企業(yè)行政辦公(行政部)管理制度與考核辦法(附：27個(gè)表格模板)

企業(yè)（公司）行政辦公（行政部）管理制度與考核辦法（附：27個(gè)表格模板）1/36目錄第一節(jié) 會(huì)議管理制度 4一、會(huì)議管理規(guī)定 41、總則 42、范圍 43、會(huì)議分類及組織 44、例會(huì)執(zhí)行與安排 55、會(huì)議主持人職責(zé) 56、會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定 67、會(huì)議注意事項(xiàng) 6附表1：會(huì)議計(jì)劃表 7附表2：會(huì)議審核表 7附表3：會(huì)議議程表 8附表4：會(huì)議通知單 9附表5：會(huì)議記錄表 10附表6：會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)記錄表 10二、會(huì)議室使用管理制度 11附表7：會(huì)議室使用申請(qǐng)表 12附表8：會(huì)議室使用登記簿 13第二節(jié) 印章管理制度 14一、印章管理制度 141、總則 142、印章刻制與該刻和廢止 143、印章的保管與使用 15附表9：印章使用申請(qǐng)單 15附表10：使用印章審批表 16二、介紹信管理制度 172/36第三節(jié) 辦公室管理制度 17一、文件資料管理制度 171、總則 172、適用范圍 173、職責(zé) 174、文件資料的編制與審批 185、文件資料登記與發(fā)放和回收 186、文件和資料的存檔 19附表12：受控文件清單 20附表13：資料管理清單 21附表14：發(fā)放回收登記表 21附表15：文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單 22附表16：文件修改記錄 23附表17：文件銷毀（留用）審批表 24附表18：文件和資料借閱登記表 25附表19：外來(lái)文件管制表 26二、文印管理制度 27三、辦公用品管理制度 27附表20：辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表 29附表21：辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng) 30附表22：辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表 31附表23：重要辦公用品登記表 32附表24：辦公用品管理檢查表 33四、車輛管理制度 34附表25：車輛使用申請(qǐng)表 34附表26派車單 35附表27：車輛使用記錄表 35五、辦公管理制度 363/36第一節(jié)會(huì)議管理制度一、會(huì)議管理規(guī)定1、總則為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。2、范圍本會(huì)議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會(huì)議。3、會(huì)議分類及組織(1)公司級(jí)會(huì)議：參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每周召開一次。會(huì)議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持。（2）部門會(huì)議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會(huì)，每周一召開。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)經(jīng)理主持。（3）專業(yè)會(huì)議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)和安全工作會(huì)等），根據(jù)需要不定期召開。總部由分管副總經(jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。（4）臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問(wèn)題而臨時(shí)召開的會(huì)議（如公司職工大會(huì)和公司黨、團(tuán)員大會(huì)，以及各種代表大會(huì)等）。（5）定期匯報(bào)：4/36公司各部門和各所屬企業(yè)負(fù)責(zé)人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)一次工作。4、例會(huì)執(zhí)行與安排⑴公司原則上每周召開工作例會(huì)一次。工作例會(huì)是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實(shí)施工作指導(dǎo)的重要形式。為增強(qiáng)公司各部門管理人員的管理角色意識(shí)，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每?jī)芍芄ぷ骼龝?huì)實(shí)行“輪值主席制”，即每次工作例會(huì)由公司各部門負(fù)責(zé)人輪流出任會(huì)議主席，負(fù)責(zé)會(huì)議召集和主持。⑵會(huì)議主席制要求輪值主席在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備，了解本次會(huì)議各部門需要匯報(bào)或討論的重要問(wèn)題，形成書面的主持提綱。5、會(huì)議主持人職責(zé)⑴會(huì)議主持人應(yīng)預(yù)先將會(huì)議內(nèi)容通知與會(huì)者使會(huì)議討論有的放矢。⑵會(huì)議開始后就議題的要旨必須做簡(jiǎn)潔說(shuō)明。⑶引導(dǎo)討論并在預(yù)定時(shí)間內(nèi)作出結(jié)論。⑷就會(huì)議討論整理出的結(jié)論交全體與會(huì)人員確認(rèn)，需表決的應(yīng)通過(guò)表決確認(rèn)。⑸確定專人做好會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要、編號(hào)、下發(fā)及歸檔管理。5/366、會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定1）會(huì)議紀(jì)要的形式與簽發(fā)：⑴公司辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由行政管理部整理成文。⑵行政管理部根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作。⑶會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。⑷會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫（會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見(jiàn)。⑸會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收。⑹會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確保保存期限。2）會(huì)議紀(jì)要的備忘：會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)。7、會(huì)議注意事項(xiàng)⑴要求參加會(huì)議人員提前5分鐘到場(chǎng)。⑵實(shí)行會(huì)議人員簽到制度。⑶做好會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備，并做好會(huì)議記錄。⑷會(huì)議期間會(huì)議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。6/36⑸會(huì)議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機(jī)，非緊急事件應(yīng)盡量避免接電話。附表1：會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議名稱開會(huì)次數(shù)開會(huì)日期開會(huì)時(shí)間會(huì)議目的及宗旨與會(huì)人員司儀主席會(huì)議召集單位會(huì)議記錄總務(wù)與會(huì)者應(yīng)備資料會(huì)場(chǎng)標(biāo)示資料日前或事前的分發(fā)資料附表2：會(huì)議審核表注意要點(diǎn) 查核欄開本次的會(huì)議是否實(shí)際需要？會(huì)（是否只是流于形式的例行會(huì)議？有沒(méi)有其他更好的解決方的法？）目的7/36開會(huì)的目的是否正確？設(shè)開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否妥當(dāng)？定開會(huì)的場(chǎng)所是否恰當(dāng)？要所邀請(qǐng)的與會(huì)人員是否恰當(dāng)？項(xiàng)方面開是否對(duì)于與會(huì)人員確實(shí)通知妥當(dāng)了？會(huì)對(duì)于開會(huì)的主旨、議題是否確實(shí)通知與會(huì)人員？通是否事先通知與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好準(zhǔn)備呢？知是否通知與會(huì)人員事先備妥有關(guān)資料呢？方面會(huì)是否事先擬就議題進(jìn)行順序及時(shí)間的分配呢？議事前是否應(yīng)當(dāng)分發(fā)參考資料呢？是否已經(jīng)做了應(yīng)變的準(zhǔn)備呢？的是否安排好會(huì)議記錄呢？準(zhǔn)是否必須用到幻燈機(jī)或錄象機(jī)等的機(jī)械設(shè)備呢？備方面附表3：會(huì)議議程表XXX會(huì)議議程

