活動組織及總結

活動組織的總結自2012--2017在這四年過程中，我們組織過2014“善愛之春”華民健業(yè)老年春晚，2015“時尚街拍”、“中國夢.老年夢---老年春晚”，2016“陪咱爸媽過大年---陜西老年春晚”、“千人太極養(yǎng)生樓觀”以及2016“陜西社會福利基金會大型公益活動---千壽宴”。通過以上的活動，我們對活動的組織開展，尤其是老年人活動的組織開展進行了一定的總結?；顒拥木C合要素：成功的組織一場活動，是一個很細致的工作過程，在次過程中需要我們通盤考量，經過以下的要素和步驟來進行統(tǒng)籌組織：1、活動的主旨；2、活動的目的；3、活動的意義；4、活動的規(guī)模；5、活動預算；6、活動宣傳；7、活動方式；8、活動籌劃；9、場地選擇；10、現場呈現設計；11、工作人員組織；12、活動人員組織；13、造勢；14、分段活動開展；15、現場領導溝通；16、節(jié)目彩排；17、物料進場；18、主持人溝通；19、現場應急處理；20、后續(xù)撤場及宣傳跟進?；顒拥年P鍵要務：在活動組織進行中，有以下的關鍵要務是我們需要嚴格遵守的。也是要每一個活動組織者在活動組織時經常會忽略的幾個問題：1、活動目的的可達成性：大家對于活動，尤其是大型活動，期望值都比較高，希望能夠通過大型活動的組織來達到極大的效果。 其實這一目標是不科學的期望。央視春晚，從籌劃到宣傳到上映再到后期的宣傳，整整半年時間，花費數十億元，擁有國內最好的舞美燈光，擁有最獨家的宣傳平臺和獨家的宣傳資源，還有眾多贊助商、參演人員的營銷團隊進行包裝打造， 宣傳余溫至少保持三個月以上。而最終能夠讓大家擁有強烈記憶的節(jié)目和引爆性效果的達成最多3-5家。而我們組織的活動其最終的效果達成方面，我們就要進行一系列數據的考量來完成。其考量指標主要是以下幾個方面：1、活動參與的人員；2、活動參與媒體的宣傳時長；3、活動的可宣傳新聞點；4、活動對于參與人員的影響；5、活動中宣傳品利用的傳播性。要通過以上的關鍵指標考評，來進行活動可達成目標的可靠性以及真實性。以減少無謂的投資和最終活動效果考評的落差。2、預算投入與效果達成：預算是一個活動開展的基礎所在，任何人都想以最小的投入獲得最大的產出，但是一個大概的預算范圍，決定了我們活動開展的方式和方法，包括舞美、場景、道具等多種的設計策劃。所以我們在策劃方案之初，一定要能夠了解基本的預算規(guī)模，通過預算規(guī)模的范圍來最大化的優(yōu)化開展活動的策劃，以及活動實施的效果評估。3、真正的活動做的是“場、專、宣”：一個活動的開展，重點做的不是舞臺表達的多么復雜，不是參與的人數有多么的多，更不是我們的環(huán)節(jié)有多么的豐富。而是要通過現場布置的氣場、編排的專業(yè)性、宣傳的亮點來進行具體的實現。所謂“氣場”，究其根本，就是活動現場布置的延續(xù)性和突出性。例如：我們去朋友家參加婚禮，只要知道朋友家大概的位置我們就能很容易的找到朋友的家。我們將其稱為“氣場”，其實更多的是通過我們沿途的標志物品的擺放搭架，以及室內喜慶色彩的運用布置來實現的一種氣場，所有人進入這樣一個場所的時候，就能不自然的感覺到，與其相匹配的氛圍和特性。婚慶活動的氣場就要喜慶、熱烈，老人壽宴現氣場就要祥和、歡樂能夠使人進入就有這樣一種感覺的氣場就是一個好的氣場。所以，布場、道具運用、進場迎賓、環(huán)節(jié)設置都是一個活動能夠保證氣場的關鍵節(jié)點所在。所謂“專業(yè)”其實主要是編排的專業(yè)性。