第十講 科技檔案

第十講科技檔案一、我國科技檔案工作概述

20世紀(jì)50年代我國開始研究科技檔案管理學(xué)，60年代初建立了初步的體系，1960年頒布了《技術(shù)檔案室工作暫行通則》。80年代得到迅速發(fā)展，頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。90年代以后走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。1989年頒布了《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）。2000年該標(biāo)準(zhǔn)進行修訂，2001年5月1日實施。

科技檔案工作管理體制國家檔案局對全國科技檔案工作進行宏觀管理。地方檔案行政管理部門和國家有關(guān)主管機關(guān)負責(zé)宏觀管理權(quán)限內(nèi)科技檔案工作。企事業(yè)等單位負責(zé)自身科技檔案工作建設(shè)?？萍紮n案具體工作內(nèi)容有：1、明確由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負責(zé)人或總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)，解決開展科技檔案工作中的實際問題；2、按專業(yè)實行統(tǒng)一管理，建立相應(yīng)的管理機構(gòu)，也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，配備專（兼）職人員管理；3、科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序（制度）、納入科技工作計劃、納入科技人員職責(zé)；這被稱為科技文件材料工作的“三納入”；4、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累和歸檔工作，參加產(chǎn)品鑒定會、科研課題審定會、基建項目驗收會、設(shè)備開箱驗收會，對應(yīng)歸檔的科技文件材料加以驗收。這被稱為科技建檔的“四參加”；5、科技檔案管理納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中。這被稱為科技檔案管理的“三納入”；6、建立科技文件材料形成、積累、整理、歸檔及科技檔案管理、統(tǒng)計、鑒定銷毀、利用等相關(guān)制度；7、配備保管科技檔案必須的庫房和設(shè)施設(shè)備以及開展利用服務(wù)所需的設(shè)施設(shè)備；8、建立具有科技檔案專業(yè)知識和懂得有關(guān)科學(xué)技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案隊伍。二、科技檔案（一）定義科技檔案：企事業(yè)單位和國家機關(guān)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。（二）科技檔案的種類和內(nèi)容構(gòu)成

1，工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案。主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案。2，農(nóng)業(yè)科技檔案。主要是在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的檔案。3，基本建設(shè)檔案。指各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程所形成的科技檔案。4，設(shè)備儀器檔案。指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。5，科學(xué)技術(shù)研究檔案。指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文字材料。6，專門技術(shù)檔案。指在某些專門技術(shù)活動中形成的科技檔案，主要包括：地質(zhì)檔案、測繪檔案、環(huán)境保護檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案等。（三）科技檔案的整理

1，原則

（1）遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機聯(lián)系。

（2）充分利用原有的整理基礎(chǔ)，對科技檔案進行分門別類的整理。

（3）便于保管和利用。

2，分類

（1）分大類。給每一個類目一個固定的代字或代號，大類以下用阿拉伯?dāng)?shù)字代表。

基建檔案的大類一般用J

代表；

設(shè)備檔案的大類一般用S

代表；

科研檔案的大類一般用K代表；

產(chǎn)品檔案的大類一般用C代表；

（2）分小類：

A.工程項目分類法——基建檔案

B.型號分類法——產(chǎn)品、設(shè)備檔案

C.課題分類法——科研課題檔案

D.專業(yè)分類法，主要用于標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、通用性很強的檔案。

E.時間分類法，主要用于需要按時間順序或從歷史聯(lián)系的角度進行查考分析研究的檔案等。

F.地域分類法，根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分其類別。如氣象、水文、地質(zhì)檔案等

3，組卷（1）基建檔案—工程項目分類法按反映的不同階段和不同性質(zhì)分別組織案卷。例如：分建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、水暖等等。（2）設(shè)備、產(chǎn)品檔案——型號分類法

按反映的不同性質(zhì)或不同工序分類。

A.性質(zhì)-型號分類法B.工序-型號分類法（3）專業(yè)課題分類法—科研檔案

以專業(yè)分類，以反映的不同研究階段分別組卷。（4）組卷注意問題：

一是同型號的多臺設(shè)備隨機文件，不需要每臺都存，只需立卷、歸檔一臺的隨機文件材料，其它各臺在案卷中注明在哪一卷即可。

二是逐步形成和補充的文件，應(yīng)單獨組卷，不必將前期已形成的文件拆卷。

三是采用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，不必復(fù)制一套組卷，只需在卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表中注明。

四是與產(chǎn)品、科研、基建項目、設(shè)備密切相關(guān)的管理性文件也要列入相關(guān)類中組卷。

4，案卷的排列

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》中對案卷的具體排列順序有四種

1.基建類案卷按項目：依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等順序排列。

2.設(shè)備類案卷按設(shè)備：依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行和維護記錄等順序排列。

3.科研類案卷按：課題準(zhǔn)備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用階段等順序排列。

4.產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工序，或按產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。

5.案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程序排列。

6.案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料在前，原文在后。5，科技檔案的檔號編制

科技檔案號的基本模式：

科技檔案號=分類號+案卷順序號

某單位基建檔案號

J-2-01基建檔案建筑工程項目案卷順序號代號代號分類號案卷順序號某單位設(shè)備檔案號

S.C620-01設(shè)備檔案代字設(shè)備型號案卷順序號