本科商務禮儀教程第五章教學課件

YCF正版可修改PPT(本科）商務禮儀教程第五章教學課件商務禮儀教程第五章文書禮儀心靈雞湯認真細心地做好每一件小事，是成就任何事業(yè)都必須具備的素質和作風。因為小節(jié)可以反映一個人的修養(yǎng)和習慣。在職場中，禮儀不僅可以有效地展現一個人的教養(yǎng)、風度、氣質和魅力，還能體現一個人對社會的認知水平、個人的學識、修養(yǎng)和價值。通過職場禮儀中的一些細節(jié)，會得到領導更多的信任，使人際間的感情得以溝通，與同事間建立起相互尊重、相互信任、友好合作的關系，從而使自己的事業(yè)進一步發(fā)展，能在職場中如魚得水。CONTENT行政文書禮儀01商務文書禮儀02禮儀文書禮儀0304私人文書禮儀學習目標掌握行政文書的特點和種類；了解行政文書的常見錯誤；了解行政文書工作人員應具備的素質；掌握常用商務文書的寫作；掌握常用禮儀文書的寫作；掌握書信和電子郵件的寫作。第五章文書禮儀第五章文書禮儀案例導入曾國藩處理公文趣事曾國藩出任兩江總督時，總攬四省軍政大權，可以說是位高權重。有一次，一個叫李元的人寫了份請求報告之類的公文讓人送到曾國藩的大營。這個李元只是縣里的團練把總，不過是個七品芝麻官，可是李元遞交上來的公文居然用的是“移”體文?！耙啤笔且环N官方文書，分文移和武移兩種。文移是譴責性公文，唐朝以后成為官府平行機構間交涉的文書；武移是聲討性公文，與檄文相似。很顯然，李元一個區(qū)區(qū)七品芝麻官在二品大員、兩江總督曾國藩面前，用“移”這種只能用于平級并且?guī)в幸欢〝硨π缘墓氖菢O為不妥當的。李元一個七品芝麻官送到曾國藩這里的公文居然用這種平行公文，如果是故意的，那么豈不是他想跟兩江總督曾國藩平起平坐？因此，曾國藩的下屬一看，都很緊張。因為要是按行政工作處罰條令辦理，這個李元立刻就要倒大霉。第五章文書禮儀案例導入一般人遇到這種冒犯的事情少不了要發(fā)一頓脾氣，輕則痛責別人一番，重則要別人付出生命的代價。所有人都以為曾國藩一看這個公文就會生氣。哪知道曾國藩心平氣和地回復完公文后，然后用公文袋把公文封起來。按道理，公文封起來就可以交給秘書去處理了，可曾國藩不，他拿起筆來在公文袋上寫了一首“十七字小令”：“團練把總李，行個平等禮。云何用移封敵體？”曾國藩后來在日記里記錄這件事的時候還說“見者無不絕倒”，是說別人看到了他在公文袋上的那首“十七字小令”后個個都笑噴了，都佩服他太有趣了。曾國藩平常跟友人寫信，不論是公事還是私事，落款都特別有意思，往往在信的最后署完自己的名字后再加兩個字。一般我們寫信也在名字后加兩個字，如“頓首”或“稽首”，表示對對方尊敬的意思。但曾國藩跟一般人不一樣，他最喜歡加的兩個字往往是“一笑”或者是“一粲”。這個“一粲”也還是“一笑”的意思。所以，他的落款往往是“國藩一笑”，意即我曾國藩最后還要博你一笑的意思。這說明什么？說明這個人除了對待公文的嚴瑾態(tài)度以外，也很注重跟人交往時的趣味性、生動性和積極性。第五章文書禮儀文字的發(fā)明使人類社會進入了新的文明時代，開啟了人類利用文字溝通思想、傳送信息、記錄社會生活的新篇章。古往今來，人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來相互交流信息，利用公布文書來向公眾發(fā)布信息等。“文書”是一個概括性的名詞，是指一種記錄信息、表達意圖的文字材料，包括公務文書之和私人文書，公務文書分為行政文書和商務文書。行政文書禮儀WehavemanyPowerPointtemplatesthathasbeenspecificallydesignedtohelpanyonehattissteppingintotheworldofPowerPointfortheveryfirsttime.01第一節(jié)行政文書禮儀行政文書即行政公文，是指在社會治理、國家管理的公務實踐中使用的具有法定權威和規(guī)范格式的應用文。作為表述國家意志、執(zhí)行法律法規(guī)、規(guī)范行政執(zhí)法、傳遞重要信息的最主要的載體，從某種程度上來說，行政公文是國家法律法規(guī)的延續(xù)和補充。行政公文寫作的要求很高。商務人員難免會與政府職能部門打交道，熟悉行政公文的相關格式規(guī)范、禮儀要求以及行文特點，有利于對公文的正確理解以及與相關公務人員的融洽交流，從而促進組織機構的工作順利開展。1.由法定作者制發(fā)法定作者是指依法成立并能以自己的名義享有權利、承擔義務的社會組織及其領導人。2.具有法定的權威性和現行效用法定權威性是指公文在法定的時間和空間范圍內能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響?，F行效用是指公文在其內容所針對的現行公務活動中直接發(fā)揮實際效力，具有依據和憑證功能。3.具有規(guī)范的體式和特定的處理程序公文的規(guī)范體式是指公文的文體和格式必須符合國家的統(tǒng)一規(guī)定。特定的處理程序是指公文的收文和發(fā)文均有一定的處理程序，各環(huán)節(jié)皆有順序性和規(guī)范性，不得自行其是。第一節(jié)行政文書禮儀一、行政文書的特點小案例文件的誤讀安徽省人民政府在其官網發(fā)布指導意見,決定在全省20個縣(區(qū))開展農村綜合改革示范試點工作,有媒體將此解讀為“農民可以買賣宅基地”。對此,安徽省國土廳有關人士解釋這是對文件內容的誤讀,文件中所稱“可以流轉使用宅基地”,并非是“買賣宅基地”。對于文件中所說的“農民通過流轉方式使用其他農村集體經濟組織宅基地”，安徽省國土廳有關人士表示,這只是以流轉的方式使用,并非買賣。對這樣的解釋,恐怕還會有不少人表示聽不懂:流轉不就是買賣的另一種說法么,怎么這里就成了誤讀?分析文件被誤讀的原因,恐怕有三種。第一種是文件用詞準確無誤,確實是一些媒體讀錯了。這就跟學生考試一樣,讀錯了題目,自然做錯了答案。不過,這種誤讀其實很少發(fā)生——媒體一般都有一套完善的把關程序,而且很多解讀都是請專家?guī)兔Φ?讀對文件是一個基本要求。第二種是有些文件用詞模糊不清,很容易發(fā)生誤讀。眾所周知,公文有著嚴格的要求,其中首要的一條就是內容準確、明白。第一節(jié)行政文書禮儀小案例可是現實中,有些文件卻存在用詞不當的現象,容易使人誤讀。特別是當文件對應的內容在現實中已經發(fā)生,或者人們希望發(fā)生時就更有可能發(fā)生誤讀。換句話說,用詞不當疊加現實因素,很可能導致文件被誤讀。第三種則是媒體根本就沒有誤讀,其實是“代人受過”。相關方面一開始就考慮不當,甚至根本就沒有吃透法律和政策,根本就沒有準確理解上級精神,文件公布后出現了強烈的反應,發(fā)生了各種問題,甚至受到了上級的批評,這時就在回應時責怪“誤讀”,實質上是把責任推給媒體。任何一種文件誤讀，都是不應該發(fā)生的。不同的誤讀需要不同方面承擔責任。對于媒體來說，應該讀懂文件、吃透精神；對于相關方面來說，應該把握政策、用詞準確?！翱梢粤鬓D使用宅基地”，誤讀到底對應哪一種，可能還需要進一步“確診”。但如果相關方面用詞更準確、明白一點，對流轉做出更清晰的界定，還會存在現在的“誤讀說”嗎？這種反思，恐怕不是“事后諸葛亮”第一節(jié)行政文書禮儀按其性質和適用范圍劃分，行政文書可分為通用公文、事務文書、專用文書等。通用公文是最常見的一種行政公文，是各級各類機關團體等組織處理公務時普遍使用的公文種類。這類公文的特點有三個：一是具有廣泛的通用性，使用面廣，使用頻率高；二是具有正式文件的性質，通常以帶版頭的紅頭文件形式發(fā)布；三是具有統(tǒng)一規(guī)定的作用范圍。2012年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號），該條例第八條對我黨機關和國家行政機關的公文種類和適用范圍做出了規(guī)定。我黨機關和國家行政機關的公文種類有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。它們的適用范圍分別如下。第一節(jié)行政文書禮儀二、行政文書的種類1.決議決議適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定決定適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。第一節(jié)行政文書禮儀二、行政文書的種類范例國務院關于修改《全國經濟普查條例》的決定國務院決定對《全國經濟普查條例》做如下修改：一、將第十條修改為：“經濟普查的行業(yè)范圍為第二產業(yè)、第三產業(yè)所涵蓋的行業(yè)，具體行業(yè)分類依照以國家標準形式公布的《國民經濟行業(yè)分類》執(zhí)行?！