所有的舞蹈、歌曲、出演順序等等原本的編排只是一個基礎所在，而一個好的活動就要將活動中的意義和感覺能夠通過原有節(jié)目的拼接、改善、以及舞美燈光的運用來達成。 也就是說一場活動的專業(yè)性體現，不是你怎么組織、安排，而是怎么將原有節(jié)目的表現，在舞美燈火的配合下更好的進行改變，使其能夠更適合活動的主旨和氣場， 怎么更加符合我們最終表達的要求。宣傳，是一個活動生命力真正的延續(xù)。任何一場活動，他的組織、開展、參與，這個過程中由于是個人價值體現期，所以人們的積極性都很容易進行調動，但是一旦活動結束之后，所有的參與人都會有一種懈怠感和空洞感， 這時候就需要我們的宣傳，來進行活動生命的延續(xù)。好的宣傳要擁有自我傳遞的動力， 但是在初期一定要有推力進行發(fā)布運營， 通過推動性運營的方式來達到自我傳播的能力和動力。因為只有真正的做到自傳播的時候，我們的活動才能達到真正的意義。通過前期各種的運營情況來看，傳統(tǒng)媒體宣傳，如：電視媒體、報媒，更多的是對當時效果的一種認可性放大。而自媒體中關于提及名稱或有照片文字描述的更加容易達到自傳播的目的。但是如果采用熱點話題軟媒傳播的時候，就更加容易得到普遍性的傳播和推廣?；顒拥穆涞貙嵤┳⒁馐马棧呵懊嫖覀兛偨Y了活動的20個步驟，能不能很好的實施，其實這更多的跟實施者交過多少學費有直接的關系。一個好的活動策劃需要的是眼界和把控性經驗，因為這需要策劃人員能夠有很好的畫面感和切實可行的論證性經驗。所以，一個好的活動策劃人員一定是經歷眾多活動而磨練出來的，越是大型活動越是能夠提供大的成長基礎，他能夠讓活動自策劃之初就具有可行性和可控性范圍之內，不至于太大無法把控，也不會太小無法達到效果，如何做到這些就要在之后的分解項中進行整理。1、活動的主旨：任何一個活動的組織和開展，其首先要確定的是，這次活動主要的前瞻性方向是什么。好多人會認為，活動主旨就是活動目的，但，活動主旨更多的是活動的指導思想、是總綱。所以，一個活動在開展前，組織者必須要對活動組織的單位進行深入的了解，這樣才能對于活動開始時的主旨進行明確的規(guī)劃和表現形式的確定。2、活動的目的：活動主旨如果是根據國家、省市甚至主辦單位的明確意圖展示的話，那活動目的就是本次活動組織的根本性要求和具象化表現形式。任何一次活動不會無的放矢，所以活動的目的就是這次活動所要達成的目標，后期所有的設計都要圍繞著這一目標來進行完成。3、活動的意義：第一個是大的主旨，第二個是具象的表現，接下來就是活動的影響?；顒拥囊饬x就是活動中應該對于參與者以及了解者的影響。例如：千人太極活動的意義，簡易的來表述就是：通過千人太極的組織和開展，更好的傳播太極文化和太極養(yǎng)生的精神，使參與者能夠更好的體會太極的精髓所在，使觀賞者能夠體會太極的美，進而加入太極的行列。4、活動的規(guī)模：前邊講的三條，主要是活動的理論支撐，而從第四條開始進入實施性考量階段?？剂康牡谝粯藴示褪腔顒拥囊?guī)模，其中包括：參予的人數、活動的時長、參予的宣傳媒體、參予的拍攝資源、參予的布置規(guī)模。這五項將是決定一場活動開展的基礎所在。其中：參予的人數，決定的是場地的大小、現場管理需要的人員、風險的預估防范、場地的合理化布置等相關的問題；活動時長，決定的是人員的分布、時間點排期、活動宣傳方式的設計等相關的衡量。5、活動預算：真正的活動預算分為兩部分：一部分是活動主辦方的心理預期性預算；一部分是活動組織過程中的花銷預計性費用?；顒宇A算是個框架式工作重點可以分為以下幾項：物料費用、場地費用、宣傳費用、禮品費用、燈光舞美、攝像制片、車輛、餐等幾大部分費用進行預算。