《科技檔案工作》課件

科技檔案工作成都市檔案局經(jīng)科處姚敏華2010年6月1精選PPT

1、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822--2008）

中華人民共和國國家質監(jiān)局和國家標準化管委會于2008.11發(fā)布，2009年5月實施。2、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）

國家檔案局2009年發(fā)布并實施

2精選PPT第一部分：科技文件管理第二部分：科技檔案管理3精選PPT第一部分

科技文件管理

一、概述（一）科技文件材料的定義《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）中的定義:“科學技術文件材料是記錄和反映科學研究、生產(chǎn)運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱?！?.來源：貫穿整個科技生產(chǎn)活動，包括相關的管理性文件。2.性質：科技生產(chǎn)活動中直接形成的（原始性）。

3.形式：文字、圖表、聲像各種類型的文件材料，載體形式包括紙質、光盤、錄音錄像帶、照片及底片、縮微膠片、實物及其他。4精選PPT（二）科學技術檔案的定義國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件。（三）兩者關系

科技文件是科技檔案的來源?？萍嘉募?jīng)過歸檔，（將一個科技項目完成或告一段落后，將所形成的經(jīng)過鑒別整理后具有保存價值的科技文件，按照歸檔制度要求，移交給科技檔案部門集中管理）就轉變成了科技檔案。5精選PPT二、科技文件的作用

1、科技文件是科技活動的依據(jù).我們各項生產(chǎn)、科研、基建、管理都離不開它來作為依據(jù)。

2、科技文件是組織生產(chǎn)和科技管理活動的“共同語言”。

3、科技文件是記錄和傳播科技思想的工具。大家通過其信息記錄用來交流、閱讀、使用，可以使這些科技思想迅速傳播，從而提高科學技術水平。

4、科技文件是科技檔案的來源。科技文件的完整、準確及系統(tǒng)與否，直接關系到科技檔案的建立與質量的高低。6精選PPT三、科技文件的基本特點

1、專業(yè)技術性：在不同的專業(yè)領域，因科技活動的工作對象、內容、工作程序不同，具體采用的技術標準、技術方法、技術手段不同，所以會產(chǎn)生不同技術內容、不同形式的科技文件。

2、成套性：為了某種目的而獨立開展的一項科技活動，都要經(jīng)歷發(fā)生、發(fā)展、結束的全過程。科技活動整個過程中各階段產(chǎn)生形成的科技文件，必然是有內在有機聯(lián)系的、密不可分的一個整體。

3、漸全性：任何一個科技活動都不可能是最善最美的，隨著新思想、新技術、新工藝的引入，都有一個不斷完善、漸趨合理的過程。

4、標準性：各專業(yè)領域都有相應的國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準，對科技文件從形式到內容，設計與編制的方法、要求，文件的制成材料等進行了標準化、規(guī)范化的詳細規(guī)定。7精選PPT四、科技文件的類型（一）圖樣材料圖樣是按國家規(guī)定的制圖標準，繪制在一定載體平面上的表示物體、建筑物的形狀、結構、大小或其他自然現(xiàn)象的幾何圖形。按產(chǎn)生領域可分為機械制造業(yè)的產(chǎn)品圖樣、建筑業(yè)的工程圖樣等，按繪制手段、制成材料和用途的不同，還可分為草圖、原圖、底圖、復印圖、空白圖等。（二）文字材料文字材料是用文字、數(shù)據(jù)及其它符號來表示和傳遞科技思想，記錄科技活動及其成果的科技文件材料。如調查報告、說明書、任務書、計算書、概（預、決）算書、技術條件、科研報告和科研論文等。8精選PPT四、科技文件的類型（三）目錄表格材料

目錄、表格材料是用表格形式填入文字和數(shù)字而成的一種科技文件材料。如明細表、匯總表、配套目錄、設計文件更改通知單、設備開箱驗收單等。（四）聲像材料

指在設計、施工、生產(chǎn)、勘探、測繪、科技研究、自然觀測等科技活動中形成的照片、影片、錄音帶、錄像帶等視聽型文件材料。9精選PPT

（五）電子文件

1、電子文件的定義電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件（《電子文件歸檔與管理規(guī)范》B/T18894——2002）

2、電子文件的類型

圖像文件（I）、圖形文件（G）、數(shù)據(jù)文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P）（《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1——1999）

10精選PPT五、科技文件的整理（一）、科技文件整理的含義及內容科技文件的整理就是在檔案部門監(jiān)督、指導下，由科技人員將科技活動中所積累的科技文件進行必要的補充和清理，并按科技檔案管理制度要求進行初步系統(tǒng)化和編目的工作過程，也就是我們通常所謂的預立卷的概念。