年 月日序號(hào)

程序

主持人

時(shí)間分配

備注18/36234567附表4：會(huì)議通知單被通知人

發(fā) 文文號(hào)

附件

日期議題開始時(shí)間

開會(huì)地點(diǎn)主持人

聯(lián)絡(luò)人（或

電話單位）擬聘請(qǐng)出（列）席單位及人員備注發(fā)文單位9/36回

月 日寄來(lái)關(guān)于

月

日召開

會(huì)議的通知單執(zhí)

收悉，本人屆時(shí)將到會(huì)。擬出席人：月日附表5：會(huì)議記錄表時(shí)間

月日時(shí)地點(diǎn)至月日時(shí)

年 月主持人

日 編號(hào)記錄人會(huì)議名稱參加會(huì)議議題

實(shí)施要點(diǎn)

期限

負(fù)責(zé)人

追蹤情況（時(shí)間）審核附表6：會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)記錄表會(huì)議時(shí)間

月

日會(huì)議名稱[

]會(huì)議地點(diǎn)[

]發(fā)言者

主旨

發(fā)言要點(diǎn)

重要程度10/36主要反對(duì)意見(jiàn) 檢討事項(xiàng)二、會(huì)議室使用管理制度會(huì)議室是公司舉行會(huì)議、接待外賓和客戶的場(chǎng)所，為加強(qiáng)其使用管理，特制定本制度。⑴會(huì)議室由行政部歸口管理。⑵各部門需要使用會(huì)議室須事先向行政辦公室提出使用申請(qǐng)。會(huì)議室拘役申請(qǐng)方法如下：①各部門有重要會(huì)議需要使用大會(huì)議室時(shí)，需由會(huì)議主管部門事先填寫〈會(huì)議申請(qǐng)單〉經(jīng)行政辦公室主管批準(zhǔn)方可使用。②審核之后的申請(qǐng)單需貼于會(huì)議室門口，會(huì)議完畢后由行政辦公室人員將此單收走。③其他部門如有重要會(huì)議與此預(yù)約相沖突時(shí)，由行政辦公室協(xié)調(diào)解決。11/36⑶會(huì)議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用，外單位借用會(huì)議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無(wú)權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。⑷各部門和子公司使用會(huì)議室需經(jīng)行政辦公室同意，領(lǐng)取會(huì)議室后要鑰匙。⑸會(huì)議室布置前必須考慮周詳，根據(jù)布置任務(wù)來(lái)確定執(zhí)行人員，并做好明確分工。⑹會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要做好清潔保護(hù)工作。⑺會(huì)議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可，不得隨意搬離辦公室。⑻愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔。附表7：會(huì)議室使用申請(qǐng)表日期

時(shí)間

會(huì)議名稱主持人

地點(diǎn)

年月日人數(shù)