在這中間最容易產生費用漏算的部分是物料費用，所以我們對物料費用在進行細分：宣傳物料、布場物料、演出道具、現場使用物料，然后根據策劃方案及以上大類，再進行細項分解。6、活動宣傳：參予的宣傳媒體：這里主要是對活動延續(xù)以及預熱效果的評估，根據參予媒體的傳播能力來進行指定，不同的媒體要設置不同的宣傳點。例如：傳統(tǒng)媒體，要設計符合主旋律的傳播性主題和公益性話題；網絡媒體，要設計爭議話題或淚奔話題，這樣更加利于傳播和傳送；自媒體，要設計典型話題或案例性話題。自從我們進入自媒體時代以來，雖然人人都是自媒體，人人都是一個終端，但我們要做的就是在海量信息中，給他們一個轉載的理由，給他們一個閱讀的理由。這個過程中，即需要普遍性的共鳴信息也需要個體生動的案例性信息，所以這樣就會增進宣傳的力度和宣傳的傳播及影響。7、活動方式：活動的組織開展，主要存在以下的幾種方式：1、自我展示性活動：如：春晚、太極比賽等，此類活動主要是進行個人的才藝展示、個人的風采展示，在組織過程中要突出個體或展示人的作用，設計中增加活動的參予性及舞美呈現的專業(yè)性，以及排練隊形等的設計；2、集體參予性活動：如，銷售活動、壽宴活動、婚慶活動等，此類活動主要是要呈現集體活動中的氣場感受和氛圍營造，設計中要增加氣場氛圍的搭建、營造，使參予者能夠很好的感受現場氛圍，通過道具、展示品、現場活動等的使用，進行氣場的營造。8、活動籌劃：在確定好前面所有問題的前提下， 就進入活動統(tǒng)籌設計階段。活動的統(tǒng)籌設計主要會以活動策劃案的形式來進行呈現， 具體的活動策劃案要有以下幾部分構成：活動主旨，活動目的，活動意義，活動名稱，活動時間，活動地點，主辦單位，承擔單位，活動宣傳，活動內容（框架），活動安全，活動流程，活動布置，時間進度表，人員分工，物料表，環(huán)節(jié)配合分工表。個別需要，領導講話致辭，活動中主持人框架，媒體播報通稿。一個完整的活動策劃案就是能夠使所有的人，更加簡單的能夠根據策劃案的畫面感來進行實施執(zhí)行。既有沖擊力、又有落地感，而且是對于執(zhí)行人員的能力和預算能夠很好的進行把控和評估。進而使整個活動的策劃過程更加順暢能夠落實，此處不建議過分增加人員執(zhí)行能力之外的拔高設計。9、場地選擇：場地，是一次活動開展過程中的第一背景所在，所以場地的選擇將會十分的重要。當我們活動策劃方案的基礎構思出現以后，我們就要針對性的對場地來進行選擇。不同的活動類型對于場地的要求也會有不同的要求。但是，就像我們上面所說的做活動要注意“場、專、宣”三項一樣，場地的此類選擇一定要做到易于布置，易于呈現，借用已有建筑這樣才能使用最小的成本做出最大的效果。銷售活動：根據人數一般安排會比較緊密，200人參會一般確定240人左右大小的會場就可以，要能夠保證每個人都能很好的看到屏幕顯示，能夠有空間與主持人、講師、員工進行互動，確保一定的行動通道即可，不要求過大或過高，主要是要行程銷售的包裹性，以此來確保銷售的氣場行程。需注意：衛(wèi)生間的容量，急救通道和應急通道的考察，以及進入會場的關鍵通道。室內演出性活動：室內演出類活動一般對于舞臺、背景、燈光、音箱要求比較高。小型演出活動主要是做好場地的舞臺布置及氣氛營造，大型場地主要是做好舞美的運用和場地與主題相符的布置要求。場地選擇中要注意：更衣室的配置，候場區(qū)的使用安排，上場下場的基礎要求，觀眾座椅的觀看視角等幾個基礎要求。