（二）、科技文件系統(tǒng)整理的一般程序

1、科技文件鑒別工作

2、案卷組織

3、卷內科技文件的排列

4、案卷編目

5、案卷裝訂11精選PPT1、科技文件鑒別工作（1）、文件屬性鑒別：

A、科技文件與政務文件的區(qū)分主要通過三個原則：內容原則，這是最主要、最重要的原則，主要看該份文件內容（而不是文件標題）是否反映本單位的科技活動；整體原則，主要從完整性、成套性來加以考慮（科技活動的管理性文件）；職能原則，對于介于兩者之間較難判斷的文件，科技性質的單位劃入科技文件，反之亦然。12精選PPTB、科技文件與科技資料的區(qū)分科技文件是本單位在現(xiàn)行科技活動中直接形成的原始記錄，具有憑證依據(jù)和信息查考作用；而科技資料是為了科技活動的參考目的而收集交流或購買來的材料，不具有現(xiàn)實依據(jù)作用和歷史查考、憑證作用，只有參考、借鑒作用。13精選PPT（2）、文件質量鑒別

A完整性鑒別

在一套科技文件中，不能缺項（不能缺少一個組成部分）；在一份科技文件內，不能缺張少頁。

B準確性鑒別一是科技文件應當同它所記載和反映的科技對象或科技過程相一致；二是同一個項目的科技文件內容上應當一致。簽署內容要完備、符合要求。

C外觀形式質量鑒別

*科技文件的字跡、線條是否清楚；

*制成材料是否有利于長期保存；

*特殊科技文件使用的載體材料及記錄形式是否符合有關的標準、規(guī)定、要求等.14精選PPT

(3)科技文件價值鑒定與密級劃分

A鑒定科技文件是否具有保存價值，從而確定歸檔范圍。

B應歸檔的科技文件，鑒定其保存價值的大小，確定保管期限。

保管期限劃分為：永久、30年和10年（《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T42-2009）。

C科技文件的密級劃分為：絕密、機密和秘密。

15精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

（這是根據(jù)主要科技活動來進行劃分的）

1、科研項目文件的歸檔范圍

2、基建項目文件的歸檔范圍3、產(chǎn)品生產(chǎn)文件歸檔范圍4、設備儀器文件歸檔范圍16精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

（這是根據(jù)主要科技活動來進行劃分的）

1、科研項目文件的歸檔范圍：

（1）科研準備階段：包括科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、方案論證，課題研究和協(xié)議書、合同等文件。

（2）研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄，各種檢驗分析報告、實驗報告、計算材料、專利申請的有關材料、設計文件、圖紙、關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等。

（3）總結鑒定驗收階段：課題鑒定申請書、工作總結、科研報告，論文，專著，參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

（4）成果和獎勵申報階段：推廣應用方案、總結，擴大生產(chǎn)的設計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定文件，轉讓合同，用戶反饋意見等。17精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

2、基建項目文件的歸檔范圍：

（1）可行性研究、任務書：項目建議書、項目選址意見書，可行性研究報告、項目評估、論證文件，環(huán)境預測、環(huán)境影響報告書和批復，設計、計劃任務書、報批文件等。

（2）設計基礎文件：工程地質、水文、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、重要土、巖樣及說明、水文、氣象、地震等其它設計基礎資料。

（3）設計文件：總體規(guī)劃設計，方案設計，初步設計及其報批文件，技術設計，施工圖設計，技術秘密材料、專利文件，工程設計計算書，關鍵技術試驗，設計評價、鑒定及審批。

18精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

（4）項目管理文件：征地、移民文件；計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件；招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議；專項申請、批復文件。

（5）施工文件：建筑施工文件；設備及管線安裝施工文件；電氣、儀表安裝施工文件。

（6）監(jiān)理文件：施工監(jiān)理文件、資料；設備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料，監(jiān)理工作聲像材料。(7）工藝設備文件：工藝說明、規(guī)程、技術總結，產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄，設備、材料采購、招投標文件、合同、出廠質量合格證明，設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設備圖紙、使用說明書、零部件目錄，設備測繪、驗收記錄及索賠文件，設備安裝調試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定。19精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