備注————申請(qǐng)使用單位名稱 填表人

主管

管理人

管理單位事務(wù)科長(zhǎng)

副經(jīng)理12/36附表8：會(huì)議室使用登記簿時(shí)刻7891011121314151617181920備日期注1日2日3日4日5日13/36第二節(jié)印章管理制度一、印章管理制度1、總則為保證公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。2、印章刻制與該刻和廢止⑴公司印章的刻制、該刻與廢止的方案由總經(jīng)理辦公室和總經(jīng)理審批。其他單位或人員未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁私自刻制印章。⑵公司各單位內(nèi)部印章，必須持公司證明，到公安部門指定的刻字單位制作。并由公司總經(jīng)理辦公室備案。⑶廢止的印章應(yīng)交總經(jīng)理辦公室保存，保存期限一般為三年。⑷公司的印章在遇到散失、損毀或被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向14/36總經(jīng)理提交說(shuō)明原因的報(bào)告書，由總經(jīng)理根據(jù)具體情況做出處理決定。3、印章的保管與使用⑴工程項(xiàng)目部實(shí)行印章保管、使用登記制度。⑵印章要指定專人負(fù)責(zé)保管，并存柜加鎖，要建立印章保管登記冊(cè)，載明什么印章、印文、印模和保管人姓名等項(xiàng)。⑶印章保管人員要明確責(zé)任，保證印章的正常使用和絕對(duì)安全，防止印章被濫用或盜用。印章保管人員不得委托他人代取代用。⑷一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，印章保管人員應(yīng)及時(shí)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)并報(bào)告有關(guān)部門。⑸用印時(shí)，印章保管人員首先應(yīng)檢查是否有部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的用印章批單，再審閱了解用印內(nèi)容，杜絕未經(jīng)審閱其內(nèi)容盲目蓋印的現(xiàn)象。每次蓋印都應(yīng)進(jìn)行登記。附表9：印章使用申請(qǐng)單單位用印類別

申請(qǐng)日期份數(shù)文件名稱及說(shuō)明

年月日印鑒留存 核準(zhǔn) 申請(qǐng)人15/36附表10：使用印章審批表用印單位用印人姓名用印時(shí)間用何印章用印事由領(lǐng)導(dǎo)批示簽名：填表人：月/日編號(hào)

填表日期： 年 月 日內(nèi)容批準(zhǔn)用印承辦監(jiān)印用印保留歸存摘要人 單位人 人 數(shù) 材料處所注：除了單位介紹信有存根，發(fā)文有發(fā)文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事都應(yīng)進(jìn)行登記。填表人： 填表日期： 年月 日16/36二、介紹信管理制度⑴公司職員出差或到外單位辦事，一律持公司介紹信并加蓋公司印章。⑵開具單位介信要先填寫簽批單，經(jīng)部門批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后交給需用人。⑶介紹信要編號(hào)和存根，存根和發(fā)出的信要一致。⑷對(duì)未使用的介紹信要及時(shí)收回。第三節(jié)辦公室管理制度一、文件資料管理制度1、總則為保證項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于對(duì)公司實(shí)施項(xiàng)目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件和資料的管理。3、職責(zé)⑴經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織貫徹實(shí)施本制度。⑵經(jīng)理辦公室綜合檔案室負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理。⑶各職能部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理。⑷項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件、資料和施工過(guò)程中形成記錄17/36的控制和管理。4、文件資料的編制與審批⑴各職能部門按項(xiàng)目管理職責(zé)編制相應(yīng)文件。⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，字跡清楚。⑶文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查。⑷項(xiàng)目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項(xiàng)目管理體系支持性文件范圍的國(guó)家法律以及上級(jí)部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，各職能部門領(lǐng)導(dǎo)確定。⑸文件和資料內(nèi)容需進(jìn)行更改，由制定該文件的部門負(fù)責(zé)實(shí)施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制。⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進(jìn)行。若指定其他部門或人員審批時(shí)，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的任意更改。⑺文件更改時(shí)，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時(shí)修改，以保證相關(guān)文件的有效性。⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況。⑼對(duì)項(xiàng)目管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)工作場(chǎng)所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時(shí)撤出作廢文件。5、文件資料登記與發(fā)放和回收1）文件和資料登記18/36項(xiàng)目管理職能部門、項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員按文件編號(hào)、文件名稱等項(xiàng)目，填寫〈受控文件清單〉。項(xiàng)目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項(xiàng)目的來(lái)往函件也要進(jìn)行登記，按本單位實(shí)際情況對(duì)文件、資料分門別類進(jìn)行登記。2）文件的收發(fā)⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準(zhǔn)人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查。⑵項(xiàng)目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負(fù)責(zé)發(fā)放，并填寫〈發(fā)放回收登記表〉。⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時(shí)通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。3）文件資料的回收⑴資料員對(duì)被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時(shí)回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期。⑵資料員對(duì)調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收。⑶項(xiàng)目經(jīng)理部解體時(shí)，各職能部門對(duì)其領(lǐng)用的文件和資料予以回收。6、文件和資料的存檔⑴項(xiàng)目管理職能部門和項(xiàng)目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報(bào)送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。19/36⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時(shí)交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標(biāo)識(shí)出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀。⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料。⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請(qǐng)表〉，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。附表12：受控文件清單序號(hào) 文件編號(hào) 文件名稱 份數(shù) 備注注：文件作廢或換版時(shí)，在備注欄中注明。20/36附表13：資料管理清單類別目錄資料盒設(shè)立備注收文規(guī)范性文件文項(xiàng)目部發(fā)文件部門聯(lián)系單（函）外來(lái)文件發(fā)文對(duì)外報(bào)告對(duì)內(nèi)報(bào)告申請(qǐng)部門事項(xiàng)聯(lián)系單ISO9002宣傳資料宣傳資料采購(gòu)資料采購(gòu)資料資合同資料合同資料料供應(yīng)商資料供應(yīng)商資料對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)質(zhì)量資料材質(zhì)書各類質(zhì)量記錄表往來(lái)帳戶往來(lái)帳戶報(bào)表報(bào)表其他資料其他資料附表14：發(fā)放回收登記表序號(hào)