室外演出性活動：室外演出類活動一般在于場地寓意和場地的可延伸性設計要求比較高，重點要進行演出音箱的搭建、動力電的配備、場地的平整性、場地可搭建區(qū)域的規(guī)劃，以及演出隊形的設計。因為室外演出一般為特大型演出設計，所以燈光等使用相對較少，重點采用航拍取景的方式來進行景觀的選擇使用。特別應注意：溫度及天氣的變化，人員上下場的設計以及更衣間的使用。10、現場呈現設計：現場呈現設計是設計領域一個很大的課題， 其中主要包括兩方面內容，一方面是布置性展示設計，一方面是舞美燈光類展示設計。 具體操作十分復雜，這里只進行幾個點的總結。1、布置性展示設計，要考慮活動的整體主題，設計的物料應遵循活動的主題來進行整體的使用， 例如壽宴中，我們會用到“福”、“壽”、中國結、紅燈籠、壽聯等于主題相關的物料進行整個場地的布置使用；2、背景燈光我們將采用整體的文化元素來進行展示和展現，特別的活動要有特別的色彩要求和搭配要求，例如壽宴、婚宴，不利于使用白色，這是一個十分重要的禁忌；3、在室外展示產品的設計中有一個很容易忽略的要素，就是陽光的照射角度和設計品的透光程度，這是一個很關鍵的要素，尤其是正南正北的擺放展示品，尤為重要，所以這中間就需要設計品的色彩使用因為光亮程度進行深淺的使用。4、LED屏由于有背光的效果，所以，在設計過程中一定要加重顏色的使用，只有略重的顏色，才能在顯示中展現的穩(wěn)重，能夠壓住全場。5、現場燈光，一定要根據節(jié)目的節(jié)奏，進行提前的程序編排，顏色不宜過多，重在搭配的合理性以及燈光與音樂的配合程度。面光、側光、追光一定要給足，保證演出人員的形體、表情能夠清晰的進行呈現。11、工作人員組織：一個好的活動組織是靠錢堆出來的，一個好的活動團隊是靠打磨出來的。所以人員組織方面，主要是要根據每個人的特長來進行有效的人員分工，因為只有有效的人員分工才能保證一場大型活動有序的開展進行。工作人員能夠保證活動當中不出紕漏，不產生對接問題，所以在開始之初一定要進行幾次的會議溝通，進行活動意義的講解，以及活動進行中的配合。具體職位分工如下：區(qū)域 工作職位 工作內容外場內場

人員接待負責到場人員的簽到接待引導媒體接待負責到場媒體的簽到通稿發(fā)放車輛安排負責到場車輛的接車安排場外攝影負責場外的素材收集及游機拍攝場外安保負責場外安全保障物品看管負責到場工作人員物品的看管禮品發(fā)送負責相關人員的禮品發(fā)送音響視頻負責活動期間音箱視頻的播放麥的準備燈光負責活動期間的燈光編程演出催場負責演出節(jié)目的催場、安排出場嘉賓引導禮儀引導、嘉賓服務急救員負責場內緊急救助應急服務負責緊急情況的候補場務負責舞臺上道具的整理使用主持助理負責主持人與其他部門的溝通、處置導座進場導座、退場引導為了保證各個環(huán)節(jié)的確定性我們需要更細化的進行人員的環(huán)節(jié)設計，例如：千壽宴千壽宴現場操作及人員分工操作時間環(huán)節(jié)人員及操作9:001--9:員工踩場1、***與主持人對活動流程及臺詞302、***核對音樂3、***落實現場應用物料4、展示合影背景5、***召集媒體記者進行簽到6、***負責桌牌設計擺放9:302--10顧客到達、簽名墻合1、******兩人簽到核對入座桌次:00影、奏迎賓宮樂、漢2、客服部安排人員合影墻簽到合影服迎賓、引導入座*********3、***安排合影墻合影游機跟拍4、******兩人配合漢服指引座位5、展示合影背景10:003—播放宣傳視頻領1、***制作***播放10:10導入場2、******引導3、員工引導顧客就坐靜場10:104—播放開場視頻1、***制作***播放視頻結束