倍?、將第十一條修改為：“經濟普查采用全面調查的方法，但對小微企業(yè)和個體經營戶的生產經營情況等可以采用抽樣調查的方法。經濟普查應當充分利用行政記錄等資料。”三、將第二十三條第二款中的“工商、質檢”修改為“市場監(jiān)管”。四、將第二十四條第一款修改為：“各級經濟普查機構應當按照清查形成的單位名錄，做好經濟普查數據的采集、審核和上報等工作?！蔽?、刪去第二十六條第三款中的“逐級”。六、將第三十二條修改為：“各級經濟普查機構及其工作人員對在經濟普查中所知悉的國家秘密和經濟普查對象的商業(yè)秘密、個人信息，應當依法履行保密義務?！钡谝还?jié)行政文書禮儀范例七、將第三十五條修改為：“地方、部門、單位的領導人自行修改經濟普查資料、編造虛假數據或者強令、授意經濟普查機構、經濟普查人員篡改經濟普查資料或者編造虛假數據的，依法給予處分，并由縣級以上人民政府統(tǒng)計機構予以通報?！敖洕詹槿藛T參與篡改經濟普查資料、編造虛假數據的，由縣級以上人民政府統(tǒng)計機構責令改正，依法給予處分，或者建議有關部門、單位依法給予處分?！钡谝还?jié)行政文書禮儀范例八、將第三十六條修改為：“經濟普查對象（個體經營戶除外）有下列行為之一的，由縣級以上人民政府統(tǒng)計機構責令改正，給予警告，可以予以通報；其直接負責的主管人員和其他直接責任人員屬于國家工作人員的，依法給予處分：“（一）拒絕或者妨礙接受經濟普查機構、經濟普查人員依法進行的調查的；“（二）提供虛假或者不完整的經濟普查資料的；“（三）未按時提供與經濟普查有關的資料，經催報后仍未提供的。企業(yè)事業(yè)單位或者其他組織有前款所列行為之一的，可以并處5萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，并處5萬元以上20萬元以下的罰款?！皞€體經營戶有本條第一款所列行為之一的，由縣級以上人民政府統(tǒng)計機構責令改正，給予警告，可以并處1萬元以下的罰款。”本決定自公布之日起施行。《全國經濟普查條例》根據本決定做相應修改，重新公布。第一節(jié)行政文書禮儀3.命令（令）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性措施，批準授予和晉升銜級，嘉獎有關單位和人員。4.公報公報適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。6.通告通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。7.意見意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。9.通報通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。第一節(jié)行政文書禮儀二、行政文書的種類范例2018年第二季度全國政府網站抽查情況通報為深入貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，落實全國網絡安全和信息化工作會議要求，按照工作安排，國務院辦公廳政府信息與政務公開辦公室（以下簡稱“國辦信息公開辦”）近期組織開展了2018年第二季度全國政府網站抽查?，F將有關情況通報如下。一、總體情況截至2018年6月1日，全國正在運行的政府網站22206家（含中國政府網）。其中，國務院部門及其內設、垂直管理機構政府網站1839家，省級政府門戶網站32家，省級政府部門網站2265家，市級政府門戶網站518家，市級政府部門網站13614家，縣級政府門戶網站2754家，縣級以下政府網站1183家。第二季度，國辦信息公開辦隨機人工抽查各地區(qū)和國務院部門政府網站441個，總體合格率96%。其中，北京等22個地區(qū)政府網站抽查合格率為100%；北京、天津、江蘇、浙江、山東、湖南、海南、四川、貴州、云南、陜西、甘肅、青海連續(xù)四個季度抽查合格率達100%。各地區(qū)、各部門共抽查本地區(qū)、本部門政府網站12286個，占運行政府網站總數的55%，總體合格率97%。經抽樣復核，地區(qū)和部門抽查情況整體真實準確，抽查情況和問題網站名單已在中國政府網公開。第一節(jié)行政文書禮儀范例第二季度，各地區(qū)、各部門繼續(xù)加大對不合格政府網站責任單位和相關人員的問責力度，共有300人被問責，其中190名責任人被上級主管單位約談，32人做出書面檢查，68人被通報批評，7人被調離崗位，2人被黨內警告，1人被停職?！拔覟檎W站找錯”平臺收到網民有效留言15885條，總體辦結率99%。內蒙古、上海、江蘇、發(fā)展改革委、教育部等38個地區(qū)和部門留言按期辦結率達100%，較一季度增加12家。各級政府網站及政務新媒體積極配合做好“群眾辦事百項堵點疏解行動”。其中，第一批堵點難點征集活動（截至4月月底），全國共有18620家政府網站和9179個政務新媒體進行了推廣宣傳；第二批堵點難點征集活動（截至5月月底），全國共有19676家政府網站和10921個政務新媒體進行了推廣宣傳。第一節(jié)行政文書禮儀范例二、主要問題（一）部分網站管理不到位。山西省“大同市南郊區(qū)衛(wèi)生局”網、新疆維吾爾自治區(qū)“烏魯木齊市人事考試網”等網站申請關停后，未按規(guī)定完成下線流程，仍在違規(guī)運行。遼寧省莊河市人民政府同時開設兩個門戶網站，其中一個網站信息長期不更新。黑龍江省“中國中小企業(yè)黑龍江網”于2017年第一季度被通報不合格后，整改工作未舉一反三，仍存在空白欄目、鏈接不可用等問題。“國資委建材離退休干部局網站”首頁長期不更新，且發(fā)稿日期造假。福建省“莆田市水利信息網”、河北省“張家口市交通運輸局”網、廣西壯族自治區(qū)龍勝各族自治縣“龍勝教育信息網”互動欄目長期不回應。（二）一些網站辦事服務水平不高。本次抽查的441家網站中，約10%存在辦事指南信息不完整、不準確問題，如甘肅省定西市“通渭政務服務網”、重慶市“墊江縣市政園林局”網等；約24%存在搜索不準確、不實用，甚至沒有搜索功能的情況，如“住房和城鄉(xiāng)建設部”網、“國家糧食和物資儲備局”網、“新疆生產建設兵團安全生產監(jiān)督管理局”網等。第一節(jié)行政文書禮儀范例（三）少數網站“我為政府網站找錯”渠道不暢通。市場監(jiān)管總局“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”網、山東省臨沂市“蒙山旅游區(qū)管理委員會”網、遼寧省“遼寧建設工程信息網”、上海市“浦東新區(qū)政府采購中心”網等未按規(guī)定添加“我為政府網站找錯”平臺入口，未注明網站標識碼等內容，其中“蒙山旅游區(qū)管理委員會”網未在全國政府網站信息報送系統(tǒng)中填報。（四）政務新媒體運行管理有待加強。媒體報道，近年來雖然政府網站“僵尸”“睡眠”等問題得到有效解決，但類似問題在政務新媒體上時有發(fā)生。不少政務移動客戶端內容長期不更新、功能不可用，公眾評分和下載量較低；個別政務微博、微信公眾號等發(fā)布信息不認真、不嚴肅，對群眾的咨詢回復敷衍了事，甚至出現“雷人雷語”，引發(fā)社會關注，給政府形象和公信力造成不良影響。第一節(jié)行政文書禮儀范例三、下一步工作要求各地區(qū)、各部門要深入貫徹習近平總書記網絡強國戰(zhàn)略思想，進一步按照政府網站發(fā)展指引要求，切實履行監(jiān)管職責，不斷提高政府在線服務水平。（一）加大常態(tài)化監(jiān)管力度。在不斷提高自查比例的同時，深入開展查遺補漏工作，加強對問題網站的督促整改，確保監(jiān)管無死角、問題不反彈。進一步做好黨政機關網站標識、“我為政府網站找錯”平臺入口、網站標識碼、ICP備案編號、公安機關備案標識等內容的規(guī)范添加工作。積極配合機構改革，切實做好相關網站改版、整合、遷移、下線等工作，并及時在全國政府網站信息報送系統(tǒng)中填報完善信息。（二）提升網站服務水平。全面準確公開辦事指南信息，推進辦事服務“網上公開、網上辦理、網上反饋、網上留痕”。注重服務功能的實用性，讓公眾“找得到、用得了、辦得成”。暢通互動交流渠道，完善網民留言的處理轉辦回應機制，做好網民意見建議受理反饋情況的公開工作，確保“件件有落實、事事有回音”。第一節(jié)行政文書禮儀范例（三）加強政務新媒體管理。