文件編文件名稱號(hào)

接收人簽字

接收日期

回收日備注期21/36附表15：文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單序號(hào) 文件名稱 修訂次數(shù) 生效日期 現(xiàn)行狀態(tài)22/36附表16：文件修改記錄序號(hào) 文件編號(hào) 文件名稱 修改時(shí)間 修改性質(zhì) 備注23/36附表17：文件銷毀（留用）審批表序號(hào)文件編號(hào)文件名批準(zhǔn)人批準(zhǔn)時(shí)原因 份數(shù) 備注稱 間24/36附表18：文件和資料借閱登記表序名稱及編號(hào)領(lǐng)導(dǎo)簽批借閱者借閱日期歸還時(shí)間備注號(hào)25/36附表19：外來(lái)文件管制表序號(hào) 文件名稱文件編號(hào)份數(shù) 版本 持有部門登記日期26/36二、文印管理制度⑴文件資料的復(fù)印、打印須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機(jī)密件除外）。⑵私人資料不得在公司打印、復(fù)印。⑶文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。⑷文印室工作人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。⑸對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，文印室工作人員應(yīng)做好登記，并在月終統(tǒng)計(jì)核算。涉密文件的復(fù)印廢件應(yīng)及時(shí)銷毀。⑹不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人資料。復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。⑺復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。⑻文印室工作人員應(yīng)按規(guī)程操作文印設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢測(cè)、保養(yǎng)，下班時(shí)注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況，斷開電源。三、辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度。⑴公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制。27/36⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個(gè)月報(bào)至行政辦公室，行政辦公室根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制定購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計(jì)各部門的辦公用品清單報(bào)行政辦公室。⑷對(duì)于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后，直接到物資采購(gòu)中心領(lǐng)取。⑸備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時(shí)間不予辦理。⑹備品倉(cāng)庫(kù)設(shè)專人負(fù)責(zé)：備品入庫(kù)需根據(jù)〈入庫(kù)單〉嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否與〈進(jìn)貨單〉相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫(kù)，登記入帳。為辦入庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷。⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫(kù)房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。⑻做好出庫(kù)管理：在日清月結(jié)的條件下，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人月末必須對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。⑽公司員工離職時(shí)，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有28/36遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)。附表20：辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表填表日期： 年 月 日采購(gòu)辦公用品明細(xì)辦公用品名稱 規(guī)格 使用目的 備注領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 簽字：29/36附表21：辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)?zhí)畋砣掌冢耗暝氯丈暾?qǐng)人姓名

工作崗位

職稱領(lǐng)用辦公用品明細(xì)辦公用品名

規(guī)格

領(lǐng)用目的

備注稱領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 簽字：30/36附表22：辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表部門代 名稱號(hào)

上月耗用本月耗用差異額差異人金額（元）金額（元）（元）率%數(shù)

說(shuō)明總務(wù)部經(jīng)理：注：差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數(shù)差。

經(jīng)辦人：31/36附表23：重要辦公用品登記表管理部門：總經(jīng)理辦公室使用部門：名稱編號(hào)規(guī)范廠名或牌名構(gòu)造附屬設(shè)備存放地點(diǎn)耐用年限原價(jià)增加價(jià)值日期憑證號(hào)數(shù)單位數(shù)量增加減損結(jié)存年月日年月日年月日年月日