（8）科研項目：開題報告、任務書、批準書，協(xié)議書、委托書、合同，研究方案、計劃、調查研究報告，試驗記錄、圖表、照片，實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù)，實驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規(guī)范說明書，實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析，階段報告、科研報告、技術鑒定，成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料，考察報告、重要課題研究報告。（9）涉外文件：詢價、報價、投標文件，合同、合同附件，談判協(xié)議、議定書，談判記錄，談判過程中外商提交的材料，出國考察及收集來的有關材料，國外各設計階段文件及設計聯(lián)絡文件，各設計階段審查議定書，技術問題來往函電，國外設備的隨機文件，商業(yè)發(fā)票、保險單證明，設備開箱檢驗記錄、商檢、海關及索賠文件，國外設備、材料的防腐、保護措施，外國技術人員現(xiàn)場提供的文件材料。20精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

（10）生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)文件：技術準備計劃，開停車方案，設備試車、驗收、運轉、維護記錄，試生產(chǎn)產(chǎn)品質量鑒定報告，安全操作規(guī)程、事故分析報告，技術培訓材料，產(chǎn)品技術參數(shù)、性能、圖紙，工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、環(huán)保、消防運行檢測記錄。（11）財務、器材管理文件：財務計劃及執(zhí)行、年度計劃及執(zhí)行、年度投資統(tǒng)計，工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明，主要材料消耗、器材管理，交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊。21精選PPT（12）竣工驗收文件：項目竣工驗收報告，工程設計總結，工程施工總結，工程監(jiān)理總結，項目質量評審文件，工程現(xiàn)場聲像文件，工程審計文件、決算報告，環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批文件，竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件，項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書。22精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

3、產(chǎn)品生產(chǎn)文件歸檔范圍：（1）產(chǎn)品開發(fā)研制報告、可行性分析報告、計劃任務書等；（2）產(chǎn)品設計過程中的各種零件、部件圖、標準圖，產(chǎn)品的說明書、合格證，各種明細表；（3）產(chǎn)品的試驗報告、質量分析、標準化審查報告，產(chǎn)品研制總結、產(chǎn)品鑒定書等；（4）工藝、工裝圖樣、工藝規(guī)程和標準、工藝卡片和技術文件等；（5）原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調試工作中形成的各種文件等。23精選PPT**介紹幾種主要科技文件的歸檔范圍

4、設備儀器文件歸檔范圍：（1）購置設備的申請、批復、協(xié)議及合同等。（2）自制設備儀器的各種裝配圖、零部件圖和技術文件，外購設備的隨機文件等。（3）設備儀器安裝、調試和驗收過程中形成的各種技術性、憑證性文件材料。（4）設備儀器的操作規(guī)程，設備運行、維修、保養(yǎng)、重大事故的記錄等。（5）設備的改進、改裝和技術革新的文件。（6）設備報廢申請、鑒定及審批的文件材料等。24精選PPT（二、科技文件整理的一般程序）2、案卷組織案卷是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。把歸檔文件，按照組卷的原則和要求（《科學技術檔案案卷構成的一般要求》）組合成保管單位的過程稱為組卷（或稱立卷）。案卷的基本形式主要有卷、冊、袋、盒等.

25精選PPT（二、科技文件整理的一般程序）3、卷內科技文件的排列這項工作主要是保持和正確反映科技文件之間的有機聯(lián)系，便于日后的管理和查找利用。4、案卷編目案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，提示案卷內科技文件內容與成分的工作編頁號—填制卷內科技文件目錄—填寫備考表—填制案卷封面—填寫脊背標簽5、案卷的裝訂案卷可采用訂裝和散裝兩種形式26精選PPT（三）、科技文件的整理方法

1、普通科技文件的整理

2、底圖的整理

3、照片與底片的整理

4、盒式錄音錄像文件的整理

5、電子文件的整理27精選PPT

1、普通科技文件的整理

主要是對文字材料、圖樣材料和目錄、表格材料的整理。

（1）組卷

①組卷原則

組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

②組卷要求

A、案卷內科技文件應齊全、完整，簽章手續(xù)齊備。

B、案卷內科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。（不符合檔案保管要求的科技文件制成材料：有熱敏紙、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡）28精選PPT

③、組卷方法

A、針對具體項目的管理性科技文件應放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷。

B、科研課題、產(chǎn)品、建設項目、設備儀器方面的科技文件應按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷.C、成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)，（這里指不破壞原來的保管單位）

29精選PPT

D、通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。（注意：同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構筑物應分別編制。）(DA/T28—2002)30精選PPT（組卷方法）E底圖以張或套為保管單位進行整理。F產(chǎn)品局部或零部件變更、建設項目和設備儀器在維修維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中以予說明和標注。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原案卷之后。G產(chǎn)品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建設形成的科技文件應單獨組卷排列31精選PPT