為主10:15背景2、全體員工在兩側站立3、漢服人員舞臺兩側站立10:155—主持人暖場宣導1、主持人登場10:20意義2、采用主背景10:206—基金會理事長送祝1、禮儀引導10:30壽詞2、播放領導上臺音樂3、***準備麥架禮儀拿上4、采用合影背景5、***催場召集走秀人員就位10:307—旗袍賦書法名家1、主持人串場10:45寫壽聯展示壽聯2、切換旗袍走秀背景及音樂走秀結壽字書法家送祝束全部站定福3、漢服人員展示壽聯（切主背景）4、主持人串場采訪書法名家送祝福5、主持人串場 集體下場10:458--1 播放抗日老兵采訪 1、***制作視頻1:00 視頻 主持人串場 2、播放為祖國干杯的背景視頻采訪抗日老兵 當 3、游機跟拍代軍人獻唱《為祖國干杯》11:009--1***及理事長***贈1、主持人串場邀請***及***理事長登臺1:05送壽字及手表贈送壽字及壽聯游機跟拍***理事長講解手表的意義2、邀請***留步11:05—現場授牌授旗1、主持人串詞引導***廳長上臺給冠011:15名企業(yè)授牌2、董事長***上臺接受授牌3、禮儀引導代接授牌4、切合影背景11:15—***發(fā)言1、***準備麥架禮儀拿上111:202、采用合影背景11:20—歌曲表演：***兒童1、舞蹈結束小孩齊聲說給爺爺奶奶拜211:35《恭喜發(fā)財》主壽了下場領紅包主持人串場持人串場***等2、播放節(jié)目背景視頻《楊貴妃賀壽》（曲目：羞花）11:35—播放祝壽視頻1、***準備***播放311:402、漢服準備3、***準備賀壽詞4、工作人員為所有老寶貝斟好酒11:40—漢服拜壽1、主背景展示411:452、漢服展示11:45—祝壽祈福讀壽詞1、頌祝壽詞漢服人員身后恭站512:00敬酒賀壽2、最后一句“祝無量壽祝無量福祝無量尊”全體人員齊說禮儀準備酒杯接走祝壽劵3、祈福人員舉杯說：奉觴上壽全體人員齊說“祝壽”并舉杯為老人祝壽4、領導舉杯為身旁長者祝壽12:00--1老齡委領導授牌1、主持人采訪引出發(fā)言內容62:0512:05--1采訪老齡委領導進72:10行老年文化總結發(fā)言12:10--1主持人串場活躍1、***跟服82:15氣氛領導退場12:15—***上臺講再講活動1、切主背景912:20意義敬酒邀2、祝壽完畢禮儀撤話筒架請劉叔講家文化3、上菜邀請徐總講茶播4、播放茶葉宣傳視頻放茶的視頻12:20—老寶貝節(jié)目表演（41、老寶貝節(jié)目開始前小薛現場隨機采訪013:30個）隨機采訪壽宴老1人游機跟拍人2、老寶貝節(jié)目表演3、中間穿插對表演隊伍的采訪游機跟拍4、老寶貝節(jié)目結束后及退場領禮品過程中隨機采訪游機跟拍5、并在退場時在門口領取禮品注：照相人員三人進行全程跟進拍照。重點在于顧客下車、顧客簽名、顧客合影，現場服務、領導講話、授牌、挑面12、活動人員組織：參與活動的人員，是一次活動的主體，在人員組織的方面一定要注意一下幾個細節(jié)：1、需要展示的效果與穿插設計的細節(jié)，活動人員的把控能力；2、舞臺的大小，能夠展示的距離及空量；3、活動人員的音樂背景的落實確定；4、活動現場的缺陷彌補，提前給活動人員溝通解決（例如：服裝厚度等）；5、活動人員的到場方式、到場時間、更衣化妝地點、對接人、上場方式等；6、活動人員對于活動的理解和演繹能力。