按照政務新媒體基本情況調查摸底有關要求，認真做好信息統(tǒng)計報送等工作，及時解決摸底過程中發(fā)現的問題，對維護不力的政務新媒體要盡快加強保障力量或關停整合。加強政務新媒體內容保障和日常監(jiān)管，不斷提高信息發(fā)布、解讀和回應質量，努力提升政府在移動端的辦事服務能力。各地區(qū)、各部門請于9月20日前將第三季度網站抽查情況書面報送國辦信息公開辦。對本次通報的問題網站，各有關地區(qū)和部門要采取有力措施進行整改，整改情況與抽查情況一并報送。附件：1.2018年第二季度網站監(jiān)管工作成效明顯的地區(qū)和部門2.各地區(qū)政府網站運行和抽查情況3.抽查發(fā)現存在突出問題的政府網站名單2018年7月24日第一節(jié)行政文書禮儀10.報告報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。11.請示請示適用于向上級機關請求指示、批準。12.批復批復適用于答復下級機關的請示事項。第一節(jié)行政文書禮儀二、行政文書的種類范例國務院關于同意建立國務院旅游工作部際聯席會議制度的批復國函〔2014〕117號旅游局：你局關于建立國務院旅游工作部際聯席會議機制的請示收悉?，F批復如下：同意建立由國務院領導同志牽頭負責的國務院旅游工作部際聯席會議制度。聯席會議不刻制印章，不正式行文，請按照國務院有關文件精神認真組織開展工作。撤銷全國假日旅游部際協(xié)調會議，其職能并入國務院旅游工作部際聯席會議。附件：國務院旅游工作部際聯席會議制度國務院2014年9月9日第一節(jié)行政文書禮儀13.議案議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。14.函函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。15.紀要紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。第一節(jié)行政文書禮儀二、行政文書的種類行政文書寫作中出現錯誤會影響公文的嚴肅性和權威性，影響其法定效力，從而影響公文的質量和效率。行政文書常見錯誤如下。1.公文眉首錯誤公文眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，有公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人等。公文的眉首中出現問題較多的是秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號三處。秘密等級和保密期限、緊急程度要標識于公文首頁右上角，發(fā)文字號中的年份必須用六角括號“〔〕”括入，如“×××〔2018〕1號”等。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤2.公文主體錯誤公文主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個要素，有公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間和附注等。公文主體部分是寫作中最容易出錯且錯誤較多的地方，主要表現在以下幾個方面：（1）由于公文文種使用不當或對公文事由表述不完整、不準確造成公文標題錯誤。公文標題由發(fā)文機關名稱、發(fā)文事由和文種三個要素組成，每個要素都有其獨特的作用，一般不得隨意省略。文種是公文標題中最重要的要素，每一個文種都體現著一種嚴格的權限，撰寫者應根據公文所涉及的內容、文種的范圍、發(fā)文機關的權限和隸屬關系以及發(fā)文的目的和要求等進行選擇，不可混淆使用。常見的文種錯誤如下：第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤①文種選擇錯誤。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選。例如，請示和報告、請示和函，以及公告和通告等文種就經常被混淆而錯選，如該用報告的用請示，該用請示的用報告，甚至請示、報告同時使用。例如，有的單位向不相隸屬的有關主管部門請求有關事項批準時，將函用成請示，如××縣辦公室給縣財政局的“××縣辦公室關于追加2019年度辦公經費的請示”應改為“××縣辦公室關于追加2019年度辦公經費的函”。②生造文種。使用規(guī)范的文種是行政公文與非行政公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際公文寫作中卻出現了少數使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種（如匯報、批示等）情況。例如，××大學的“××大學關于教學工作情況的匯報”，其將匯報作為公文文種來使用極不規(guī)范，應將“匯報”改為“報告”。生造文種既影響了公文的規(guī)范性、嚴肅性和權威性，又影響了辦文的效率。由于文秘人員對公文主題把握不準確、不全面，對起限制、修飾和說明作用的時間名詞、程度副詞和介詞結構等使用不當，從而造成了公文標題事由不清楚、不準確，如“××縣工商局關于擺攤設點的決定”，此決定對擺攤設點究竟是禁止還是準許等不明確、不具體，根據該文的內容，應改為“××縣工商局關于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設點的決定”。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤（2）由于行文規(guī)則和行文關系模糊造成主送機關不明確?！饵h政機關公文處理工作條例》規(guī)定，主送機關是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。行文關系應根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。但是，在實際工作中，一些公文往往因行文關系混亂造成主送機關不明確，從而影響了辦文的效率，其主要有以下兩種情況：①行文主送機關不明確，究竟由誰來主辦不清楚，從而造成辦文推諉。上行文中，主送機關只能有一個。例如，“××高校關于車輛更新的請示”按規(guī)定應主送××市教委，抄報××市財政局和××市機關事務管理局；行文時，其主送機關應為××市教委，而不能將主送機關定為××市教委、××市財政局、××市機關事務管理局。②主送機關的簡稱、統(tǒng)稱使用不規(guī)范造成主送機關不明確，導致一些辦理性的文件無人辦理。主送機關應根據上級機關規(guī)定的簡稱確定，如“××市城市建設綜合開發(fā)管理辦公室”上級規(guī)定其簡稱為“市城建辦”，那么行文中就不能隨意簡稱為“市城建綜開辦”或其他不規(guī)范的簡稱。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤（3）由于內容混雜或語言的歧義等造成正文主題不明確。在日常公文寫作中，報告夾請示、請示夾報告的現象非常突出。如果報告中夾請示，那么上級機關可以不批復，則請示就沒有實際意義；如果請示中夾報告，會造成文字冗長，不簡潔，那么會影響辦文的效率。在請示中，請示的問題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個請示中請示多個事項，能夠批復和不能批復的事項混雜一起，或該具體的沒具體，使上級機關難以批復。例如，××學校向縣教委請示修建教學樓，但沒有教學樓的面積及經費投入的內容，縣教委就無法批復，應詳細寫出預計面積與經費的數量。行政公文的語言應精確，必須保證每個詞、每個句子的意思的唯一性，以避免對方按各自的理解行事。在公文寫作中，常出現使用限定詞語不準確、濫行省略、語序不當、錯用標點符號等導致語言歧義的現象，從而造成對文件理解的混亂，形成了文件執(zhí)行中的偏差，給工作帶來了麻煩。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤（4）由于對公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯誤。公文的成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。很多公文用擬稿者擬稿的日期或印發(fā)日期作為成文日期會影響公文的時效性，甚至嚴重影響文件的貫徹執(zhí)行。