絕對(duì)簡單高效時(shí)間管理技巧

絕對(duì)簡單的高效時(shí)間管理技巧任何一個(gè)成功的人，他的前提必定是要學(xué)會(huì)自我高效的時(shí)間管理，我們看看世界上有一些人特別有條理，他們會(huì)把每一分鐘都安排好，嚴(yán)格依據(jù)計(jì)劃做事。另一些人則和我們同樣，固然也會(huì)做計(jì)劃，但做事不必定會(huì)按計(jì)劃來。自然，世事變化莫測，我們一定見機(jī)而作。對(duì)那些工作變數(shù)較大的人來說，時(shí)間管理不可以是呆板僵化、不知變通的?要想簡化時(shí)間管理，就一定防止太僵化或太復(fù)雜的日程安排。靈巧的日程安排，掌控你的生活；有些人每日的時(shí)間都被卡得死死的，希望日程安排能靈巧一些。我對(duì)他們的建議是，盡可能簡化時(shí)間管理，與其讓日程安排掌控你的生活，不如學(xué)會(huì)活在當(dāng)下。詳細(xì)要怎么做呢？彭小東導(dǎo)師以為以下幾點(diǎn)很重要：第一、不要安排預(yù)定。有些人可能會(huì)大吃一驚，但這可不是什么新點(diǎn)子，并且對(duì)大部分人都合用。假如有人想提早預(yù)定，告訴他你不接受預(yù)定，讓他在想見你的時(shí)候提早一點(diǎn)打電話過來，看看你有沒有空。假如你有空，就和他會(huì)面。假如你想多做點(diǎn)正事的話，彭小東導(dǎo)師建議你把預(yù)定減到最少。有些活動(dòng)是你能夠記在日程安排上，但不必定要去參加的。這樣一來，你就能夠看見自己還有哪些選項(xiàng)，而不是讓日程安排掌控你的生活?？墒?，彭小東導(dǎo)師仍是建議不要在日程安排上寫太多東西。假如不安排日程，你該做些什么呢？弄清任務(wù)的優(yōu)先序次，據(jù)此決定你應(yīng)當(dāng)做什么事，能夠投入多少時(shí)間和精力。學(xué)會(huì)活在當(dāng)下，每1次只專注于一項(xiàng)任務(wù)，完整沉醉在工作中。假如你對(duì)某項(xiàng)任務(wù)毫無熱忱，那就找件感興趣的事去做。你對(duì)任務(wù)越有熱忱，投入的精力就會(huì)越多，最后結(jié)果也就會(huì)越好。完整沉醉在工作中，這類現(xiàn)象叫作“忘我”。不論是在科學(xué)界仍是家產(chǎn)界，這類現(xiàn)象近來都遇到了極大的關(guān)注。人們發(fā)現(xiàn)，“忘我”的狀態(tài)能讓人提升效率，感覺幸福。從根本上說，“忘我”就是一種全情投入的精神狀態(tài)。當(dāng)你渾身心投入工作時(shí)，憂如四周的全部都消逝了，你會(huì)忘記時(shí)間。我們都或多或罕有過這樣的經(jīng)歷，但要點(diǎn)是怎樣存心識(shí)地進(jìn)入這類狀態(tài)。彭小東導(dǎo)師感覺進(jìn)入“忘我”狀態(tài)的方法以下：選擇你熱愛的工作。假如你對(duì)某件事毫無興趣，就不可以能做到“忘我”。選擇有挑戰(zhàn)性的任務(wù)，但也別太難。假如任務(wù)太難，你會(huì)很難沉醉此中；假如任務(wù)太簡單，你則會(huì)感覺無聊。清除邪念。盡量不去想其余事，集中精力達(dá)成手頭的任務(wù)。清除所有擾亂要素，比方電話、電子郵件通知、即時(shí)信息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。沉醉在工作中。一旦開始工作，就一門心思撲在上邊，把其余東西通通忘記，讓四周的世界慢慢消逝，充滿激情地工作，享受此中的樂趣。請(qǐng)注意，你可能會(huì)忘記時(shí)間，耽擱下一個(gè)預(yù)定。這就是為何我建議你不要安排太多的預(yù)定。學(xué)會(huì)自我忘記2第二、每日清晨先決定當(dāng)日任務(wù)，弄清優(yōu)先序次假如你的日程安排很靈巧，你怎么知道某一時(shí)刻該做什么事？答案就是，弄清任務(wù)的優(yōu)先序次。彭小東導(dǎo)師常常提到的“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”吧。簡單來說，你每日清晨第一件事就是決定當(dāng)日要做什么任務(wù)。