④

、常用組卷方法介紹

A、產(chǎn)品設備文件：可按其反映不同部件、結構、系統(tǒng)分別組卷

B、基建科技文件：可按建筑、結構、電氣、水暖、通風等不同專業(yè)分別組卷。

C、科研文件：可按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段等不同階段，分別組卷。32精選PPT

（2）案卷和卷內文件的排列

①.案卷的排列

A.科研類案卷按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產(chǎn)權申報、推廣應用等階段排列。

B.產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結構等排列。

C.建設項目類案卷按項目前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。

D.設備儀器類案卷按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收(自制設備儀器的設計、制造、驗收)、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。33精選PPT注意：幾個成冊的組成一卷時按前面要求排列。成冊材料與零散文件（包括圖紙）組成一卷時，成冊材料放在后面。一些管理性文件，有的一份文件對應幾個問題或項目，排列時可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存復制件，在卷內目錄備注欄中注明原件檔號；或直接在備考表中注明文件存放檔號。對一些引進的設備工藝裝置，其報關材料原則應與設備檔案一起保管，分開保管的應分別注明對應檔號.34精選PPT

②

、卷內文件的排列

A.

文字材料的排列:*按重要程度排列；*按時間順序排列；*按邏輯關系排列。如來文和復文，則復文在前，來文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；*如果有譯文的外文資料，一般要求譯文在前，原文在后.沒有譯文的外文資料，一般要求翻譯標題。

35精選PPT

B.圖樣材料的排列*有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；*沒有圖樣目錄的圖紙，可以按總體與局部的關系順序排列。機械產(chǎn)品圖紙可以總圖—組件圖—部件圖—分部件圖—零件圖的順序排列；基建工程圖紙可以按總平面圖—系統(tǒng)圖—平面圖等順序排列。

C.圖文混合材料的排列案卷內既有圖樣，又有文字材料，一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。36精選PPT

（3）案卷編目主要內容有：文件頁號編寫，案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄編制。

2008年新修訂的《科技檔案案卷構成的一般要求》與2000年版的原標準相比，結構上增加了“案卷目錄編制”，內容上進行了一些變動。強調案卷內以件為單位編寫頁號，已有頁號的可不再編；案卷封面刪除了檔案館號；案卷脊背取消了色標；卷內目錄將頁號改為頁數(shù)，增加了檔號；備考表增加了檔號，互見號下移，提出備考表可直接印制在卷盒內底面。37精選PPTA、頁號編寫*案卷內科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內容的頁面為一頁。（強調了案卷內以件為單位編寫頁號）*已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。*卷內目錄和卷內備考表不編頁號。B、案卷封面編制*案卷封面應印制在卷盒正表面,亦可采用內封面形式。規(guī)格：A4型（297mm×210mm）38精選PPT39精選PPT案卷題名，應簡明、準確提示卷內科技文件的內容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等。立卷單位，應填寫負責組卷的部門或單位。起止日期，應填寫案卷內科技文件形成的最早和最晚時間——年、月、日。（年應填寫四位數(shù)）保管期限，應填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。密級，應填寫卷內科技文件的最高密級40精選PPT檔號：由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定。（單位根據(jù)本單位產(chǎn)權變化自行設定；也有為方便對二級單位的管理而設定）分類號：應根據(jù)對本單位檔案分類方案設定的類別號確定。項目代號：由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定。目錄號：應填寫目錄編號。案卷號：應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水后。41精選PPT