（5）其他錯誤。例如，印章與正文不是同處一面。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面；不得采取標識此頁無正文的方法解決。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤3.公文版記錯誤公文版記由主題詞、抄送機關、制文機關名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現錯誤的就是主題詞了。主題詞是反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，其作用是便于計算機管理和檢索。從當前的公文寫作實踐來看，由于文秘人員對公文內容把握不準，導致主題詞提煉不準、不全或提煉過多的現象。公文的質量直接影響機關的管理效能和辦事效率。因此，必須高度重視公文的規(guī)范化寫作，加大對機關負責人和文秘人員業(yè)務素質的培訓力度，避免公文寫作中出現的問題，從而使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化。第一節(jié)行政文書禮儀三、行政文書的常見錯誤1.較高的政治思想水平行政文書工作人員應有較高的政治思想水平，是指有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念。行政文書工作人員應具有較高的政治覺悟，做到堅持正確的政治方向，堅持黨的基本路線，堅持四項基本原則，具有一定的思想理論水平，把馬列主義的理論與行政文書工作中的實際緊密結合起來，運用馬克思主義的立場、觀點和方法分析、研究和處理行政文書工作中的實際問題，不斷提高行政文書工作的水平。行政文書工作人員應具有一定的政策水平。行政文書工作人員如果不熟悉、不理解黨和國家的方針、政策，也就難以對這些文書進行準確、科學的處理。可以說，行政文書工作人員政策水平的高低決定了文書工作質量的優(yōu)劣。行政文書工作人員必須具有較強的法制觀念。這無論是從加強法制建設還是從加強文書工作的建設來看，都是十分必要的。行政文書內容的審核把關、行政文書制發(fā)的法定程序、行政文書的保密等，都要求行政文書工作人員依法辦文。也就是說，行政文書工作人員既要懂法，又要守法。第一節(jié)行政文書禮儀四、行政文書工作人員應具備的素質2.很好的職業(yè)道德素養(yǎng)行政文書工作人員要有很好的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要表現在熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密。作為行政文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好行政文書工作。熱愛行政文書工作，才會安心于行政文書工作，鉆研行政文書工作，忠于行政文書工作崗位，才會在這個崗位上勤勤懇懇、踏踏實實地工作，永不擅離職守。也唯有如此，才能在平凡的工作崗位上干出不平凡的成績來。第一節(jié)行政文書禮儀四、行政文書工作人員應具備的素質埋頭苦干和嚴謹精細是行政文書工作人員應有的工作態(tài)度和工作精神。行政文書工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一件事不干不行，干好又不容易。要做好行政文書工作，就必須有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。行政文書工作是一種十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹、認真的工作精神，才能做好。遵守紀律就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。行政文書工作人員是機關中經常在領導身邊工作的人員，同領導接觸的機會比較多，了解的機密也比較多。行政文書工作人員在為機關、為領導服務的同時，又有假借領導名義謀取私利的機會和可能，還有失密、泄密的可能。因此，行政文書工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。第一節(jié)行政文書禮儀四、行政文書工作人員應具備的素質3.必備的專業(yè)基礎知識行政文書工作人員與機關其他干部相比較，在政治思想素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)方面應當說是具有共性的，但在業(yè)務素養(yǎng)上，則有更多的專業(yè)性。行政文書工作人員的專業(yè)基礎知識主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基礎知識。一是應擁有基礎理論知識。這主要是指關于文書工作總體方面的基本原理性的知識，包括文書學、應用文寫作、秘書學、信息學、行政管理學等方面的基本原理性的知識?；A理論知識帶有一定的綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。有了基礎理論知識，行政文書工作人員在從事文書工作時就能增強自覺性，減少盲目性，為提高文書工作水平奠定基礎。二是實際操作知識。行政文書工作人員要熟悉和掌握行政文書的操作程序、操作方法，如發(fā)文處理程序、收文處理程序等。實際操作知識是行政文書工作人員的業(yè)務基本功。除了以上素質要求外，文字綜合處理能力、書寫能力、速記能力、印制能力、校對能力、運用辦公設備能力等都是對行政文書工作人員的基本素質要求。第一節(jié)行政文書禮儀四、行政文書工作人員應具備的素質小案例秘書的文書寫作小玲今天第一天正式上班，職位是公安局局長秘書。參加崗前培訓時，她就聽說自己的上司張琳要求嚴格，所以小玲感到有些緊張。張琳花了不到十分鐘的時間把小玲介紹給局里的其他同事，之后馬上下達指令：“小玲，今天是星期四，明天下午局里要開會，需要你撰寫一份講話稿，相關主題和素材我稍后發(fā)到你的郵箱里?！笨墒?，小玲剛畢業(yè)，從來沒有正式寫過講話稿，時間也有點緊，第一天上班，她就工作到了晚上11點。所幸的是，小玲圓滿完成了上司布置的任務。秘書的文書寫作（如為領導起草講話稿、為機關起草文件等）與一般寫作（如寫詩歌、小說、散文、論文等）是完全不同的。當秘書作為秘書角色而寫作時，其實際上是處在法定機關和組織或其領導的“代言人”地位。以領導講話稿為例，一篇好的領導講話稿，關鍵在于內容準確、切實，觀點精辟、新穎。而要做到這一點，就要深入地了解素材，真正吃透方方面面的情況。第一節(jié)行政文書禮儀小案例每一個人的時間和精力都是有限的，秘書對素材的搜集應當有目的、有計劃、有重點，從而避免素材搜集的隨意性和盲目性，做到事半功倍。秘書應當建立紙質資料庫和電子資料庫，并根據本部門、本單位的工作內容和所撰寫領導講話稿的主要方面對應當搜集的素材分門別類，列出一個明細目錄，將搜集到的素材放入這兩個資料庫，并定期進行整理、清理、歸納。第一節(jié)行政文書禮儀商務文書禮儀WehavemanyPowerPointtemplatesthathasbeenspecificallydesignedtohelpanyonehattissteppingintotheworldofPowerPointfortheveryfirsttime.02商務文書是企業(yè)在經營運作、貿易往來等一系列商務活動中所使用的各種對公事務正式文書的總稱。商務活動所涉及的內容豐富且環(huán)節(jié)眾多，因而商務公文的形式很多。商務文書符合相關禮儀規(guī)范，才能夠促進組織內部的關系協(xié)調，促進行政管理部門、商務合作伙伴、顧客群體乃至競爭對手的關系協(xié)調，才能有利于企業(yè)的商務運作。以下簡要介紹幾種常用的商務文書。第二節(jié)商務文書禮儀介紹信是機關團體、企事業(yè)單位的人員與其他單位或個人聯系工作、了解情況、洽談業(yè)務、參加社會活動所使用的一種專用書信。在商務活動中，它用于聯系人的身份識別與證明。（一）介紹信的類型介紹信的分類方式有很多種。依據劃分角度的不同，介紹信通?？梢苑譃槭謱懯浇榻B信和印刷式介紹信。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信1.手寫式介紹信手寫式介紹信是一種較常見的介紹信，一般在公文信紙或機關、團體、單位自制的信箋上書寫，最后只要加蓋單位公章即可。這是一種比較便捷的介紹信方式。