列一份“簡潔清單”，寫下你最想達(dá)成的三件事，也就是你的三項(xiàng)“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”你能夠再列一份清單，寫下你想批量辦理的小任務(wù)（留到當(dāng)日晚些時(shí)候再做）。自然，你當(dāng)日應(yīng)當(dāng)要點(diǎn)關(guān)注寫著三項(xiàng)“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”的清單，讓這份清單，而不是日程安排，掌控你一天的生?活。弄清優(yōu)先序次以后，接下來最要點(diǎn)的就是專注。我激烈建議你一次只專注于一件事。為了達(dá)成清單上的三項(xiàng)“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”，你需要挨次把所有精力投入每一項(xiàng)任務(wù)，做完一項(xiàng)再做下一項(xiàng)。關(guān)于喜愛同時(shí)辦理多項(xiàng)任務(wù)的人來說，這是一個(gè)巨大的改變。這么做不只更有效率，也更輕松。假如你喜愛在多項(xiàng)任務(wù)之間往返切換，可能得花一點(diǎn)時(shí)間才能習(xí)慣一次只做一項(xiàng)任務(wù)?？墒菦]關(guān)系，假如你發(fā)現(xiàn)自己分心了，只需要把思路拉回手頭的工作就行。堅(jiān)持下去，你很快就能輕松地解決“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”了。做手頭的工作時(shí)，你可能會(huì)想到接下來要做的事，可能會(huì)有同事來請(qǐng)你幫忙，也可能腦子里會(huì)蹦出新點(diǎn)子。千萬不要讓這些想法和懇求掌控你的生活。你能夠把半途插進(jìn)來的任務(wù)或想法記下來，等到晚些時(shí)候再辦理，而不是當(dāng)時(shí)就切換思想。你能夠?qū)懺诩埳?、筆錄本上或電腦文檔里（詳細(xì)看你把三項(xiàng)“頭3等要?jiǎng)?wù)”寫在了什么地方），而后持續(xù)做手頭的工作。達(dá)成手頭的工作后，再去翻一翻任務(wù)清單，看看你接下來該做什么。第三、“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”安排效率刪減任務(wù)，只關(guān)注投入產(chǎn)出比高的任務(wù)；你的任務(wù)越少，就越不需要?jiǎng)谏癜才畔群笮虼?。假如只關(guān)注投入產(chǎn)出比最高的任務(wù)，你就會(huì)更輕松，也更高效。你只需要用到最簡單的工具，壓力自然會(huì)減少。彭小東導(dǎo)師以為，這就是成功的要點(diǎn)。其實(shí)，任務(wù)管理和其余組織管理沒什么不同。彭小東導(dǎo)師的理念是，在做安排以前先刪減任務(wù)。假如你眼前只有三件任務(wù)，而不是二十件任務(wù)，就根本不需要去安排。從時(shí)間管理的角度來看，你應(yīng)當(dāng)把需要做的事減到最少。你能夠刪除任務(wù)，轉(zhuǎn)交他人，也能夠努力遲延或拒絕接手。假如你一直專注于簡化、減少和刪除，專注于最重要的東西，剩下來的事情就很簡單了。批量辦理任務(wù)除了三項(xiàng)“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”，你每日還有一些小任務(wù)需要達(dá)成。要點(diǎn)在于：小任務(wù)的優(yōu)先級(jí)不可以高于“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”；盡可能地批量搞定，節(jié)儉時(shí)間。電腦程序員稱這一招為“批量辦理”，也就是把相像的任務(wù)攢起來，一口氣搞定。這么做能省下在任務(wù)之間切換的時(shí)間，防止一會(huì)兒做重要任務(wù)，一下子打電話、發(fā)郵件、開項(xiàng)目會(huì)議，一會(huì)兒又去打電話。你只需要先把重要的任務(wù)做完，而后一口氣把電話打完，再一口氣把郵件發(fā)完。4減少切換，就減少了復(fù)雜性、節(jié)儉了時(shí)間、簡化了日程安排。把這類“批量任務(wù)”寫在待做事項(xiàng)清單上，就寫在三項(xiàng)“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”下方。