C、案卷脊背編制直接印制在卷盒側面內容：保管期限、檔號、案卷題名案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫。42精選PPT43精選PPTD、卷內目錄編制主要內容：序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注、檔號44精選PPT45精選PPTD、卷內目錄編制*卷內目錄應排列在卷內文件首頁之前。*序號，應依次標注卷內文件排列順序。*文件編號，應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號。沒有編號的不填。*日期，應填寫文件形成的時間——年、月、日。*責任者，應填寫文件形成者或第一責任者。46精選PPTD、卷內目錄編制*文件題名：應填寫文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內容擬寫題名。沒有名稱的要加標題，用[]標明。*頁數(shù)：應填寫每件文件的總頁數(shù)。（強調了以件為單位，原標準是填寫頁號）*備注：可根據(jù)實際填寫需要注明的情況。*檔號：（參見前面案卷封面編制）47精選PPTE、卷內備考表的編制主要內容：檔號、互見號、說明、立卷人、檢查人。卷內備考表可直接印制在卷盒內底面（新增內容）。48精選PPT49精選PPTE、卷內備考表編制說明，應標明案卷內全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人，應由立卷責任者簽名。檢查人，應由案卷質量審核者簽名?；ヒ娞枺瑧顚懛从惩粌热莶煌d體檔案的檔號，并注明載體類型?；ヒ娞柨梢酝瑫r填寫幾種載體的檔號。50精選PPTF、案卷目錄編制這部分“案卷目錄編制”是《科學技術檔案案卷構成的一般要求》2008版中新增內容。主要內容：序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限、備注。可以根據(jù)實際需要制作總目錄、分類目錄、專題目錄51精選PPTF、案卷目錄編制52精選PPTF、案卷目錄編制序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。總頁數(shù),應填寫案卷內全部文件的頁數(shù)之和。備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。53精選PPTG、案卷裝訂*案卷內文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。*以件為單位裝訂的應在每件首頁空白處加蓋檔號章。*案卷內超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見GB/T10609.3.圖樣折疊后標題欄露在右下角；*破損的科技文件應修復。*裝訂方式?jīng)]有統(tǒng)一。不裝訂的要每件右上角加蓋檔號章。*超出卷盒幅面的折疊，幅面不足的不一定要托裱。*尊重成冊成套的裝訂方式.54精選PPT關于整卷裝訂頁號問題：*零散文件裝訂為一卷，可編通號；*多件裝訂為一卷，可每件加蓋檔號章，也可編通號。55精選PPT56精選PPTH、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料卷盒外表面規(guī)格為310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設定。表格規(guī)格為297mm×210mm卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制；表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。57精選PPT2、底圖的整理底圖的編號主要有分類編號和隸屬編號兩種形式。

分類編號的底圖歸檔后，一般按分類排架的方式保管存放。

隸屬編號的底圖歸檔后，按底圖表達內容的結構關系分成若干相對獨立的保管單位保管存放。

底圖的質量審查、組合、排列及編目工作與前述的產(chǎn)品文件、基建文件的組卷方法基本一致。

底圖不能折疊，只能平放或卷放。58精選PPT3、照片與底片的整理

照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

說明：要標注好照片的編號、照片背景信息：活動內容、重要人物全稱、職務、位次、拍攝者、拍攝時間等。底片編號：全宗號—（分類號）—保管期限代碼—張?zhí)栒掌幪枺?/p>

格式一：全宗號—（分類號）—保管期限代碼—冊號—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號—（分類號）—保管期限代碼—張?zhí)柸舨捎酶袷蕉?，可選用照片、底片分別編號法或合一編號法（影像相符的照片、底片編號相同）。59精選PPT4、盒式錄音錄像文件的整理

分類編號：在分類方案的基礎上，按時間、專題、階段、工序等特征，對錄音、錄像帶排序，編制出檔號：全宗號—分類號（項目代號或目錄號）—順序號（盒、盤）。60精選PPT5、電子文件的整理

電子文件的整理有兩個國家標準：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》傾向于文書文件的整理，參照標準是《歸檔文件整理規(guī)則》；《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》傾向于科技文件的整理，標準中還有光盤盤號的編寫方法：（全宗號）·檔案類目號

·項目代號

·電子文件類別代碼

·光盤序號。

如遇到一個光盤中存儲一種以上類別的電子文件時，應將所包含的類別都分別填寫上。61精選PPT第二部分

科技檔案管理62精選PPT

科技檔案是具有保存價值的科技文件材料經(jīng)過歸檔轉化而來的歷史記錄，這既是科技檔案與科技文件材料的區(qū)別，也是科技檔案與文書檔案的區(qū)別。歸檔是科技文件轉化為科技檔案的途徑和標志?？萍嘉募诮?jīng)過前面所述的預立卷后，就進入了歸檔環(huán)節(jié)，轉化為科技檔案。63精選PPT科技檔案業(yè)務管理包括科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、開發(fā)利用六個方面的工作?！笆占?、整理、保管、鑒定”統(tǒng)稱為科技檔案工作的基礎業(yè)務，其目的是維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，為科技檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造條件；“開發(fā)利用”是科技檔案工作的根本目的，它依賴于基礎業(yè)務工作，并檢驗其工作質量；“統(tǒng)計”工作是一種監(jiān)督手段，對其它各環(huán)節(jié)工作進行信息反饋。

