電子表格查找功能 論電子表格的幾項功能

本文格式為Word版，下載可任意編輯——電子表格查找功能論電子表格的幾項功能隨著時代的進展和經(jīng)濟的進步，在現(xiàn)代化、綜合性的辦公管理實踐中，就經(jīng)常粗要對大量的商務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)舉行輸入、排序、篩選、匯總、函數(shù)等數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理，同時根據(jù)數(shù)據(jù)表達信息的需要，制造各種得志公司客戶需要的圖表電子表格。電子表格是一款功能強大的數(shù)據(jù)處理軟件，在業(yè)務(wù)處理中，通常需要表格來表達和描述某些信息，電子表格在辦公中可以將各種繁雜的信息舉行簡明扼要的表達，有時比文字表達的更領(lǐng)會，簡明和有效，所以，在現(xiàn)代辦公中，掌管各類電子表格的制作和功能就顯得奇怪重要。本文通過對電子表格的幾項功能舉行描述，以期達成更好地理解和應(yīng)用電子表格這一工具的作用。

電子表格；排序和篩選；數(shù)據(jù)圖表；數(shù)據(jù)匯總和分析

電子表格是一款功能強大、使用便當(dāng)生動便捷的數(shù)據(jù)分析處理軟件，是一種高科技的工具。在辦公業(yè)務(wù)處理中，影廠需要使用電子表格來描述某些信息，有時候，甚至“一個電子表格好過一千個文字”。從電子表格的定義上來看，電子表格就是一種利用某種軟件在計算機中繪制出來的或者是該類軟件本身自帶的，并且可以對其中的數(shù)據(jù)舉行修改填充匯總的表格。在現(xiàn)代辦公的實踐中，有好多使用電子表格的地方，例如，學(xué)校統(tǒng)考過后對于學(xué)生綜合勞績的統(tǒng)計，排序，在公司中，職工工資管理中的工資計算、匯總和分類分析以及對公司財務(wù)狀態(tài)的匯總，對公司銷售額的統(tǒng)計和匯總，計算和前景分析，以及人事考勤中職工工作的處境，請假，曠到，遲到早退的處境的統(tǒng)計等。在使用電子表格的處境下，用戶不僅可以省去手工繪制、填寫、計算的麻煩，而且還增加了前景分析的正確性和切實率，提高了起草、修改、分析數(shù)據(jù)的速度和效率。

一、電子表格的分類

根據(jù)對辦公中的電子表格的調(diào)查和分析，主要可以將電子表格分為兩大類，一類是文字表格，另一類是數(shù)字表格。文字表格又可分為規(guī)矩的文字表格，例如假日值班表、日程安置表、會議議程表等，和繁雜的文字表格，例如個人求職申請表、工程開工審批表等；數(shù)字表格又可分為四大類，數(shù)字不參與計算的表格，數(shù)字統(tǒng)計報表，數(shù)據(jù)庫格式表格和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格，數(shù)字不參與計算的表格主要包括出貨單、發(fā)貨單、退貨單、價目表等，數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表包括商品銷售統(tǒng)計表、損益表、統(tǒng)計報表等，數(shù)據(jù)庫格式報表包括學(xué)生勞績表、公司銷售表、人事檔案表等，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格那么主要包括由各個月份考勤表格組成的年度考勤匯總表等。在舉行現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)處理和使用電子表格的過程中，只有對這些常用的表格類型心中有數(shù)，才能在辦公中對于需要用到的表格對號入座，不至于顯得手忙腳亂。

二、電子表格的功能

電子表格雖然被稱為電子表格軟件，但并不代表電子表格的作用僅僅就是繪制表格，實際上電子表格更重要的功能，最主要的作用，電子表格的精華在于對各種數(shù)據(jù)的管理、統(tǒng)計、分析功能。

1.電子表格數(shù)據(jù)的輸入和編輯功能

在電子表格的單元格中可以輸入的對象，主要是普遍文本、數(shù)字、日期時間以及規(guī)律值等各種類型的數(shù)據(jù)，通常舉行的是用戶直接輸入，就是用戶直接將單元格數(shù)據(jù)輸入到電子表格中，在數(shù)據(jù)輸入中，也可以采用記憶式輸入法，記憶式輸入法是指用戶在輸入單元格數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)自動的根據(jù)用戶已經(jīng)輸入過的數(shù)據(jù)提出建議，在舉行單元格數(shù)據(jù)輸入時，假設(shè)鍵入的起始字符與該類的其他單元格中的數(shù)據(jù)的起始字符相符，電子表格會自動將符合的數(shù)據(jù)作為建議顯示出來，并將建議片面反白顯示，假設(shè)用戶采納建議，可以選擇“enter”鍵，建議的數(shù)據(jù)就會自動的輸入，假設(shè)不采納建議，可以直接輸入，不必打理提出的建議，這樣在確定程度上減輕了用戶的輸入工作，提高了做事效率。在辦公中，假設(shè)需要建立多張布局一致的電子表格，可以通過建立工作組，實現(xiàn)多張工作表中一致數(shù)據(jù)的快速輸入，電子表格在工作組中數(shù)據(jù)輸入的過程中也有著與眾不同的功能：假設(shè)工作組沒有輸入數(shù)據(jù)，而現(xiàn)在多張工作表需要輸入同樣的內(nèi)容，只需要在保持在同一工作組的處境，對其中某一工作電子表格舉行數(shù)據(jù)內(nèi)容的輸入，就可以讓工作組中全體的電子表格擁有同樣的數(shù)據(jù)內(nèi)容，假設(shè)其中一張電子表格已經(jīng)輸入內(nèi)容，那么可以通過復(fù)制直接粘貼到工作組中的其他電子表格里，這就大大提高了辦公的工作效率；在輸入大量帶有零和小數(shù)位的數(shù)據(jù)的時候，通過電子表格中小數(shù)點自動定位的功能，讓小數(shù)點自動定位，可以提高數(shù)據(jù)的輸入效率；在輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容后，可以通過電子表格“數(shù)據(jù)有效性”的功能對輸入數(shù)據(jù)舉行有效性的審核；在對電子表格中一些有規(guī)律的序列，可以通過電子表格自動填充的功能，將選中工作區(qū)的內(nèi)容數(shù)據(jù)復(fù)制或數(shù)按照序列規(guī)矩延遲到同行或是同列的其他單元格中。同時，電子表格還可以對單元格添加“批注”，對其中的數(shù)據(jù)或者其他對象舉行解釋。

