中建某公司項(xiàng)目部檔案資料保管制度

項(xiàng)目部檔案資料保管制度1項(xiàng)目文件資料管理的范圍1.1商務(wù)往來文書：來文、發(fā)文副本、內(nèi)部公文、電報(bào)、傳真、電子郵件等；1.2財(cái)務(wù)存檔資料：支票、賬薄、財(cái)產(chǎn)目錄、統(tǒng)計(jì)及會(huì)計(jì)資料等；1.3原始單據(jù)類：訂購合同、購貨單、調(diào)撥單、驗(yàn)收單等；1.4重要文件類：法律文件、交易契約、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、企業(yè)內(nèi)部規(guī)定；1.5重要圖表：設(shè)計(jì)文件、施工計(jì)劃圖、進(jìn)度表等；1.6記錄要件：施工日志、施工記錄；1.7會(huì)議資料：會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；1.8施工技術(shù)、質(zhì)量、安全等方面的資料；1.9電腦資料：磁帶、光盤等；1.10聲像資料：錄像帶、錄音帶、照片（底片）、磁盤、光盤等。2項(xiàng)目文件資料臨時(shí)歸檔辦法2.1隨時(shí)收集項(xiàng)目經(jīng)理部辦理完畢的文件，資料按“條款類目”分別存放，次月經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2.2文件資料整理原則：a制度一套能充分解決項(xiàng)目經(jīng)理部文件記錄保存管理制度。無論是按什幺形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案類目里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，每一份文件資料都要清楚地注明它歸入的檔案類目；b每天都應(yīng)進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積；c熟悉自己管理的檔案，了解其它職能人員的歸檔方法和保管的資料；d每月要清理一次檔案，及時(shí)清除不必要保存之材料；e準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。f歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進(jìn)行分類，可把材料按類別分組裝入一個(gè)待辦卷宗，以便辦理歸檔時(shí)，所有材料都能隨手而得，避免盲目查找；g項(xiàng)目文件和資料的歸檔按有關(guān)要求進(jìn)行組卷；卷內(nèi)文件要把文字和圖樣、譯文和原文、正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；卷內(nèi)頁號(hào)正面書寫在右下角，反面書寫在左下角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。2.3案卷厚度一般在1~5公分為宜，裝訂前應(yīng)拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折迭整齊；對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)附上抄件，案卷標(biāo)題應(yīng)標(biāo)明作者、問題或名稱，文字要簡煉，確切，用毛筆和鋼筆書寫，字跡端正。2.4根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)枴M案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、全宗介紹、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。2.5案卷要分類保管2.6項(xiàng)目資料保管室的門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。2.7每月對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。2.8對(duì)于已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真的鑒定。確定銷毀的檔案材料必須造冊(cè)登記，送項(xiàng)目經(jīng)理和分公司檔案主管負(fù)責(zé)人審批。附表：項(xiàng)目文件分發(fā)參考表文件件提文注他FFF狀FFFFFFFFFFYFFFFFFFFFFFYFFF劃YYYYYYYYFYFFY測(cè)FFFF紙YYFFFYFFFFFFRFFFFFFFFFFYFFFFFFFFYFFF