64精選PPT科技檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領導，分級管理科技檔案，維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，實現(xiàn)科技檔案的有利利用。這里的統(tǒng)一領導、分級管理既是對整個國家科技檔案管理工作的要求，也是對基層單位科技檔案管理工作的要求。對基層的要求體現(xiàn)在“五個統(tǒng)一”：統(tǒng)一機構、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一人員、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領導。65精選PPT目錄一、科技檔案的收集工作二、科技檔案的整理工作1、科技檔案分類方法2、科技檔案分類方案3、科技檔案的系統(tǒng)排列與檔號編制三、科技檔案的保管工作四、科技檔案的鑒定工作五、科技檔案的統(tǒng)計工作六、科技檔案信息開發(fā)利用工作66精選PPT一、科技檔案收集工作

科技檔案收集，就是按照一定的原則和方法，將科技活動中形成的各種具有保存價值的科技檔案材料集中到科技檔案管理部門實行集中統(tǒng)一管理的一項業(yè)務工作。收集工作是科技檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，要保證科技檔案的齊全、完整，就必須把好收集工作這一關口。這就要求我們從檔案業(yè)務規(guī)范管理上多下功夫：1、學習宣傳貫徹《檔案法》及有關的法規(guī)、標準，提高全員檔案意識，增強歸檔的自覺性；2、建立健全科技文件歸檔制度，將歸檔責任落實到具體部門和人員；67精選PPT3、抓住科技、生產(chǎn)活動的關鍵環(huán)節(jié)，加強收集工作，比如產(chǎn)品檔案要抓住設計定型、生產(chǎn)定型或小批試制階段?；n案要抓住項目立項、設計、施工及工程竣工驗收階段。設備檔案要抓住設備開箱驗收、安裝調試運行、維修改造等環(huán)節(jié)?？蒲袡n案要抓住年度總結、成果鑒定等環(huán)節(jié)。4、建立“三納入”、“四同步”、“三把關”、“四參加”制度并認真執(zhí)行。

三納入:把科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入領導議事日程，納入科技工作程序、計劃,納入有關部門有關人員的職責范圍。68精選PPT四同步是布置任務同步、檢查進度同步、總結鑒定驗收同步、考核獎懲同步。四參加是科技檔案部門應該參加工程竣工驗收、設備開箱、科研成果鑒定驗收、產(chǎn)品定型會。

三把關把好鑒定驗收關、上報成果關、業(yè)務考核關５.做好收集工作的幾個結合：接收歸檔與現(xiàn)場收集相結合、隨時收集和集中收集相結合、對內收集和對外收集相結合、收集工作同計劃管理相結合、對集體收集和對個人收集相結合。69精選PPT二、科技檔案整理工作科技檔案整理工作就是按照一定的原則和方法，對科技檔案進行系統(tǒng)整理和科學編目，實現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)化并揭示科技檔案內容和成分的一項業(yè)務工作。其工作內容主要包括兩個方面：系統(tǒng)整理和科學編目。系統(tǒng)整理主要包括分類、組卷、排列、編制檔號等工作；科學編目主要包括編制案卷總目錄、分類目錄、卷內文件目錄等。70精選PPT1、科技檔案的分類方法

科技檔案分類是根據(jù)科技檔案的性質、內容、特點及相互聯(lián)系，將科技檔案劃分成一定類別，從而使全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的等級體系的工作。

科技檔案分類，通常包括兩個方面：編制科技檔案分類方案（或分類表）；具體科技檔案案卷或文件的歸類。71精選PPT

科技檔案分類方法：2009年國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法和技術指南。該標準適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型的企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。（該標準大家可在成都市檔案局館網(wǎng)站的“政策法規(guī)”欄中下載）該標準對一個單位的全部檔案分類設置了十個一級類目：即經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項目建設類、設備儀器類、會計業(yè)務類、職工管理類。72精選PPT主要類型科技檔案分類法：

（1）產(chǎn)品、設備儀器類的二級及以下類目按產(chǎn)品和設備儀器種類或型號設置。

（2）科研類的二級及二級以下類目按課題性質或課題設置。

（3）項目建設類的二級及二級以下類目按工程性質或建筑項目設置。

(4)設備儀器檔案二級及二級以下類目設置參考73精選PPT（1）產(chǎn)品檔案的二級類目設置A:按產(chǎn)品種類設置二級類目一般是指企業(yè)產(chǎn)品的品種多，又是同一品種系列化生產(chǎn)，產(chǎn)品型號多，這類企業(yè)的產(chǎn)品檔案二級類目就按產(chǎn)品種類來設置。如規(guī)模較大的汽車制造廠、機床廠、鋼鐵公司等，汽車有卡車、客車、轎車，機床有車床、銑床、磨床，鋼材有線材、板材，而每一種類下又有各種不同的規(guī)格型號。這些企業(yè)產(chǎn)品檔案二級類目先按產(chǎn)品種類設置，然后再按產(chǎn)品型號設置三級類目即可。如需設置四級類目，可按其產(chǎn)品結構或產(chǎn)品研究生產(chǎn)階段來設置。