但是，因其用紙、書寫沒有什么嚴格的要求，所以容易被人偽造，因而在更為正規(guī)的場合下較少使用。2.印刷式介紹信印刷式介紹信是一種形式規(guī)范的介紹信，其內容、格式等已事先印刷出來，使用者只需在預留的空白處填寫上有關內容，然后加蓋單位公章即可。印刷式介紹信使用方便，可以提高工作效率，是公用介紹信中使用較多的一種。印刷式介紹信可分為有存根介紹信和無存根介紹信。有存根介紹信通常一式兩聯，存根聯由開介紹信一方留檔備查，正式聯由被介紹人隨身攜帶。無存根介紹信的內容和格式與有存根介紹信沒什么差別，只是沒有存根聯而已。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信（二）介紹信的構成介紹信適用于機構與機構之間來往所需，是一種較為正規(guī)的、具有一定憑證作用的信件，相當于一個在一定時間內的有效證件。介紹信一般都開列出一定的時日期限，因而是一種在限期內才具備有用性的專用文書。介紹信一般包括標題、稱謂、被介紹者簡況、事由、署名日期和有效期等內容。不同形式的介紹信的寫法、格式和內容略有差異。以形式最正規(guī)的有存根印刷式介紹信為例，一般分為存根聯、正式聯、間縫三部分。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信有存根聯介紹信有存根聯介紹信如圖5-1所示。圖5-1有存根聯介紹信1.存根聯（1）“存根”字樣。在存根聯的第一行有“存根”字樣。（2）“第號”字樣。在存根聯第二行右下方寫有“第號”字樣，用以填寫介紹信的頁碼編號。（3）正文。從存根聯第三行開始是介紹信的正文部分。其具體內容包括四個方面：一是說明被介紹對象的姓名、人數及相關的身份，二是寫明被介紹對象前往何處何單位，三是說明辦理什么事情、有什么要求等，四是填寫有效天數。（4）結尾。在結尾要寫明有效天數與介紹信的成文日期，不必署名，因為存根僅供本單位在必要時查考而已。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信2.間縫存根聯與正式聯之間為間縫，其有一條虛線，虛線上有單位名稱和“第號”字樣?！暗谔枴弊謽犹帒顚懪c存根聯第二行填寫的一樣的編號，要用中文大寫數字書寫，如“第壹佰叁拾肆號”，字體要大一些，使字跡在存根聯和正文聯各有一半。同時，應在虛線正中加蓋公章。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信3.正式聯（1）“介紹信”字樣。正式聯的上部有“介紹信”字樣，字體較大。（2）“第號”字樣。正式聯的上部有“第號”字樣，其填寫的編號同存根聯。（3）稱謂行。正式聯“第號”下右邊有一橫線，用于填寫被介紹對象所要聯系的單位或個人的名稱，要頂格填寫。（4）正文。介紹信的正文另起一行，填寫介紹信的具體內容，其內容與存根聯的一樣，主要寫明被介紹對象的姓名、人數，要接洽的具體事項、要求等，一般還要寫諸如“請接洽”“請協(xié)助”之類的話。（5）結尾。結尾要使用敬語，一般要寫“此致敬禮”，最后要注明該介紹信的有效期限，該期限與存根聯的相同。（6）署名與蓋章。在右下方要署上本單位的名稱全名，并加蓋公章；還要另起一行寫成文日期，該日期與存根聯的相同。第二節(jié)商務文書禮儀一、介紹信會議紀要是在會議文件、會議記錄的基礎上加工整理出來的一種書面材料。它主要用來反映會議的基本情況、主要精神和中心內容。1.會議紀要的寫作要求會議紀要要能簡練、概括地將會議的基本情況和會議內容的精髓提煉與反映出來，要重點突出、一目了然、層次分明。會議紀要的寫作要掌握以下三條基本要求：（1）能夠全面反映會議情況。（2）對會議材料進行合理的分析和處理。（3）能夠集中反映會議精神。第二節(jié)商務文書禮儀二、會議紀要2.會議紀要的基本格式（1）標題。標題下方往往要注明會議日期或者會議紀要通過的日期。（2）正文。正文由開頭、主體和結語三部分組成。開頭部分類似于會議報道的新聞導語，以記敘性文字把會議的召集單位，會議的時間、地點、宗旨和主題，以及會議主持人的姓名與職務、出席人員的姓名與職務、記錄人等簡單交代清楚。主體部分包括會議中所反映的情況、討論研究的問題、做出的決議、提出的任務、確定的措施等。結語部分針對會議內容做出簡單總結。（3）落款。落款要寫明召開會議的單位名稱和會議紀要的成文時間。有的會議紀要還留有與會人簽名處。第二節(jié)商務文書禮儀二、會議紀要范例會議紀要時間：2018年9月27日地點：公司四樓會議室人員：人力兼行政總監(jiān)王××、人力資源部經理方××，黨工委委員××、××，班子成員××，辦公室副主任李××。主持：人力兼行政總監(jiān)王××記錄：趙××議題：關于公司人事調動事宜及關于調整××等同志工作崗位事宜。會議議定事項紀要如下：第二節(jié)商務文書禮儀范例一、關于公司人事調動事宜會議聽取了人力資源部經理方××同志關于公司人事調動事宜的匯報。根據××國資〔2018〕號批復精神，公司辦公室主任、××項目負責人鄒××同志調入××運動公司工作。由于××公司三定方案正在編制中，××公司發(fā)函（×××函〔2018〕××號）協(xié)調鄒××同志調動工作后的薪酬、社保等事宜時提出：一是鄒××同志檔案及勞動關系暫保留在我公司；二是鄒××同志的薪酬和社保費用等按照我公司相關規(guī)定及標準，暫由我公司發(fā)放和繳納，在××公司三定方案編制完成后，該項費用由××公司承擔，結算方式由雙方具體協(xié)商決定。會議同意鄒××同志工作調動以及薪酬、社保費用等暫在我公司發(fā)放和繳納的事宜，時間從2018年10月1日開始執(zhí)行。第二節(jié)商務文書禮儀范例二、關于調整××等同志工作崗位事宜會議聽取了方××同志關于調整××等同志工作崗位事宜的匯報。公司辦公室主任鄒××同志調入××運動公司后，辦公室主任崗位空缺，需對人員崗位進行調整，具體調整如下：（1）公司紀檢負責人××同志工作責任心強、經驗豐富，調整至辦公室主持工作。（2）辦公室王××同志調整至公共事業(yè)部工作。（3）辦公室馮××同志調整至公共事業(yè)部工作。會議同意以上3名同志的工作崗位調整，自2018年10月1日開始執(zhí)行?！痢凉?018年9月27日與會人員簽名：第二節(jié)商務文書禮儀招標投標文書是以訂立招標采購合同為目的的民事活動，屬于訂立合同的預備階段。所謂招標，是指招標人對貨物、工程或服務事先公布采購的條件和要求，邀請投標人投標，招標人按照規(guī)定的程序確定中標人的行為。所謂投標，是指投標人按照招標人提出的要求和條件參加投標競爭的行為。常用的招標投標文書包括招標公告、招標邀請書和投標申請書。（一）招標公告招標公告也稱招標啟示或招標通告，是將招標單位、招標項目、招標時間、招標步驟及招標聯系方式等通過媒體告訴廣大讀者，從而吸引投標者的一種文書。招標公告的詳細程度和復雜程度隨著招標項目和合同標的的大小及性質的不同而有所變化。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書1.招標公告的分類（1）按照招標內容來劃分，招標公告可以分為建筑工程招標公告、勞務招標公告、大宗商品交易公告、設計招標公告、企業(yè)承包招標公告、企業(yè)租賃招標公告等。（2）按照招標的范圍來劃分，招標公告可以分為國際招標公告、國內招標公告、系統(tǒng)內部招標公告和單位內部招標公告等。（3）按照合同期限來劃分，招標公告可分為長期招標公告和短期招標公告。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書2.招標公告的結構招標公告通常由以下幾部分構成：（1）標題。招標公告的標題由招標單位、招標事由和文種三部分組成，也可由招標單位和文種兩部分組成。（2）正文。招標公告的正文開頭要寫明招標的目的、招標的依據和招標的項目名稱，如工程名稱或要采購的商品的名稱，或大宗商品的型號、數額、規(guī)格等。招標公告的正文主體要詳細說明招標的具體內容及有關事項，如招標的范圍，投標人應具備的條件，招標的步驟，招標的起止日期，以及投標人購買招標文件的時間、價格和方式，開標的時間和地點，簽約的時間和期限，項目開工的時間或時限等。（3）結尾。結尾要寫清承辦招標事項的具體單位名稱、招標公告發(fā)布的日期，如果招標公告刊發(fā)在報紙上，也可不署日期；還要寫明招標單位的地址、電話、電子郵箱、傳真、郵政編碼及聯系人等，以便投標人與招標人聯系。有的招標公告還將一些繁雜的內容，如項目數量、工期、設計勘察資料等作為附件列于文后或作為另發(fā)的招標文件。