2.電子表格使用公式和函數(shù)的功能

公式是指使用運算符和函數(shù)，對工作表數(shù)據(jù)以及一些數(shù)據(jù)常量舉行計算的方程式，電子表格對于函數(shù)和公示的利用，才能夠有著強大的數(shù)據(jù)處理才能，對公式和函數(shù)功能的應(yīng)用是電子表格舉行數(shù)據(jù)處理的根基和核心。電子表格可以通過輸入公式和使用函數(shù)對電子表格的數(shù)據(jù)舉行數(shù)學(xué)運算，還可以對比工作表數(shù)據(jù)或者合成文本，在電子表格的公式中，不但可以對常量舉行計算，還可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格或者其他工作簿中的單元格，對電子表格中的數(shù)據(jù)舉行計算。同時，電子表格也有一個輕易被人忽略但卻有分外實用的小功能，那就是自動計算功能，假設(shè)想要了解單元格區(qū)域的和、平均值等計算結(jié)果，不需要輸入公式，可以使用電子表格中的自動計算功能，得到的數(shù)據(jù)既快速又有較高的正確性。

3.電子表格關(guān)于數(shù)據(jù)的排序的功能

電子表格除了上述介紹的兩種功能外，還供給了自動配需的功能，可以對數(shù)據(jù)按照數(shù)字依次、日期依次、拼音依次、筆畫排序舉行排列，甚至可以按照用戶自動以的序列舉行排序。電子表格的排序功能可以分為兩大類，一類是簡樸的排序，另一類是繁雜排序。簡樸排序通過電子表格升序降序按鈕就可以對電子表格單元格中的數(shù)據(jù)舉行排序；繁雜排序那么是使用工具按鈕對數(shù)字單個關(guān)鍵字或者說是電子表格中某一項內(nèi)容舉行排序，4.電子表格篩選數(shù)據(jù)的功能

對于有些數(shù)據(jù)較大的辦公內(nèi)容，往往需要從大量的數(shù)據(jù)中按照某種天劍對需要的數(shù)據(jù)記錄舉行篩選，電子表格根據(jù)這一特點，還供給了自動篩選、自定義篩選和高級篩選的功能。通過自動篩選的功能，電子表格中的某個字段名的右邊便會展現(xiàn)篩選箭頭，此時便可以對數(shù)據(jù)或者內(nèi)容舉行各種方式的篩選；通過自定義篩選的功能，可以在自動篩選的狀況下自定義與兩個對比條件來篩選數(shù)據(jù)，得到自己想要的數(shù)據(jù)；假設(shè)對數(shù)據(jù)要舉行更為詳盡的篩選，那么可以用到電子表格高級篩選的功能，使用高級篩選的方式，即可以對單個列應(yīng)用多個條件，也可以對多個列應(yīng)用多個條件，從而篩選出特定值的記錄，還可以對于同一字段或者不同字段舉行規(guī)律運算。

5.電子表格轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)圖表的功能

電子表格有這一項重要的功能，那就是轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)圖表的功能。通過對電子表格中數(shù)據(jù)和內(nèi)容的分析，可以將電子表格轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)圖表，數(shù)據(jù)圖表可以分為柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖四大類，通過將電子表格轉(zhuǎn)化為柱形圖表的功能，我們可以很明顯的知道某段時間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化，或者對比各數(shù)據(jù)項之間的差異；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為條形圖表的功能，我們也可以得到各數(shù)據(jù)之間的對比；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為折線圖表的功能，我們可以很快的了解各數(shù)據(jù)隨著時間而發(fā)生變化的趨勢處境；通過將電子表格轉(zhuǎn)化為餅圖的功能，我們可以輕而易舉的得到組成數(shù)據(jù)系列的各數(shù)據(jù)列與數(shù)據(jù)列綜合的比例。

6.電子表格數(shù)據(jù)分類匯總的功能

匯總是指對數(shù)據(jù)庫中的某列數(shù)據(jù)做清河、求平均值等計算，分類匯總是根據(jù)電子表格中的某一列數(shù)據(jù)將全體的記錄分類，然后對每一類記錄舉行分別匯總。電子表格可以通過計算單元格中數(shù)據(jù)的分類匯總和總計值來自動匯總數(shù)據(jù)，通過分類匯總的功能，可以從大量的數(shù)據(jù)信息中按照某種特殊的需要提出有效的信息，分類匯總主要有三種匯總方式，一種是利用函數(shù)舉行數(shù)據(jù)匯總，一種是利用數(shù)據(jù)表格舉行分類匯總，另一個是通過多工作表數(shù)據(jù)舉行合并計算。

7.電子表格透視分析的功能

數(shù)據(jù)透視表是一種特殊的交互式匯總的電子表格，是一種對大