74精選PPT

4產(chǎn)品1貨車2客車3轎車1125型貨車

2135型貨車

3145型貨車75精選PPTB.按產(chǎn)品型號設置二級類目

一是指企業(yè)產(chǎn)品型號單一，產(chǎn)品沒有形成系列；二是企業(yè)生產(chǎn)品種單一，但產(chǎn)品型號較多。如電視機廠、卷煙廠等，其產(chǎn)品種類較為單一，產(chǎn)品從其性質、形式、生產(chǎn)過程、用途等基本相同，但產(chǎn)品規(guī)格型號較多。這些企業(yè)產(chǎn)品檔案二級類目就可直接設置到產(chǎn)品型號。如需設置三級類目，可按產(chǎn)品主要結構或研制與生產(chǎn)階段設置。76精選PPT（2）科研類檔案二級及二級以下類目設置參考遵循兩條基本要求：一是在分類類目設置中，在企業(yè)實際允許下盡可能的減少類目層次；二是對于每一個科研課題要包含從課題立項、研究準備、研究試驗、總結鑒定、成果報獎與成果應用、推廣的全過程。

A.課題分類法一般企業(yè)的科研檔案分類只設置到課題，不再設置三級類目。B.專業(yè)-課題分類法對于規(guī)模較大的科研課題，其研究時間過程較長，也可按課題研制時間階段或工作程序分設三級類目。在具體設置上，可按《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》要求執(zhí)行。77精選PPT7科研1水稻2小麥3大豆1拋栽2育種3施肥78精選PPT（3）項目建設檔案二級及二級以下類目設置參考

應遵循兩條原則：一是分類類目層次要盡量減少；二是每個單項工程內要包含從工程立項、勘探測繪、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。大型企業(yè)可按照工程項目性質設置二級類目，按每個單項工程設置三級類目，一般不再設置下一層次類目。大型工程項目可再區(qū)分子項工程或工程施工階段，也可區(qū)分工程結構設置四級類目。

按建筑項目設置的企業(yè)，一般工程項目在按單項工程設置二級類目后，可以不再設置三級類目。對于規(guī)模較大的單項工程，其投資規(guī)模大、建筑面積多、建筑結構復雜、施工周期較長，也可分別按子項工程或工程結構、施工階段設置三級類目。79精選PPT（3）項目建設檔案二級及二級以下類目設置參考

A.按工程項目設置

“工程項目”是指按建設工程性質或用途進行劃分的某一類建筑工程，如生產(chǎn)性工程項目，生活工程項目。B.按建筑項目設置

“建筑工程”則是指具體的單項工程，如某一個加工車間，某一個影劇院等。80精選PPT6基建1廠區(qū)綜合2生產(chǎn)建筑3辦公室生活建筑1鑄工車間2金工車間3機修車間81精選PPT(4)設備儀器檔案二級及二級以下類目設置參考

依據(jù)三條原則：第一、設備儀器檔案二級以下類目層次要盡力減少；第二、單臺設備儀器要包含其從購置、開箱安裝、調試、運行、維護、大修到設備儀器移交或報廢的全過程；第三、生產(chǎn)程序連續(xù)性強的發(fā)電、石化等企業(yè)，其設備儀器檔案與基建檔案很難截然區(qū)分，一般遵循一條常規(guī)的劃分原則：即凡是大型或特大型的設備裝置，其基礎土建部分一般都歸入基建檔案類；設備主體以及運轉維護過程都屬于設備儀器檔案類。

設備儀器檔案分類一般不設置四級類目。82精選PPT(4)設備儀器檔案二級及二級以下類目設置參考A.按設備儀器種類

即按設備儀器性能、用途等相近性設置二級類目；B.按設備儀器型號

即按同一設備儀器型號或單臺設備儀器設置二級類目。*設備儀器種類、數(shù)量較多的大中型企業(yè)可分別按生產(chǎn)設備、輔助生產(chǎn)設備（動力設備）、一般設備設置二級類目，可以再按設備儀器型號設置三級類目。*一般企業(yè)可直接按設備儀器型號（單臺設備儀器）設置二級類目，不再設置三級類目。*一些生產(chǎn)過程連續(xù)性的企業(yè)，如發(fā)電企業(yè)、化肥企業(yè)、石油化工企業(yè)、煉油企業(yè)等，其一套生產(chǎn)裝置一般都包含有若干數(shù)量的設備儀器，可以視為一個較為獨立的組合體，可以按照生產(chǎn)裝置來設置二級類目，也可再按設備儀器型號設置三級類目。83精選PPT7設備1生產(chǎn)設備2輔助生產(chǎn)設備3一般設備1車床2銑床3刨床84精選PPT2、科技檔案分類方案