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書（二）招標邀請書招標邀請書與招標公告具有同等效力，其內容與招標公告的內容一樣。不同的是，招標邀請書以書信體行文，標題直書“招標邀請書”，正文有稱謂（被邀請單位的名稱），開頭有對被邀請單位的肯定性評價；招標邀請書的文字更為簡潔，語氣更懇切。1.招標邀請書的形式（1）按招標的范圍劃分，它可分為國際招標書和國內招標書。國際招標書要求兩種版本。例如，國外的企業(yè)進行國際招標，一般以英語（或當地語言）為準；如果是中國企業(yè)進行國際招標，招標文件中一般應注明“當中英文版本產生歧義時以中文為準”。（2）按招標的標的物劃分，它可分為三大類，即貨物、工程、服務招標書。它根據具體標的物的不同還可以進一步細分，如工程招標書可進一步分為施工工程、裝飾工程、水利工程、道路工程、化學工程招標書等。不同工程招標書的內容差異非常大。貨物招標書也一樣，簡單的貨物（如糧食、石油等）和復雜的貨物（如機床、計算機網絡等）差異較大，招標書的內容差異也非常大。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書2.招標邀請書的內容招標邀請書的主要內容可分為三大部分，即程序條款、技術條款和商務條款。招標邀請書主要包含以下九項內容：（1）招標邀請函。（2）投標人須知。（3）招標項目的技術要求及附件。（4）投標書格式。（5）投標保證文件。（6）合同條件（合同的一般條款及特殊條款）。（7）技術標準、規(guī)范。（8）投標企業(yè)資格文件。（9）合同格式。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書（三）投標申請書投標申請書簡稱投標書，是指投標單位按照招標公告提出的條件和要求向招標單位提交的報價并填具標單的文書。它要求密封后郵寄或派專人送到招標單位，故又稱標函。它是投標單位在充分領會招標公告的內容，進行現場實地考察和調查的基礎上所編制的投標文書，其對招標公告提出的要求做出響應和承諾，并提出具體的標價及有關事項以競爭中標。投標書是招標工作中甲、乙雙方都要承認并遵守的具有法律效應的文件，因此邏輯性要強，不能前后矛盾、模棱兩可，用語要精練、簡短。第二節(jié)商務文書禮儀三、招投標文書消息是一種用簡潔、明快的文字迅捷、及時地報道最新事實的新聞體裁。消息包括動態(tài)消息、綜合消息、人物消息、特寫消息、新聞述評等。（一）消息的寫作原則1.內容真實消息的內容必須真實。一是有形事實必須真實。有形事實是指人的肉眼看得見的事實，新聞的六要素——何時、何人、何地、何事、原因、結果，必須準確無誤。二是無形事實必須真實。無形事實是人的肉眼看不見的，但也是客觀事實，如人物的心理活動、事情的社會影響、公眾的口頭評價等。消息寫作者必須認真調查，如實反映事實，不能瞎編亂造。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息2.題材新鮮消息是對新近發(fā)生的事實的報道，它的時效性很強，主要表現在兩個方面：一是在時間上搶先，某一新聞事件，誰報道在先誰的新聞價值就大，落在后面就成了舊聞。特別是當企業(yè)為澄清某件事情而發(fā)布消息時，錯過發(fā)布的時機，可能引起公眾的誤會更大。二是個性鮮明。有特色的消息才能贏得公眾的關注，才能有效發(fā)揮消息的作用。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息3.篇幅短小消息只有短才能使讀者在短時間內掌握信息。從企事業(yè)單位方面來看，多頻度地發(fā)布短消息，才能將更多的新鮮事及時地報道出去，以便公眾快速地了解。4.角度新穎人們觀察事物的角度不同，得出的印象和結論就會不同。蘇軾的“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同”就充分說明了這一點。消息也一樣，對同類事物從不同的角度來寫，就會寫出不同的意思來。許多事物是一個多面體，有多個側面，多個觀察點、集合點和切入點。角度新穎就是要根據黨和國家的方針政策、社會的需求與企事業(yè)單位的自身表達訴求，結合事實本身的特點選擇最佳觀察點或者表達主題的最佳集合點來寫作，以提高消息的閱讀價值。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息（二）消息的結構一篇消息是由標題、導語、背景、主體、結尾五部分組成的。1.標題消息的標題可以由上副題、主標題和下副題三部分組成的。主標題放在中間，用大號字，主標題為實題；上副題在主標題之上，用較小一號的字排印，它往往采用比喻、雙關、借代、對偶等修辭手段，烘托主標題的氣氛；下副題放在主標題之下，用較小一號的字排印，是對主標題事實的補充。2.導語導語是消息開頭的第一個自然段，其用最簡練的語言揭示消息的主題，吸引讀者的注意。導語的寫法主要有敘述式、提問式、評論式和描寫式。導語寫作的要求是深刻地表現主題，有力地吸引讀者。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息3.背景背景是指消息產生的歷史條件和環(huán)境條件，一般在導語之后、主體之前，也可穿插在主體的其他部分。常用的背景材料有以下三種：（1）對比性材料。其為以過去與現在比、實績與計劃比、正確與錯誤比、此地與彼地比，以突出事實的意義。（2）說明性材料。其介紹消息的背景、地理環(huán)境、歷史演變等，以說明事物發(fā)生的原因、條件和環(huán)境。（3）注釋性材料。其介紹人物的出身、經歷、性格特點，或介紹產品的性能、質量、使用方法，或解釋名詞術語、科技知識等，使人們更好地理解消息的意義。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息4.主體主體是消息的主要組成部分。主體的結構安排主要有以下三種方式：（1）按時間順序，也稱縱式結構。這種方式的好處是脈絡清楚，讀者對事物發(fā)展的全過程有一個清晰、完整的認識。這種方式主要適用于事件消息和人物消息。（2）并列結構，也稱橫式結構。這種方式或者按事物發(fā)展的空間變換劃分層次，或者按人物性格和事物特征的不同方面來安排層次。這種方式有利于反映事物的內在聯系，適用于經驗消息和動態(tài)消息。（3）混合結構。這種方式為一篇消息從整體來看是縱式結構，而其中敘述某一事實時又采用了橫式結構；或者相反。這種方式應用得較為廣泛。5.結尾結尾是消息的最后一個自然段。結尾的作用是收束全文，再現主題，鼓舞人心，啟迪思維。第二節(jié)商務文書禮儀四、消息簡報就是以具體的事例、簡潔的文字、靈活的形式及時、迅速地向上級反映情況、匯報工作，或者對下級或平級指導工作、通報狀況的一種匯報性、指導性和交流性的文書。（一）簡報的分類根據使用情況，簡報一般可分為工作簡報、專題簡報和會議簡報。1.工作簡報工作簡報是為了推動日常工作而寫的簡報，也是簡報中最常見的一種類型。工作簡報的作用是及時反映工作進展狀況，交流工作中取得的經驗或指出工作中存在的問題，為上級領導和下級工作人員及時了解、掌握工作情況服務。編寫工作簡報要迅速、及時，圍繞工作中心，突出重點，抓好典型。第二節(jié)商務文書禮儀五、簡報2.專題簡報專題簡報是針對某項工作、任務、活動而寫的專項簡報。專題簡報與工作簡報的區(qū)別是，工作簡報面向全局，有較強的廣泛性；專題簡報目標單一，有較強的針對性。專題簡報比工作簡報更看重時效性。3.會議簡報會議簡報是在會議期間為了反映會議情況而寫的簡報。會議簡報可以是一次性的，也可以是連續(xù)性的。會議簡報的內容包括會議報告、講話的主要內容，會議決議，討論發(fā)言，會議動態(tài)等。會議簡報是專為會議服務的，該會議結束了，該會議簡報也就停辦了。因此，會議簡報是階段性的簡報。第二節(jié)商務文書禮儀五、簡報（二）簡報的結構簡報一般由報頭、報核和報尾三個部分組成。1.報頭簡報的報頭類似于公文的“紅頭”，一般也套紅印刷，但又有一些不同之處。簡報首頁上部有一條紅色間隔橫線。間隔橫線以上稱為報頭，由簡報名稱、期數、編發(fā)機關、日期、保密提示等項目組成。簡報除用“××簡報”“××動態(tài)”“情況反映”等常用名稱之外，還可加上單位名稱、專項工作等內容，如“××工程項目建設進度簡報”。簡報名稱用大號字套紅印刷。期數位于簡報名稱下方正中，加括號。如果是綜合工作簡報，一般以年度為單位，統(tǒng)編順排；如果是專題簡報，按本專題統(tǒng)編順排；如果是增刊，就標明“增刊”字樣。編發(fā)機關一般是“××辦公室”或“××秘書處”，位于期數下面、間隔橫線上方左側。