fā)商采用B結(jié)構(gòu)軟件的安裝只在服務(wù)器端進(jìn)行戶實(shí)現(xiàn)“零”安裝有系統(tǒng)管理及升級(jí)只在服務(wù)器端進(jìn)行，各客戶端無需任何設(shè)定，這樣在系統(tǒng)升級(jí)和更新時(shí)不會(huì)影響用戶的數(shù)據(jù)資料?；谝陨峡紤]燕京惠泉的工作組和開發(fā)商根據(jù)先前提出的應(yīng)用需求初步擬定了一些的常功能以用為出發(fā)點(diǎn)決砍掉那些可有可無利率低的“雞肋”功能，選擇了一個(gè)功能緊湊，滿足自己核心需求的，用戶容易上手的OA，常用功能模塊包括文件傳輸、自主流轉(zhuǎn)、固定審批、公文流轉(zhuǎn)等。實(shí)施即制、溝通、惑夏到2007年開發(fā)商在燕京惠泉工作小組的協(xié)調(diào)下，進(jìn)行了開發(fā)和試運(yùn)行，并在2007年年底上線運(yùn)行。項(xiàng)目施并不是件容易的事，而是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。實(shí)施就是控制項(xiàng)目邊界，就是溝通，就是用管理思維去發(fā)現(xiàn)問題，用技術(shù)思維來解決問題。業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實(shí)施中的關(guān)鍵步驟。系統(tǒng)實(shí)施人員在調(diào)研、分析過程中要從細(xì)處著手，了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)單據(jù)在各個(gè)部門之間是如何傳遞，各個(gè)崗位人員的職責(zé)是什么，每個(gè)人員做哪些工作等。在項(xiàng)目中經(jīng)常會(huì)有這樣的情況：在對(duì)審批項(xiàng)目和審批流程進(jìn)行分類時(shí)發(fā)現(xiàn)前期所做的調(diào)研有遺漏時(shí)溝通與協(xié)調(diào)是比較重要的。實(shí)施過程要注重用戶培訓(xùn)燕惠泉由各類參與人員水平參差不齊從簡單的入手，可以由點(diǎn)到面淺入深地引發(fā)他們對(duì)OA信賴，并啟發(fā)他們更廣泛深的需求。迅速地推廣和深入是為了盡快把技術(shù)應(yīng)用于管理中。在試運(yùn)行過程中，很多用戶不信賴OA的審批流程總是擔(dān)心它發(fā)出的批是否已經(jīng)到達(dá)下一審批人算到達(dá)了下一審批人是否留意到該待辦審批實(shí)戶全可以通過手機(jī)短信的方式進(jìn)行催辦可自己查詢所擬的審批已到達(dá)哪個(gè)環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見。實(shí)施過程中，實(shí)施方對(duì)每個(gè)階段都要提供相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，同時(shí)甲乙雙方要簽字備案，這樣在生實(shí)施變動(dòng)時(shí)有據(jù)可案資料在項(xiàng)目結(jié)束后將成為技術(shù)支持部門的文檔便他們后續(xù)的支持工作。在OA的運(yùn)行過程中，燕京惠曾考慮整合原有的MDAEMON電子郵件系統(tǒng)，但是在隨后的調(diào)試過程中，發(fā)現(xiàn)公司各部門郵件的收發(fā)量很大，會(huì)影響OA流程批的響應(yīng)速度，而且通過OA接發(fā)子郵件會(huì)因插件問題造成不同程度的郵件亂碼漏發(fā)成功等問題最后燕京惠泉還是回了原來獨(dú)立的MDAEMON業(yè)郵件系統(tǒng)隨后的行業(yè)交流中，燕京惠泉發(fā)現(xiàn)有很多企業(yè)在OA升級(jí)程中，也把以前整合在一起的郵件系統(tǒng)分離了出來。用起來是硬道理無論什么系統(tǒng)如果應(yīng)用不起來，功能再好也是擺設(shè)OA應(yīng)舍棄一些不切實(shí)際、使用率不高的功能模塊比燕惠泉一開始上了一個(gè)“報(bào)銷管理”模塊是際應(yīng)用中涉及的報(bào)銷憑證的粘貼、票據(jù)的復(fù)核依賴于人工審核只有在全部憑證票審核通過再付款審批時(shí)，才適用網(wǎng)上審批，故而該模塊不切實(shí)際。后來燕京惠泉就放棄了這個(gè)模塊。

實(shí)際應(yīng)用中流程定義的變更非常普遍，比如調(diào)研時(shí)將“人事請(qǐng)假”模塊分類為固定審批，可是在實(shí)際應(yīng)用中卻發(fā)現(xiàn)存在很多客觀問題如病假、產(chǎn)假時(shí)，公司要求必須把醫(yī)院證明材料處方材料掃描成附發(fā)到人力資源部審核通過如果是公傷還需要同事的證明才能請(qǐng)假而事后補(bǔ)假等都是單操作人資源部只需留底核對(duì)月底獎(jiǎng)金即可基于以上多種原因，應(yīng)用一段時(shí)間后，燕京惠泉將“人事請(qǐng)假”設(shè)置為自主流轉(zhuǎn)。自主流轉(zhuǎn)和固定審批應(yīng)該建立一個(gè)可以自定義的工作模版版的內(nèi)容有申人部門、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)主題、申請(qǐng)事由、正文、附件。因?yàn)樵谲浖暇€正式使用的后期，開發(fā)人員已經(jīng)基本撤走了些續(xù)增申請(qǐng)事務(wù)很難再通過組織二次開發(fā)進(jìn)行完善時(shí)可以通過自定義模版進(jìn)行簡單的啟用。如最近燕京惠泉開始啟用的“帶薪年假”制度OA上需要增加“帶薪年假”的審批項(xiàng)目統(tǒng)人員就是通過原先保留的自定義模版它加到自主流轉(zhuǎn)的可批項(xiàng)目中。另外如何保障機(jī)要文件的安全何證流程流轉(zhuǎn)過程的安全？這類問題是企業(yè)高層比較關(guān)注的，燕京惠泉在OA系中相關(guān)的安全