你能夠給這類任務(wù)分分類（比方電話、電子郵件等），也能夠只列一份“批量任務(wù)”清單。彭小東導(dǎo)師激烈建議你晚些時(shí)候再辦理這些任務(wù)，而不是每日一大早就做。一天之計(jì)在于晨，把清晨最好的光陰留給“優(yōu)等要?jiǎng)?wù)”，先把它們做完，而后再集中精力，盡量一口氣搞定其余任務(wù)。什么樣的任務(wù)適合批量辦理？彭小東導(dǎo)師的建議以下：打電話。不要成天都忙著打電話，把需要打的電話列出來，而后一口氣打完。彭小東導(dǎo)師往常會(huì)留出三十分鐘打電話，但你的需求可能和彭小東導(dǎo)師不同樣。你也能夠只在固定的時(shí)間接電話，把其余時(shí)間打來的電話都轉(zhuǎn)到語音信箱。這能讓你集中精力達(dá)成重要的任務(wù)，而不是時(shí)時(shí)時(shí)被他人的電話打斷。查郵件。對(duì)大部分人來說，這都是個(gè)大問題。電子郵件已經(jīng)變得愈來愈重要，一不當(dāng)心便可能掌控我們的生活（會(huì)在下一章詳細(xì)議論這個(gè)問題）。簡單來說，你只需在每日固定的時(shí)間查郵件，就能實(shí)現(xiàn)批量辦理。彭小東導(dǎo)師建議每日查兩次，比方上午十點(diǎn)和下午四點(diǎn)。假如你感覺其余時(shí)間更適合，也沒問題。千萬不要每日清晨第一件事就是查郵件，否則你便可能被電子郵件纏住，沒法達(dá)成重要任務(wù)。出門做事。把需要走出家門或辦公室才能做的事一口氣搞定。你能夠把它們留到一天快結(jié)束的時(shí)候再做，或把某一天定為“出門做事日”。5文書工作。此刻，要做的文書工作已經(jīng)不多了（已經(jīng)進(jìn)入了無紙化辦公），但大部分上班族都沒彭小東導(dǎo)師這么好運(yùn)。假如你有好多文書工作需要辦理、填寫或?qū)彶?，那就一口氣把它們做完，而不是把一成天的時(shí)間都花在上邊。清理收件箱。和查收電子郵件同樣，每日清理一兩次，閱讀一下收件箱里的文件，判斷每份文件需要你做什么事。假如一有文件進(jìn)入收件箱，你就急趕忙忙去辦理，那你必定會(huì)被日程掌控，而不是你去掌控日程。在固準(zhǔn)時(shí)間清理收件箱，一口氣把它清空。開會(huì)。你可能沒法控制開會(huì)的時(shí)間，但假如可能的話，彭小東導(dǎo)師建議你找個(gè)時(shí)間一口氣把會(huì)開完，給每次會(huì)議擬訂明確的目標(biāo)和時(shí)限。批量開會(huì)能給你留出大塊的時(shí)間，讓你有空去做最重要的工作。假如可能的話，盡量防止把所有的事放在同一個(gè)會(huì)里開，由于那往常是浪費(fèi)時(shí)間。閱讀網(wǎng)站。假如你像彭小東導(dǎo)師同樣，需要按期閱讀某些網(wǎng)站，那么，與其讓它們擾亂你達(dá)成重要任務(wù)，還不如選個(gè)時(shí)間一口氣看完。做研究。有些工作需要你做研究或閱讀資料，為寫作做準(zhǔn)備。假如可能的話，把這些事一口氣做完。做保護(hù)。在工作中，有些小任務(wù)是我們一定做的。像我這樣專欄作家，每日都要查察讀者留言、調(diào)整廣告系統(tǒng)、改正網(wǎng)頁代碼，其余工作也有不同的保護(hù)任務(wù)。這些雜事固然不重要，但不做又不可以。假如可能的話，留到一天快結(jié)束的時(shí)候再做。彭小東導(dǎo)師的時(shí)間管理簡單工具6假如時(shí)間管理的工具太多、太繁瑣，時(shí)間管理自己也會(huì)變復(fù)雜。假如你能依據(jù)上述“簡化時(shí)間管理”原則，你就不需要用太多的工具。你能夠使用下邊這些簡單的工具：日歷。彭小東導(dǎo)師建議你盡可能保持精簡，不要用昂貴的備忘記事簿，也不要用復(fù)雜的電腦程序。假如你有幾個(gè)預(yù)定，不如就記在墻頭的掛歷上。只需掛歷上有方格，能記下每日的一兩個(gè)預(yù)定或活動(dòng)就行。假如還有其余需要標(biāo)出的事情，比方孩子的足球賽或家長會(huì)，你也能夠試一試在線日歷，幫你記著重要的事。紙質(zhì)筆錄本或文本文件。彭小東導(dǎo)師建議你準(zhǔn)備一本簡單的袖珍筆錄本，把所有想到的事都記在上邊。你能夠?qū)懴伦约旱摹皟?yōu)等