日期位于編發(fā)機關右側。如果需要保密，在首頁報頭左上角標明密級或“內部刊物”字樣。確有需要，還可在首頁報頭右上角印上份號。第二節(jié)商務文書禮儀五、簡報2.報核報頭以下、報尾以上的部分都是報核。報核的內容包括目錄、編者按和報道。一期簡報可以只有一篇報道，也可以有多篇報道。如果只有一篇報道，則無須設置目錄；如果有多篇報道，則可設置目錄。篇目不多容易查找時，則無須標上序碼和頁碼，只需將編者按、各篇標題排列出來即可；為避免混淆，可以每項前加一個標記符號。如果有必要，簡報中可設置編者按，編者按的主要內容是說明工作任務來源，本期重點稿件的意義和價值，征稿通知，征求意見等。編者按不可過長，短者三五行，長者半頁即可。3.報尾報尾在簡報的末頁，用間隔橫線與報核分開。報尾的內容比較簡單，只需寫明報什么機關、送什么機關、發(fā)什么單位即可。第二節(jié)商務文書禮儀五、簡報禮儀文書禮儀WehavemanyPowerPointtemplatesthathasbeenspecificallydesignedtohelpanyonehattissteppingintotheworldofPowerPointfortheveryfirsttime.03禮儀文書是指為禮儀目的或在禮儀場合使用的文書。常用的禮儀文書有賀詞、請柬、慰問信、感謝信、開幕詞、迎送詞、喪事文書等。第三節(jié)禮儀文書禮儀賀詞是祝賀喜慶之事的一類的應用文。以函件形式送達的賀詞通常稱作賀信，借助電報發(fā)出的賀詞通常稱作賀電。賀信、賀電的內容是賀詞，賀年片上慶祝的話語也屬賀詞范疇。1.賀詞的特點（1）篇幅可長可短。賀詞可少則幾個字，多則幾百字甚至上千字。（2）種類繁多，風格多種多樣。賀詞有很多種，在不同的場合要用不同的賀詞，如喬遷賀詞、升學賀詞、企業(yè)賀詞、新春賀詞等。（3）賀詞應感情真摯，內容切合身份，用語準確。（4）一般在所祝賀事情發(fā)生的第一時間起草，而且應及時發(fā)出。（5）通過贊揚被祝賀者的可喜成績、重大貢獻和精神品質，給人希望與鼓舞。第三節(jié)禮儀文書禮儀一、賀詞2.賀詞的結構賀詞通常由以下幾部分構成：（1）標題。在第一行中間寫“賀詞”字樣即可；內容單一且很短小的賀詞可以不用寫標題。（2）稱謂。第二行頂格寫被祝賀者的名稱。（3）正文。首先，表明祝賀之意；其次，根據情況對被祝賀者給予贊譽性評價，闡發(fā)對方工作的積極意義等；最后，根據雙方關系提出勉勵要求，或者表示向對方虛心學習等。（4）落款。落款要有簽名和日期。第三節(jié)禮儀文書禮儀一、賀詞范例賀詞××福利院的爺爺奶奶們：你們好！百善孝為先，尊老、敬老是中華民族的傳統(tǒng)美德，老年人是經驗和智慧的象征，是寶貴的財富!生活的繁忙讓我們忽略了很多事；但是，在重陽節(jié)這個特別的日子里，我們?yōu)槟銈兯蜕献钫\摯的祝福，祝你們身體健康，萬事如意！××中學×年級×班全體同學××××年××月××日第三節(jié)禮儀文書禮儀請柬是用于邀請有關單位或個人參加某項活動而發(fā)出的禮儀文書。按篇幅大小、文字多少、內容簡繁，請柬可分為兩種形式：篇幅大、文字多、內容繁雜的通常稱為邀請函、邀請書，內容相對簡單、文字較少、印制較為精美的通常稱為請?zhí)⒓硖?。請柬的形式有橫豎之分。請柬既是我國的傳統(tǒng)禮儀文書，也是國際通用的社交聯絡方式。使用請柬，既可以表示對被邀請者的尊重，又可以表示邀請者對此事的鄭重態(tài)度。召開各種會議，舉行各種典禮、儀式或活動，均可以使用請柬向相關人員發(fā)出邀請。因此，請柬在款式和裝幀設計上應美觀、大方、精致，使被邀請者感受到主人的熱情和誠意，從而感到喜悅和親切。第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬（一）請柬的結構不論哪種樣式的請柬，都有標題、稱謂、正文、敬語、落款和日期等。（1）標題。請柬封面印有“請柬”二字，通常寫在頂端第一行，字體較正文稍大，字面可燙金或加以圖案裝飾等。（2）稱謂。稱謂為被邀請者名稱，應頂格書寫，其后加冒號。個人姓名后要注明職務（職稱）或“××先生”“××女士”等。（3）正文。正文另起行書寫，前空兩格，寫明活動的內容、時間、地點及其他應知事項。（4）敬語。一般以“敬請（恭請）光臨”“此致敬禮”等做結尾?！按酥隆绷砥鹦?，前空兩格，再另起行頂格寫“敬禮”。（5）落款和日期。寫明邀請單位名稱或個人姓名，其下邊寫日期。第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬（二）請柬的禮儀1.邀請者的禮儀在使用請柬的過程中應注意相關禮儀。作為邀請者，應注意以下幾點：（1）請柬的遞送安合乎禮儀。請柬的遞送方式很有講究。在古代，無論距離遠近，人們都要登門遞送請柬，以表示真誠邀請的心意。現在，人們可以郵寄請柬，但是一定注意不能托人轉遞，轉遞是很不禮貌的。請柬如果是放入信封當面遞送，要注意信封不能封口，否則會造成既邀客又拒客的誤會。請柬正文中事由、時間、地點三個基本要素不可缺少。邀請對方參加自己舉辦的什么活動及緣由必須寫清楚，給被邀請者決定是否參加提供依據；舉辦活動的準確時間，不但要書寫年、月、日、時，甚至要注明上下午；如果活動地點比較偏僻，或者對于一部分人來說不熟悉，就要在請柬上注明行走路線、乘車班次等。第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬（2）請柬中應避免出現“準時”二字。在正文后可根據不同的情況寫上“敬請光臨”“恭請光臨”“請光臨指導”等結語。在一些請柬上我們時?？梢钥吹健罢垖脮r光臨”的字樣，“屆時”是到時候的意思，表示邀請者的誠意。但是，有的請柬把“屆”改成了“準”字，這樣就成了命令式，體現了邀請者的高高在上，對被邀請者的不尊敬。我們應該避免出現這樣的結語。（3）請柬落款應顯示莊重和誠意。在當代的請柬中，一般用“此致敬禮”的祝頌語做最后致意。在文面的右下角簽署邀請者的名稱。如果是單位發(fā)出的請柬，要簽署主要負責人的職務和姓名，以主要邀請者的身份告知對方。發(fā)文日期最好用漢字大寫，以示莊重、正式。有的舞會、音樂會、大型招待會的請柬還寫有各種附啟語，如“每柬一人”“憑柬入場”“請著正裝”等，通常寫于請柬正文的左下方。第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬2.被邀請者的禮儀作為被邀請者，能否赴約都應以書面形式告知邀請者，可根據情況選用應邀信和謝絕信。（1）應邀信。應邀信是被邀請者接到邀請者的請柬后同意赴約而給邀請者的復函，古時稱謝帖。應邀信的發(fā)出體現了被邀請者對活動的重視和對邀請者的尊重。應邀信一般由稱謂、正文、祝頌語、署名及落款等組成，表明接受邀請的態(tài)度，最后以“我將準時出席”做結語，最后的祝頌語可用“祝活動圓滿成功”等。（2）謝絕信。謝絕信是被邀請者收到請柬后，因為某種原因不能應邀赴約而寫給邀請者的婉言謝絕的禮儀文書。從禮儀的角度來說，特別是商務場合中，不管何種原因不能應邀赴約，一定要以書面形式及時告知邀請者，以體現對邀請者的尊重。謝絕信的用語要謹慎，避免對方產生誤會。第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬請柬是禮儀文化的一種體現，在運用時，受東、西方傳統(tǒng)文化的影響，存在一些差異。如結婚請柬，在中國由來已久，形式有直有橫，顏色多為大紅色。內文撰寫的方式到今依然大致相同，有一套俗成的禮儀用字。較特別的是通常會印上兩種日期：一種是農歷日期，一種是公歷日期。西方的結婚請柬多為橫式；顏色以淺白色、淺粉紅色為多，少有大紅色的請柬；請柬的字體多為手寫字體，不少西式結婚請柬采用復雜的花式手寫字體；在印刷方式上，有浮雕壓印、凸版印刷、熱浮凸印刷等。tips第三節(jié)禮儀文書禮儀二、請柬慰問信是向對方（一般是同級或上級對下級單位、個人）表示關懷、慰問的信函。它是有關機關或個人以組織或個人的名義在對方處于特殊的情況下（如戰(zhàn)爭、自然災害、事故等），或在節(jié)假日向對方表示關心、問候的應用文。慰問信包括兩種：一種是表示同情、安慰的慰問信，另一種是在特殊的時期（如節(jié)假日等）表示問候的慰問信。第三節(jié)禮儀文書禮儀三、慰問信1.慰問信的結構慰問信的基本結構包括標題、稱謂、正文和結尾落款。（1）標題。標題可寫“慰問信”“寫給×××的慰問信”“×××致×××的慰問信”等。（2）稱謂。稱謂應注意禮儀。如果是寫給單位的慰問信，要寫單位全稱；如果是寫給個人的慰問信，要在姓名之后加上稱呼，如“同志”“先生”“師傅”等，后面寫冒號。