13、造勢：活動造勢一般由四個大部分組成：第一部分：初始期造勢，在開始籌備之時，這時需拿出總預算10%的宣傳資源，進行初期的間斷性的造勢宣傳；第二部分主導思想已經成形，準備進入正式階段，這時需拿出總預算的25%的宣傳資源進行造勢宣傳；第三部分正式開始，這時要拿出全部預算的60%進行宣傳造勢，以確保造勢的持續(xù)性和引爆度；第四部分，活動結束，將剩余的預算資源投入量子宣傳的階段，以剩余的宣傳資源來引導參與活動的人員，進行自媒體的傳播和造勢。14、分段活動開展：一個活動開展前，建議用思維導圖進行活動的階段性分工，并制定階段化完成結果。這樣更有利于活動開展的階段性完成，不至于漏項。互動開展的階段一般會分成這樣四個部分：第一階段：活動預熱篩選期，進行活動的參與人員篩選、預熱、宣傳、物資采購、視頻制作、節(jié)目篩選、編排；第二階段：審核排練期，進行活動準備物資的審核、確定，進行節(jié)目的確定，進行贊助商的確定，進行主持人的溝通，進行視頻、音頻的熟悉、彩排，物料運輸、進行工作人員的對接溝通，進行領導溝通確定，進行現場布置等相關事宜；第三部分：活動開啟期，進行現場的實施和節(jié)奏把控；第四部分：活動收尾期，進行撤場清點、物料回收、現場視頻編輯、推送、宣傳。15、現場領導溝通：活動開始前的一個重要環(huán)節(jié)是當天到場的領導都有誰， 主角是誰，有哪些活動需要他們出席，出席的時間，是否需要講話，講話稿的內容是什么，如何進行配合溝通，領導的頭銜。如果當天有多個領導到場的話， 一定要落實清楚領導的職務和安排的順序。一般的順序是：國家級領導、省級領導、地市領導等；如果省級領導職別高與國家參加的領導， 一般是按照高級向低級介紹；如果低級別高部委領導是高級別低部委領導邀請來的， 一般會將低級別高部委的領導優(yōu)先介紹。這一介紹順序也關系到最終的座位次序和離場次序。 有些事情是需要提前溝通完成，然后進行準備的。16、節(jié)目彩排：節(jié)目彩排，首先能夠確定的一點是，節(jié)目彩排不是原有的節(jié)目進行整齊劃搬上舞臺，而是通過整體應有的呈現方式來進行設計，最終搬上舞臺。這樣就要在節(jié)目的選擇上更加明確了解活動的本質，以及隊伍的實際情況和可延伸的改變，也只有這樣才能很好的對舞蹈、音樂、穿插進行設計改變。同一個節(jié)目，經過不同的編排方式，就會有不同的適應場景和表現形式，所以，真正的活動組織必須要將自己的思想進行深入的貫穿呈現。17、物料進場：物料進場是個細致的活，首先在運往活動場地的時候要進行劃分，要給相應物資負責人進行確認，在接貨之后進行清點，統(tǒng)一卸貨，各個物資負責人進行個人負責物資的清點，之后將所需物料在制定位置進行堆放。這里面需要注意的一點是，因為有些貴重物品需要特別堆放，一定提前確定好物資存放地，并確定好工作人員的上班時間，做好溝通。以免在活動開始前，重要物資無法到達指定區(qū)域。18、主持人溝通：一場精彩的活動，主持人的作用是點睛之筆，因為眾多只是用展示不能夠被大家所理解的內容，需要主持人來進行闡述。但是，不是所有的主持人都能夠很好的了解我們的活動環(huán)境和活動細節(jié)，所以主持人的溝通就需要注意一下的幾個關鍵點：1、活動的流程；2、主導性主持詞；3、轉折性主持詞；4、主持伏筆；5、重點包裝人和事；6、必須要宣導的內容和宣導的時機；7、參與人員的情況及欣賞水平，那些方面能夠提升活動主持的亮點。以上的環(huán)節(jié)，最好能夠以主持通稿的形式進行展現。19、現場應急處理：任何一場活動的開展，都會有不確定的因素存在，尤其是老年人的身體狀況不確定，所以就需要我們提前做好現場應急的處理預案。這里就包括：現場安全巡視員的安排，定點的急救地點，現場的急救藥物。現場緊急情況出現后，應該注