科技檔案分類方案又稱為分類大綱。是指用文字、符號揭示科技檔案類別劃分、排列及類目關系并指導科技檔案分類工作的依據(jù)性文件。應依據(jù)單位管理職能，結合檔案形成特點制定，并應保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應附有分類說明。

分類方案一般包含題名、編制說明、類目表、分類號。

題名是指科技檔案分類方案的名稱（如《成都市***集團公司檔案分類試行規(guī)則》）。編制說明是用以介紹分類方案的基本內容、特征、適用范圍、使用方法及編制原則和目的等的說明性文字。85精選PPT類目表是指根據(jù)分類規(guī)則按照一定的分類方法劃分出來的全部類目所組成的有秩序、有層次的科學體系（常用排列方式有“樹狀排列”、“線型排列”、“圖表排列”等）。

分類號通常由標識符號的類型和符號的標記制度共同決定，標識符號主要有純數(shù)碼型、純字母型和混合型（我省推薦用純數(shù)碼型），標記制度主要有順序制、層累制（又稱十進制）和混合制。書上介紹了八分制、雙位制，一般企業(yè)在類目設置時，基本大類用“十進制”，二級類目采用“八分制”，三級及以下類目采用“雙位制”。不同類級之間用“?”間隔，對于類目層次設置不多時，各類之間也可不用間隔號。實際操作中，很多單位各級類目統(tǒng)一采用“十進制”已能滿足。86精選PPT3.科技檔案的系統(tǒng)排列與檔號編制

（1）科技檔案的系統(tǒng)排列科技檔案常用的排架方法是按大類分項目排列，即先按產(chǎn)品類、科研類、基建類、設備儀器類順序排開，每個大類內按單個項目（一個產(chǎn)品、一個課題、一項工程、一臺設備儀器）順序排列。

*科技檔案實體的類別排列秩序應與分類方案類目體系中類目秩序相一致。

*具體類別內科技檔案的排列標準應保持一致。*成套的科技檔案應集中在一起排列。*不同載體類型的科技檔案通常應分別排列等。

87精選PPT

（2）、科技檔案檔號的編制

A.科技檔案檔號通常采用“全宗號——分類號——案卷號”結構形式。如：“02-B.1.2-001”中02為全宗號，表示某集團公司的一個子公司；B.1.2為分類號，即“一級類目號.主項目代號.子項目代號”，其中B表示該公司工程項目類檔案，1表示**小區(qū)項目，2表示該項目二期農遷房工程。001為案卷號，即為該工程第1盒。88精選PPT立檔單位全宗號一級類目編號主項目（二級類目）編號子項目名稱(三級類目）編號案卷號成都**置業(yè)有限公司2工程項目B和平小區(qū)項目1和平小區(qū)一期農遷房工程1001和平一期農遷房管理用房工程和平小區(qū)過渡房工程2001……

新北小區(qū)項目2新北一期農遷房工程1001新北一期中心小學工程2001新北二期中心中學工程3001……

新南片區(qū)7新南小區(qū)一期A、B標段工程1001新南小區(qū)二期1、2區(qū)2001……

………………

89精選PPT

B.一些行業(yè)對檔號的編制有明確規(guī)定，如省交通廳對檔號的編制要求為：全宗號——大類號+屬類號?項目代號?立卷單位代號?小類號——案卷順序號如：“24——GL51?12?A1?6——3”“24”為全宗號，由省交通廳統(tǒng)一給定；“GL5”為公路類中的公路工程類；“1”為道路類；“12”為項目代號；“A1”為合同段代碼；“6”為監(jiān)理文件；“3”為A1段監(jiān)理文件的第3卷。90精選PPT三、科技檔案保管工作科技檔案保管工作，就是按照集中統(tǒng)管原則，采用科學的保護技術和保管方法，維護科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，最大限度延長科技檔案壽命的工作。保管工作的內容主要包括：排架（分類排架）、保護（防火、防盜、防溫、防濕、防塵、防光、防有害氣體、防蟲等）、檢查、修復、更改補充的監(jiān)督