在個人姓名前面，可根據情況加上“敬愛的”“尊敬的”“親愛的”等字樣，以表示尊重。（3）正文。稱謂之后另起一行，空兩格起寫正文。首先，要用簡明扼要的文字說明寫慰問信的原因、背景，提起下文；其次，具體地敘述事實，用誠懇的語言表示慰問和關心；最后，結合形勢提出希望，表示共同的愿望和決心，以勉勵的話結束全文。（4）結尾落款。結尾落款包括署名和日期，一般寫在右下角。先寫單位名稱和個人姓名，如果寫慰問信的單位或個人不止一個，都要一一寫上；在單位名稱和個人姓名下寫日期，寫明年、月、日。第三節(jié)禮儀文書禮儀三、慰問信2.慰問信的禮儀使用慰問信時，要注意相關禮儀，尤其要注意以下幾點：（1）慰問信的內容要表示出非常熱情、親切的關心；語氣要誠懇、真切；文字要樸實，切忌公式化、概念化的套語，也不要套用刻板的公文語言，否則適得其反?？筛鶕嶋H情況贊頌對方的可貴精神，慰問對方的辛苦和奉獻精神。結語要有頌詞和祝詞。（2）當被慰問者生病、受傷或遭受不幸而痛苦時，慰問信要注意語氣不能太悲觀，不能流露出失望的意思，要盡可能給被慰問者以慰藉和勇氣，使被慰問者看到這封信就如同得到了親切的探訪和看望，得到了巨大的安慰和鼓舞，從而在一定程度上減輕了痛苦和悲傷。（3）在表示同情和關心的慰問信中，不能對不幸事件表示出許多不解和好奇，不能借故打聽，刨根問底。應在信中表示關心和理解，并愿意為對方提供各種幫助，使其感受到被關心，增強其戰(zhàn)勝困難和痛苦的勇氣和信念。（4）慰問信的行文要簡潔，篇幅不宜過長。第三節(jié)禮儀文書禮儀三、慰問信范例社區(qū)八一建軍節(jié)慰問信社區(qū)全體轉業(yè)復員退伍軍人：你們好!值此中國人民解放軍建軍91周年之際，社區(qū)黨政工向工作在各條戰(zhàn)線上的全體轉業(yè)復員退伍軍人致以節(jié)日的祝賀和親切的慰問!憶往昔，崢嶸歲月。憶過去，你們響應祖國的號召，為了國家的富強與安寧，參軍服役，為軍隊和國防建設做出了積極的貢獻。你們是人民的忠誠衛(wèi)士，是保衛(wèi)國家安全的堅不可摧的鋼鐵長城，是威武之師、文明之師、勝利之師?？唇癯?，你們離開部隊，轉業(yè)復員退伍到其他各行各業(yè)工作，大力支持和參加我國的改革發(fā)展事業(yè)，為祖國的兩個文明建設發(fā)揮了重要作用，展示了人民軍隊的光輝形象。第三節(jié)禮儀文書禮儀范例改革開放近40年來，廣大居民以改革的精神、發(fā)展的理念、創(chuàng)新的思路和扎實的作風投身社區(qū)建設中，希望你們一如既往地支持、參與社區(qū)的改革發(fā)展。同時，社區(qū)將繼續(xù)做好擁軍優(yōu)屬工作，切實為優(yōu)撫對象排憂解難，認真落實各項社區(qū)保障政策，全面提高“雙擁”工作的整體水平。未來任重道遠，讓我們更加緊密地團結起來，更好地發(fā)揮自己的聰明才智，克服困難，負重奮進，為開創(chuàng)社區(qū)美好的明天而努力奮斗!祝廣大轉業(yè)復員退伍軍人、軍烈屬節(jié)日愉快，身體健康，工作進步，再建新功!×××社區(qū)2018年8月1日第三節(jié)禮儀文書禮儀感謝信是向幫助、關心和支持過自己的集體或個人表示感謝的一種書信，有感謝和表揚雙重意思。一方受惠于另一方，應及時地向對方表達謝忱，使對方在付出勞動和貢獻后得到精神上的收益。感謝信是一種重要的禮儀文書，是一種不可少的公關手段。從文體來說，感謝信屬于應用文體。在日常生活和工作中，我們得到他人的幫助和支持時，可用這種文體表示感謝。感謝信與表揚信有許多相似之處，也有所不同。例如，感謝信也有表揚信中“表揚”的意思，但是重點在于感謝。表揚信一般用于長輩對晚輩或上級對下級的夸獎，也有感謝的意思；而感謝信則不分年齡輩分，重在感謝。感謝信的寫作格式是書信體。寫作時應篇幅短，200字左右即可；對收信人為自己做的好事要說清楚，不要有所遺漏；把對方給自己帶來的好處寫清楚，不能含糊其詞；表示感謝的話要合乎禮儀；除了謝意之外，如果還有相應承諾，應切實可行，能說到做到。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信（一）感謝信的分類1.按感謝對象的特點劃分（1）寫給集體的感謝信。這類感謝信一般用于個人或集體處于困境時得到了其他集體的幫助而最終克服了困難，渡過了難關，要用感謝信的方式表達己方的感激之情。（2）寫給個人的感謝信。這類感謝信是個人或集體為了感謝某個人曾經給予的幫助、關心和支持而寫的。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信2.按感謝信的存在形式劃分（1）公開張貼的感謝信。這種感謝信包括可在報社登報、電臺廣播或電視臺播報的感謝信，是一種可以公開張貼的感謝信。（2）寄給集體或個人的感謝信。這種感謝信直接寄送給要感謝的集體或個人。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信（二）感謝信的結構感謝信的結構一般由標題、稱謂、正文、結語、署名與日期五部分構成。1.標題標題可只寫“感謝信”；也可加上感謝對象，如“致×××同學的感謝信”“致×××物業(yè)公司的感謝信”；還可再加上感謝者，如“×××全家致×××社區(qū)居委會的感謝信”；等等。2.稱謂稱謂寫感謝對象的單位名稱或個人姓名，如“××交警大隊”“×××同志”等。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信3.正文正文主要寫兩層意思：一是感謝對方的理由，二是直接表達感謝之意。首先，要準確、具體、生動地敘述對方的幫助，交代清楚人物、時間、地點、事跡、過程、結果等基本情況；其次，在敘事基礎上對對方的幫助做貼切、誠懇的評價，以揭示其精神實質，肯定對方的行為。在敘述和評價的字里行間要自然滲透感激之情。根據情況，也可在表達謝意之后表示以實際行動向對方學習的態(tài)度。寫作感謝信的正文時，要注意以下幾點：（1）內容必須真實，確有其事。（2）以感謝為主，兼有表揚。表達謝意時，要真誠，說到做到。（3）詳略得當，篇幅不能太長，點到為止。（4）遣詞造句要把握好一個度，不可過分雕飾，否則會給人一種不真實、虛偽的感覺。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信4.結語結語一般用“此致敬禮”或“再次表示誠摯的感謝”之類的話，也可自然結束正文，不寫結語。5.署名與日期署名寫感謝者集體或個人的名稱，日期為寫信的時間。第三節(jié)禮儀文書禮儀四、感謝信范例給員工家屬的一封感謝信尊敬的員工家屬：您好!風雨送春歸，飛雪迎春到。值此新春佳節(jié)即將來臨之際，我謹代表湖南××園林有限公司全體股東、公司的管理層及全體同仁向您及您的家人致以最衷心的感謝和誠摯的問候!公司成立至今已走過兩個春秋，在過去的一年，受大環(huán)境的影響，市場跌宕起伏，您的家人用辛勤的勞動和智慧，與同事攜手并肩、互相激勵、克難奮進，使公司走過了不尋常的一年，并取得了較好的成績，使公司的各項工作取得了長足的進步。公司是我們共同的舞臺，承載著我們共同的希望和夢想!您的家人在這個大家庭里學習、工作和鍛煉，是我們最親密的家人和戰(zhàn)友，并正在成為公司持續(xù)高速發(fā)展的不可或缺的棟梁之材!我們深知，公司的每一點進步、取得的任何成績都離不開公司全體員工的努力，也離不開員工家屬的全力支持。公司有駐外工程，部分員工因為工作原因，數月不能與家人團聚而享天倫之樂。我們完全可以想象，您里外奔忙卻沒有人能夠分擔的艱難，還有望眼欲穿盼望親人歸來的那種無奈。正是有了您對我們事業(yè)的理解，您對家庭的照顧，您的家人工作時才能沒有后顧之憂，才能全身心地投入工作，我們的事業(yè)才能發(fā)展壯大。對此點點滴滴，我們感謝于心!第三節(jié)禮儀文書禮儀范例我們一直倡導工作開心、生活舒心的人文理念，不斷加強公司的人文建設，為員工的自我發(fā)展營造良好的氛圍和創(chuàng)造更多的機會。公司未來的發(fā)展過程中也將面臨更多的機遇與挑戰(zhàn)，在此，我們衷心地希望您繼續(xù)作為公司的堅強后盾，一如既往地理解和支持我們。有您的支持，我們會信心百倍，力爭取得更加豐碩的成果。我們將用更優(yōu)秀業(yè)績回報您的支持和信任，并更有能力和信心關心每一位員工和家人!再一次衷心感謝您對我們工作上的理解與支持。祝您和您的家人在新的一年里平安吉祥，健康快樂，家庭和美，萬事如意!公司總經理：×××20××年××月××日第三節(jié)禮儀文書禮儀開幕詞是在重要會議或重大活動開始時，會議主持人或主要領導人講話所用的文稿。開幕